Il Convegno che la Fondazione italiana per il Notariato ha organizzato su "Introduzione all'atto notarile informatico" e che ripete un'analoga esperienza fatta nel 2009 a Roma, rappresenta, di fatto, un momento di sintesi, confronto e divulgazione dei lavori che la commissione informatica ha svolto in quest'ultimo triennio. All'evento hanno partecipato, come relatori, notai membri della Commissione informatica coordinata dal notaio Bruno Barzellotti, due autorevoli docenti universitari di diritto privato e lo scrivente chiamato a fare la relazione di sintesi e illustrare gli scenari futuri.

Il tema trattato dai vari relatori è di grande interesse per il Notariato e ciò è anche evidenziato nella brochure di presentazione del Convegno ove è riportato: «... Si tratta non solo di un mutamento radicale nella disciplina civilistica del documento, il quale deve essere attentamente coordinato con quanto previsto dal codice civile e dal codice dell'amministrazione digitale, ma soprattutto di una sfida inedita e straordinariamente complessa al futuro stesso della funzione notarile nei suoi aspetti più caratteristici …».

Ma in che consiste, di fatto, il cambiamento che introduce l'atto notarile informatico? E, in particolare, cosa cambia nell'organizzazione degli studi notarili e che trasformazioni tecnologiche sono necessarie per l'informatizzazione dei nuovi processi burocratici?

Sulla prima parte del quesito i relatori hanno dato delle concrete risposte che, per gli aspetti prettamente funzionali possono essere così sintetizzate:

«Con l'attivazione dell'atto informatico potranno essere conclusi atti notarili totalmente informatici di ogni tipo (cosa che consentirà, ad esempio, di depositare agli atti del notaio documenti informatici); potranno essere conservati in deposito fiduciario (ed eventualmente con l'assunzione del ruolo di responsabile della conservazione) documenti informatici della clientela preservandone il valore legale; si potranno effettuare, in condizioni di maggiore certezza e sicurezza, copie ed estratti di libri contabili informatici, o copie di altri documenti informatici (quali ad esempio le pagine web) e le copie degli atti notarili potranno essere facilmente consultate dal pubblico tramite le tradizionali applicazioni web; si potrà procedere alla conservazione sostitutiva di documenti cartacei con l'intervento del pubblico ufficiale».

Con riferimento alla seconda parte del quesito, riferirò nella presente nota, da un'ottica prettamente tecnica, gli aspetti principali che la concreta pratica dell'atto informatico induce nell'organizzazione notarile, facendo anche riferimento alle argomentazioni giuridiche trattate dai vari relatori che mi hanno preceduto, ai documenti ufficiali prodotti dalla Commissione informatica e ai lavori pubblicati da taluni dei suoi membri negli ultimi anni.

L'introduzione dell'atto informatico, da un punto di vista tecnico, comporta un radicale cambiamento organizzativo dei processi documentali ma, ovviamente, non della sostanza degli atti notarili. La pratica dell'atto informatico realizza, di fatto, uno dei primi processi completi e "aperti" di dematerializzazione della pubblica amministrazione. Il processo è "aperto" nel senso che, appoggiandosi agli standard previsti dalla normativa sull'e-government e, in particolar modo a quelli della firma digitale e di interoperabilità del sistema pubblico di connettività Spc Coop regolamentato da Cnipa (oggi DigitPA), consente l'automatica interazione del sistema notarile con quelli di enti terzi coinvolti nel trattamento documentale, siano essi pubblici che privati, senza la necessità di concordare preliminarmente specifici protocolli di cooperazione per l'accesso alle funzioni e ai dati bilaterali.

La sostituzione dei documenti cartacei con quelli digitalizzati, seppur concettualmente semplice da immaginare, non si traduce però nella sola trasformazione dei contenuti tradizionali in contenuti digitali (ad esempio mediante video scrittura o meccanismi di scansione dei tradizionali documenti cartacei) ma per essa vanno anche considerati i percorsi [nota 1] burocratici di tali documenti che si concludono o con una distruzione o con una loro "archiviazione" a breve medio o lunghissimo termine.

Il caso degli atti notarili, analizzato sotto l'aspetto dei processi burocratici, si presenta relativamente semplice come ciclo di gestione documentale (i percorsi documentali sono normati e diretti e coinvolgono, seppur talvolta complessi, un numero limitato di attori) ma è estremamente critico per gli aspetti legati alla validità giuridica, all'archiviazione e alla sicurezza presenti in tutte le transazioni. Per di più tali aspetti, nella quasi maggioranza dei casi, permangono per tempi lunghissimi, in teoria illimitati (si pensi ad esempio alla "conservazione" di un atto di compravendita immobiliare).

A supporto dell'atto informatico dovrà esserci, pertanto, un nuovo e qualificato sistema comprensivo dell'organizzazione documentale dello studio notarile e che deve poggiarsi su di una piattaforma tecnologica informatica, specializzata per il trattamento documentale operante in regime di elevata sicurezza e affidabilità, rispettosa di tutti i vincoli imposti dalle vigenti norme in materia di e-government e gestita da un'organizzazione dotata di personale altamente qualificato sia negli aspetti dell'informatica che dell'organizzazione dei processi burocratici che giuridica. Tale organizzazione deve operare in modo da poter garantire che i documenti oggetto della gestione siano fruibili anche dopo tempi lunghissimi, anche secolari [nota 2].

Poco più di dieci anni fa il CNN avviava, come è noto, quella che oggi possiamo definire la "prima concreta informatizzazione" del sistema notarile, intesa a realizzare la rete telematica denominata Run, rete unitaria del Notariato italiano, su cui far transitare i principali servizi di interesse per la categoria notarile, fra cui quelli di visura catastale e camerale. Per la realizzazione di tale informatizzazione e per l'erogazione dei servizi è stata creata un'apposita società di informatica del Notariato italiano, la Notartel SpA.

Il sistema informatico è evoluto negli anni di pari passo con lo sviluppo della normativa nazionale sull'e-government, mirante a perseguire forme di dematerializzazione della pubblica amministrazione. In particolare, sono state realizzate in questi ultimi anni, oltre alla già citata rete unitaria del Notariato, i servizi ormai utilizzati diffusamente da tutti i notai italiani per l'accesso al catasto, alla conservatoria e al sistema camerale, la firma dei notai con l'associata infrastruttura organizzativa di certificatore di firma (Pki). Di recente, è stato realizzato e messo in pre-esercizio il servizio tecnicamente più complesso del sistema informatico notarile: la conservazione a norma.

La conservazione, come anche evidenziato da taluni interventi della giornata, è un componente indispensabile per il trattamento dei documenti elettronici e, quindi, dell'atto informatico, nei processi documentali burocratici propri del dominio applicativo notarile.

Il sistema di conservazione a norma del Consiglio nazionale del Notariato è volto a consentire a ogni singolo notaio la conservazione di tutta la documentazione informatica, da quella che già è oggetto di interscambio con la pubblica amministrazione a quella che scaturisce dall'atto informatico e, in generale, dalla gestione dell'intera documentazione afferente all'attività notarile.

Ogni notaio è titolare del proprio archivio all'interno del sistema di conservazione del Consiglio nazionale del Notariato, e in tale ambito svolgerà la propria attività, garantendo la sicurezza che solo un'organizzazione collettiva, dedicata a tale scopo, e gestita con competenza non solo tecnica, ma anche giuridica, può offrire.

Si tratta, quindi, di un esempio di cooperazione e condivisione delle applicazioni tra soggetti muniti di totale autonomia dal punto di vista giuridico.

I documenti contenuti negli archivi di conservazione, che comprenderanno tutta la durata dell'esercizio professionale dei notai, avranno un ciclo di vita molto variabile, anche se in ogni caso esso dovrà interessare almeno il medio periodo.

Potranno essere "conservati" in tali archivi documenti informatici quali gli atti notarili informatici (atti pubblici e scritture private autenticate) conservati nella raccolta del notaio; le copie autentiche, sottoscritte elettronicamente dal notaio, di tutti gli atti conservati nella raccolta del notaio il cui originale sia redatto su supporto cartaceo; gli originali dei repertori notarili e degli altri registri obbligatori per legge, nonchè delle relative copie, ove ne sia previsto il deposito presso pubblici uffici; la documentazione informatica originale relativa all'effettuazione di istruttoria e di adempimenti obbligatori per legge (es. i documenti relativi alle attività istruttorie quali visure, scambio di corrispondenza, ecc. e quelli relativi agli adempimenti quali la registrazione, la trascrizione, la pubblicità commerciale ed i relativi pagamenti di tributi e diritti); ogni altro documento la cui conservazione sia obbligatoria in virtù di norme di legge, regolamentari o deontologiche, o sia stabilita dagli organismi di categoria.

Il contenuto dei documenti conservati nel sistema di conservazione a norma messo in esercizio, potrebbe poi essere utilizzato (su autorizzazione normativa o convenzionale), per l'acquisizione di dati statistici e la successiva elaborazione.

I servizi applicativi già realizzati e messi in esercizio costituiscono i "componenti tecnologici" di base su cui costruire il nuovo sistema informativo del Notariato, caratterizzato con l'introduzione dell'atto informatico, da un ciclo di trattamento documentale integrato di tutti i documenti (atti, ricevute, ecc.), rappresentati come documenti informatici e che comprenderà i processi degli studi notarili che coinvolgono attori (quali clienti, enti pubblici banche e imprese) con cui il sistema notarile comunemente interagisce.

Il sistema informatico del Notariato, per far fronte a una tale massiva gestione documentale, sta evolvendo, integrando nella sua piattaforma i seguenti nuovi componenti tecnologici:

· un sistema per la gestione delle identità e di controllo degli accessi (noto tecnicamente come Iam acronimo in lingua inglese di Identity access management) necessario per attuare diverse forme di autenticazione (dalle deboli a quelle avanzate) di tutti i soggetti (notai, operatori di studio, terzi pubblici e privati) che accedono ai servizi e ai dati del sistema informatico notarile.

Tale sistema, a differenza del semplice sistema di autenticazione prima in esercizio, permette di controllare l'accesso autenticato nelle credenziali, anche di altri soggetti non notai (quali il personale di studio e, all'occorrenza, anche i clienti degli studi notarili, oltre che gli interlocutori istituzionali coinvolti nei processi notarili), dando la possibilità di profilarli singolarmente o per categorie. Esso ha, inoltre, la possibilità di tracciare tutte le operazioni effettuate dai soggetti autenticati nel pieno rispetto della normativa sulla privacy e della sicurezza delle operazioni.

Lo Iam realizzato risponde pienamente ai requisiti di "accesso federato" e normato per la P.A. che consente a due enti generici, mediante uno scambio sicuro di credenziali, di accedere mutuamente ai servizi abilitati dalle credenziali esposte senza un preventivo protocollo fra gli stessi ma operando secondo lo standard proprio della "federazione". Ciò permetterà l'accesso qualificato dei notai o dei loro collaboratori a tutti i servizi delle pubbliche amministrazioni pubblicati e operanti secondo tali standard.

E', ormai, convinzione diffusa che il mutuo riconoscimento tra sistemi informatici operanti in rete è elemento fondamentale per garantire l'accesso automatico ai dati con elevati livelli di sicurezza e di integrazione. Si determinano così "insiemi qualificati di utenti", abilitati a operare con l'amministrazione pubblica. Ciò, ovviamente, può estendersi anche al sistema bancario o ad altri sistemi di rilevante interesse economico.

A tal proposito si evidenzia che è già in fase di sperimentazione con l'Agenzia del territorio la revisione dell'accesso ai servizi catastali e di conservatoria secondo tale modalità;

· un'infrastruttura di firma digitale ad uso dei servizi interni, simile a quella in essere per la firma digitale dei notai, finalizzata a fornire i necessari meccanismi crittografici per la sicurezza degli accessi e l'integrità dei dati trasmessi all'Iam e al gestore dei processi di trattamento documentale. Tale infrastruttura fornirà ad esempio tutte le chiavi di sessione sicura richieste dalle transazioni della conservazione;

· un sistema centralizzato di governo del complesso workflow documentale in grado di trattare in sicurezza e confidenzialità gli atti informatici provenienti da tutti gli studi notarili verso i componenti di archiviazione/conservazione e verso gli enti collegati e interessati dagli specifici processi documentali;

· un sistema di archiviazione, collegato e sincronizzato anche con il sistema di conservazione a norma, a supporto del ciclo di trattamento dei documenti informatici prodotti negli studi notarili e che consente il deposito sicuro di tutti i documenti informatici e non solo di quelli da inviare alla conservazione;

· un nuovo portale per i servizi informatici del Notariato in tecnologia web (rivolto a notai, collaboratori di studio e aperto anche ai clienti e a tutte le parti interessate a interagire con il sistema notarile) con un'interfaccia semplice e sicura, dotato di un motore per il trattamento e la ricerca sintattico-semantica dei documenti;

· un sistema di disaster/recovery in grado di garantire il totale e rapido ripristino dei dati e la continuità nell'erogazione dei servizi critici (ad esempio quello della conservazione e della firma digitale) in caso di situazioni di guasti o di disastri ambientali;

· una piattaforma per lo scambio telematico in tempo reale di documenti autentici tra i Notariati europei che va definitivamente consolidata e messa in esercizio unitamente alla creazione di un annuario notarile europeo.

Scenari e sviluppi futuri

Il sistema informatico del Notariato è allo stato formato da specifiche applicazioni che automatizzano singoli processi manuali eseguiti negli studi notarili. I programmi di studio, sviluppati da case di produzione software specializzate per tali tipi di applicazioni, sono stati modificati negli anni per adeguare l'interfaccia uomo macchina agli standard visuali utilizzati dai sistemi operativi quali Windows e Mac, e per integrare in essi le nuove funzionalità quali la composizione dei documenti necessari ai vari adempimenti, la formazione dei plichi di spedizione nei formati richiesti e l'attivazione della loro trasmissione, rimanendo pur sempre applicazioni locali eseguite in isolamento, ad uso di un'utenza limitata e senza alcuna condivisione di dati con altri sistemi esterni allo studio.

L'introduzione dell'atto informatico e i cambiamenti che esso introdurrà nel trattamento documentale comporterà di certo nei prossimi anni, un aumento del volume dei documenti informatici che gli studi notarili dovranno trattare. E' concreta, quindi, l'esigenza di definire e realizzare cicli di gestione documentale completamente integrata (tutti gli atti e i documenti ad essi allegati, ricevute, ecc.) che includono i processi di trattamento che avvengono all'interno e all'esterno dello studio verso altri enti pubblici e/o privati.

Contrariamente a quanto avvenuto nel passato, tale integrazione non sempre è completamente delegabile alle case di sviluppo software per l'impossibilità di interazione diretta con le pubbliche amministrazioni che richiedono l'uso di meccanismi di accesso e credenziali non disponibili a singoli soggetti ma a intere categorie.

Gli attuali programmi per la gestione dello studio notarile, sviluppati sin dagli anni 90, in modalità proprietaria dovranno evolvere verso un sistema a componenti standard e facilmente integrabili.

Il che comporta l'immediata pianificazione di un vero e proprio piano regolatore dei servizi e delle modalità della loro erogazione e usufruizione, e la successiva realizzazione di componenti software fortemente integrati e in grado di rendere trasparente al notaio la complessità dell'intero sistema applicativo.

Il nuovo sistema informatico integrerà, quindi, in processi unici i servizi interni allo studio, con quelli centralizzati e sviluppati direttamente dalla sua società di servizi Notartel o da terze parti, coordinate mediante appositi standard interni, e dalle pubbliche amministrazioni.

In pratica, i futuri processi documentali notarili dovranno essere informatizzati componendo le applicazioni informatiche a partire da un insieme di servizi standard disponibili in rete Internet, prodotti e manutenuti da soggetti qualificati. I programmi di studio devono essere realizzati con applicazioni modulari in grado di integrare, in modo standard, i diversi servizi messi a disposizione da provider qualificati e, prevalentemente da Notartel.

Le architetture dei sistemi informatici delle grandi organizzazioni (i cosiddetti sistemi enterprice), stante le disponibilità e i costi contenuti degli accessi alla rete internet a larga banda attuali e l'affidabilità delle connessioni e le prestazioni dei moderni processori e sistemi di calcolo, tendono sempre più a concentrare i livelli applicativi e di archiviazione dei dati in strutture centralizzate dette "data center", dotate di sistemi server molto potenti, raggruppati in cluster, in modo da operare in regime di elevata affidabilità e continuità dei servizi e con funzionalità avanzate per il salvataggio dei dati e per il disaster/recovery dei servizi erogati.

In modo analogo anche il sistema informatico del Notariato si avvia verso un'architettura di data center che consente di ottenere la semplificazione dei sistemi informatici in uso presso gli studi notarili che si dovranno dotare soltanto di semplici personal computer, di sistemi quali Pda, Ipad, e similari, e di piccoli server adibiti alla sola automazione d'ufficio e alla condivisione di risorse quali quelle di stampa, connessi i rete locale cablata e/o wifi sicura e in grado di accedere via semplice interfaccia web a tutti i servizi interni e esterni al sistema notarile e a quello di clienti e enti terzi.

Il sistema di conservazione, al di la del suo impiego principale legato al deposito degli atti informatici, presenta tante potenzialità solo in parte esplorate, come ad esempio l'integrazione del sistema di documentazione notarile in un nascente più ampio sistema informativo della P.A.

Esso è tecnologicamente già predisposto per essere impiegato per:

· l'apertura degli archivi alla pubblica autorità per le verifiche antiriciclaggio, peraltro ormai normativamente previsto, anche se in attesa della normativa di attuazione;

· l'apertura (prospettata) degli archivi alle indagini giudiziarie;

· la creazione di nuovi pubblici registri o sistemi aventi analoghe funzioni;

· l'acquisizione di dati statistici e la successiva elaborazione.

I documenti assoggettati a conservazione a norma potranno quindi essere resi disponibili per la consultazione e l'acquisizione a tutti i soggetti interessati e autorizzati e, in particolare, alle pubbliche amministrazioni, in base alle rispettive competenze.

Va, infine, valutata la possibilità di utilizzare i servizi di conservazione/archiviazione o la tecnologia per essi impiegata per attivare nuovi servizi di studio, rivolti all'utenza qualificata notarile, quali ad esempio conservazione e cassaforte sicura, secondo opportune regole e manuali operativi, non delegando, in tal modo, ad altre categorie forme di conservazione da sempre proprie del Notariato.

Se poi l'utilità di sistema della conservazione della documentazione notarile è rappresentata dalla possibilità di utilizzare tale massa documentale per finalità di interesse pubblico, è necessario che l'acquisizione dei dati sia, almeno a regime, generale ed obbligatoria.

Altro aspetto di rilevante importanza e che nel prossimo futuro dovrà essere preso in grande considerazione è quello della formazione continua. Si fa sempre più forte l'esigenza di realizzare forme avanzate di didattica a distanza, con contenuti specifici per il mondo notarile (eventualmente rivolto anche alle scuole notarili e ad altri soggetti esterni alla categoria). Le tecnologie a supporto di tale tipo di formazione non possono essere che quelle delle moderne piattaforme di e-learning e di video conferenza a basso costo. A tal uopo sarebbe opportuno perseguire sia per gli aspetti squisitamente tecnici che dei contenuti e dell'organizzazione del servizio, a un collegamento con le maggiori Università italiane per stabilire un piano di iniziative da poter condividere o semplicemente rendere note. Sarebbe la prima categoria professionale a sviluppare un piano di formazione in internet in parte aperto che sarebbe di interesse anche per le pubbliche amministrazioni centrali e locali, oltre che per altri ordini professionali.

In conclusione a queste brevi note, di certo non esaustive per quel che concerne la descrizione di un complesso sistema informatico per il trattamento documentale a norma quale quello notarile, voglio rimarcare il ruolo trainante che ha avuto il Notariato italiano nello sviluppo dell' e-government nazionale. Il Notariato è stato, ed è sempre più considerato un punto di riferimento per le competenze di informatica giuridica e per le capacità organizzative e realizzative di nuovi servizi e nuove sperimentazioni, un interlocutore privilegiato specialmente per i Ministeri di giustizia e dell'economia e per il sistema camerale. L'atto informatico è da ritenersi il risultato più importante che si sta per acquisire a seguito degli investimenti decennali fatti in tale direzione.

E' importante per il Notariato mantenere tale posizione di privilegio anche rispetto alle altre organizzazioni professionali che nell'unanime convinzione che debbano essere definite nuove strategie per la cooperazione con la P.A. per poter assumere nuovi ruoli di supporto, non tarderanno a intraprendere solertemente analoghi percorsi seguiti in questi anni dal Notariato onde acquisire maggiori "privilegi" di categoria. Se è vero che il Notariato è in questo momento in posizione di indubbio vantaggio a riguardo è anche vero che la storia dell'innovazione insegna che per emulazione è possibile che le altre categorie possono facilmente recuperare lo svantaggio con un ricorso a nuove tecnologie, facendo tesoro delle esperienze già maturate in altri settori e sfruttando la dinamica e i cambiamenti imposti da una normativa in costante evoluzione.

[nota 1] Tecnicamente tali percorsi sono noti come "document flow" e con "workflow management" si indica il generico flusso che caratterizza un processo di trattamento documentale sia esso di natura burocratica, soggetto, spesso a vincoli normativi, che un processo generico soggetto ad altri tipi di vincoli. Infine, con "motore di workflow" si intende l'applicativo informatico che soprassiede a tutte le operazioni di gestione dei percorsi documentali tra operatori o "workers" e che ne controlla vincoli (ad esempio di ordine e precedenze), fasi, tracciamento, ecc.

[nota 2] Si pensi a quanto avviene con l'uso della tecnologia della carta che garantisce la sicurezza di poter fruire di un atto stipulato parecchi secoli or sono.