Conservazione del documento notarile e conservazione del documento informatico

L'esame della conservazione del documento notarile informatico richiede alcune considerazioni sulla conservazione del documento notarile tout court. L'intera normativa sul documento informatico, infatti, è basata sull'assimilazione tra documento cartaceo e documento informatico, e trae origine dall'art. 15 della legge 59/97, norma base del sistema. Tale assimilazione, che ha costituito uno dei motori del rapido sviluppo della normativa italiana in materia di documento informatico, è stata tuttavia in tempi recenti criticata [nota 1], essendosi constatato che il documento informatico ha peculiarità che richiedono una regolamentazione autonoma, e che in alcuni casi l'equiparazione con il documento cartaceo porta a risultati aberranti [nota 2].

La conservazione dei documenti di cui è autore costituisce poi uno dei compiti principali del notaio, come risulta sin dall'art. 1 della legge notarile (L. 16 febbraio 1913, n. 89) che sancisce che i «I notari sono pubblici ufficiali istituiti per ricevere gli atti tra vivi e di ultima volontà, attribuire pubblica fede, conservarne il deposito …», e si desume dall'intero ordinamento del Notariato, ed in particolare dall'articolo 61 della legge, che stabilisce regole per la conservazione e limitati casi di esonero da tale obbligo, dall'art. 72 del regolamento [nota 3], e dal rigoroso sistema sanzionatorio [nota 4].

L'attenzione legislativa alla conservazione del documento notarile si spiega con l'importanza dello stesso nel sistema delle prove civili. La prova documentale è sicuramente la prova regina nel processo civile, e nell'ambito della stessa particolare valore e rilievo è dato all'atto pubblico (art. 2699 c.c.) alla scrittura privata autenticata (art. 2703 c.c.) ed alle copie rilasciate dai pubblici depositari e pubblici ufficiali (art. 2714 e ss. c.c.) [nota 5]. La piena prova fino a querela di falso di tali documenti costituisce un cardine del processo civile ed è garanzia di funzionalità del sistema.

L'atto notarile è poi, oltre che strumento di prova, titolo per la pubblicità legale. Sul documento pubblico sono basate le più importanti forme di pubblicità (ipotecaria, commerciale) [nota 6] essenziali per il sistema - Paese e di grande rilevanza economica [nota 7].

E' evidente quindi, anche sulla base di queste sintetiche considerazioni, che nel passaggio dalla carta all'informatica, volendo salvaguardare il sistema delle prove e quello della pubblicità legale, restano vive le medesime esigenze di sicurezza a tutela del corretto svolgimento del commercio giuridico. L'atto notarile informatico dovrà quindi coniugare le caratteristiche di sicurezza giuridica del documento notarile con quelle di sicurezza giuridica e tecnologica necessarie al documento informatico. Ne risulta un fenomeno che, a fronte di facilitazioni e nuove opportunità dal punto di vista operativo, presenta difficoltà ed insidie derivanti alla diversa natura dello strumento/supporto utilizzato, che si traducono in altrettanti profili di rilevanza giuridica e conseguentemente di responsabilità degli operatori. L'uso del documento informatico comporta infatti obblighi di diligenza ed assunzione di responsabilità da parte di tutti gli attori del sistema, dai produttori di hardware e software, agli installatori, agli utilizzatori, in relazione anche alle specifiche finalità dell'uso ed alla durevolezza necessaria alle singole tipologie di documenti (una cosa è un biglietto ferroviario rilasciato su documento informatico, altra è un atto pubblico notarile).

La normativa sulla conservazione del documento informatico è racchiusa essenzialmente negli articoli da 40 a 44-bis del codice dell'amministrazione digitale (D.lgs. 7 marzo 2005 n. 82, in breve Cad) e nella delibera Cnipa 11 febbraio 2004, che contiene le norme di attuazione, tuttora vigenti in attesa dell'emanazione del decreto attuativo previsto dall'articolo 71 del Cad.

In questa sede è opportuno limitarsi alla trattazione delle tematiche relative alla conservazione dei documenti informatici nativi, quale è (sarà) l'atto notarile informatico.

Non ci occuperemo quindi, rinviando sull'argomento a studi specifici [nota 8], delle rilevanti problematiche in materia di conservazione informatica di documenti in origine cartacei, e dei molteplici interventi normativi al riguardo, da ultimo con il recentissimo intervento modificativo del codice dell'amministrazione digitale, costituito dal D.lgs. 30 dicembre 2010, n. 235 [nota 9].

Sulla base di quanto detto occorre partire dalla considerazione che la conservazione del documento notarile informatico deve essere allo stesso tempo conforme alla normativa generale sulla conservazione del documento informatico ed all'ordinamento del Notariato. Ciò si è constatato non essere possibile senza interventi legislativi.

L'obbligo di conservare i documenti informatici secondo le norme vigenti in materia, come requisito essenziale per la conservazione del loro valore legale, trae fondamento dalla constatazione che il documento informatico, se non conservato in sicurezza, è non solo facilmente deteriorabile, ma anche alterabile e falsificabile, e trova il suo riscontro normativo in alcuni articoli del codice dell'amministrazione digitale e dei provvedimenti delegati. Ci si riferisce in particolare alle norme che prescrivono la staticità del documento informatico (art. 20 del Cad) [nota 10] ed alle norme che garantiscono la conservazione del valore legale dei documenti firmati digitalmente dopo la scadenza della firma digitale (art. 51 D.p.c.m. 30 marzo 2009 [nota 11]).

Il complesso delle norme in materia di conservazione del documento informatico tende alla realizzazione di due obiettivi fondamentali: la fruibilità del documento nel tempo ed il mantenimento del valore legale. Per conseguire tali risultati si è fatto ricorso ad una normativa che indica il modello organizzativo ed alcune caratteristiche di un sistema di conservazione, ma lascia grande libertà di scelta ai gestori dei sistemi di conservazione dei documenti informatici, che ne assumono la piena responsabilità.

In particolare l'art. 40 del Cad costituisce una norma di carattere generale circa la conservazione del documento informatico della P.A. [nota 12] e l'art. 44 definisce alcuni requisiti del processo di conservazione [nota 13].

Tale scelta legislativa, se da una parte è giustificata dalla necessità di non effettuare precise opzioni tecnologiche (che possono favorire singoli attori del mercato, ed hanno anche la grande controindicazione della rapida obsolescenza della normativa insieme alla tecnologia) pone dall'altra seri problemi di uniformità del sistema, soprattutto in chiave di conservazione di documento che non solo ha valore legale, ma soprattutto ha natura di atto pubblico. Appare chiaro, entrando del vivo del tema, che non è immaginabile che sia lasciata alla libera scelta del singolo notaio la definizione delle modalità di conservazione dei propri documenti informatici, in quanto, trattandosi di archivi destinati ad essere riuniti presso la pubblica amministrazione, è necessario un elevato grado di uniformità per assicurarne la durata e fruibilità nel tempo.

Chiariti i principi essenziali della conservazione a norma dei documenti informatici, e non essendo possibile entrare in tutti i dettagli della normativa prima e delle possibili tecnologie poi, occorre considerare gli elementi fondamentali di un sistema di conservazione di documenti informatici aventi efficacia probatoria privilegiata.

Il sistema di conservazione di documenti informatici deve contenere, per raggiungere le masse critiche necessarie a rendere economicamente sostenibile una conservazione sicura, un numero molto alto di documenti.

Tutti i documenti devono essere conservati con modalità che assicurino la certezza del momento in cui il documento è inserito nell'archivio e la sua intangibilità successiva, e devono essere mantenuti leggibili nel tempo. Deve inoltre essere garantita la possibilità di verificare per un tempo indeterminato l'imputabilità del documento che sia munito di firma digitale o firma elettronica qualificata.

A questo proposito la normativa di legge sulla conservazione del documento informatico si limita a porre alcuni principi generali, e la normativa di dettaglio indica solo il sistema per individuare con certezza oggetto e momento dell'introduzione dei documenti nel sistema di conservazione, sancendo l'obbligo della apposizione della firma digitale [nota 14] e del riferimento temporale [nota 15] al momento dell'effettuazione di tali operazioni (art. 3 delibera Cnipa 11/2004).

L'obbligo di garantire tali risultati è posto a carico di una figura appena delineata nella delibera Cnipa 11/2004, denominata «responsabile della conservazione» [nota 16]. Di essa sono chiarite in modo preciso le sole responsabilità, ma non sono individuati in modo sufficiente caratteristiche, compiti e requisiti. In una prospettiva di revisione normativa occorrerà precisare le caratteristiche dei soggetti che potranno rivestire tale ruolo, che si rivela centrale nel processo di conservazione [nota 17]. La delibera infatti prevede solo che il responsabile della conservazione possa essere una persona fisica o un ente, che possa delegare le proprie funzioni, e definisce alcune delle attività che deve compiere per garantire la conservazione dei documenti [nota 18], operando però più sul versante dell'attribuzione di responsabilità che su quello della definizione della procedure.

Tra i compiti del responsabile della conservazione assume particolare rilievo quello di assicurare il tempo di effettuazione della procedura di conservazione, e dell'inserzione quindi del documento nell'archivio informatico. Ciò vale in particolar modo per i documenti informatici sottoscritti con firma digitale, in considerazione della revocabilità e della necessariamente limitata durata nel tempo dei certificati di firma [nota 19]. Un documento informatico munito di firma digitale potrà mantenere intatta la sua imputabilità al sottoscrittore solo se conservato correttamente, in quanto solo attraverso una corretta conservazione sarà possibile dimostrare che il documento è stato firmato con una firma digitale valida al momento della sottoscrizione, e pertanto avente lo stesso valore legale della firma autografa (art. 28 lett. f, art. 21, comma 3 del D.lgs. n. 82/05).

A tale fine la normativa prescrive (art. 3 del. Cnipa 11/2004), per la corretta effettuazione della conservazione, l'apposizione della firma digitale e del riferimento temporale da parte del responsabile della conservazione, al singolo documento, o a gruppi di documenti, o alle impronte informatiche degli stessi. La procedura di apposizione del riferimento temporale dovrà poi essere rinnovata prima della scadenza del periodo di validità dello stesso, allo scopo di mantenere nel tempo la validità dei documenti conservati.

Il sistema di conservazione deve poi assicurare, a cura del responsabile della conservazione, che i documenti conservati possano essere visionati in qualsiasi momento [nota 20].

Tale prescrizione costituisce forse la maggiore difficoltà nella realizzazione di un sistema di conservazione a norma di documenti informatici. E' necessario infatti che il sistema sia in grado di assicurare la leggibilità di tutti i formati dei documenti informatici che vengono inseriti in esso e che siano manutenute le diverse versioni dei software (e, se necessario, dei relativi hardware) per la lettura dei documenti, per un periodo di tempo indeterminato. In mancanza di standard definiti e comunemente accettati per il documento informatico, e di sistemi di riconoscimento dei documenti presentati per la conservazione, appare chiaro che la normativa pone un vincolo eccessivamente oneroso per il sistema ed il responsabile della conservazione, il quale dovrebbe essere in grado di assicurare la leggibilità nel tempo di un numero indefinito ed incontrollabile di tipologie di documenti informatici, e delle relative tecnologie di supporto. Tale prescrizione è quindi insostenibile in termini così generali, e sarebbe il caso che, in sede di emanazione delle normative di attuazione ai sensi dell'art. 71 del Cad, fosse sancita la possibilità per il responsabile della conservazione di limitare la conservazione stessa a documenti i cui formati e le cui tipologie siano predeterminati. Ciò appare poi indispensabile nei casi in cui il sistema di conservazione, essendo affidato a soggetti terzi rispetto ai titolari dei documenti, non sia in grado di controllare la natura dei documenti che lo alimentano.

La normativa in materia di conservazione del documento informatico adotta quindi un'impostazione centrata sulla prescrizione di alcune funzionalità (indipendentemente dai metodi utilizzati per conseguirle) e sulla garanzia del rispetto di tali prescrizioni attraverso l'attribuzione della responsabilità ai gestori del sistema (rectius responsabili della conservazione). In tal modo definisce compiutamente le caratteristiche finali che deve presentare il sistema di conservazione per conseguire il risultato del mantenimento del pieno valore sostanziale e probatorio dei documenti in esso conservati e trasforma tali caratteristiche in prescrizione normativa. La cornice delle funzionalità indispensabili è dunque delineata, ma il quadro normativo non si spinge alla definizione delle modalità attuative (non solo dal punto di vista delle tecnologie utilizzabili ma nemmeno dal punto di vista organizzativo), e risolve nel regime di responsabilità le problematiche funzionali.

Ovviamente tale scelta legislativa crea notevoli difficoltà applicative, ed è soprattutto inidonea alla creazione di sistemi uniformi. Possiamo però affermare che, dal punto di vista della legittimità, l'ordinamento riconosce la piena attuabilità di sistemi aventi pieno valore legale basati sul documento informatico e sulla sua rilevanza sostanziale e probatoria.

ln presenza, quindi, da una parte di una normativa sufficiente in materia di conservazione del documento informatico nativo, e dall'altra della astratta ammissione da parte dell'ordinamento sia dell'atto notarile pubblico informatico (art. 15 L. 59/97, ma anche art. 20, 4 e 12 del Cad) sia della scrittura privata autenticata informatica (art. 25 del Cad) [nota 21], ci si è chiesti per oltre un decennio se fosse possibile, sulla base della legge notarile e delle normative succedutesi nel tempo in materia di documento informatico, fino all'attuale codice dell'amministrazione digitale, procedere alla redazione di atti notarili totalmente informatici ed alla loro conservazione.

Coloro che si sono occupati del tema, sino all'emanazione del D.lgs. 2 luglio 2010, n. 110, sono giunti alla quasi unanime conclusione che la normativa presentasse, in relazione all'atto notarile pubblico, carenze che non potevano essere risolte sul piano interpretativo e che ne rendevano impossibile l'attuazione. In particolare non era prevista una modalità di conservazione del documento notarile pubblico, che fosse conforme o compatibile con le modalità previste dall'ordinamento del Notariato e degli Archivi notarili per gli atti cartacei, e che si coordinasse con le stesse nell'ipotesi certa che i notai continuassero a rogare atti notarili in forma cartacea, oltre a quelli in forma informatica [nota 22].

Le norme sulla conservazione dei documenti informatici non sono quindi parse sufficienti ad integrare una normativa che sostituisca le norme speciali sulla conservazione (tra le quali spicca l'articolo 61 della legge notarile) previste dall'ordinamento del Notariato e degli Archivi notarili.

Né era possibile immaginare che la conservazione dei documenti informatici notarili fosse effettuata senza una regola comune a tutti i notai, in quanto sarebbe venuta meno, nei fatti, la stessa finalità pubblicistica della stessa. Né infine poteva ammettersi che la conservazione fosse effettuata su carta attraverso le copie autentiche, soluzione questa che, anche se a prima vista compatibile con il Cad (art. 23), non poteva essere considerata sostenibile sulla base dell'ordinamento notarile che obbliga alla conservazione degli originali [nota 23].

Restava quindi aperta la possibilità di scritture private autenticate informatiche (a norma dell'art. 25 del Cad), o anche di atti pubblici notarili, nelle sole fattispecie in cui non fosse prescritta la conservazione degli originali degli atti pubblici e delle scritture private autenticate da parte dei notai, che avrebbero potuto quindi rilasciarle in originale sulla base delle disposizioni dell'art. 61 della legge notarile.

L'attuazione dell'atto notarile informatico necessitava quindi di un apposito intervento normativo, non potendosi ricorrere a rischiosi interventi di ortopedia interpretativa.

La legge delega e il decreto legislativo sull'atto pubblico informatico

La legge 18 giugno 2009, n. 69 ha ripreso un progetto già contenuto nella legge di semplificazione 2005 e che non era stato possibile portare a compimento per la scadenza dei termini della delega. In particolare l'art. 65 ha previsto:

«Il Governo è delegato ad adottare, entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge, con l'osservanza dei principi e dei criteri direttivi di cui al comma 5, uno o più decreti legislativi in materia di ordinamento del Notariato con riferimento alle procedure informatiche per la redazione dell'atto pubblico, l'autenticazione di scrittura privata, la tenuta dei repertori e registri e la conservazione dei documenti notarili, nonché alla rettifica di errori di trascrizioni di dati degli atti notarili».

Già in attuazione della precedente delega (derivante dall'art. 7 della legge 246/2005) era stato predisposto, dalla commissione ministeriale all'uopo istituita, un articolato che prevedeva l'atto notarile informatico e l'istituzione di un sistema centralizzato di conservazione degli atti notarili. Lo spirare dei termini della delega impedì l'approvazione definitiva di tale decreto.

La definitiva introduzione della normativa sull'atto pubblico informatico è avvenuta quindi, in attuazione della delega contenuta nella legge 69/2009, con il decreto legislativo 2 luglio 2010, n. 110 (G.U. 19 luglio 2010, n. 166), che si discosta solo in alcuni particolari dallo schema di decreto già predisposto nel 2006.

Il decreto legislativo 110/2010 introduce alcune norme, con la tecnica della novella, nella legge notarile ed in altri provvedimenti legislativi dell'ordinamento del Notariato. Si tratta di un intervento quantitativamente corposo che tende alla regolazione generale del fenomeno del documento informatico in tutto l'ambito dell'attività notarile, lasciando tuttavia intatto, ed utilizzando come riferimento, il quadro di principi derivante dal codice dell'amministrazione digitale.

Non sembra priva di significato, dal punto di vista della politica legislativa, la scelta della tecnica della novella. E' infatti di tutta evidenza che, in altri settori dell'ordinamento, il documento informatico è stato inserito creando un corpo normativo autonomo e almeno in parte separato rispetto alla normativa generale di riferimento [nota 24]. L'inserimento diretto delle nuove norme nell'ordinamento del Notariato rappresenta, a giudizio di chi scrive, espressione della volontà legislativa di non separare il trattamento normativo dei vari tipi di documento notarile in base al supporto che ne costituisce la base fisica, sia esso cartaceo o digitale, ma da una parte di legittimare allo stesso modo entrambe le tipologie documentali, e di porre dall'altra regole che tengano conto delle differenze ontologiche tra le stesse. Per tornare alle primissime considerazioni di questo intervento, si tratta quindi di una normativa più matura rispetto a quella generale sul documento informatico, che da una parte ribadisce l'unicità di trattamento sostanziale, dall'altra riconosce la necessità di un diverso trattamento con riguardo alle diverse fattispecie formali.

Il risultato che ne deriva è un complesso di disposizioni che, una volta emanati i provvedimenti attuativi di cui si tratterà in prosieguo, fornirà una disciplina completa del documento notarile informatico, sotto gli aspetti della formazione, dell'imputazione, del riconoscimento della efficacia sostanziale e probatoria dell'atto pubblico (o della scrittura privata autenticata) al documento informatico notarile, e della conservazione dello stesso.

Il decreto stabilisce regole per l'uso della firma digitale (rilasciata dal Consiglio nazionale del Notariato, come già in fatto avviene, e comunque sotto il controllo dello stesso per assicurare l'appartenenza della firma al notaio in esercizio) per la redazione dell'atto pubblico notarile, per l'autentica notarile delle firme, per le copie, per le annotazioni sugli atti originali. In tal modo si sciolgono dubbi operativi del presente e si aprono nuove prospettive [nota 25].

Esso prevede inoltre l'uso di strumenti informatici e del documento informatico per la redazione dei repertori e registri notarili e l'uso della telematica e di sistemi di pagamento elettronici per tutti i rapporti con l'amministrazione degli archivi notarili.

Stabilisce inoltre per ogni notaio la creazione di un archivio informatico, tenuto dai singoli notai presso una struttura centralizzata gestita dal Consiglio nazionale del Notariato, conforme alla normativa vigente in materia di conservazione del documento informatico, e contenente gli originali degli atti notarili informatici, muniti delle annotazioni prescritte dalla legge, le copie conformi di tutti gli atti notarili cartacei, nonché tutta la documentazione informatica attinente l'esercizio della professione.

Per i notai cessati dall'esercizio è prevista la realizzazione di analogo archivio da parte dell'Amministrazione degli Archivi notarili.

La conservazione degli atti notarili informatici è prevista in particolare dagli articoli 62-bis e 62-ter della legge notarile novellata dal decreto.

L'articolo 62-bis prevede che il notaio si avvalga, per la conservazione degli atti informatici, di una struttura realizzata a cura del Consiglio nazionale del Notariato e che le specifiche regole tecniche necessarie per l'attuazione di tale previsione siano in ogni caso rispondenti alle prescrizioni del codice dell'amministrazione digitale. Si realizza quindi in questo modo l'esigenza di coordinare la normativa generale sulla conservazione del documento informatico con l'ordinamento del Notariato.

La scelta di centralizzare la struttura, ma non, come vedremo, gli archivi, che restano nella disponibilità esclusiva del notaio fino alla cessazione dall'esercizio nel distretto, è dettata dall'esigenza di garantire la massima sicurezza nella conservazione dei dati, demandando ad un soggetto pubblico la predisposizione e la gestione delle infrastrutture necessarie. E' infatti risultata evidente la difficoltà, per i singoli notai, di dotarsi di una struttura autonoma che dia uguali garanzie in conformità alla normativa vigente.

La struttura sarà gestita tecnicamente dal Consiglio nazionale del Notariato, che opererà in modo conforme ai principi stabiliti dal Cad per le pubbliche amministrazioni ed in particolare dell'art. 50, il quale detta norme generali per garantire l'interoperabilità tra le pubbliche amministrazioni e le rispettive basi dati.

La conservazione resta quindi resta affidata al notaio, quale pubblico depositario, finchè in esercizio.

La centralizzazione dei dati in un'unica struttura è una scelta che è il risultato di una complessa valutazione di fattori, tra i quali principalmente sono stati considerati quelli che si espongono qui di seguito.

Il singolo notaio non può disporre autonomamente, per motivi economici ed organizzativi, di una struttura di conservazione del documento informatico in grado di rispettare la normativa, e sarebbe quindi in ogni caso obbligato a rivolgersi a strutture esterne, la cui affidabilità non è allo stato controllabile, ed in ogni caso non potrà dare garanzie di durata, né tantomeno di conformità alle regole stabilite per la pubblica amministrazione.

Va considerato al riguardo che il codice dell'amministrazione digitale si limita a porre alcune norme di principio, e che l'attuale normativa di dettaglio, consistente nella delibera Cnipa 11/2004, in attesa (da oltre cinque anni) dei decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri attuativi dell'art. 71 del codice stesso, si basa sulla scelta normativa di affidare alla sola responsabilità di chi effettua la conservazione la corretta effettuazione della stessa.

Non vi sono requisiti di affidabilità economica obbligatoria previsti per i responsabili della conservazione [nota 26], né tantomeno requisiti organizzativi o di carattere giuridico, essendo il responsabile della conservazione un soggetto che non deve avere una specifica natura giuridica, che non ha obblighi specifici, e che può liberamente delegare i suoi compiti, in tutto o in parte a soggetti diversi, siano essi persone fisiche o giuridiche. In altre parole, il responsabile della conservazione è tenuto al raggiungimento di determinati risultati, ma non esiste un sistema di controlli e sanzioni che assicuri l'effettività di tale prescrizione. E' evidente che tale quadro normativo comporta la oggettiva possibilità della dispersione di archivi informatici in caso di inadempimenti dei responsabili della conservazione [nota 27].

Appare poi necessario assicurare l'unicità degli originali informatici dei notai, nonché l'individuazione dell'archivio informatico di deposito, evitando dispersioni degli atti e duplicazioni di archivi. E' evidente che il documento informatico, per sua natura duplicabile all'infinito senza possibilità di distinzione tra originale e copia, rende una patologia di tale tipo molto più semplice rispetto a quanto può accadere con il documento tradizionale cartaceo, con evidenti conseguenze negative sul complesso dell'attività notarile, ed in particolare sulla sua controllabilità e sulla garanzia che la conservazione del documento notarile fornisce al sistema giuridico nel suo complesso, nell'ambito del sistema delle prove e della pubblicità legale.

Inoltre è necessario assicurare, oltre che la sicurezza, l'uniformità tecnica di archivi informatici destinati a confluire nell'unico grande archivio pubblico costituito dal complesso degli atti conservati dagli Archivi notarili.

La scelta a tal fine più opportuna, nel rispetto dei doveri e delle prerogative del notaio in esercizio, è parsa la centralizzazione su una struttura tecnica tenuta dall'ente esponenziale di categoria, ed a spese dei singoli notai (art. 62-bis, comma 3), così come per il documento cartaceo la conservazione degli atti presso lo studio con le modalità previste dalla legge è onere e responsabilità esclusiva dei singoli notai.

La centralizzazione strutturale non implica in alcun modo, in un moderno sistema informatico, una condivisione di dati con il gestore della struttura o con i diversi soggetti che ne fruiscono. La tecnologia offre tutti gli strumenti per consentire la gestione tecnica del sistema senza aver accesso ai dati in esso contenuti, nel rispetto quindi della titolarità dell'archivio in capo al pubblico depositario e della normativa sulla privacy. Riprova di tale intenzione è la modifica all'art. 67 della legge notarile, che chiarisce in modo inequivocabile che la titolarità degli atti e documenti depositati nella struttura di cui all'art. 62-bis resta esclusivamente in capo al singolo notaio in quanto pubblico depositario.

Il decreto legislativo 110/2010 chiarisce inoltre che l'accesso ai documenti informatici è consentito a soggetti diversi dal notaio pubblico depositario nei soli casi previsti dalla legge (art. 62-bis comma 2). Si tratta quindi, è opportuno precisarlo, di una deliberata scelta di trasposizione nel mondo informatico del sistema originario, basato sul documento cartaceo, allo scopo anche di evitare impatti non voluti con altri settori dell'ordinamento e con competenze di altri soggetti istituzionali, depositari di pubblici archivi.

Non è quindi minimamente pensabile, sulla base della normativa oggi vigente a seguito dell'emanazione del D.lgs. 110/2010, che, al di fuori di quanto espressamente consentito dall'ordinamento, vi siano soggetti che accedano all'insieme dei documenti notarili con finalità che non siano consentite da un'apposita normativa. Ciò vale anche per gli enti esponenziali di categoria, ancorchè dotati di poteri di vigilanza o disciplinari, come i Consigli notarili distrettuali ed il Consiglio nazionale del Notariato: quest'ultimo in particolare si pone infatti come elemento di raccordo centrale che garantisce sicurezza, rispetto della normativa, ed uniformità di comportamenti da parte dei notai nella conservazione del documento informatico (valore questo, come già esposto, tutelato dall'ordinamento), ma non ha alcuna prerogativa propria sulla gestione degli archivi.

Gli archivi restano pertanto di pertinenza dei singoli notai, ed il Consiglio nazionale del Notariato non viene reso pubblico depositario degli atti, essendo allo stesso precluso ogni accesso.

In tale prospettiva, oltre che in quella del rispetto dei vincoli di bilancio, appare ragionevole la norma che pone il costo della conservazione a carico dei notai. Il notaio è il pubblico depositario, è tenuto al rilascio delle copie avendo il diritto a percepire un compenso, e deve pertanto provvedere alla corretta conservazione del documento da lui prodotto, fino a quando eserciti la pubblica funzione. Si tratta di una norma in qualche modo simmetrica rispetto alla normativa che prevede, per l'atto cartaceo, l'obbligo per il notaio di conservare gli originali all'interno dello studio in modo sicuro, e di rilegarli in volumi aventi caratteristiche predeterminate.

Le modalità attuative, nonché tutta la normativa di dettaglio come quella relativa alle modalità sostitutive delle annotazioni sugli originali, dovranno risultare dalle regole tecniche previste dall'art. 68-bis della novella alla legge notarile introdotta dal D.lgs. 110/2010.

Sul problema delle annotazioni agli originali occorre svolgere alcune specifiche considerazioni, prima fra tutte quella relativa alla modalità di effettuazione delle stesse sugli atti formati sotto forma di documento informatico e muniti di firme digitali. La tecnologia stessa della firma digitale impedisce infatti qualunque modifica del documento una volta firmato, pena la perdita del valore di autenticità che è dato dalla sottoscrizione: la modifica anche di un solo carattere del documento già firmato digitalmente comporta la non riferibilità della firma digitale apposta al documento prima della modifica anche al documento modificato.

Ne consegue che il documento informatico munito di firma digitale non sarà suscettibile di annotazioni, almeno nel senso che a tale termine siamo usi attribuire con riferimento al documento cartaceo. Sarà pertanto necessario che le norme di attuazione individuino una modalità tecnica (le applicazioni basate sul linguaggio xml appaiono, allo stato attuale della tecnologia, le più semplici, robuste, e destinate a durare nel tempo) che consenta di correlare in modo indissolubile, all'interno del sistema di conservazione, il dato costituente l'annotazione (es. il numero di repertorio, o gli estremi di registrazione) al documento originale. Il problema appare di soluzione non ardua dal punto di vista tecnico, ma richiede alcune scelte anche di carattere giuridico in relazione, ad esempio, alla necessità di definire il tempo entro il quale le annotazioni debbono essere effettuate, od alla possibilità di effettuare annotazioni non obbligatorie per l'ordinamento del Notariato. E' mia opinione personale che, come accade per l'atto notarile cartaceo, non debba essere definito un tempo per l'effettuazione delle annotazioni, fermo restando il limite massimo del momento della presentazione degli atti all'archivio notarile per l'ispezione biennale.

Altra questione, che per affinità di materia conviene trattare a margine delle riflessioni relative alle annotazioni, è quella riguardante il rilascio di copia esecutiva. La copia esecutiva può essere rilasciata, a norma del codice di procedure a civile (art. 476 c.p.c.) in unico originale, salva la possibilità residuale del rilascio di altre copie su ricorso al Presidente del Tribunale, ma solo per "giusto motivo".

Il documento informatico presenta caratteristiche tali da rendere maggiormente difficoltoso il rilascio di documenti destinati a rimanere unici, come le copie esecutive. Esso è per sua natura duplicabile un numero illimitato di volte senza che le sue caratteristiche ontologiche mutino in alcun modo, né da un punto di vista tecnico né da un punto di vista giuridico. Pertanto la copia esecutiva, in forma di documento informatico, potrebbe facilmente perdere le caratteristiche di unicità che la contraddistinguono. Si comprendono in tal senso le perplessità degli autori che si sono occupati per primi dell'argomento circa la possibilità di utilizzare il documento informatico per documenti destinati a rimanere unici [nota 28]. La novella della legge notarile prevede pertanto all'art. 68-bis, comma 2, che le regole per il rilascio della copia esecutiva siano stabilite con successivo decreto, delle cui modalità di emanazione si tratterà in prosieguo, al fine di assicurare il rispetto delle disposizioni del codice di rito ed in particolare dell'articolo 476 c.c. relativamente all'unicità (di massima) della copia esecutiva. In questo caso il modello di riferimento appare quello utilizzato per i titoli di credito dematerializzati [nota 29]: si può pertanto immaginare un registro unico, od una modalità di collegamento dell'archivio informatico dei singoli notai, dal quale sia desumibile il rilascio della copia esecutiva (con obbligo della relativa annotazione a carico del notaio) ed il soggetto al quale la copia è stato rilasciato. A carico di quest'ultimo dovrebbe poi essere posto l'obbligo di indicare la procedura esecutiva per la quale è utilizzata la copia esecutiva. L'intero sistema potrebbe facilmente essere collegato ai relativi fascicoli del processo civile telematico.

Si tratta quindi, anche in questo caso, di disposizioni che prendono atto delle differenze ontologiche tra documento informatico e cartaceo, prevedono le possibili ricadute negative di tali differenze sugli effetti giuridici prodotti dalle due tipologie di documento, e pongono regole differenti sul piano formale, fermo restando l'identico trattamento sostanziale di documenti (informatici e cartacei) aventi la stessa natura giuridica.

L'art. 62-ter della legge notarile novellata prevede poi che nell'archivio informatico del notaio siano conservate, in conformità alla normativa sul rilascio delle copie, le copie autentiche degli atti cartacei redatti o autenticati dai notai. Tale norma ha funzione di incentivazione della digitalizzazione, ed ha altresì lo scopo di consentire, nell'era del documento informatico, l'accesso più semplice del pubblico agli atti notarili. Evidentemente tali archivi saranno accessibili ai soli notai depositari che renderanno disponibili le copie dei singoli atti esattamente come oggi sono disponibili le copie degli atti cartacei, come precisa la novella all'art. 67 della legge notarile. Tale obbligo potrà essere introdotto, a norma dell'art. 68-bis, anch'esso risultante dalla novella, anche in un tempo diverso dall'introduzione effettiva dell'atto notarile informatico, e ciò appare auspicabile in un'ottica di introduzione graduale e non traumatica dell'atto notarile informatico.

L'art. 62-quater introduce da una parte una norma di carattere generale circa la ricostruzione degli atti notarili andati distrutti, dall'altra semplifica la procedura sinora utilizzata. L'introduzione di una norma generale era una necessità particolarmente avvertita, essendo stata affidata la ricostruzione degli atti notarili di volta in volta o a leggi ad hoc o a procedure non coperte da alcuna specifica normativa e basata sull'applicazione a fattispecie diverse di norme previste per casi particolari, sull'assunto dell'identità di ratio che avrebbe reso tali norme speciali applicabili a fattispecie non specificamente contemplate.

La procedura si applica, oltre che agli atti notarili ed alle scritture private autenticate dal notaio e conservate nella raccolta dello stesso, ai registri e repertori alla cui tenuta il notaio è obbligato per legge. La ricostruzione è richiesta con ricorso al Presidente del Tribunale competente, ai sensi del regio decreto-legge 15 novembre 1925, n. 2071. Il ricorso può essere presentato dal notaio, ma anche da chiunque vi abbia interesse.

Per la ricostruzione possono essere utilizzate anche altre registrazioni informatiche conservate presso lo stesso notaio che ha formato l'atto ovvero presso pubblici registri ovvero, in mancanza, una copia autentica (informatica o cartacea non importa) dello stesso da chiunque posseduta. Si tratta di un indubbio allargamento delle possibilità di ricostruzione degli atti notarili, da salutare con favore. L'ultimo comma di tale norma sancisce che non si fa luogo al procedimento di ricostruzione se è disponibile una copia di sicurezza eseguita nell'ambito delle procedure di conservazione cui all'articolo 68-bis, comma 1. Se quindi esiste una copia di sicurezza nell'ambito del sistema di conservazione degli atti notarili (e quindi una copia conforme o un duplicato dell'originale che presenti particolari caratteristiche di affidabilità, perché inserite nel registro degli atti notarili informatici come originale o copia) il procedimento per la ricostruzione non deve nemmeno essere attivato, in quanto la certezza assicurata da una parte dall'intervento del notaio, e dall'altra, successivamente, dal sistema di conservazione degli atti notarili, è tale da poter evitare l'attivazione dei controlli rappresentati dalla procedura di ricostruzione.

Agli stessi principi che informano l'intera novella risponde l'obbligo per il notaio di tenere il repertorio con modalità informatiche, previsto dall'articolo 66-bis della novella, che prevede anche normative di attuazione tecnica in relazione al visto repertoriale quadrimestrale previsto dal D.P.R. 131/186, art. 68. Unica modifica sta nell'abrogazione dell'obbligo della tenuta degli indici, essendo disponibili modalità di ricerca informatiche. La tenuta del repertorio informatico costituisce in verità l'attuazione pratica di un'esperienza già effettuata con successo a livello sperimentale dal Consiglio nazionale del Notariato e dall'Amministrazione degli Archivi notarili, e risultano pertanto già definiti i probabili standard tecnici per la tenuta dei repertori, l'invio degli estratti mensili agli Archivi notarili competenti (a norma dell'art. 66 L.N.) e la effettuazione e contabilizzazione dei versamenti di tasse e contributi agli Archivi notarili.

La normativa sul repertorio informatico costituisce elemento essenziale del sistema che si va a creare, e attua un punto preciso della delega, necessario anche in quanto i repertori notarili hanno natura di atto pubblico, e richiedono pertanto la conservazione a norma esattamente come gli atti notarili.

Correlata alla introduzione della normativa sul repertorio informatico è il differimento dell'obbligo di annotazione a repertorio al giorno successivo alla stipula dell'atto soggetto ad annotazione, come risulta dalla novella all'art. 62 della legge notarile. In realtà tale differimento, peraltro previsto a regime e per tutte le categorie di atti, e quindi già in vigore dal 3 agosto 2010, vale a rendere possibile il rispetto della legge in un ambito, quale quello del documento informatico, nel quale è perfettamente ricostruibile il tempo esatto della formazione del documento stesso (in questo caso sia dell'atto che del repertorio). In mancanza di tale modifica sarebbe stato possibile, per un atto concluso negli ultimi minuti di una giornata, la verifica in fatto della sua annotazione a repertorio il giorno successivo, con la conseguente applicazione della sanzione disciplinare a carico del notaio. Si è voluto quindi evitare che l'introduzione della normativa sul documento informatico si trasformasse in una vicenda vessatoria per il notaio.

Da ultimo va tenuto presente che la tenuta informatica dei repertori notarili era già prevista dall'art. 39 dal D.lgs. 82/2005 (codice dell'amministrazione digitale) [nota 30] ed era in attesa di una norma di attuazione che, in mancanza di una norma nel decreto in esame, avrebbe potuto essere emanata a cura del Ministro per la funzione pubblica, sotto forma di decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri ai sensi dell'art. 71 del Cad, e non con forza di norma di legge nell'ambito della delega per l'atto notarile pubblico informatico.

La normativa di dettaglio per la conservazione a norma di atti e repertori notarili è rinviata a regole tecniche da emanare, a norma dell'art. 68-bis della novella, in relazione alla tenuta della struttura, alla trasmissione degli atti alla stessa, alle copie, alle annotazioni sugli originali. Tale normativa dovrà indicare tali modalità non solo per i repertori (degli atti tra vivi, degli atti di ultima volontà e dei protesti) ma anche per tutti i registri tenuti dai notai (sicuramente il registro delle somme e dei valori in deposito, forse anche il registro delle girate azionarie). Particolarmente importanti, dal punto di vista del funzionamento della macchina amministrativa degli Archivi notarili, appare la previsione dell'emanazione di normativa di dettaglio anche per la predisposizione, il rilascio e la spedizione delle copie mensili agli Archivi notarili distrettuali ed il pagamento dei contributi e delle tasse dovute agli stessi. In tale normativa dovranno essere indicate, infine, le modalità per l'effettuazione del controllo quadrimestrale dei repertori da parte degli Uffici delle entrate previsto dall'art. 68 del D.P.R. 131/1986 (testo unico delle disposizioni sull'imposta di registro).

Appare poi il caso di sottolineare che il ruolo degli Archivi notarili resta invariato nelle sue attuali funzioni e prerogative. Anche gli atti e i repertori informatici dovranno essere depositati presso gli Archivi notarili distrettuali competenti, o meglio, presso le relative strutture informatiche. La lettera f, del comma 1 dell'art. 68-bis, infatti, espressamente dispone che i decreti attuativi conterranno «f) le regole tecniche per l'esecuzione delle ispezioni di cui agli articoli da 127 a 134, per il trasferimento agli Archivi notarili degli atti, dei registri e dei repertori formati su supporto elettronico e per la loro conservazione dopo la cessazione del notaio dall'esercizio o il suo trasferimento in altro distretto».

Il quadro di insieme che risulta è quello di una trasposizione del modello attualmente esistente nella realtà del documento informatico. E' evidente che restano potenzialità inesplorate e non sfruttate, ma appare altrettanto chiaro che la linea prudente seguita era l'unica allo stato percorribile, anche per le attuali esigenze della collettività e della categoria, e per le possibili interazioni con le prerogative di altri pubblici depositari e pubblici registri.

Un'ultima considerazione va fatta in relazione alle modalità di emanazione delle norme di attuazione. Tali norme saranno costituite da decreti non aventi natura regolamentare del Ministro della giustizia, di concerto con il Ministro dell'economia e delle finanze, il Ministro per i beni e le attività culturali, il Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione e il Ministro per la semplificazione normativa, sentiti il Consiglio nazionale del Notariato ed il Garante per la protezione dei dati personali e DigitPA. La potestà normativa (di natura non regolamentare, il che rende più agevole l'emanazione dei decreti) è quindi affidata, come logico, al Ministero della giustizia. Gli interventi degli altri ministeri, ed in particolare del Ministero dell'economia e di quello dei beni e delle attività culturali, appaiono giustificati dalla rilevanza fiscale dell'attività notarile, e dalla natura di bene culturale archivistico tendenzialmente riservata all'atto notarile. L'appartenenza dell'attività notarile al più ampio settore dell'attività della pubblica amministrazione, e la competenza specifica in materia di codice dell'amministrazione digitale, entro il cui ambito la legge delega poneva i limiti del legislatore delegato spiegano la necessità del parere del ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione e del DigitPA.

Il sistema di conservazione a norma del Consiglio nazionale del Notariato: caratteristiche, peculiarità, funzionalità

Il Consiglio nazionale del Notariato si è già dotato di un sistema di conservazione a norma di documenti informatici, disponibile per l'intera categoria.

Il sistema è centralizzato presso le strutture della Notartel SpA, società d'informatica dei notai italiani, che gestisce già totalmente in house l'autorità di certificazione della firma digitale dei notai italiani, ed è destinato ad integrarsi, con procedure di archiviazione, con i software di gestione interna degli studi notarili. La sua implementazione ha comportato notevoli investimenti economici ed il lavoro coordinato di un gruppo integrato di giuristi ed informatici che ha affrontato le varie problematiche, approntando un'applicazione con caratteristiche conformi alla normativa vigente e più idonee alla conservazione del documento notarile rispetto ai normali prodotti di mercato.

Esso affronta e risolve il problema della conservazione dell'atto notarile informatico sulla base della normativa vigente. E' infatti conforme alla normativa del codice dell'amministrazione digitale e della delibera Cnipa 11/2004, al quadro generale derivante dal D.lgs. 110/2010 (ed al presumibile quadro delle norme di attuazione dello stesso) ed è facilmente adattabile a nuove e diverse funzioni, come sarà esposto oltre.

La scelta di realizzare un sistema di conservazione del Notariato nasce anche da considerazioni diverse da quelle relative all'atto notarile informatico in senso proprio, ed in particolare dall'uso, ormai da diversi anni, di modalità totalmente telematiche per i rapporti con la P.A., ed anche, in parte, con i clienti. La relativa documentazione (es. quella riguardante l'esecuzione di formalità pubblicitarie) costituisce mezzo di prova del corretto svolgimento della funzione notarile nei confronti dei clienti e della pubblica amministrazione, ed è quindi rilevante per la responsabilità civile, disciplinare, amministrativa, fiscale ed anche penale del notaio.

L'emanazione della normativa sull'atto notarile informatico renderà poi la conservazione a norma dei documenti una necessità ed un obbligo.

Il sistema di conservazione a norma del Consiglio nazionale del Notariato è volto quindi non solo a rispondere positivamente alle esigenze poste dall'emananda normativa, ma anche a consentire la gestione dell'intera documentazione afferente l'attività notarile, ed in prospettiva, al possibile esercizio di nuove attività proprie del settore del documento informatico.

Esso è così strutturato.

Ogni notaio sarà titolare del proprio archivio all'interno del sistema di conservazione del Consiglio nazionale del Notariato, ed in tale ambito svolgerà la propria attività garantendo la sicurezza che solo un'organizzazione collettiva, dedicata a tale scopo, e gestita con competenza non solo tecnica, ma anche giuridica, può offrire.

A tale scopo il notaio, sarà al contempo depositario e responsabile dell'archivio ai sensi degli artt. 61 e 67, e poi anche 62-bis e 62-ter, della legge notarile, ma pure responsabile della conservazione ai sensi del Cad e della delibera Cnipa 11/2004.

La struttura tecnica del sistema di conservazione del Notariato costituisce quindi un esempio di cooperazione e condivisione delle applicazioni tra soggetti muniti di totale autonomia dal punto di vista giuridico.

I documenti contenuti in tali archivi, che comprenderanno tutta la durata dell'esercizio professionale dei notai, avranno un ciclo di vita tendenzialmente illimitato, almeno per quanto riguarda i documenti pubblici.

Esaminiamo ora alcune scelte di particolare rilievo, in relazione anche alle problematiche normative già illustrate.

Si è deciso, ancorchè non si tratti di un obbligo normativo, di predisporre un manuale operativo della conservazione, che funge non solo da guida tecnica, ma anche da strumento di regolazione dei rapporti tra il sistema di conservazione (CNN) ed i notai, che hanno le funzioni di responsabili della conservazione.

All'interno di tale documento sono contenute scelte strategiche per la risoluzione di alcuni dei problemi evidenziati in precedenza.

In primo luogo, in attesa di una stabilizzazione degli standard documentali [nota 31], sono stati considerati ammissibili solo alcuni formati di documenti, nel rispetto delle prescrizioni del Cad (art. 20) relative alla stabilità del documento informatico. Il rispetto di tali prescrizioni richiede un'attività specifica del responsabile della conservazione, il quale dovrà garantire la conformità del documento ad uno dei formati ammessi, e partecipa alla procedura di verifica, che viene effettuata al momento dell'acquisizione del documento nel sistema di conservazione. Il sistema infatti provvede a proporre al notaio (responsabile della conservazione), che ha inviato un documento, la richiesta di procedere ad una prima esibizione dello stesso, con gli strumenti informatici di lettura del documento presenti nel sistema di conservazione stesso. In tal modo il responsabile della conservazione potrà (ovviamente anche attraverso suoi delegati) verificare l'effettiva leggibilità del documento nel sistema, presupposto indispensabile per la effettiva conservazione del valore legale del documento.

Sono state poi definite le finestre temporali della conservazione, al fine di garantire i tempi nei quali il documento è sottoposto al processo, con riferimento essenzialmente all'apposizione, ai sensi della delibera Cnipa 11/2004, della firma digitale e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione. Ciò, garantisce la permanenza del valore legale del documento informatico nel tempo, in particolare per quanto riguarda i documenti sottoscritti digitalmente. In altre parole la certezza circa i tempi in cui viene effettuata la procedura di conservazione attraverso l'apposizione della firma digitale e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione consente di avere sicurezza circa la validità di una firma digitale apposta ad un documento nel momento in cui lo stesso viene conservato.

Sono state poi definite le modalità di esibizione e sono stati realizzati i programmi (residenti sul sistema di conservazione e non sul computer dell'utente, che accede all'intero sistema direttamente via web) necessari alla corretta visualizzazione dei formati ammessi alla conservazione. La realizzazione di programmi residenti sul sistema per la visualizzazione soddisfa l'obbligo normativo, posto a carico del responsabile della conservazione, di consentire in qualunque momento l'esibizione del documento conservato. Soluzioni che consentono il solo download dei files dal sistema di conservazione al computer dell'utente sono da considerare insicure e non conformi alla normativa.

Tale sistema, delineato qui solo in alcuni snodi particolarmente importanti, allo stesso tempo è conforme alla normativa, la integra laddove è necessario, e salvaguarda il ruolo del responsabile della conservazione con una corretta allocazione delle responsabilità. E' infine, quel che più conta, conforme alla normativa del D.lgs. 110/2010.

Le norme di attuazione previste in particolare dall'art. 68-bis della legge notarile novellata porteranno necessariamente ad ulteriori implementazioni del sistema, via via che si definiranno procedure tecniche e organizzative per la costruzione degli archivi informatici dei notai.

Conservazione del documento informatico ed aspetti evolutivi della funzione notarile

Altre relazioni in questo Convegno si occupano specificamente di aspetti evolutivi della funzione notarile in materia di firme elettroniche, copie, estratti, allegazioni al documento notarile.

Il sistema di conservazione a norma degli atti notarili apre però di per sé alcune possibilità di sviluppo delle attività del notaio. Esse da una parte derivano dalle nuove possibilità date dallo strumento informatico per l'utilizzo di istituti giuridici preesistenti, dall'altra dalla possibilità di interventi normativi volti a sfruttare al meglio le possibilità aperte dalle nuove tecnologie. E così: la possibilità di concludere atti notarili informatici porterà con sé la soluzione di numerosi altri problemi; sarà ad esempio possibile depositare agli atti del notaio documenti informatici, come viene spesso richiesto per ragioni di tutela contrattuale delle parti di contratti complessi (si pensi al deposito di un codice sorgente o di un progetto, a garanzia di impegni contrattuali assunti) o per altre ragioni, quali, spesso, una veloce ancorchè parziale forma di tutela della proprietà intellettuale; potranno essere conservati in deposito fiduciario (ed eventualmente con l'assunzione del ruolo di responsabile della conservazione) documenti informatici della clientela, preservandone il valore legale; si potranno effettuare in condizioni di maggiore certezza e sicurezza copie ed estratti di libri contabili informatici, o copie di altri documenti informatici quali le pagine web; i notai conserverebbero quindi i documenti (ad esempio quelli fiscali) dei clienti, in regime di mandato fiduciario, con ciò facilitando e rendendo più sicuro il servizio di produzione di copie ed estratti, ma anche fornendo il proprio know how in materia di conservazione documentale, e garantendo quindi il valore giuridico dei documenti nel tempo; le copie degli atti notarili potranno essere facilmente attingibili per il pubblico tramite applicazioni web; si potrà procedere alla conservazione sostitutiva di documenti cartacei con l'intervento del pubblico ufficiale.

Vi sono poi potenzialità tutte da esplorare, come l'integrazione del sistema di documentazione notarile in un nascente più ampio sistema della P.A., che darebbe risultati operativi ed economie di scala.

In questo quadro, e non in modo frammentario, possono essere inserite le altre proposte che si sono susseguite negli ultimi anni per l'uso del sistema di conservazione notarile, alcune delle quali tuttora in itinere quali:

· l'apertura degli archivi alla pubblica autorità per le verifiche antiriciclaggio (con ciò preservando in modo più efficiente rispetto ad oggi l'anonimato della segnalazione) come oggi normativamente previsto dall'art. 38 comma 6-bis del D.lgs. 21 novembre 2007, n. 231, introdotta dall'articolo 21, comma 1, lettera b, del D.lgs. 25 settembre 2009, n. 151, la quale testualmente recita: «6-bis. Gli ordini professionali individuati ai sensi dell'articolo 43 quali organismi di autoregolamentazione delle professioni possono istituire con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze di concerto con il Ministro della giustizia, sistemi di conservazione informatica di atti pubblici ed autenticati, loro copie autentiche ed informazioni a qualunque titolo da essi derivanti o ad essi relative affinchè possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o per corrispondenti analisi. All'attuazione del presente comma si provvede senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica».

· l'apertura (prospettata) degli archivi alle indagini giudiziarie, stante la maggiore completezza dei dati disponibili rispetto agli archivi attualmente in uso alle forze dell'ordine come l'anagrafe tributaria, e la possibilità di uso incrociato delle varie fonti;

· la creazione di nuovi pubblici registri o sistemi aventi analoghe funzioni, come gli archivi dei testamenti di vita (se saranno istituiti), per i quali la centralizzazione su un unico sistema informatico e l'accesso controllato, ma agevole, da parte delle strutture sanitarie, appaiono requisiti essenziali per la funzionalità del sistema.

I documenti conservati negli archivi informatici degli atti notarili potranno quindi essere resi disponibili per la consultazione e l'acquisizione a tutte le pubbliche amministrazioni in relazione alle rispettive competenze, con modalità da definire, e sempre, come è previsto dal D.lgs. 110/2010, sulla base di norme di legge.

Inoltre sarebbe possibile, in una prospettiva di riutilizzo dei dati, prevedere che le formalità di deposito e pubblicazione presso pubbliche amministrazioni o pubblici registri di atti e documenti informatici da parte dei notai con modalità maggiormente conformi alle potenzialità del documento informatico e quindi attraverso:

· la conservazione a norma nell'archivio informatico da parte del notaio;

· la messa a disposizione del documento all'ente destinatario per legge del deposito o della pubblicità.

In tal modo si otterrebbe il duplice risultato di una semplificazione delle procedure e di una disponibilità continua dei dati originali, riducendo al minimo i margini di errore dati dalla produzione e trasmissione di copie. Si tratta di un modello già contenuto nel codice dell'amministrazione digitale, e che è sicuramente esportabile in tutti i casi in cui i sistemi cartacei prevedono la duplicazione degli archivi originali (si pensi ai registri dello stato civile ed alle relative comunicazioni tra Comune di nascita e di residenza, ad esempio) e che si fonda sulla constatazione dell'inutilità e dell'onerosità della moltiplicazione degli archivi contenenti copie in un sistema telematico, nel quale è per definizione possibile attingere al dato originario. Ovviamente la maggiore vulnerabilità del documento contenuto in un unico archivio deve essere superata (e così è in fatto nel sistema del Consiglio nazionale del Notariato) attraverso il ricorso a procedure di back up e disaster recovery basate su criteri di ridondanza). Infine la disponibilità del documento presso il suo autore comporterebbe dei notevolissimi risparmi di costi (in termini di gestione e dimensionamento delle strutture informatiche) evitando inutili duplicazioni.

Questo sistema, peraltro, in particolare con riferimento al deposito di atti nei pubblici registri, non metterebbe in discussione il ruolo dei gestori degli stessi: i pubblici registri sono infatti alimentati da fonti molteplici, e mai esclusivamente dagli atti notarili, e la rilevanza giuridica delle risultanze degli stessi è data dalle modalità della tenuta, e non dalla localizzazione dei documenti.

[nota 1] S. CHIBBARO, «Codice dell'amministrazione digitale, firme elettroniche e attività notarile», in Consiglio nazionale del Notariato, Studi e Materiali, 2006, 2, p. 1765 e ss.; U. BECHINI, Efficacia, rilevanza formale, rilevanza probatoria, in Firme elettroniche - Questioni ed esperienza di diritto privato, Milano, 2003, p. 15 e ss.

[nota 2] Si pensi solo alla problematica del disconoscimento della firma elettronica, ed in particolare della firma digitale, la cui diversità ontologica rispetto alla firma autografa conduce alla necessità di un sistema autonomo per verificazione della firma, i cui contorni sono stati oggetto di numerose modifiche normative (D.P.R. 513/97, D.P.R. 445/2000, ed infine D.lgs. 82/2005, in parte rivisto dal decreto correttivo 156/2006 e da ultimo con il D.lgs. 235/2010). Per un approfondimento, e limitandosi alla letteratura di diretta matrice notarile, si vedano R. ZAGAMI, Firma digitale e sicurezza giuridica, Padova, 2000, p. 183, e S. CHIBBARO, Le problematiche giuridiche delle prime applicazioni, in Firme elettroniche - Questioni ed esperienze di diritto privato, Milano, 2003, p. 110; E. SANTANGELO - M. NASTRI, Firme elettroniche e sigilli Informatici, in Diritto dei consumatori e nuove tecnologie a cura di F. Bocchini, Torino, 2003, p. 237, nonché P. PICCOLI - U. BECHINI, Documento informatico, in I problemi giuridici di Internet a cura di E. Tosi, volume I, Milano, 2003, p. 246).

[nota 3] R.D. 10 settembre 1914, n. 1326.

[nota 4] L'art. 138 della legge notarile commina la sospensione come sanzione edittale.

[nota 5] La copia autentica sostituisce a tutti gli effetti l'originale, trattandosi di copia autentica di atto pubblico essa sostituisce a tutti gli effetti l'originale mancante e le eventuali contestazioni dovranno essere fatte valere con lo strumento della querela di falso (Cass. 2073/55, in Foro it., 1956, I, c. 1143; V. DENTI, cit., p. 7). Secondo G. CASU, «Competenza del notaio a rilasciare copie autentiche», in Consiglio nazionale del Notariato, Studi e Materiali, 1986, 1, p. 70, «L'art. 2714 c.c. àncora l'efficacia probatoria della copia autentica ad un triplice requisito: che il pubblico ufficiale sia depositario del documento originale, che egli sia autorizzato al rilascio della copia, infine che il rilascio sia avvenuto nel rispetto di determinate formalità. L'importanza del deposito del documento originale presso il depositario pubblico resta evidenziata dal fatto che, sostanziandosi la copia autentica in una riproduzione dell'originale, certificata conforme dal pubblico ufficiale, il procedimento del rilascio identifica come momento essenziale la certificazione di conformità, possibile soltanto previa comparazione della copia con il documento originale. Il possesso di quest'ultimo e la possibilità di esaminarlo nella sua entità fisica e nel suo contenuto, vengono quindi, sul piano logico prima che sul piano giuridico, a costituire una condizione indispensabile che fa nascere in capo al pubblico ufficiale la competenza al rilascio della copia autentica». In relazione al documento informatico, ed all'evoluzione del sistema normativo, M. NASTRI, «Copie autentiche e documento informatico», in Consiglio nazionale del Notariato, Studi e Materiali, 2007, 1, p. 463.

[nota 6] Sull'autenticità del titolo nella pubblicità immobiliare per tutti S. PUGLIATTI, La Trascrizione, La pubblicità in generale, in Tratt. dir. civ. comm. Cicu-Messineo, vol. XIV, tomo I, Milano, 1957, p. 340; D. RUBINO, L'ipoteca immobiliare e mobiliare, in Tratt. dir. civ. comm. Cicu-Messineo, vol. XIX, Milano, 1956, p. 316; per la pubblicità commerciale ed il titolo nella stessa cfr. G. RAGUSA MAGGIORE, Il Registro delle imprese artt. 2188-2202, in Comm. cod. civ. diretto da Piero Schlesinger, Milano, 2002, p. 73 e ss.; E. BOCCHINI, Manuale del registro delle imprese, Padova, 1999, p. 32 e ss.; L.A. MISEROCCHI, «L'attuazione del Registro delle imprese: un inizio difficile o l'inizio delle difficoltà», in Riv. dir. priv., 1996, 1, p. 152 e ss.; C. IBBA, «L'iscrizione nel "nuovo" Registro delle imprese: fattispecie ed effetti», in Riv. dir. priv.,1997, 1, p. 36 e ss. Un'interessante disamina, dal punto di vista giuridico, del ruolo dei pubblici registri e della rilevanza socio-economica del loro diverso grado di affidabilità nelle varie parti del mondo in A.M. GARRO, Property and Trust, Chapter 8 Recordation of Interests in Land, in International Enciclopedia of comparative law, vol. VI, Tubingen-Dordrecht-Boston-Lancaster, 2004, p. 61 e ss.

[nota 7] La ricchezza immobiliare ammonta ad una percentuale tra la metà ed i tre quarti della ricchezza nazionale nella maggior parte delle economie mondiali. Dato tratto dai rapporti doing business 2005 - 2006, a cura della Banca Mondiale, consultabili integralmente all'indirizzo http://www.doingbusiness.org. I rapporti doing business rendono un quadro chiaro delle difficoltà derivanti, in particolare nei Paesi meno sviluppati ed emergenti, dalla macchinosità dei sistemi di accertamento della proprietà immobiliare, o dalla lentezza e farraginosità dei pubblici Registri immobiliari. La recente crisi, nata dall'esplosione della c.d. bolla immobiliare, estende tali considerazioni a tutti i Paesi privi di efficienti registri della proprietà fondiaria.

[nota 8] R. ZAGAMI, «La conservazione informatica dei documenti (Commento a deliberazione 19 febbraio 2004 - Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione)», in Notariato, 2004, 4, p. 424 e ss.; M. NASTRI - C. VALIA, «La persistenza dei documenti nel tempo. Analisi normativa, aspetti problematici, proposte di modifica», in Consiglio nazionale del Notariato, Studi e Materiali, 2006, 2, p. 1847 e ss.; M. NASTRI - C. VALIA, «L'autenticità del documento», in Consiglio nazionale del Notariato, Studi e Materiali, 2006, 2, p. 1863 e ss.; da ultimo dopo la modifica dell'art. 23 del Cad contenuta nel D.l. 185/2008 convertito in legge 2/2009, comportante conseguenze potenzialmente aberranti sulla stabilita del sistema processuale, M. NASTRI, Articolo 24 della Costituzione, funzione notarile e digitalizzazione, in Notai e Costituzione - Notariato Quaderni, Milano, 2010, p. 157.

[nota 9] In attuazione della delega contenuta nell'articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69. Alcune delle norme citate nel presente lavoro sono state in parte modificate o posizionate diversamente nell'articolato; Ad una prima lettura tali modifiche non paiono tali da incidere sulle analisi e le valutazioni contenute in queste pagine. Il decreto rivela una maggiore attenzione alla problematiche della conservazione a norma ed alla necessità di meglio definirne requisiti, processi e responsabilità dei soggetti coinvolti, pur senza raggiungere sul punto livelli di elaborazione che possano essere considerati soddisfacenti o addirittura definitivi. La rapida evoluzione della normativa nel tempo è una caratteristica del settore del documento informatico, ed appare ad oggi ancora inevitabile conseguenza della nascita di fenomeni totalmente nuovi, e da esplorare con l'esperienza sul campo.

[nota 10] In particolare il comma 1-bis recita: «1-bis. L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall'art. 2.1.

[nota 11] «Art. 51. Valore della firma digitale nel tempo - 1. La firma digitale, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, è valida se alla stessa è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che colloca la generazione di detta firma digitale in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato».

[nota 12] Art. 40 comma 1: «Le pubbliche che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71».

[nota 13] Art. 44: «Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce:
a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
b) l'integrità del documento;
c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;
d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto».

[nota 14] La norma si riferisce alla sola firma digitale pur essendo stata introdotta nel nostro ordinamento quando era già prevista l'equiparazione dal punto di vista dell'efficacia sostanziale e probatoria della firma qualificata come identica a quella della firma digitale; può ritenersi sufficiente anche la firma elettronica qualificata, pienamente equiparata dal Cad alla firma digitale. Va detto però che il problema ha scarsa rilevanza pratica, in quanto non sono noti casi di certificatori di firma elettronica qualificata che rilascino firma qualificate diverse dalla firma digitale. Anche per le transazioni transfrontaliere il problema non sembra essersi posto in modo rilevante.

[nota 15] Il riferimento temporale è qualunque elemento legislativamente riconosciuto, in base ad elementi intrinseci ed estrinseci, ed è idoneo ai nostri fini in quanto consenta la validazione temporale, intesa come criterio legislativamente riconosciuto di apposizione ad un documento di una data ed un'ora opponibili ai terzi ai sensi del comma 3 dell'art. 20 del Cad. Si riportano qui di seguito, per comodità del lettore, l'art. 20, comma 3 del Cad e l'articolo 37 del D.p.c.m. 30 marzo 2009, che definisce a norma dell'art. 71 del Cad, tra l'altro, il riferimento temporale opponibile a terzi.
«Art. 20.3. Le regole tecniche per la formazione, per la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici nonchè quelle in materia di generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica avanzata, sono stabilite ai sensi dell'articolo 71; La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale».
«Art. 37. Riferimenti temporali opponibili ai terzi - 1. I riferimenti temporali realizzati dai certificatori accreditati in conformità con quanto disposto dal titolo IV sono opponibili ai terzi ai sensi dell'art. 20, comma 3, del codice. 2. I riferimenti temporali apposti sul giornale di controllo da un certificatore accreditato, secondo quanto indicato nel proprio manuale operativo, sono opponibili ai terzi ai sensi dell'art. 20, comma 3 del codice. 3. L'ora assegnata ai riferimenti temporali di cui al comma 2 del presente articolo, deve corrispondere alla scala di tempo Utc(Ien), di cui al decreto del Ministro dell'industria, del commercio e dell'artigianato 30 novembre 1993, n. 591, con una differenza non superiore ad un minuto primo. 4. Costituiscono inoltre validazione temporale:
a) il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo di cui all'art. 9 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 novembre 2000, n. 272;
b) il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti in conformità alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione;
c) il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo di posta elettronica certificata ai sensi dell'art. 48 del codice;
d) il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo della marcatura postale elettronica ai sensi dell'art. 14, comma 1, punto 1.4 della convenzione postale universale, come modificata dalle decisioni adottate dal XXIII Congresso dell'Unione postale universale, recepite dal regolamento di esecuzione emanato con il decreto del Presidente della Repubblica 12 gennaio 2007, n. 18. per la validazione temporale».

[nota 16] Art. 5 del. Cnipa 11/2004. Tale figura è stata prima recepita nell'art. 23, comma 4 del Cad, e poi espunta dallo stesso in virtù del comma 12 dell'art. 16, D.l. 29 novembre 2008, n. 185, convertito in legge 28 gennaio 2009, n. 2. In ogni caso non si è mai avuta, a livello di norma primaria, una definizione di tale figura.

[nota 17] Il decreto legislativo 235/2010, di cui alla delega contenuta nell'art. 33 della legge 69/2009 prevede tra l'altro l'inserimento dell'art. 44-bis nel Cad, che consente un accreditamento facoltativo presso il DigitPA dei soggetti che forniscono servizi di conservazione dei documenti informatici, ed è del seguente tenore: «Art. 44-bis - Conservatori accreditati - 1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso DigitPA. 2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera a, e 31. 3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di capitali con capitale sociale non inferiore a euro 200.000». Si deve però notare che tale figura appare ad una prima lettura diversa da quella del responsabile della conservazione ed al pari di questa scarsamente regolata in funzioni, obblighi e responsabilità.

[nota 18] I requisiti necessari, al fine di assicurare la corretta conservazione dei documenti informatici, sono indicati, in via generale, nell'art. 44 del D.lgs. n. 82/04 in precedenza citato.

[nota 19] La firma digitale non mantiene il suo valore nel tempo poiché essa è soggetta a scadenza ovvero a revoca o sospensione. Il certificato di firma deve contenere, infatti, ai sensi dell'art. 28 lett. f, del D.lgs. n. 82/05, il termine iniziale e quello finale del periodo di validità. L'art. 21, n. 3 del D.lgs. n. 82/05 prescrive, inoltre, che l'apposizione ad un documento informatico di una firma digitale basata su un certificato elettronico scaduto equivale a mancata sottoscrizione. Sarà, pertanto, necessario verificare che, al momento della sottoscrizione, il certificato di firma sia valido. Al fine di verificare la validità del documento informatico è, perciò, fondamentale dimostrare che quando è stata apposta la firma elettronica il certificato di firma non era scaduto, sospeso ovvero revocato.

[nota 20] Delibera Cnipa 11/2004: «Art. 5 - Responsabile della conservazione - 1. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva:
omissis
c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
omissis
h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti».
«Art. 6 - Obbligo di esibizione - 1. Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque momento presso il sistema di conservazione sostitutiva e disponibile, a richiesta, su supporto cartaceo».

[nota 21] Per la relativa disamina si rinvia alla relazione del notaio Sabrina Chibbaro, in questo volume.

[nota 22] S. CHIBBARO, Le problematiche…, cit., p. 112; R. ZAGAMI, Firma digitale…, cit., p. 189; E. SANTANGELO - M. NASTRI, op. cit., p. 268; P. PICCOLI - U. BECHINI, op. cit., p. 251.

[nota 23] Sul punto, recentemente U. BECHINI, Risposta a quesito n. 5-2010/IG, ancora inedita. Sembrerebbe fra l'altro irrazionale ed antistorica, oltre che contraria ai principi del codice dell'amministrazione digitale, la trasformazione del documento informatico in cartaceo per assicurare il rispetto della normativa.

[nota 24] Si pensi ad esempio a come il codice dell'amministrazione digitale si giustappone alla normativa generale sulla documentazione amministrativa dettate dal D.P.R. 445/2000, ma resta da quest'ultima separata, o come la normativa sulla registrazione telematica degli atti (D.lgs. 463/97, come modificata dal D.lgs. 9/2000, e successive norme di attuazione) si ponga su un piano quasi del tutto separato rispetto al testo unico delle disposizioni sull'imposta di registro di cui al D.P.R. 26 aprile 1986, n. 131.

[nota 25] Tale normativa, di carattere eccezionale, renderà inapplicabile al notaio la norma dell'art. 34, comma 3 del Cad, la quale sancisce, per i pubblici ufficiali, quanto segue: «3. Le regole tecniche concernenti la qualifica di pubblico ufficiale, l'appartenenza ad ordini o collegi professionali, l'iscrizione ad albi o il possesso di altre abilitazioni sono emanate con decreti di cui all'articolo 71 di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, con il Ministro della giustizia e con gli altri Ministri di volta in volta interessati, sulla base dei principi generali stabiliti dai rispettivi ordinamenti».

[nota 26] Proposte in tale senso sono state formulate in occasione dell'attuazione della delega previste dall'art. 33 della citata legge 69/2005 per la revisione del codice dell'amministrazione digitale, ed al momento in cui si scrive appare probabile che tali proposte si trasformino in dettato legislativo (come ad esempio quella relativa all'introducendo art. 44-bis sul quale cfr. supra nota 17), ma che i requisiti di affidabilità economica saranno molto inferiori a quelli richiesti per i certificatori della firma digitale o per i gestori della posta elettronica certificata, a giudizio di chi scrive in maniera del tutto ingiustificata.

[nota 27] Recita sul punto la relazione al decreto «L'articolo 62-bis, articolato in tre commi, prevede che il notaio si avvalga, per la conservazione degli atti informatici, di una struttura realizzata a cura del Consiglio nazionale del Notariato, ente pubblico nazionale, e che le specifiche regole tecniche necessarie per l'attuazione di tale previsione siano regolate dal codice dell'amministrazione digitale. La scelta è dettata dall'esigenza di garantire la massima sicurezza nella conservazione dei dati, demandando ad un soggetto pubblico la predisposizione e la gestione delle strutture necessarie, essendo risultata evidente la difficoltà, per i singoli notai, di dotarsi di una struttura autonoma che dia uguali garanzie in conformità alla normativa vigente. Le spese di funzionamento di tale struttura sono interamente poste, nel rispetto del principio di invarianza finanziaria, a carico degli stessi notai, escluso ogni onere per lo Stato».

[nota 28] U. BECHINI, «Forma telematica ed incomunicabilità (con polemiche su metodo, deontologia e cambiale)», in Riv. not., 2005, 2, p. 286; S. CHIBBARO, «Codice dell'amministrazione digitale …», cit.

[nota 29] Gli strumenti finanziari dematerializzati, documenti non duplicabili per definizione sono sottoposti infatti alle modalità di gestione accentrate di cui al titolo II (artt. 79-quater e ss.) del D.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58. La gestione accentrata è basata sul principio di un unico deposito accentrato per tutti gli strumenti finanziari dematerializzati al fine di assicurarne la sicurezza ed in particolare, per quel che maggiormente interessa, l'unicità.

[nota 30] In verità si tratta di una norma già contenuta nelle precedenti normative di settore e precisamente nel D.P.R. 513/1997 e nel D.P.R. 445/2000, che hanno tutte previsto l'estensione progressiva della normativa sul documento informatico a libri (anche non contabili) registri pubblici e privati (ivi compresi i registri dello stato civile, e repertori anche notarili, sia pure con i necessari aggiustamenti volti a preservare le funzioni svolte dalla vidimazione preventiva, nei casi in cui è richiesta per il documento cartaceo.

[nota 31] Allo stato risultano certificati Iso gli standard Pdf-A, Odf, Oxml. Va rilevato tuttavia che nessuna azienda produttrice certifica la corrispondenza a tali standard dei prodotti commercializzati.