Gli obblighi di registrazione e conservazione. La custodia dei documenti, attestazioni ed atti presso il notaio e la tenuta del repertorio notarile. L'identificazione "notarile". Le modalità di pagamento
Gli obblighi di registrazione e conservazione.
La custodia dei documenti, attestazioni ed atti presso il notaio e la tenuta del repertorio notarile.
L'identificazione "notarile". Le modalità di pagamento
di Gea Arcella
Notaio in Pordenone

Gli obblighi di registrazione e conservazione

Il D.lgs. 231/2007 riordina in maniera sistematica la complessa normativa in tema di antiriciclaggio fin'ora articolata su diversi livelli normativi non sempre di facile coordinamento tra loro.

Nel riscrivere la disciplina in materia il legislatore delegato ha, innanzitutto, tenuto conto della nuova finalità di contrasto al terrorismo prevista a livello comunitario come scopo ulteriore rispetto alla lotta al riciclaggio e dato conto in un'unica fonte organica dei vari obblighi che astringono i soggetti tenuti al loro adempimento.

Nel delineare, però, tali obblighi il legislatore si è fatto carico delle peculiarità dell'attività di ciascuna delle categorie interessate, differenziando in taluni casi le concrete modalità attuative degli obblighi stessi.

In particolare nel disciplinare gli obblighi di registrazione contenuti nel capo II, artt. 36 e ss. del decreto, il legislatore della novella sembra aver tenuto in considerazione la differente operatività degli intermediari finanziari rispetto ai professionisti ed in particolare rispetto ai notai.

La disposizione fondamentale relativa agli obblighi di registrazione è contenuta nell'art. 36 cit., il quale prevede sia obblighi di registrazione in senso stretto che di conservazione.

Nel sistema normativo previgente gli obblighi in materia per i professionisti erano disciplinati dall'art. 5 del D.M. 3 febbraio 2006, n. 141 che prescriveva di riportare nell'archivio unico i seguenti dati:

a. le complete generalità (nome, cognome, luogo, data di nascita e indirizzo di residenza o domicilio per le persone fisiche; la denominazione, e la sede legale in caso di altri soggetti) il codice fiscale ove disponibile e gli estremi del documento di identificazione per le persone fisiche;

b. i dati identificativi della persona per conto della quale il cliente opera;

c. l'attività lavorativa svolta dal cliente e dalla persona per conto della quale agisce;

d. la data dell'avvenuta identificazione;

e. la descrizione sintetica della tipologia di prestazione professionale fornita;

f. il valore dell'oggetto della prestazione professionale di cui all'art. 1 del presente regolamento, se conosciuto.

Si trattava, pertanto, prevalentemente di un obbligo di registrazione di informazioni di tipo puntuale con strumenti informatici, probabilmente orientato più a fini screening che di approfondimento investigativo; nell'attuale sistema, invece, sono stati differenziati gli obblighi di registrazione da quelli di conservazione, ampliando il numero e la tipologia dei documenti da conservare a corredo della operazione e della prestazione professionale eseguita per il cliente.

Le modalità di registrazione stabilite dal D.lgs. in commento, in particolare per i professionisti, non sono più autoconcludenti ma si configurano come un indice di ricerca del fascicolo di studio contenente tutta la documentazione relativa all'operazione svolta dal cliente, fascicolo che tende a racchiudere sia l'attività professionale eseguita in adempimento dell'incarico, sia quella di approfondimento circa le effettive intenzioni del cliente (v. art. 18, lett. c), D.lgs. cit.); a quest'ultima attività si ricollega quell'obbligo di collaborazione attiva che l'attuale normativa pone a carico del professionista chiamato al contrasto del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo.

Obblighi di registrazione

Per i professionisti gli obblighi "strettamente" di registrazione di cui all'art. 36, comma 2 cit., sono assolti riportando nel relativo archivio o repertorio o registro i seguenti dati relativi alle prestazioni professionali [nota 1]:

1. la data di instaurazione del rapporto

2. i dati identificativi del cliente, unitamente alle generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto e il codice del rapporto ove previsto (per dati identificativi si intende a norma dell'art. 1, comma 2, lett. g): «il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l'indirizzo, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione o, nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale e il codice fiscale o, per le persone giuridiche, la partita Iva»).

I dati relativi all'operazione [nota 2] (la data, la causale, l'importo, la tipologia dell'operazione, i mezzi di pagamento e i dati identificativi del soggetto che effettua l'operazione e del soggetto per conto del quale eventualmente opera) previsti dalla lett. b) comma 2 dell'art. cit., qualora il professionista ai sensi del successivo art. 38 opti per l'istituzione del registro della clientela, non sono oggetto di uno specifico obbligo di conservazione poiché l'art. 38 cit. testualmente prevede:

« … i soggetti indicati al comma 1 possono istituire il registro della clientela a fini antiriciclaggio nel quale conservano i dati identificativi del cliente. La documentazione nonché gli ulteriori dati e informazioni sono conservati nel fascicolo relativo a ciascun cliente».

Da quest'ultima disposizione sembrerebbe che nemmeno la data di instaurazione del rapporto debba essere oggetto di una specifica registrazione; peraltro le caratteristiche del registro - che analizzeremo più avanti - fanno presumere che un certo ordine cronologico vada tenuto e soprattutto tale data può risultare utile al fine di documentare il rispetto del disposto del comma 3 dell'art. 36 cit.: «le informazioni di cui al comma 2 sono registrate tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione ovvero dall'apertura, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o dalla fine della prestazione professionale» [nota 3].

Da quanto sopra emerge che per i professionisti il vero e proprio obbligo di registrazione riguarda sostanzialmente i dati identificativi del cliente e forse la data dell'instaurazione del rapporto professionale, tutto il resto - ed in particolare le informazioni riguardanti l'operazione - sono più esattamente oggetto di conservazione attraverso il fascicolo di studio.

Obblighi di conservazione

L'obbligo di conservazione in forza del 1° comma lettera a) del medesimo articolo riguarda tutti i soggetti interessati dal D.lgs., inclusi, dunque, i professionisti, ed ha ad oggetto:

1. la copia o i riferimenti dei documenti richiesti per assolvere gli obblighi di adeguata verifica della clientela, per un periodo di dieci anni dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione professionale [nota 4];

1. le scritture e le registrazioni, consistenti nei documenti originali o nelle copie aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari riguardanti le operazioni, i rapporti continuativi e le prestazioni professionali per un periodo di dieci anni dall'esecuzione dell'operazione o dalla cessazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale.

Pertanto, per i professionisti che hanno optato per l'istituzione del registro della clientela, nel fascicolo di ciascun cliente verranno conservati sia le copie ed i documenti originali sopra indicati che gli altri dati concernerti l'operazione; per questi ultimi se risultanti dall'originale o dalla copia con analoga efficacia probatoria dell'operazione o della prestazione professionale deve ritenersi che non vi siano ulteriori obblighi di conservazione e di registrazione.

Tra i dati oggetto di registrazione obbligatoria scompare «l'attività lavorativa svolta dal cliente o dalla persona per conto della quale agisce»; sebbene questa informazione non sia più oggetto di registrazione, potrà comunque costituire un elemento importante per definire il profilo economico del cliente ai fini di un'adeguata verifica dell'operazione, da acquisire e conservare liberamente, quindi anche mediante la conservazione della copia del documento di identità riportante la professione.

è da sottolineare come la custodia del fascicolo di studio non era fin ora un obbligo per il professionista e tanto meno per il notaio, ma lo diventa a seguito di tale normativa, almeno relativamente alle informazioni previste dalle norme in commento.

Dopo aver precisato quali sono i dati e le informazioni da registrare, nel decreto legislativo sono indicate le modalità di registrazione che, sempre rispetto al passato, sono differenziate in ragione della diversità dei soggetti passivi dell'obbligo.

In generale, le diverse modalità di registrazione e conservazione sono finalizzate ad evitare inutili appesantimenti dell'attività del professionista ed a calibrare gli obblighi sulla base soprattutto delle dimensioni organizzative, differenziando i soggetti che operano nell'area finanziaria rispetto ai professionisti e, in modo specifico, ai notai, evitando inutili duplicazioni di adempimenti laddove il sistema esistente offre le medesime garanzie di conservazione e di facile reperibilità delle informazioni da registrare.

Il decreto legislativo elenca le seguenti modalità di conservazione dei dati ed informazioni:

1. l'archivio unico informatico;

2. l'archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici;

3. il registro della clientela;

4. la custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti presso il notaio e la tenuta dei repertori notarili, a norma della legge 16 febbraio 1913, n. 89, del regolamento 10 settembre 1914, n. 1326, e successive modificazioni e integrazioni;

5. la conservazione mediante sistemi informatici di cui sono dotati, alcuni soggetti passivi della normativa, per lo svolgimento della propria attività.

Sono tenuti obbligatoriamente alla tenuta dell'archivio unico informatico, previsto dall'art. 37 del decreto legislativo:

1. gli intermediari finanziari indicati nell'articolo 11, comma 1 e comma 2, lettera a);

2. le società di revisione indicate nell'articolo 13, comma 1, lettera a);

3. gli altri soggetti indicati nell'articolo 14, comma 1, lettera e).

Possono, invece, avvalersi della conservazione di cui al numero 5) del precedente elenco «i soggetti di cui all'articolo 14, comma 1, dalla lettera a) alla lettera d) e lettera f)» secondo quanto indicato all'art. 39 del D.lgs.

Per i professionisti ed i soggetti iscritti nel registro dei revisori contabili, invece l'art. 38 del decreto legislativo prevede, in via alternativa:

· la tenuta di un archivio formato e gestito a mezzo strumenti informatici;

· il registro della clientela;

· la custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti presso il notaio e la tenuta dei repertori notarili, a norma della legge 16 febbraio 1913, n. 89, del regolamento 10 settembre 1914, n. 1326, e successive modificazioni e integrazioni.

L'archivio formato e gestito a mezzo strumenti informatici

Detto archivio non è una duplicazione dell'archivio unico informatico, ma uno strumento con standard diversi che, comunque, devono essere in grado di provvedere alla corretta conservazione e alla reperibilità dei dati che il professionista è tenuto a registrare. Gli applicativi informatici per i professionisti, pur dovendo assicurare delle funzionalità idonee alle finalità della legge, potranno discostarsi da quanto previsto dall'art. 37 del decreto legislativo per gli enti creditizi e finanziari (e assimilati), dovranno per altro consentire la registrazione delle informazioni previste dall'art. 36, comma 2 lett. a) e b).

Il registro della clientela

Il registro della clientela cartaceo, invece, dovrà rispettare i requisiti indicati nell'art. 38 del decreto legislativo, ovvero dovrà essere:

· numerato progressivamente;

· siglato in ogni pagina a cura del soggetto obbligato o di un suo collaboratore delegato per iscritto;

· munito alla fine dell'ultimo foglio dell'indicazione del numero delle pagine di cui è composto e dell'apposizione della firma delle suddette persone.

Il registro deve essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni.

I dati e le informazioni inserite nel registro della clientela devono poter essere rese disponibili entro tre giorni dalla richiesta.

è consentito, inoltre, in caso di svolgimento dell'attività professionale in studi ubicati in più sedi, istituire per ciascuna di esse un registro della clientela.

La custodia dei documenti, attestazioni ed atti presso il notaio e la tenuta del repertorio notarile

Le maggiori novità circa le modalità di registrazione dei dati ed informazioni acquisiti nel corso dell'assolvimento degli obblighi di identificazione e di adeguata verifica riguardano i notai per i quali è stata riconosciuta la perfetta equivalenza, rispetto agli analoghi adempimenti antiriciclaggio ed antiterrorismo a carico degli altri soggetti passivi, dell'attività di repertoriazione e di custodia degli atti e documenti istituzionalmente svolta.

Rispetto a tali obblighi il limite temporale decennale previsto dalla normativa in esame per la conservazione e registrazione di dati, copie e documenti non è cogente, almeno per quanto riguarda i repertori e la custodia degli originali che per i notai è autonomamente disciplinata dalla legge professionale; diversamente la custodia delle altre informazioni e documenti nel fascicolo di studio potrà essere limitata al periodo indicato nel D.lgs. in commento.

Come già evidenziato trattando in via generale degli obblighi di conservazione per tutti i professionisti, la custodia del fascicolo di studio diventa un vero e proprio obbligo per un periodo minimo di 10 anni in deroga a quanto previsto ad es. dalla normativa in tema di protezione dei dati personali, almeno relativamente alle informazioni previste dal D.lgs. 231 cit. non contenute nei repertori e nella raccolta degli originali.

In particolare per i notai, una differenziazione di cui tener conto è relativa al soggetto tenuto alla custodia di determinati documenti: in caso di trasferimento ad altro distretto o di collocamento a riposo del notaio il soggetto deputato per legge alla custodia dei repertori e della raccolta degli originali sarà l'Archivio notarile di competenza, mentre le altre informazioni contenute nel fascicolo di studio dovranno essere custodite nei termini di legge dal singolo notaio a sua cura.

La norma di riferimento è contenuta nel 6° comma dell'art. 38 che riconosce quale idonea modalità di registrazione dei dati e delle informazioni:

- la custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti presso il notaio;

- la tenuta dei repertori notarili, a norma della legge 16 febbraio 1913, n. 89, del regolamento 10 settembre 1914, n. 1326, e successive modificazioni e integrazioni;

- la descrizione dei mezzi di pagamento ai sensi dell'articolo 35, comma 22, decreto legge 4 luglio 2006, n. 223, convertito dalla legge 4 agosto 2006, n. 248.

In conseguenza, i dati e le informazioni indicati nell'art. 36, comma 2 del decreto legislativo per i quali sussiste un obbligo di registrazione in senso stretto potranno essere contenuti sia all'interno dei documenti, attestazioni ed atti custoditi dal notaio e sia nei repertori notarili.

Gli altri mezzi di registrazione (registro della clientela o altro sistema informatico) potranno essere utilizzati dal notaio sia in alternativa a quanto previsto nel suddetto 6° comma dell'art. 38, sia in via residuale per le prestazioni professionali che non rientrano nella sua attività di pubblico ufficiale quale, ad esempio la consulenza e l'assistenza in operazioni che non si concludono con il ricevimento di un atto notarile.

Un problema particolare può porsi qualora l'incarico professionale sia inizialmente affidato al notaio per l'esecuzione di una operazione finalizzata alla redazione in un atto notarile tipico se, successivamente, detto incarico venga poi revocato dal cliente.

Ci si troverebbe di fronte ad una prestazione professionale che nasce come "registrabile" con gli ordinari mezzi previsti dalla normativa speciale notarile e che in corso di esecuzione si trasforma di una operazione di tipo residuale per la quale è necessario avvalersi degli altri mezzi di registrazione – registro della clientela o altro sistema informatico – previsti dalla legge.

Si ritiene che in questi casi debbano sussistere due requisiti perché sorga per il professionista un vero e proprio obbligo di registrazione seppure con sistemi "non notarili":

- che l'incarico si sia svolto e si sia evoluto fino ad un punto che superi il mero esame statico della situazione giuridica del cliente [nota 5] sganciato da qualsiasi azione teleologicamente orientata al compimento di una effettiva operazione [nota 6];

- che la revoca dell'incarico sia espressa e definitiva in maniera tale che il professionista possa esattamente individuare il termine a partire dal quale decorrono i 30 giorni previsti dalla legge per l'effettuazione della registrazione [nota 7].

Da quanto fin qui evidenziato si evince che la semplice sospensione di un incarico professionale tipicamente notarile di per sè non fa sorgere obblighi di registrazione. Va peraltro osservato che nell'ambito del più generale obbligo del professionista di svolgere un controllo costante nel corso della prestazione professionale, potrebbe rientrare anche la verifica periodica degli incarichi affidati e non conclusi proprio al fine di stabilire se di fatto l'incarico debba ritenersi solo sospeso o definitivamente revocato; potrebbe essere pertanto buona norma dare istruzioni ai propri collaboratori in tal senso al fine di ottemperare in questo modo al disposto dell'art. 18 D.lgs. cit.

Considerato il tenore della disposizione di cui all'art. 36 cit., i dati ed informazioni che non sono contenuti nel repertorio degli atti notarili o negli atti pubblici (o scritture private autenticate), potranno comunque essere acquisiti e custoditi nei fascicoli di studio rientrando tale modalità nella generica previsione «custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti».

Va notato che il comma 7 dell'art. 38 del decreto legislativo prevede che il Ministero della giustizia, sentiti gli ordini professionali, può emanare disposizioni applicative sulla registrazione dei dati ed informazioni e, quindi, in tale sede potranno essere eventualmente fornite indicazioni ed istruzioni ulteriori anche per integrare, ove necessario, i dati contenuti nei repertori notarili.

Ciò detto si ritiene che la disciplina vigente sia però sufficientemente definita e non necessiti per la sua concreta applicabilità dell'emanazione di ulteriori norme attuative.

L'acquisizione dei dati ed informazioni da parte del professionista deve avvenire in conformità alla legge sulla privacy, informando il cliente che gli stessi saranno utilizzati ai fini della normativa antiriciclaggio ed antiterrorismo e non ad altri fini, in ottemperanza, quindi, al disposto dell'art. 13 del codice della privacy (D.lgs. 193/2003) in tema di informativa.

L'identificazione "notarile"

Tra gli obblighi enumerati dall'art. 18 vi è tra gli altri quello di identificare e verificare l'identità del cliente e del titolare effettivo;

La verifica dell'identità può essere effettuata in tre diverse fasi (art. 19):

- prima dell'instaurazione del rapporto continuativo (solo per i soggetti indicati all'art. 11, cui esclusivamente è riferibile la nozione di rapporto continuativo) [nota 8];

- al momento in cui è conferito l'incarico di svolgere una prestazione professionale;

- al momento dell'esecuzione dell'operazione.

Da tali indicazioni si evince, in modo sufficientemente chiaro, che il notaio può adempiere l'obbligo direttamente al momento della stipula dell'atto.

L'identificazione del cliente avviene mediante validi documenti d'identità aventi le caratteristiche individuate nell'art. 3 dell'Allegato tecnico che si riferisce:

- ai documenti d'identità e di riconoscimento di cui agli articoli 1 e 35 del D.P.R. del 28 dicembre 2000, n. 445;

- alle relative disposizioni vigenti per l'identificazione di soggetti non comunitari e di soggetti minori d'età.

Qualora, invece, il cliente sia una società o un ente è necessario (art. 19 lett. a), verificare l'effettiva esistenza del potere di rappresentanza e l'identità dei relativi rappresentanti delegati alla firma dell'operazione da svolgere, verifica - com'è noto - imposta ai notai già dall'art. 54 del Reg. not.

Il citato art. 3, risolvendo i dubbi sorti nell'applicazione della precedente disciplina, precisa che l'identificazione dei nascituri e dei concepiti è effettuata nei confronti del rappresentante legale [nota 9] ed, inoltre, riconosce che l'identificazione possa essere svolta da un pubblico ufficiale a ciò abilitato ovvero a mezzo di una foto autenticata; in quest'ultimo caso sono acquisiti e riportati nell'archivio unico informatico, ovvero nel registro della clientela gli estremi dell'atto di nascita dell'interessato.

Si dà, in tal modo, rilevanza alla peculiare funzione di accertamento dell'identità attribuita al notaio dall'art. 49 della legge 19 febbraio 1913, n. 89; essa deve essere raggiunta mediante un attento, univoco, concordante, preciso e diligente uso dei mezzi e dei modi che il notaio ritenga più opportuni sulla base della comune diligenza.

Il notaio potrà, perciò, prescindere dall'analisi del documento di riconoscimento nell'espletare l'attività di verifica della clientela devolutagli ed avvalersi di altri strumenti e modalità ritenuti idonei a garantire l'identità personale delle parti dalla legge notarile.

Ciò è di particolare rilevanza laddove o il documento di identità in possesso della persona sia scaduto o temporaneamente indisponibile (per furto o smarrimento dello stesso) ma il notaio sia altrimenti certo dell'identità personale della stessa.

Tale espresso riconoscimento dovrebbe altresì risolvere il problema evidenziato sempre nella pregressa disciplina e relativo a quei casi in cui l'identificazione avvenga senza la presenza fisica del cliente o del titolare effettivo ma tramite un atto notarile, tipico il caso della procura: anche in queste ipotesi la mancanza del documento di identità del dominus dovrebbe essere pienamente surrogata dall'identificazione notarile compiuta dal primo notaio nell'atto ad es. di procura [nota 10].

Il rimando agli ordinari mezzi di custodia degli atti e repertori risolve di fatto il problema informatico posto dalla previgente disciplina in cui le specifiche tecniche dell'archivio unico informatico, con eccessiva rigidità, avevano previsto come dato obbligatorio quello relativo al documento di identità del cliente e della persona per la quale eventualmente lo stesso avesse operato, ora tutto ciò che è richiesto è la conservazione secondo i dettami di legge del documento comprovante l'identità del cliente o del soggetto per conto del quale si opera (cfr. art. 36, comma 2, lett. b) cit.).

Le modalità di pagamento

Tra i dati e le informazioni oggetto di conservazione secondo il dettato dell'art. 36 più volte citato sono elencati anche i mezzi di pagamento [nota 11].

Tale disposizione va, come ovvio, interpretata [nota 12] visto che l'articolo in commento riguarda tutti i soggetti interessati dalla normativa antiriciclaggio ed antiterrorismo e per alcuni di essi i mezzi di pagamento sono l'oggetto esclusivo delle operazioni compiute dal cliente [nota 13] - si pensi ad esempio agli intermediari finanziari -. Diversamente il concetto stesso di operazione per i professionisti più volte richiamato può prescindere totalmente dallo scambio di un mezzo di pagamento: si pensi alle permute di contratti di do ut facias, a talune operazioni societarie modificative dei patti sociali, ipotesi tutte in cui non è ravvisabile l'utilizzo di denaro contante, di assegni bancari e postali, di assegni circolari ecc.

Da ciò discende che avvocati e notai non sono tenuti all'obbligo di registrare i mezzi di pagamento qualora la loro prestazione professionale non abbia riguardato esplicitamente la predisposizione degli stessi o non abbiano agito quali mandatari in nome o per conto dei propri clienti nell'esecuzione di pagamenti o comunque in operazioni aventi ad oggetto mezzi di pagamento.

Per le transazioni riguardanti gli immobili e che comportano lo scambio di mezzi di pagamento le attestazioni previste nell'articolo 35, comma 22, decreto legge 4 luglio 2006, n. 223, convertito dalla legge 4 agosto 2006, n. 248 rese al notaio nelle forme previste costituiscono comunque idonea modalità di conservazione degli stessi.

In particolare per i notai nello svolgimento delle loro attività istituzionali di pubblici ufficiali roganti o autenticanti relativamente ad atti non immobiliari, in mancanza di una norma espressa che obblighi la parte ad indicare il mezzo di pagamento analoga a quella testè richiamata non è ipotizzabile un obbligo generalizzato di registrare i mezzi di pagamento e che prescinda dalle due condizioni sopraindicate (esplicito incarico professionale avente ad oggetto il pagamento in nome e per conto del cliente [nota 14]; richiesta di consulenza relativamente alla predisposizione dei messi necessari per effettuare un pagamento o comunque una trasmissione di somme); tuttavia, in presenza di indici di anomalia sarà compito del professionista valutare eventuali reticenze del cliente in ordine alle modalità di pagamento, ai fini dell'eventuale segnalazione dell'operazione sospetta [nota 15].


[nota 1] Ai sensi dell'art. 1, comma 2, lett. q) del D.lgs. 231/2007 si intende per "prestazione professionale":

«La prestazione professionale o commerciale correlata con le attività svolte dai soggetti indicati agli articoli 12, 13 e 14, della quale si presuma, al momento in cui inizia, che avrà una certa durata»;

ed ai sensi del medesimo comma lett. s) per "rapporto continuativo":

«Il rapporto di durata rientrante nell'esercizio dell'attività di istituto dei soggetti indicati all'articolo 11 che dia luogo a più operazioni di versamento, prelievo o trasferimento di mezzi di pagamento e che non si esaurisce in una sola operazione».

Da quanto sopra si deduce che la seconda definizione relativa al rapporto continuativo citata nell'art. 36 è esplicitamente riferibile solo ed unicamente ai soggetti di cui all'art. 11 del D.lgs. cit.

[nota 2] Si ricorda che per i professionisti la definizione di operazione è data dall'art. 1, comma 2 lett. l) la quale recita:

«Per i soggetti di cui all'articolo 12, un'attività determinata o determinabile, finalizzata a un obiettivo di natura finanziaria o patrimoniale modificativo della situazione giuridica esistente, da realizzare tramite una prestazione professionale».

Se, dunque, l'operazione è l'attività da porre in essere dal punto di vista del cliente, la prestazione professionale è quella medesima attività vista dalla parte del professionista che riceve l'incarico o di eseguirla per conto del cliente, ovvero di assistere il cliente nella sua sua esecuzione.

[nota 3] Dal raffronto tra queste due disposizioni e quanto disposto dall'art. 19 circa il momento in cui viene eseguita la verifica dell'identità del cliente sembra potersi rilevare quanto segue:

a. la data da registrare si riferisce letteralmente al momento in cui si instaura il rapporto, non coincide con quella in cui materialmente viene effettuata la registrazione né fa decorrere il termine previsto dalla legge per eseguirla, poiché il professionista può utilizzare come termine a quo per effettuare l'annotazione la data della fine della prestazione;

b. tale data può non coincidere nemmeno con quella in cui viene effettuata la verifica dell'identità del cliente, che ex art. 19 cit. può avvenire prima dell'instaurazione del rapporto continuativo, al momento in cui è conferito l'incarico professionale o in quello dell'esecuzione della prestazione.

Pertanto, secondo il disposto dell'art. 36, comma 2 cit. ne consegue uno sganciamento tra la data da registrare e quella in cui talune operazioni vengono effettuate, in particolare essa non necessariamente corrisponde né col momento in cui viene svolta l'attività di verifica dell'identità, né con quello a partire dal quale devono essere registrati i dati; quest'ultima attività sembrerebbe da compiere solo quando tutte le informazioni sono complete, poiché risulterebbe incongrua l'annotazione di una data - quella dell'instaurazione del rapporto - senza che la stessa sia corredata da alcun altro dato relativo al cliente: rispetto ai dati identificativi l'obbligo di registrazione può sorgere anche ad una certa distanza, ad esempio se l'identificazione avviene al momento del compimento dell'operazione e quindi successivamente all'instaurazione del rapporto. D'altronde l'obbligo di registrazione non è altro che una modalità di documentazione dello svolgimento di una attività che può avvenire in diversi fasi del rapporto con il cliente.

Sin qui una lettura letterale della disposizione qualora si ritenga che il legislatore abbia voluto dare una particolare importanza alla data di instaurazione del rapporto a prescindere da qualsiasi altro collegamento con la data in cui è stata svolta l'attività di verifica dell'identità del cliente; nella previgente disciplina, invece, la data da indicare corrispondeva esattamente a quella di effettuazione di tale verifica ed è lecito chiedersi se il legislatore abbia veramente voluto innovare in materia o vi sia un difetto di coordinamento tra questi tre momenti: instaurazione del rapporto, verifica dell'identità del cliente e decorrenza del termine per la registrazione delle informazioni.

[nota 4] A questo proposito può rilevarsi una incongruenza con il disposto dell'art. 36 comma 2, lett. a) che, prevedendo la registrazione in senso stretto dei dati identificativi così come definiti all'art. 1, comma 2, lett. g) sembra richiedere l'annotazione, con le modalità indicate nel medesimo capo, degli estremi del documento di identità; in realtà una lettura sistematica delle due disposizioni sembra portare a concludere che sarà il professionista a decidere se alternativamente: conservare nel fascicolo di studio la copia del documento di identità completa dei suoi estremi, o registrare con le modalità di cui agli artt. 37 e 38 solo i riferimenti dello stesso.

[nota 5] Il concetto di operazione per il professionista, già richiamato nella nota 2, consente di ritenere esclusa la consulenza professionale fin quando la stessa si limita alla ricostruzione della condizione legale della persona o alla valutazione e all'individuazione delle potenzialità giuridiche della stessa fino a che essa non sia finalizzata alla realizzazione di una modificazione della situazione giuridica preesistente (v. sul punto C. LICINI, «Il ruolo e gli obblighi del notaio», in Italia oggi, Le nuove regole antiriciclaggio, serie speciale, n. 22, anno17, 2007).

[nota 6] Volendo esemplificare non devono essere oggetto di registrazione le consulenze:

a. date a mero fine orientativo;

b. costituite da semplici preventivi di spesa in previsione del compimento di una operazione ancora non definita;

c. consistenti nell'esecuzione di visure non direttamente finalizzate alla stipula di un atto;

al contrario l'operazione dovrà ritenersi sufficientemente definita quando si sia provveduto alla redazione di una bozza di atto completa di tutti i suoi elementi essenziali, in pratica quando l'opera professionale del notaio relativa alla predisposizione di un atto sia tale da giustificare un autonomo compenso professionale.

[nota 7] Ai sensi dell'art. 36 comma 3 del D.lgs. cit.: «le informazioni di cui al comma 2 sono registrate tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione ovvero dall'apertura, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o dalla fine della prestazione professionale».

[nota 8] Cfr. quanto indicato alla precedente nota 1.

[nota 9] Si tratta, infatti, di ipotesi in cui il concepito e/o il concepturus non sono ancora esistenti e pertanto è possibile l'identificazione solo ed esclusivamente del legale rappresentate; diversamente in tutti gli altri casi di rappresentanza legale o volontaria, laddove il rappresentato sia esistente anche se incapace, sarà compito del rappresentante a norma dell'art. 21 fornire per iscritto tutte le informazioni necessarie ed aggiornate al fine della sua identificazione, informazioni che poi a norma dell'art. 36, comma 2, lett. b) andranno debitamente registrate con le diverse modalità sopra illustrate.

[nota 10] Altro possibile caso di utilizzo di tale forma di identificazione potrebbe essere quello di una assemblea societaria in cui il richiedente dell'atto notarile sia ovviamente il presidente della stessa ma non il legale rappresentante della società: ipotesi rara ma pur possibile in tutti i casi di assemblea convocata e soprattutto in presenza delle nuove regole in tema di assemblee totalitarie. La normativa antiriciclaggio in commento richiede l'identificazione del rappresentante della società; orbene qualora si dovesse ritenere che il presidente dell'assemblea, rappresentate la società per quel determinato atto, non coincida con il soggetto che invece viene indicato dalla normativa predetta quale oggetto di verifica, il legale rappresentante potrebbe essere validamente identificato attraverso altro atto notarile (ad es. l'atto costituivo della società o qualsiasi altro atto cui il soggetto in questione sia stato identificato notarilmente).

[nota 11] Per mezzi di pagamento a norma dell'art. 1, comma 2, lett. i) si intende: «il denaro contante, gli assegni bancari e postali, gli assegni circolari e gli altri assegni a essi assimilabili o equiparabili, i vaglia postali, gli ordini di accreditamento o di pagamento, le carte di credito e le altre carte di pagamento, le polizze assicurative trasferibili, le polizze di pegno e ogni altro strumento a disposizione che permetta di trasferire, movimentare o acquisire, anche per via telematica, fondi, valori o disponibilità finanziarie».

[nota 12] Sulla medesima problematica già presente nel vigore della normativa precedente cfr. lo studio CNN n. 14-2006/B Antiriciclaggio, sull'indicazione nell'atto notarile dei mezzi di pagamento, est. G. ARCELLA e M. KROGH, in CNN Notizie 14 settembre 2006.

[nota 13] La definizione di operazione di cui all'art. 1, comma 2, lett. l) recita testualmente: «la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento».

[nota 14] Le ipotesi, seppure non eccessivamente ricorrenti, non mancano: si pensi alle somme consegnate a mani del notaio perché questi proceda all'estinzione di un debito pregresso cui sia collegato l'assenso alla cancellazione di una ipoteca o di altra garanzia, o al pagamento solo dopo l'iscrizione della garanzia relativa al finanziamento stipulato per l'acquisto di un bene o dopo la trascrizione del passaggio di proprietà a favore dell'acquirente in assenza di pregiudizievoli, oppure in presenza di incapaci nei casi in cui il notaio sia depositario delle somme al fine di verificare il reimpiego del prezzo di un bene del soggetto non pienamente capace secondo quanto stabilito dal giudice ecc.

[nota 15] Per altro l'efficacia di titolo esecutivo, oramai estesa anche alle scritture private, rende improbabile che il notaio - anche volendo prescindere dall'obbligo previsto dall'art. 18 lett. c) sopra richiamato circa l'indagine sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto - possa disinteressarsi del momento in cui il pagamento è avvenuto al fine o di far risultare la quietanza espressa o una eventuale dilazione. Prudenzialmente laddove il pagamento avvenga in presenza del notaio e la circostanza rilevi dall'atto è opportuno che il p.u., non obbligato in questo caso ad eseguire la descrizione precisa del singolo mezzo di pagamento a norma della L. 248 cit. poiché in presenza di un atto non immobiliare, conservi copia dei predetti mezzi di pagamento nel proprio fascicolo di studio onde agevolare in un eventuale controllo successivo l'attività di tracciamento dell'operazione.

PUBBLICAZIONE
» Indice
» Approfondimenti
ARTICOLO
» Note