RAPPORT ESPAGNE: La Médiation
RAPPORT ESPAGNE: La Médiation
Rapporteur national : Francisco Armas Omedes. Notaire de Barcelone

L'ADMINISTRATION DE LA JUSTICE ET LA CONTRIBUTION/COLLABORATION DU NOTAIRE :

RÔLE HISTORIQUE ET TRADITIONNEL DU NOTAIRE

         Le notaire en Espagne est traditionnellement et historiquement le dépositaire de la foi publique extrajudiciaire. Ainsi, l'article 1er de la loi sur le notariat en vigueur stipule que « Le notaire est le fonctionnaire publique autorisé à faire foi, conformément aux lois, aux contrats et autres actes extrajudiciaires. ». De même, le règlement notarial stipule dans son premier article que « Le notaire, en tant que professionnel du droit, a le devoir de conseiller les personnes s'opposant à leur ministère et de leur proposer des moyens juridiques plus adéquats pour arriver aux fins licites visées ». L'article 3 du règlement mentionné qualifie le notaire « d'organisme de juridiction gracieuse ».
Du point de vue des faits ou de la pratique quotidienne, il est possible d'affirmer que la société espagnole a toujours perçu le notaire comme un conseiller qualifié, à qui elle recourt ajusté sa volonté au système juridique et demander conseil et orientation afin d'éviter ou de limiter de possibles conflits juridiques futurs et elle le considère comme un élément fondamental du système de sécurité juridique préventif espagnol. L'expression formulée par Joaquín Costa selon que « A notaire ouvert, tribunal fermé » est traditionnelle et illustre l'idée ancrée dans la société espagnole que la contribution notariale permet d'éviter les conflits. En définitive, en plus de la fonction de faire foi ou d'authentifier et d'accréditer les faits et affaires juridiques, une finalité de prévention des litiges a toujours été reconnue à l'activité notariale dans le système espagnol de sécurité juridique préventive.
Cependant, la fonction qui est attribuée au notaire en Espagne de manière institutionnelle et réglementée n'est pas celle de résolution des conflits, déjà existante, mais celle d'assister les parties pour conclure un accord selon leur volonté dans le cadre du système juridique et pour éviter de futurs litiges. S'il existe déjà un conflit entre les parties et qu'elles parviennent à un accord pour résoudre le conflit traditionnellement jusqu'à la date prévue, l'intervention notariale se produit dans le cadre de la passation d'un acte authentique de transaction pendant laquelle il remplira son rôle d'assistance et de conseiller aux parties. Cela n'empêche pas que les particuliers demandent souvent conseil au notaire en ce qui concerne leurs droits et devoirs lors d'un conflit concret. Cette tâche du conseil notarial permet parfois l'obtention d'un accord mettant fin au conflit mais cette « médiation » n'est en fait pas régularisée conformément à la règlementation.

2. QUELS SONT LES INSTRUMENTS NOUVEAUX ET RÉCENTS EN ESPAGNE ?

L'attribution au notaire, en tant que organisme de juridiction gracieuse, de diverses compétences dans le domaine de la collaboration avec l'administration de la justice est également une attribution traditionnelle.   Dans la dernière législature, le gouvernement a publié un avant-projet de loi de juridiction gracieuse augmentant les compétences du notaire pour décharger et alléger la charge de travail des cours de justice qui ne peuvent finalement plus gérer les formalités parlementaires.  Les domaines relevant de la compétence traditionnelle du notaire ainsi que les actes de délimitations, d'excès de contenance ou d'immatriculation sont régularisés dans cet avant-projet.  Il en va de même pour les actes notariaux de déclaration d'héritiers dans le cas de succession ab intestat (qui ont donné de bons résultats dans la pratique depuis 1992, date à laquelle la compétence notariale a été introduite dans ce domaine jusqu'alors réservé aux juges).  Les notaires étaient jusqu'à présent seulement compétent pour ces actes dans les cas de déclaration en faveur des ascendants ou des descendants. Dans l'avant-projet de loi, la compétence notariale s'élargit à tous les cas de déclaration d'héritiers (également à l'égard des parents collatéraux) bien que sans caractère exclusif, de telle manière que les parties puissent choisir si elles préfèrent avoir recours au tribunal ou au notaire. Les compétences notariales ont également été élargies dans d'autres domaines comme la consolidation de dettes en argent, l'inventaire des biens ou les ventes aux enchères publiques. Il faut remarquer que, généralement, dans l'avant-projet les compétences sont partagées entre le Tribunal et le notaire de telle manière que le particulier puisse choisir librement d'avoir recours à l'organe judiciaire (le greffier) ou au notaire.
Le projet n'a pas été approuvé car le gouvernement l'a retiré face au désaccord entre les forces parlementaires. L'admission ou non de contradictions dans les procédures de juridiction gracieuse ayant peut-être été le principal point de désaccord. Dans la nouvelle législature qui vient de commencer, le thème de la modification de la loi de juridiction gracieuse sera probablement de nouveau abordé, comme déjà annoncé par le garde des sceaux.
Les déclarations du garde des sceaux en ce qui concerne ce projet de loi de juridiction gracieuse ont eu justement ces derniers jours une grande répercussion médiatique en raison de l'annonce que les notaires seront compétents en matière de séparation et divorce par consentement mutuel entre les parties, à condition qu'il n'y ait pas d'enfants mineurs et aussi pour la célébration du mariage civil. Il semble que cette compétence sera partagée pour que le particulier puisse décider d'avoir recours soit au notaire soit au tribunal en ce qui concerne ces affaires. Le notariat a collaboré au projet antérieur et est prêt à collaborer avec le nouveau gouvernement pour la mise en place de ce projet de loi faisant appel à la collaboration notariale pour réduire la charge de travail des tribunaux.

En ce qui concerne les moyens alternatifs de résolution de conflits, la modification dont les formalités parlementaires se sont terminés par un succès a été la modification de la loi d'arbitrage par la loi 11/2011 du 20 mai, qui exige non plus d'être « avocat en exercice » mais « juriste » pour pouvoir être nommé arbitre de droit et qui permet aux notaires d'être nommés arbitres de droit dans les procédures d'arbitrage. C'est pourquoi les notaires, dans le domaine de l'arbitrage, ont à présent un double rôle : d'une part le rôle traditionnel d'assistance lors de l'introduction de la clause de soumission d'arbitrage dans les actes autorisant, particulièrement dans les actes de constitution de sociétés commerciales, et un rôle nouveau, d'autre part en tant que possibles arbitres de droit s'ils sont désignés par l'institution d'arbitrage qui gère l'arbitrage ou par accord des parties lors de la procédure d'arbitrage. L'éventail de professionnels pouvant être nommés arbitres de droit s'agrandit donc, ce qui entraînera sans doute une diffusion plus importante et un intérêt grandissant pour l'arbitrage.
 Dans la modification mentionnée de la loi d'arbitrage, l'inclusion de la clause d'arbitrage dans les statuts des sociétés à capitaux est favorisée puisque le vote favorable des deux tiers du capital social est suffisant pour que cette modification statutaire soit approuvée alors que l'unanimité était nécessaire auparavant. Cependant, les statuts peuvent renforcer la majorité exigible si les membres en décident ainsi.  Avec cette modification, une augmentation de l'arbitrage en matière sociétaire est attendue et cela suppose une réduction des affaires confiées aux tribunaux ordinaires.

LA MÉDIATION

1.- La législation.
               Avertissement : Une fois la rédaction de ce rapport terminée, le Gouvernement a approuvé lors de la réunion du Conseil des ministres du 2 mars 2012, le décret-loi royal de médiation en affaires civiles et commerciales, publié dans le Bulletin officiel de l'État le 6 mars 2012 et entrant en vigueur le jour suivant sa publication.
                C'est pourquoi j'inclurai en gras dans la suite de la rédaction précédente les nouveautés concernant ce décret royal.

      Il n'existe actuellement pas de législation étatique concernant la médiation dans les affaires civiles et commerciales. Le gouvernement a envoyé au parlement un projet de loi de médiation pour les affaires civiles et commerciales afin de respecter l'incorporation de la directive 2008/52 du Parlement européen au système interne, directive qui a été publiée dans le Bulletin des deux chambres du 29 avril 2011, mais qui n'a pas été approuvée dans la dernière législature. Le gouvernement actuel devra remettre un nouveau projet de loi au parlement puisque le délai pour que l'Espagne réalise l'incorporation de la directive mentionnée à son système juridique interne a expiré.
Actuellement, ce récent décret royal comprenant la directive mentionnée sur l'ordre interne espagnol est déjà en vigueur.
En ce qui concerne les communautés autonomes, la Catalogne a approuvé la loi 15/2009 du 22 juillet de médiation dans le domaine du droit privé qui est en vigueur sur son territoire et la Cantabrie a de même promulgué la loi de médiation 1/2011 du 28 mars. De nombreuses communautés autonomes ont également régularisé la médiation familiale à caractère spécifique, que je laisse de côté dans ce rapport pour me concentrer sur la médiation à caractère générale dans le domaine du droit privé, en particulier pour les affaires civiles et commerciales comme l'indique la directive européenne mentionnée.
Dans le présent rapport je suivrai le projet de loi d'état mentionné et la loi catalane de médiation dans le cadre du droit privé pour répondre aux questions posées. Cette loi est en effet la première à avoir régularisé la médiation en général et la règlementation des autres communautés autonomes s'est alignée sur elle postérieurement. Cependant, la majorité concerne vraiment la médiation familiale comme je l'ai indiqué auparavant et non la médiation dans les affaires civiles et commerciales. Ce sont les textes publiés actuellement. Il faut cependant remarquer que les critères du projet de loi peuvent être modifiés par le nouveau gouvernement lorsqu'il émettra sa nouvelle proposition de règlementation étatique. C'est pourquoi ce rapport doit être pris avec précaution en ce qui concerne les références à la situation actuelle (février 2012), dans l'attente de ce nouveau projet de loi.
Actuellement, le décret royal mentionné est déjà en vigueur.

Définition de la médiation.

Le projet de loi a défini la médiation dans son article 1 comme « un moyen de résoudre les controverses pour lesquelles deux parties ou plus tentent volontairement de parvenir à un accord par elles-mêmes avec l'intervention d'un médiateur ». Elle se réfère à la médiation pour les affaires civiles et commerciales. Les médiations pénale, professionnelle et concernant la consommation selon l'article 2.2 n'en font pas partie.
Le décret royal exclut également la médiation avec les administrations publiques.
Pour sa part, la loi catalane en vigueur définit dans son article 1er la médiation comme « la procédure non juridictionnelle à caractère volontaire et confidentiel qui a pour but de faciliter la communication entre les personnes afin qu'elles trouvent elles-mêmes une solution aux conflits qui les affectent, avec l'assistance d'un médiateur agissant de manière impartiale et neutre. »

- Voies d'accès à la médiation.

Le projet de loi n'a pas établi le caractère obligatoire de la médiation, mais a modifié la loi de procédure civile en modifiant l'article 437 de celle-ci en indiquant dans les procédures civiles auxquelles se réfère le paragraphe de l'article 250, qui consiste en une réclamation de quantité, qu'elles ne se référaient pas aux domaines prévus dans le paragraphe 1 du même article et qu'il ne s'agissait pas d'un domaine de consommation, LA TENTATIVE DE MÉDIATION SERA OBLIGATOIRE par les parties dans les six mois précédant la présentation de la demande. Cela signifie que pour les demandes dont le montant n'excède pas 6 000 euros ne se référent pas aux affaires mentionnées dans le numéro 1 de cet article 250 et ne relèvent pas du domaine de la consommation, la tentative de médiation a un caractère obligatoire.
La loi sur la juridiction du contentieux administratif a également été modifiée en habilitant le juge, pour qu'il puisse imposer aux parties la tentative de médiation s'il la considère pertinente.
Il faut finalement souligner que, comme mesure d'incitation pour que les parties aient recours à la médiation, il a été établi qu'il existait une imprudence ayant pour effet la taxation des dépens en cas de non-assistance d'une partie à la session d'information de la médiation lorsque celle-ci est obligatoire. Cela stimule l'assistance des parties à cette session d'information car, si elles ne le font pas, elles courent le risque d'être condamnées à des dépens, cela signifie qu'elles devront assumer tous les coûts de la procédure, y compris les honoraires de la défense de la partie contraire.
Le décret royal en vigueur supprime le caractère obligatoire de la tentative de médiation, de telle sorte que cette dernière soit toujours volontaire. Il n'est fait non plus aucune référence à l'imposition de frais en cas de non-assistance à la session d'information.
La loi de procédure civile est modifiée, concrètement l'article 414, section 1, deuxième paragraphe afin d'établir que la convocation informera les parties de la possibilité d'avoir recours à la médiation et que le tribunal, selon l'objet de la procédure, pourra inviter les parties à parvenir à un accord, à travers d'une procédure de médiation si nécessaire en leur demandant d'assister à une session d'information.
Pour sa part, la loi catalane ne régularise pas cet aspect en indiquant dans son article 12 que la médiation peut débuter, sur demande des parties d'un commun accord, que ce soit par initiative propre ou sur demande de l'autorité judiciaire ou pour dérivation de la justice de paix, des professionnels d'une corporation ou des services publics de domaines diverses, qui peuvent la proposer aux parties et contacter le centre de médiation de droit privé de Catalogne.
En définitive, la médiation est en résumé volontaire, à caractère général, mais la tendance du législateur est d'habiliter le juge pour que ce dernier puisse imposer la tentative de médiation ou l'imposer directement par la loi dans certaines affaires où le montant est moindre (moins de 6 000 euros dans le projet mentionné), mais sans que les règles en vigueur à ce sujet aient été actuellement, pour l'instant, approuvées. Avec la nouvelle norme en vigueur, le juge est simplement habiliter à pouvoir inviter les parties à effectuer une tentative de médiation.

- Possibilité d'exécuter les accords résultants de la médiation.

L'article 26 du projet de loi d'état établit que « l'accord de médiation, de manière formelle et conformément à ce qui figure dans l'article 24, aura une efficacité exécutive et sera un acte suffisant pour pouvoir ouvrir une procédure d'exécution forcée dans les termes prévus par la loi de procédure civile, à condition que la demande exécutive soit accompagnée d'une copie des actes de la session constitutive et la fin de la procédure ». Cependant, l'article 29 indiquait que « les accords dont le contenu sera contraire au droit ne pourront être exécutés » et l'article 556 de la loi de procédure civile concernant les causes de l'opposition à l'exécution a été modifié par conséquent. Il indiquait que « dans le cas d'accords de médiation, le tiers saisi pourra opposer que son contenu est contraire au droit ».
L'article 24 conforme à la formalisation de l'accord de médiation exigeait seulement un contenu minimum (identité et domicile des parties, lieu et date, obligations assumées par chaque partie et preuve qu'une procédure de médiation a été respectée selon les dispositions de cette loi et l'indication du médiateur et de l'institution de médiation qui est intervenue) signé par les parties ou leurs représentants et le médiateur. Un exemplaire de ce document était délivré à chacune des parties et au médiateur pour sa conservation. Ce document sera l'acte qui portera l'exécution correspondante.
D'autre part, chacune des parties pouvait déposer l'accord de médiation au rang des minutes d'un notaire à ses frais. Et lorsque l'accord de médiation devait être exécuté dans un autre état, le dépôt au rang des minutes d'un notaire était nécessaire pour être considéré comme un acte exécutif, en plus des conditions requises dans ce cas par les conventions internationales dont l'Espagne faisait partie et les règlementations de l'Union européenne.
Cela signifie que, dans le projet de loi, il a été décidé que l'accord de médiation qui ne devait pas être exécuté dans un autre état, même s'il figurait sur un document privé, est un acte exécutif bien qu'une cause d'opposition ait été ajoutée dans la procédure exécutive (ce sont des causes qui ont été déterminées par la loi), le tiers saisi pouvant ainsi alléguer que l'accord de médiation était contraire au droit.
Le décret royal modifie le projet de loi de telle manière que l'article 25 indique en ce qui concerne la formalisation du titre exécutoire que les parties pourront transposer en la forme authentique sous seings privés l'accord atteint après une procédure de médiation et que dans ce but, il sera présenté par devant Notaire avec une copie des actes de la session constitutive et la fin de la procédure. Le Notaire vérifiera que les conditions exigées dans le décret-loi royal soient respectées et que son contenu ne soit pas contraire au droit. Lorsqu'il doit être exécuté dans un autre état, en plus de la transposition de l'accord en la forme authentique sous seings privés par devant Notaire, les conditions pouvant être exigées par les Conventions internationales en vigueur en Espagne et par les règlementations de l'Union européenne, devront être respectées.
Si l'accord a été conclu grâce à une médiation mise en place après avoir engagé une procédure judiciaire, les parties pourront demander au tribunal son homologation conformément à la loi de procédure civile.
Les accords transfrontaliers pourront seulement être exécutés en Espagne lorsque cette forcé exécutoire provient de l'intervention d'une autorité compétente ayant des fonctions équivalentes à celles des autorités espagnoles. Tout cela sans préjudice aux dispositions de la règlementation de l'Union européenne et des conventions internationales en vigueur en Espagne. Un accord de médiation qui n'a pas été déclaré exécutoire par une autorité étrangère pourra seulement être exécuté en Espagne après transposition de l'accord en la forme authentique sous seings privés par devant Notaire espagnol, sur demande des parties ou sur demande de l'une d'entre elles avec l'autorisation express des autres parties.
En définitive, pour que l'accord ait une force exécutoire, il devra être transposé en la forme authentique sous seings privés par devant Notaire, c'est la règle générale en Espagne. Les honoraires des notaires seront modifiés en conséquence  lors de la formalisation des accords de médiation en mentionnant que ces derniers seront considérés comme des documents « sans quantité», inférieurs aux documents de quantité.

- Caractéristiques de la procédure.

La procédure de médiation commence par une session d'information sur les avantages et les caractéristiques de celle-ci, son coût, l'organisation de la procédure, les conséquences juridiques de l'accord qui pourrait être conclu et le délai (article 18 du projet de loi d'état et 15 de la loi catalane). La justification de l'assistance à cette réunion est en général suffisante dans le cas de la médiation obligatoire pour que la procédure soit considérée comme accomplie.
Par la suite, et si les parties le décident, la session constitutive sera célébrée et un acte sera dressé et établira l'identification des parties, la désignation du médiateur ou de l'institution de médiation, l'objet du conflit, le programme des réunions et la durée maximale, les coûts, l'acceptation volontaire par les parties de la médiation et le lieu et la date (articles 20 du projet et 15 et 16 de la loi catalane). La durée maximale est de deux mois, prolongeable dans certains cas.
Un acte final est conclu et reflète les accords conclus ou résiliés pour toute autre cause.
Lors du procès, le médiateur doit respecter les principes de neutralité, d'impartialité et de confidentialité et ne doit pas imposer une solution aux parties, mais faciliter le dialogue, encourager la compréhension et aider à la recherche de solutions en veillant à ce que les parties prennent leurs propres décisions de manière libre et consciente et que l'information et l'assistance (y compris des avocats de la partie qui assistent à la réunion) soient suffisantes (article 13 de la loi catalane).
C'est donc une procédure flexible dont les points fondamentaux sont la réunion d'information initiale, la session constitutive avec l'acte initiale et l'acte final avec la conclusion de la procédure concernant les accords atteints ou résiliés pour toute autre cause.
Le décret royal ne fixe pas de durée maximale de la procédure et indique seulement dans l'article 20 que sa durée sera la plus brève possible.

- Rapport entre la médiation et le procès.

Conformément à l'article 11 du projet de loi d'état, les parties en conflit agiront en accord avec le principe de bonne foi et « durant la période du déroulement de la médiation les parties ne pourront interjeter entre elles aucune action judiciaire ou extrajudiciaire en relation avec son objet ».
De même, le début de la médiation suspendra la prescription ou la forclusion des actions. La médiation commence au moment de la présentation de la sollicitude par une des parties ou son dépôt, dans ce cas devant l'institution de médiation. Si l'acte de la session constitutive n'est pas signé dans un délai de quinze jours civils à compter du jour du début de la médiation, le calcul de délai sera remis à jour, conformément à l'article 4 du projet de loi.
Par ailleurs, l'article 7.2 du projet de loi établit que la procédure de médiation négociée de bonne foi devra être tentée avant d'avoir recours à la juridiction ou à une autre solution extrajudiciaire s'il existe un pacte écrit exprimant l'engagement de soumettre à médiation les controverses survenues ou pouvant survenir. Cette clause prendra effet même lorsque la controverse traite de la validité ou de l'existence du contrat où elle figure.
Si un accord de médiation est atteint, il aura un effet de chose jugée pour les parties et, face à cela, seule l'annulation pourra être demandée dans un délai d'un mois à compter de la signature conformément à l'article 24.2 du projet de loi.
D'un autre côté, selon le principe de confidentialité, ni les médiateurs, ni les personnes participant à la procédure de médiation ne seront obligés de déclarer ou de présenter la documentation dans une procédure judiciaire ou d'arbitrage sur l'information provenant d'une procédure de médiation sauf si les parties le dispensent ou si les juges du pénal le sollicitent, conformément à l'article 10.2 du projet de loi. La loi catalane indique également dans son article 7.2 que dans une procédure de médiation, les parties ne peuvent pas demander la déclaration du médiateur comme expert ou témoin d'une des parties lors du procès ou des actes d'instruction judiciaire afin de ne pas compromettre sa neutralité, sans préjudice de ce qui est établi par la législation pénale ou procédurale. L'article 5.2 indique que, si une des parties se désiste de la procédure de médiation, le fait de se désister, les offres de négociation des parties, les accords qui ont été abrogés dans les délais, les formes adéquates ou toute autre circonstance connue due à la procédure ne peuvent avoir d'effets dans un litige ultérieur.
Le décret royal me modifie pas ce qui est mentionné précédemment et indique que l'engagement à se soumettre à la médiation et l'ouverture de celle-ci empêche les tribunaux de prendre connaissance des controverses soumises à médiation lors du déroulement de cette dernière, dans le cas où la partie intéressée l'invoque à travers du déclinatoire. Le déclinatoire n'empêchera pas l'ouverture ou la poursuite des actes de médiations.

- Accès des accords de médiation aux registres publics.

Aucune règle spécifique n'est établie à ce sujet pour les accords de médiation, ni dans le projet de loi d'état, ni dans la réglementation des communautés autonomes. Le principe habituel de la titularisation publique domine donc pour accéder au registre foncier et au registre du commerce et des sociétés. Les accords de médiation devraient être dressés en actes authentiques par devant notaire, les deux parties comparaissant pour pouvoir accéder aux registres mentionnés en appliquant la réglementation générale correspondante.

2.- La figure du médiateur.

- Le statut juridique du médiateur.

Le médiateur est considéré juridiquement comme un particulier qui détient la fonction de médiateur tout en respectant les principes de volonté (le principe général est la liberté totale pour débuter et terminer une médiation). L'impartialité du médiateur, l'équilibre des positions des parties, la neutralité (matérialisée par l'objectif que les parties parviennent elles-mêmes à un accord) et la confidentialité doivent régir ses actes. L'acceptation de la médiation le contraint à respecter fidèlement ses fonctions, s'il ne les respectait pas il serait responsable des dommages et préjudices causés et la partie lésée aura action directe contre le médiateur et dans ce cas contre l'institution de médiation correspondante, indépendamment des actions de remboursement offrant une assistance contre les médiateurs. Tout cela conformément à l'article 15 du projet de loi d'état. Ce projet de loi exige par ailleurs que les médiateurs aient souscrits à une assurance de responsabilité civile ou à une garantie équivalente. Les conditions pour agir en tant que médiateur seront exposées postérieurement.
Le décret royal précise que la responsabilité du médiateur est pour mauvaise foi, témérité ou dol.

- Compatibilité de l'activité de médiation avec d'autres professions indépendantes et en particulier avec celle de notaire.
          
      L'activité de médiateur est compatible avec l'exercice d'autres professions indépendantes à condition que celles-ci respectent le principe d'impartialité et d'indépendance du médiateur. Les seules conditions pour pouvoir être médiateur, comme expliqué par la suite, sont de jouir pleinement des droits civils, de ne pas avoir de casier judiciaire pour des délits entachés de dol, d'être en possession d'un diplôme universitaire ou d'éducation professionnelle supérieure, d'avoir souscrit à une assurance de responsabilité civile ou à une garantie équivalente et d'être inscrit au registre des médiateurs et des institutions de médiations. C'est ce qui figure dans l'article 12 du projet de loi d'état.
Le notaire pourra agir comme un médiateur s'il respecte les conditions antérieures. Récemment, au mois de janvier 2012, l'ordre des notaires de Madrid a mis en place un cours de médiation auquel ont participé plusieurs notaires afin de se préparer à cette activité. Dans l'ordre des notaires de Catalogne, un autre cours a été donné par le CEDR (Centre for Effective Dispute Resolution). L'ordre notarial est en train de préparer la prochaine réglementation de la médiation et fait son possible pour prévoir la formation de ses membres pour ceux souhaitant réaliser cette activité.

- Conditions et formation du médiateur. 

Les conditions pour être médiateur sont indiquées dans l'article 12 du projet de loi d'état cité précédemment et sont en résumé les suivantes : être en possession d'un diplôme universitaire ou d'éducation professionnelle supérieure, disposer d'une assurance de responsabilité civile, ne pas avoir de casier judiciaire et être inscrit au registre des médiateurs et des institutions de médiations sous la tutelle du ministère de la Justice. Par ailleurs, la loi catalane exige qu'il soit inscrit dans les ordres professionnels correspondants ou fasse partie d'une association professionnelle dans le domaine de la médiation, accréditée par le département compétent en matière de droit civil ou d'assurer des services comme médiateur pour l'administration.
Les institutions de médiation, conformément à l'article 5 du projet de loi d'état, devront garantir la transparence de la désignation des médiateurs et seront responsables solidairement de cette procédure. Dans le cas où l'arbitrage entre également en compte, elles adopteront les mesures nécessaires pour assurer l'incompatibilité entre les deux activités.
De plus, l'article 6 du projet de loi confie au ministère de la Justice la tenue du registre des médiateurs et institutions de médiation et institue que ce ministère vérifiera le respect des conditions exigées permettant d'être habilité à exercer cette activité.
Quant à la formation, en plus du diplôme universitaire ou d'éducation professionnelle supérieure, l'article 13 du projet de loi stipule que les administrations publiques compétentes, en collaboration avec les institutions de médiation, encourageront la formation initiale et continue des médiateurs, l'élaboration des codes de conduite volontaires et l'adhésion à ces codes de médiateur et aux institutions de médiation.
 L'article 3 de la loi catalane indique que le médiateur doit être en possession d'un diplôme universitaire officiel et attester d'une formation et d'une habilitation spécifique en médiation dûment actualisées selon les conditions établies par la réglementation. D'autres préceptes régissent le centre de médiation de droit privé de Catalogne, organisme assigné au département compétent en matière de droit civil et qui a la fonction d'homologuer les études, les cours et la formation spécifique en matière de médiation afin d'inscrire les médiateurs dans les registres correspondants.
Le décret royal modifie les conditions du projet et indique que les particuliers en plein exercice de leurs droits civils peuvent être médiateurs, à condition que la législation à laquelle ils peuvent être soumis pendant l'exercice de leur profession ne l'interdise pas. Le médiateur devra avoir reçu une formation spécifique à travers la réalisation d'un ou plusieurs cours spécifiques donnés par des institutions dûment accréditées. La disposition finale cinquième indique dans le développement règlementaire postérieur, la fixation possible par le Gouvernement de la durée et du contenu minimum des cours que les médiateurs devront avoir réalisés au préalable ainsi que la formation continue qu'ils doivent recevoir et l'obligation à souscrire à une assurance de responsabilité. De même, le Gouvernement pourra prévoir les instruments nécessaires en matière de réglementation pour la vérification du respect des conditions exigées aux médiateurs et aux institutions de médiation et leur publicité. Ces instruments pourront inclure la création d'un registre de médiateurs et d'institutions  de médiation, qui en cas de non-exécution, pourront exclure le médiateur.

- Devoirs et responsabilité du médiateur.

Nous avons déjà indiqué que les principes de volonté, impartialité, neutralité et confidentialité doivent être respectés. C'est pourquoi l'article 14 du projet de loi stipule qu'il facilitera la communication entre les parties et veillera à ce qu'elles disposent de l'information et de l'assistance suffisantes. Il mettra également en place une conduite active pour parvenir à un rapprochement entre les parties conformément aux principes de la loi. Il peut renoncer à la médiation à condition de remettre un acte aux parties les en informant. Et avant de commencer ou de poursuivre sa tâche, il devra informer de toute circonstance pouvant affecter son impartialité ou générer un conflit d'intérêt, ce devoir de révélation étant exigé tout au long de la procédure.
L'acceptation de la médiation le contraint à respecter fidèlement ses fonctions, s'il ne les respectait pas il serait responsable des dommages et préjudices causés et la partie lésée aura action directe contre le médiateur et dans ce cas contre l'institution de médiation correspondante, indépendamment des actions de remboursement offrant une assistance contre les médiateurs. Tout cela conformément à l'article 15 du projet de loi d'état. Ce projet de loi exige par ailleurs que les médiateurs aient souscrits à une assurance de responsabilité civile ou à une garantie équivalente.
Il faut rappeler que les institutions de médiation assument solidairement la responsabilité de leur agissement avec les médiateurs conformément à l'article 5 du projet de loi.
 Enfin, le devoir de confidentialité des médiateurs et des personnes qui participent à la procédure et à ses conséquences quant à la non-obligation de déclarer ou de présenter la documentation lors d'une procédure judiciaire ou d'arbitrage, selon les termes de l'article 10 du projet de loi et l'article 7 de la loi catalane déjà mentionnés, a déjà été exposé précédemment. De plus, l'article 10.3 du projet de loi d'état souligne que l'infraction au devoir de confidentialité entraînera une responsabilité selon les termes prévus par le système juridique.
Le décret royal ne modifie pas ce qui est mentionné précédemment mais précise que la responsabilité du médiateur pour les dommages et préjudices causés sont en cas de mauvaise foi, témérité ou dol.

LE NOTAIRE ET LA MEDIATION

- Le rôle des ordres professionnels.

Le projet de loi d'état indique que seules les entités publiques ou privées et les corporations de droit public, dont une des finalités est de développer la médiation en facilitant son accès et son organisation et en incluant la désignation des médiateurs, seront considérées par les institutions de médiation.
Les ordres professionnels peuvent être ainsi des institutions de médiation si elles ont de telles finalités et devront être inscrites dans le registre des médiateurs et des institutions de médiation du ministère de la Justice. En tant qu'institutions de médiation, elles devront garantir la transparence de la désignation des médiateurs et assumeront solidairement la responsabilité de leur agissement (article 5 du projet). Les pouvoirs publics veilleront à ce que ces institutions respectent les principes de médiations ainsi que le bon agissement des médiateurs, et le ministère de la Justice vérifiera que les entités inscrites dans le registre respectent les conditions exigées permettant d'être habilité à l'exercice de la médiation sur tout le territoire national (article 6.3 du projet).
Pour sa part, la loi catalane dédie l'article 22 aux fonctions des ordres professionnels. Concrètement, la gestion du registre des médiateurs inscrits dans les ordres ainsi que la communication des inscriptions et désinscriptions leur sont assignées. Ils devront proposer un médiateur aux parties s'adressant à eux, mener à bien la formation spécifique, déclarer l'habilitation des médiateurs et collaborer à la promotion et au développement de la médiation ainsi qu'à l'introduction de l'étude qu'ils effectuent sur les techniques de médiation dans le domaine de la formation spécialisée. D'autre part, ils devront respecter la fonction déontologique et disciplinaire assignée aux ordres et exercer la médiation en communiquant les mesures adoptées dans le cadre des procédures disciplinaires. Ils devront finalement élaborés un rapport annuel des activités de l'ordre dans le domaine de la médiation, élaborer des propositions et émettre les rapports qui lui ont été demandés. Tout cela en collaborant avec le centre de médiation de droit privé de Catalogne auprès duquel toutes les communications mentionnées doivent être réalisées.
Le décret royal ne modifie pas ce qui est mentionné précédemment mais indique dans le développement réglementaire postérieur les instruments considérés nécessaires pour la vérification du respect des conditions exigées aux médiateurs et aux institutions de médiation, pouvant inclure la création d'un registre de médiateurs et d'institutions de médiation qui pourront exclure la personne contrevenant à ce qui a été annoncé (disposition finale cinquième).

- De cette manière, le notaire peut faire la promotion de la prise de connaissance et de l'utilisation de la médiation.

Le notaire peut informer les parties de l'existence d'un recours de médiation dans le cadre de sa fonction d'assistance en instituant une introduction possible d'une clause de soumission à la médiation préalable dans les contrats comme moyen de résolution de tout conflit les concernant, et ce dans tous les contrats et négociations juridiques qu'il juge pertinents et possible au niveau légal, à condition que les parties l'acceptent. C'est une situation similaire à celle de la clause de soumission à l'arbitrage. Le notaire, en tant que conseiller, peut mettre en évidence la possibilité d'introduire ces clauses de soumission à médiation en indiquant quelles sont les conséquences légales et en laissant les parties prendre elles-mêmes leur décision avec l'information qu'elles ont reçue.
Jusqu'à présent aucune réglementation au niveau national n'existe pour coordonner la procédure de médiation et la procédure judiciaire civile qui était un des objectifs du projet de loi mentionné. Il est vrai que la médiation est peu connue et utilisée généralement dans le domaine des affaires juridiques civiles et commerciales, à l'exception du domaine de la médiation familiale. Un développement de l'utilisation de cette institution est à espérer lors de la proposition et de l'approbation de la nouvelle loi de médiation incorporant la directive européenne.
Les ordres notariaux, à la suite de l'élaboration de ce projet de loi d'état régulateur de la médiation, effectuent véritablement un travail de diffusion et d'information sur l'institution de la médiation en prévoyant la formation des notaires pour l'entrée en vigueur de cette législation. L'ordre notarial de Madrid a créé le 30 décembre 2011 une fondation de résolution alternative de conflits, la Fondation Signum, dans laquelle les arbitres et médiateurs assignés recevront une formation spécifique et a déjà organisé un cours de médiation. L'ordre notarial de Catalogne, comme mentionné auparavant, a organisé un autre cours en collaboration avec le Centre for Effective Dispute Resolution.
Actuellement, le décret royal mentionné est déjà en vigueur.

- De quelle façon, on peut avoir le recours au notaire en Espagne après être parvenu à un accord entre les parties, à la conclusion de la procédure de médiation.

Il n'existe pas de règlementation spécifique à ce sujet et les règles générales sont donc appliquées. Pour dresser un acte authentique pour l'accord conclu, les deux parties devront comparaitre par devant notaire pour l'octroi de l'acte correspondant, que ce soit personnellement ou par l'intermédiaire de leurs représentants suffisamment habilités pour cela.
Il faut rappeler que le projet de loi d'état donnait des effets exécutifs à l'accord conclu, sans aucune intervention notariale, même s'il comprenait une clause d'opposition à l'exécution de l'accord de médiation permettant au tiers saisi d'opposer que son contenu était contraire au droit. On ne sait pas si ce critère sera maintenu dans le nouveau projet de loi que le gouvernement devra traiter prochainement.
 Il est par contre prévu dans le projet de loi que chacune des parties puisse déposer l'accord de médiation au rang des minutes d'un notaire, à ses frais, et que ce dépôt au rang des minutes d'un notaire était nécessaire pour être considéré comme un acte exécutif, si cet accord devait être exécuté dans un autre état, en plus des conditions requises dans ce cas par les conventions internationales dont l'Espagne faisait partie et les règlementations de l'Union européenne (article 24 du projet).
Comme il a déjà été dit, le décret royal modifie le projet de loi et dans son article 25 concernant la formalisation du titre exécutoire, exige que l'accord de médiation pour être considéré de la sorte soit transposé en la forme authentique sous seings privés par devant Notaire (voir ce qui a été mentionné dans la partie «possibilité d'exécuter les accords de médiation »). 

La figure de notaire-médiateur et dans ce cas la réglementation et discipline leur correspondant.

La figure du notaire-médiateur n'apparaît pour l'instant dans aucun texte légal, mais cela ne signifie pas que le notaire ne puisse pas exercer comme médiateur s'il respecte les conditions exigées.
Le projet de loi de médiation qui n'a finalement pas été approuvé régularise la figure du médiateur en établissant les conditions pour le devenir et ses devoirs et responsabilités comme exposé précédemment.
La législation notariale ne se réfère pas au notaire-médiateur car la médiation, comme expliqué auparavant, n'a toujours pas été régularisée en Espagne, au niveau national.
Cependant, nous avons expliqué précédemment que les ordres notariaux se préparent à cette future réglementation de la médiation en organisant des cours pour ses membres à ce sujet afin que le notaire qui souhaite être médiateur dispose de l'information adéquate et puisse respecter les conditions légales pour le devenir.
Dans de tels cas le notaire qui exerce comme médiateur reste soumis à la règlementation légale et disciplinaire en tant que médiateur lorsqu'il exerce en tant que tel, il agira alors en tant que médiateur et non en tant que notaire. C'est ce qui se passe pour le notaire qui est nommé arbitre. S'il agit en tant qu'arbitre, il doit respecter toute la législation encadrant cette fonction, indépendamment du fait qu'il soit notaire. Il n'existe actuellement pas de réglementation spécifique sur la fonction du notaire-médiateur, légale ou réglementaire.
Le décret royal ne modifie pas ce qui a été mentionné antérieurement.

- Existe-t-il en Espagne d'autres rôles possibles du notariat dans ce domaine ?

Dans le domaine de la médiation, il me semble que la possible fonction du notaire en Espagne ait été exposée, que ce soit en tant que conseiller pouvant éveiller l'attention des parties dans le cas où elles souhaitent introduire une clause de médiation préalable dans le contrat, ou pouvant conseiller de recourir à cette procédure lors d'une consultation sur un conflit concret déjà survenu, ou en tant que personne pouvant faire fonction de médiateur s'il respecte les conditions pour agir comme tel.
Dans le domaine de la collaboration notariale avec l'administration de la justice, plusieurs études concernant la future loi de juridiction gracieuse sont à signaler (cela concerne 30% de l'ensemble des affaires juridiques selon les statistiques). Ces études ont donné lieu au projet de loi qui finalement n'a pas été soumis à approbation parlementaire. Ce projet établit la possibilité que le particulier puisse choisir de recourir à l'organe judiciaire ou au notaire dans diverses procédures de juridiction gracieuse donnant à titre d'exemple les procédures de délimitation, de consignation, de déclaration d'héritiers, de présentation, d'authentification et de dépôt des testaments mystiques ou olographes au rang des minutes d'un notaire, de formation des inventaires, des ventes aux enchères, etc., comme décrit antérieurement.
L'annonce du garde des sceaux de la possible attribution aux notaires de la compétence de célébration des mariages civils et de la formalisation des séparations et des divorces par consentement mutuel s'il n'y a pas d'enfant mineur dans le nouveau projet de loi de juridiction gracieuse a eu une grande répercussion dans les médias de communication, comme souligné auparavant.
En résumé, la future réglementation, aussi bien la médiation dans les affaires civiles et commerciales que la juridiction gracieuse, est celle qui déterminera l'augmentation de la collaboration notariale avec l'administration de la justice et le possible rôle du notaire dans ce domaine.
Actuellement, le décret royal mentionné régularisant la médiation des affaires civiles et commerciales est déjà en vigueur et la loi de juridiction gracieuse est en attente de décision.


SPAIN's report: Mediation
National  rapporteur: Francisco Armas Omedes. Notaire de Barcelone

THE ADMINISTRATION OF JUSTICE AND CONTRIBUTION/COLLABORATION OF THE NOTARIAT:

THE HISTORICAL AND TRADITIONAL ROLE OF THE NOTARIAT

         Traditionally and historically Notaries in Spain have been the guardians of public instruments outside the court system. Article 1 of the current Notariat Act thus states that "Notaries are public functionaries authorised in accordance with the law to attest contracts and other non-court instruments". Likewise, the first article of the Notarial Regulation states that "Notaries, as legal professionals, have the mission of consultancy for those calling on their services, advising them on the most appropriate legal means in order to enact the lawful purposes which they wish to achieve". Article 3 of the aforementioned Regulation in turn defines the Notary as "a body of voluntary jurisdiction".
From the perspective of factual circumstance or daily practice, it would be fair to state that Spanish society has at all times seen Notaries as qualified advisers to whom they can turn in order to adapt their intentions to the legal system, and from whom to request advice and guidance in order to avoid or mitigate possible future legal conflicts, the perception of the Notary being as a fundamental element of Spain's system of preventive legal guarantees. In the time-worn phrase coined by Joaquín Costa, "Notary Office open; Court closed", serving to express the deep-seated concept in Spanish society of the contribution made by notaries in averting disputes. In short, in addition to their function in attesting, authenticating and accrediting legal business and acts, notarial operations always been recognised as having a role to play in avoiding lawsuits within Spain's system of preventive legal guarantees.
However, Notaries in Spain are not entrusted on an institutional and regulated basis with the task of solving conflicts already in existence, but rather in advising parties in order to ensure that their intentions are properly aligned with the legal system, so as to avoid future lawsuits. If a conflict already exists between the parties and they reach an agreement to solve this in a traditional manner, the involvement of Notaries has up to now occurred with the execution of a deed of settlement, for which they will naturally also offer the parties advice and consultancy. This does not prevent private parties from frequently asking Notaries for advice as to their rights and duties with regard to a specific dispute, a task of notarial consultancy which may on occasion lead to an agreement being reached in order to settle the dispute, without such de facto "mediation" being officially regulated.

2. WHAT ARE THE NEW AND RECENT INSTRUMENTS IN SPAIN?

Notaries have also, as a body of voluntary jurisdiction, traditionally been given various responsibilities within the field of collaboration with the Justice Administration.  The last Government published a Voluntary Jurisdiction Green Paper which increased the powers of Notaries in order to relieve and lighten the workload of the Courts, although this ultimately did not successfully pass through Parliament. It governed matters such as the Notariat's traditional responsibilities in acts of demarcation and acts of excess area or non-registration. Regulations were also laid down for notarial acts for the declaration of heirs in the case of intestate inheritance (which have proved hugely successful in practice since 1992 when Notaries were given responsibility for this field, which had previously been the province of judges).  With regard to such acts Notaries had previously enjoyed competency only in cases of declarations on behalf of forebears or descendants. Under the terms of this green paper, notarial powers would be extended to all cases of declarations of heirs (likewise on behalf of collateral relatives), although not on an exclusive basis, with the parties thus being free to choose whether they would prefer to turn to the Courts or to a Notary. Notarial competencies were also extended in other fields, such as the depositing of monetary debts, inventories of assets and voluntary auctions. It should be stressed that in general the green paper divided competencies between the Clerk of the Court and the Notary, allowing private individuals to freely choose whether to turn to the Courts (Clerk) or to a Notary.
The bill was ultimately not passed as it was withdrawn by the Government given the lack of agreement among the Parliamentary groups, the greatest point of dispute perhaps being whether or not contradiction should be allowed in voluntary jurisdiction procedures. It is likely that during this new term of office the issue of modification to the law governing voluntary jurisdiction will once again be addressed, as already stated by the Minister of Justice.
It is specifically those statements by the Minister in question regarding the aforementioned Voluntary Jurisdiction Bill which have over recent days received particular media attention as it has been suggested that Notaries would be given competency for mutual consent separations and divorces, provided that there were no children under legal age, and for conducting civil marriage ceremonies. It would seem that these powers would be shared, again allowing individuals to choose whether to place such matters in the hands of a Notary or of the Court. The Notariat had already cooperated on drafting the previous bill, and is open to cooperation with the new Government in order to drive forward this bill, offering notarial cooperation in order to reduce the workload of the Courts.

With regard to alternative measures for conflict resolution, the modification which was ultimately passed by Parliament was the modification to the Arbitration Act by means of Act 11/2011, of 20 May 2011, which replaced the requirement for those appointed as ex lege arbitrators to be "practising lawyers" with the term "legal professionals", thereby allowing Notaries to be appointed as ex lege arbitrators in arbitration proceedings. In the field of arbitration, Notaries thus now perform a twofold role: on the one hand their traditional function as advisers in the event that an arbitration clause is included in the deeds they notarise, in particular in deeds of incorporation of companies, and on the other this new role as potential ex lege arbitrators, if appointed by the arbitration institution administering the process, or by agreement of the parties to the arbitration proceedings. This ultimately extends the range of professionals who can be appointed as ex lege arbitrators, which will undoubtedly lead to a more widespread usage and interest regarding arbitration processes.
 The aforementioned modification to the Arbitration Act likewise favours the inclusion of an arbitration clause in the articles of association of companies, given that a vote in favour of just two thirds of the capital stock is now enough to approve such a modification to the articles of association, rather than the unanimous vote previously demanded. Nonetheless, the articles of association may reinforce the required majority if so decided by the shareholders. The expected impact of this modification would be an increase in arbitration in corporate matters, thereby reducing the workload of cases brought before the ordinary Courts.

MEDIATION

1.- Legislation.
Note: Subsequent to completion of this report, the Government passed at the cabinet meeting of the Council of Ministers held on 2 March 2012 the Royal Decree-Act on Mediation in civil and commercial matters, published in the Official State Gazette of 6 March 2012, which entered into force on the day following its publication.
                I will therefore include in bold below the original text any changes made by the aforementioned Royal Decree.

      Currently there is no national legislation regarding mediation in civil and commercial matters. The Government brought a Civil and Commercial Mediation Bill before Parliament in order to comply with the incorporation within domestic law of Directive 2008/52, of the European Parliament, which was published in the Spanish Parliamentary Gazette on 29 April 2011, although it was not passed during the last term of office. The present Government will be required once again to bring a bill before Parliament, as the deadline for Spain to incorporate the aforementioned Directive within its internal legal system has now lapsed.

At the level of the regional Autonomous Communities, Catalonia passed its Private Law Mediation Act 15/2009, of 22 July 2009, which is in force throughout its territorial jurisdiction, while Cantabria likewise introduced its Mediation Act 1/2011, of 28 March 2011. Numerous Autonomous Communities have also established specific regulations for family mediation which I will not discuss in this report, in order instead to focus on mediation in general in the sphere of Private Law, in particular in civil and commercial matters as referred to in the aforementioned European Directive.
The recent aforementioned Royal Decree is now already in force, incorporating the stated Directive within Spanish national law.
In this report I will maintain my focus on the aforementioned national Bill and the Catalan Private Law Mediation Act in order to answer the questions raised by the latter as the first regulation to be established for mediation in general, subsequently followed by those introduced by other Autonomous Communities, although most of these in truth focus on family mediation as referred to earlier, rather than mediation in civil and commercial matters. These are the texts which have so far been published. It should nonetheless be pointed out that the criteria of the Bill could be modified by the new Government when it sets out its proposals for nationwide regulation. This report must therefore include a caveat with regard to the current situation, in February 2012, as the new Bill referred to has not yet been released.
The aforementioned Decree-Act is now in force.

-Definition of mediation.

The former Bill defined mediation in Article 1 as "a means to settle a dispute in which two or more parties attempt on a voluntary basis to reach an agreement among them with the assistance of a mediator". Reference was made to mediation in civil and commercial matters, excluding the field of mediation in criminal, employment and consumer cases, under the terms of Article 2.2.
The Royal Decree likewise excludes mediation with Public Authorities.
Meanwhile, the Act in force in Catalonia defines mediation in Article 1 as "the non-jurisdictional voluntary and confidential procedure intended to facilitate communication between persons, whereby they themselves may administer a solution to the conflicts affecting them, with the assistance of a mediating individual acting on an impartial and neutral basis".

-Routes of access to mediation.

The Bill did not establish mediation as mandatory, but modified Article 437 of the Civil Proceedings Act, indicating that in the oral court hearings referred to in sub-section 2 of Article 250, involving claims for monetary sums, and not referring to any of the matters listed in sub-section 1 of the same article nor consumer matters, the parties would be REQUIRED ON A MANDATORY BASIS TO ATTEMPT MEDIATION within the six months prior to the lawsuit being filed. In other words, in lawsuits involving a sum of no more than 6000 euros and involving neither the matters referred to in sub-section 1 of Article 250 nor consumer affairs, an attempt at mediation was established as mandatory.
A modification was likewise applied to the Public Authority Litigation Act, empowering Judges, if they deemed so appropriate, to demand that the parties attempt mediation.
It is lastly important to stress that, as an incentive for the parties to turn to mediation, it was a established that recklessness would be deemed to apply for the purpose of the awarding of costs in the event that a party failed to attend the mediation information session if this was required. This thus served to encourage parties to attend the aforementioned information session, since if they did not do so they would be at a greater risk of having costs awarded against them, in other words having to cover all the costs of the proceedings, including their opponent's legal fees.
The Royal Decree in force eliminates the mandatory requirement for an attempt at mediation, and this will at all times therefore be voluntary. Nor does it make any reference to the awarding of costs if a party does not attend the information session.
A modification has been made to the Civil Proceedings Act, specifically Article 414(1), paragraph two, establishing that the notification must inform the parties of the option of recourse to mediation, and the court, in accordance with the object of the case, may invite the parties to attempt a settlement, as applicable, by means of mediation proceedings, calling on them to attend an information session.
Meanwhile, the Catalan Act does not regulate this aspect, indicating in Article 12 that mediation may be instigated at the behest of the parties by common consent, either on their own initiative or prompted by the court authority or by referral from the Magistrates' Courts, registered professionals or public services in various fields, which could propose mediation to the parties and contact the Catalan Private Law Mediation Centre.
In summary, it may be stated that mediation is in general voluntary, but that the legislative trend is to empower Judges to demand an attempt at mediation or even directly to impose such procedures by law in certain small claims cases (under 6000 euros in the Bill referred to), although no regulations in this regard have yet been brought into force. Under the new regulations in force this last aspect is confined merely to entitlement on the part of the Judge to invite the parties to attempt mediation.

-Enforceability of agreements arising from mediation.

Article 26 of the Spanish Bill referred to provided that "the mediation agreement, formalised in accordance with the terms of Article 24, shall have enforceable status and provide sufficient title in order to instigate enforced enactment under the terms laid down in the Civil Proceedings Act, provided that the demand for enforcement is accompanied by a copy of the records of the sessions establishing and concluding the proceedings", although Article 29 indicates that "Agreements may not be enacted if their contents run counter to the Law", while a corresponding modification was to be made to Article 556 of the Civil Proceedings Act regarding grounds for opposition to enforcement, indicating that "in the case of mediation agreements, the party subject to enforcement may challenge the contents thereof as being unlawful".
Article 24 regarding formalisation of the mediation agreement simply demanded certain minimum contents (identity and domicile of the parties, venue and date, obligations assumed by each party and confirmation that mediation proceedings in accordance with the terms of the Act had been followed, indication of the mediator and the mediation institution involved), along with signature by the parties or their representatives and the mediator. A copy of this document would be handed to each of the parties, with another being retained by the mediator for safekeeping. This document would be the title serving as the enforcement order.
Meanwhile, any of the parties could record the mediation agreement in a notarial protocol instrument at their own expense. If, furthermore, the mediation agreement was to be enforced in another State, notarial protocolisation would be required in order for it to have enforcement order status, in addition to any other requirements which might apply under the terms of International Conventions to which Spain was a party, along with European Union regulations.
In other words, the approach adopted in the Bill was to establish that a mediation agreement which was not to be enforced in another State, although recorded in a private document, would have enforcement status, albeit with the proviso that it could be challenged during the enforcement proceedings (the grounds for such challenges being defined), as the party subject to enforcement could argue that the mediation agreement was unlawful.
The Royal Decree modifies the Bill, in that Article 25 indicates with regard to formalisation of the executory title that the parties may record the agreement reached following mediation proceedings in a public deed, for which purpose they must present themselves before the Notary together with a copy of the records of the initial and final sessions in the proceedings. The Notary will verify compliance with the requirements laid down in the Royal Decree-Act, and ensure that the contents thereof are not in contravention of the law. If it is to be enacted in another State, in addition to a public deed recording the agreement executed before a Notary, any requirements which might apply under the terms of those International Conventions to which Spain is a party, and the regulations of the European Union, must also be fulfilled.
If the agreement was reached during mediation undertaken after a court case had been brought, the parties will be entitled to request that the court formally approve this in accordance with the Civil Proceedings Act.
Cross-border agreements may be executed in Spain only if they enjoy executory force on the basis of the involvement of a competent authority performing functions equivalent to those held by the Spanish authorities. All the above notwithstanding the provisions of European Union regulations and all international conventions in force in Spain. A mediation agreement which has not been declared executable by a foreign authority may be executed in Spain only once it has been recorded in a public deed by a Spanish Notary at the request of the parties, or of one of them, with the express consent of all others.
In short, in order for the agreement to enjoy executory force, it must be recorded in a public deed before a Notary, this being the general rule in Spain. In connection with this, the notarial fees for the formalisation of mediation agreements have been modified, it being indicated that they will be considered documents "with no monetary sum", the fees being lower than those for documents involving a sum.

-Details of  the procedure.

Mediation proceedings begin with an information session regarding the benefits and characteristics thereof, their cost, the organisational structure of the process, the legal consequences of any agreement which might be reached and the deadline (Article 18 of the national Bill and Article 15 of the Catalan Act). It is generally sufficient in cases of mandatory mediation that proof be provided of attendance at this meeting in order for the procedure to be deemed complete.
The parties then decide whether they will stage the initial session, of which a record will be drawn up, confirming the identity of the parties, the mediator or mediation institution appointed, the object of the dispute, the schedule of meetings and maximum duration, the cost, voluntary acceptance of mediation by the parties and the venue and date (Article 20 of the Bill and Articles 15 and 16 of the Catalan Act). The maximum duration is two months, which may be extended in certain circumstances.
The process ends with a final record setting out the agreements reached, or conclusion of the proceedings for some other reason.
During the process the mediator must abide by the principles of neutrality and impartiality and confidentiality, and must not impose a solution on the parties but rather facilitate dialogue, foster understanding and assist in the quest for solutions, attempting to ensure that the parties reach their own decisions on a free and informed basis, with sufficient information and advice (including from their lawyers attending the meeting) (Article 13 of the Catalan Act).
It is, then, a flexible procedure the essential milestones of which are the initial information meeting, the first session and the initial record, and the final record concluding the proceedings with the agreements reached, or conclusion thereof for some other reason.
The Royal Decree does not lay down any maximum duration for the proceedings, indicating simply in Article 20 that the duration should be as brief as possible

-Relationship between mediation and trial.

Under the terms of Article 11 of the Bill, the parties in dispute would be required to act in accordance with principles of good faith and "throughout the period of the mediation process the parties may not bring any action in or out of court against one another with regard to the object thereof".
Likewise, commencement of mediation would suspend the time limitations applicable to legal action. Mediation is deemed to have commenced at the point at which the application is filed by one of the parties or, as applicable, is lodged with the mediation institution. If the record of the initial session is not signed within a period of fifteen calendar days of the date when mediation is deemed to have commenced, calculation of time periods will recommence. All the above is as laid down in Article 4 of the Bill.
Meanwhile, Article 7.2 of the Bill provides that an attempt must be made to conduct the agreed mediation proceedings in good faith before turning to jurisdiction or any other out-of-court solution if there is a written agreement setting out an undertaking to bring before mediation any disputes arising or which could arise. This clause would take effect even if the dispute referred to the validity or existence of the contract containing it.
If a mediation agreement was reached, this would have the effect of a judgement with regard to the parties, and would be subject to an application for cancellation only within one month of signature, in accordance with Article 24.4 of the Bill.
Meanwhile, on the basis of the principle of confidentiality, neither the mediators nor the persons involved in the mediation proceedings would be obliged to declare or provide documentation in court or arbitration proceedings regarding information derived from mediation proceedings, unless so agreed by the parties or requested by criminal judges, in accordance with the terms of Article 10.2 of the Bill. The Catalan Act likewise indicates in Article 7.2 that parties involved in a mediation procedure may not request in trial proceedings or court investigations that the mediator give evidence as a witness or expert witness for one of the parties, in order not to undermine neutrality, notwithstanding the terms laid down in criminal or procedural law. Meanwhile, Article 5.2 indicates that if any of the parties should abandon the mediation proceedings the fact of this abandonment may not have any effect in any subsequent lawsuit, nor may any offers made by the parties regarding negotiations, any agreements revoked in due time and form, nor any other known circumstance resulting from the proceedings.
The Royal Decree does not modify the above, and indicates that the commitment to mediation and the commencement thereof prevents the Courts from considering any disputes brought before mediation throughout the process thereof, provided that the party concerned should invoke this rule by means of a demurrer. The demurrer will not prevent the initiation or continuation of mediation processes.

-Recordability of mediation agreement in Public Registers.

No specific rules are established in this regard for mediation agreements either in the national Bill or the regional legislation. The standard principle of public title would thus apply in order for any agreement to be included in the Land Register and the Companies Register. Mediation agreements would therefore need to be recorded in a public deed before a notary, with both parties appearing, in order to be open to registration in the aforementioned Registers, with the general regulations in this regard applying.

2.- The figure of the mediator.

-The legal status of the mediator.

The mediator is in legal terms classified as a private individual performing the mediation function subject to principles of voluntariness (the general principle is complete freedom to instigate and conclude mediation), the impartiality of the mediator and balance in the positions of the parties, neutrality (as expressed in the objective that it is the parties who should themselves reach the agreement), and confidentiality, all of which must govern his/her actions. Acceptance of the mediation role constitutes an obligation faithfully to perform the duty, being subject in the event of a failure so to do to liability for any damages which may be caused, while the injured party would be entitled to bring action directly against the mediator and, as applicable, the mediation institution in question, irrespective of any action for reimbursement which the said party might be entitled to bring against the mediators. All the above is as laid down Article 15 of the national Bill. The aforementioned Bill likewise demands that the mediators should have in place a civil liability insurance policy or equivalent guaranty. The requirements in order to be entitled to act as a mediator will be referred to later.
The Royal Decree specifies that the mediator is subject to liability as a result of bad faith, recklessness or wilful culpability.

-Compatibility of mediation duties with other independent professions, and in particular the profession of Notary.
          
      Mediation duties are compatible with the pursuit of other independent professions provided that the principles of the impartiality and independence of the mediator are respected. In fact, as stated below, the only requirements in order to be a mediator are to enjoy all civil law entitlements and have no criminal record for a culpable offence, to hold a university or higher professional educational qualification, to have in place a civil liability insurance policy or equivalent guaranty and to be registered in the Register of Mediators and Mediation Institutions. This is as set out in Article 12 of the national Bill.
Notaries, provided that they fulfil the above requirements, may act as mediators. Recently, in January 2012, the College of Notaries of Madrid staged a mediation course attended by a number of notaries to receive training in such operations, while the College of Notaries of Catalonia likewise organised a course delivered by the CEDR (Centre for Effective Dispute Resolution). The Colleges of Notaries are making plans for the forthcoming regulation of mediation and attempting to provide advanced training for any of their members who may wish to perform such duties.

-Qualifications and training of mediators.

The requirements in order to be a mediator are as set out in the aforementioned Article 12 of the national Bill, and are in summary: mediators must hold a university or higher professional educational qualification, have in place a civil liability insurance policy, have no criminal record and be registered in the Register of Mediators and Mediation Institutions held by the Ministry Justice. The Catalan Act also requires that the individual be a member of the corresponding professional association or belong to a professional body within the field of mediation, accredited by the department responsible for civil law, or otherwise be engaged as a mediator for the Public Authorities.
Mediation institutions must, under the terms of Article 5 of the national Bill, guarantee transparency in the appointment of mediators, and will be subject to joint and several liability as a result of the actions thereof. If their purposes also include arbitration, they must adopt the measures required in order to ensure that the two activities are mutually exclusive.
Meanwhile, Article 6 of the Bill makes the Ministry of Justice responsible for maintaining the Register of Mediators and Mediation Institutions, and provides that the Ministry is to verify compliance with the requirements imposed allowing parties to perform such duties.
As for training, in addition to a university or higher professional educational qualification, Article 13 of the Bill states that the Public Authorities with competency for collaboration with mediation institutions are to facilitate appropriate initial and ongoing training for mediators, the creation of voluntary codes of conduct and adhesion to those codes by mediators and mediation institutions.
 Article 3 of the Catalan Act indicates that mediators must have an official university qualification and provide proof of specific mediation skills and training, duly updated in accordance with the requirements laid down in the regulations. Meanwhile, other regulatory principles apply to the Catalan Private Law Mediation Centre as a body attached to the department responsible for civil law, with the function of standardising studies, courses and specific training in the field of mediation for the purpose of registration of mediators in the corresponding registers.
The Royal Decree modifies the requirements laid down in the Bill, indicating that the role of mediator may be held by natural persons enjoying full civil entitlements provided that they are not prevented under the terms of any legislation which may apply to their professional practice. Mediators must have specific training, to be acquired by following one or several specific courses delivered by duly accredited institutions. The Fifth Final Provision refers to subsequent regulatory development regarding the possibility that the Government may establish the duration and minimum content of the prior courses which must have been completed by mediators, along with the ongoing training which they are to receive and the scope of the corresponding civil liability insurance obligation. The Government may likewise lay down in regulations the instruments deemed necessary in order to verify compliance with the requirements imposed on mediators and mediation institutions, and the public disclosure thereof. These instruments may include the creation of a Register of Mediators and Mediation Institutions from which the mediator could, in the event of a breach, be struck off.

-Duties and liability of the mediator.

As mentioned above, mediators must comply with principles of voluntariness, impartiality, neutrality and confidentiality. Article 14 of the Bill thus states that they must facilitate communication between the parties, and attempt to ensure that they have access to adequate information and advice. They must likewise adopt an active approach with the aim of achieving a rapprochement between the parties in accordance with legal principles. They may resign from their mediation role, being obliged to present the parties with a formal record in confirmation thereof. And prior to commencing or pursuing their task they must disclose any circumstance which could affect their impartiality or generate a conflict of interest, with this duty of disclosure remaining in force throughout the entire proceedings.
Acceptance of the mediation role constitutes an obligation faithfully to perform the duty, being subject in the event of a failure so to do to liability for any damages which may be caused, while the injured party would be entitled to bring action directly against the mediator and, as applicable, the mediation institution in question, irrespective of any action for reimbursement which the said party might be entitled to bring against the mediators. All the above is as laid down Article 15 of the national Bill. The aforementioned Bill likewise demands that the mediators should have in place a civil liability insurance policy or equivalent guaranty.
It should be remembered that mediation institutions are subject to joint and several liability with the mediators as a result of the actions of the latter, in accordance with Article 5 of the Bill.
 Lastly, reference was made above to the duty of confidentiality on the part of mediators and those involved in the process, along with the consequences thereof with regard to the absence of any obligation to give declarations or provide documentation in court or arbitration proceedings under the terms of Article 10 of the Bill and Article 7 of the Catalan Act referred to earlier. Meanwhile, Article 10.3 of the national Bill states that a violation of the duty of confidentiality will give rise to liability under the terms laid down in law.
The Royal Decree does not modify the above, but simply specifies that the mediator's liability for any damages caused applies in cases of bad faith, recklessness or wilful culpability.

NOTARIES AND MEDIATION

-What is the role of Professional Bodies?

The national Bill simply indicates that public or private bodies and public law corporations the purposes of which include the promotion of mediation, facilitating access to and the organisation thereof, including the appointment of mediators, would be classified as mediation institutions.
Professional Associations could, therefore, be mediation institutions if they have such purposes, and would be required to register with the Ministry of Justice in its Register of Mediators and Mediation Institutions. As such mediation institutions they would be required to guarantee transparency in the appointment of mediators, and be subject to joint and several liability as a result of the actions thereof (Article 5 of the Bill). Public authorities must seek to ensure that these institutions comply with the principles of mediation, along with proper performance by the mediators, while the Ministry of Justice will verify with regard to the bodies included in the Register compliance with the requirements imposed in order to perform mediation nationwide (Article 6.3 of the Bill).
The Catalan Act, meanwhile, dedicates its Article 22 to the functions of Professional Associations. They are in specific terms entrusted with administration of the register of mediators who are association members and notification of new and registrations and deregistrations, proposal of a mediator if the parties turn to the Association in question, implementation of specific training and declarations as to the capacity of mediators, along with cooperation in the facilitation and development of mediation, as well as the inclusion of mediation technique analysis within the field of the specialist training they conduct. They must furthermore fulfil an ethical and disciplinary function with regard to association members practising mediation, serving notice of the measures adopted as a result of any disciplinary proceedings brought against mediators. They are lastly required to draw up an annual report on the Association's activities in the sphere of mediation and to draw up proposals and issue reports as requested. All the above in collaboration with the Catalan Private Law Mediation Centre, on which all the aforementioned notifications are to be served.
The Royal Decree does not modify the above, except that it refers to subsequent regulatory development regarding any instruments deemed necessary in order to verify compliance with the requirements imposed on mediators and mediation institutions, which may include the creation of a Register of Mediators and Mediation Institutions, from which any party in breach may be struck off (Fifth Final Provision).

-To what extent could the Notariat promote knowledge and usage of mediation?

Notaries may, in their consultancy role, inform parties of the existence of mediation as a resource, establishing the possibility of introducing a prior mediation clause in contracts as a means for the resolution of any conflict with regard thereto, in all legal business or contracts where this would in their judgement be desirable and legally possible, and provided that the parties so decide. This is a similar position to that regarding an arbitration clause. Notaries, as advisers, could highlight the possibility of including such mediation clauses, indicating their legal consequences, with the requirement that the parties should take the corresponding decision having been duly informed.
As there has to date been no nationwide regulation coordinating mediation proceedings and civil legal proceedings, this being one of the aims of the aforementioned Bill, the fact is that mediation is relatively unknown and is seldom employed in general in the sphere of civil and commercial legal business, except in the field of family mediation. Once the new Mediation Act incorporating the European Directive has been processed and passed, one would expect the usage of this institution to be given greater impetus.
Notarial Colleges are, as a result of the drafting of the national Mediation Bill, working to publicise and highlight the institution of mediation, providing Notaries with advance training in readiness for the entry into force of this legislation. The College of Notaries of Madrid established an alternative conflict resolution foundation on 30 December 2011, the Signum Foundation, the associate arbiters and mediators of which will receive specific training. It has already staged a mediation course, while, as mentioned earlier, the College of Notaries of Catalonia organised a similar initiative in collaboration with the Centre for Effective Dispute Resolution.
The aforementioned Royal Decree is now in force.

-To what extent may recourse be had in Spain to a Notary after an agreement has been reached by the parties upon conclusion of mediation proceedings?

There are no specific regulations in this regard, and the general rules would therefore apply. As a result, if they wish to record the agreement reached in a public deed, both parties would be required to appear before a Notary to execute the corresponding deed, either in person or by means of their duly empowered representatives.
It should be remembered that the national Bill gave enforcement status to the agreement reached without any form of notarial involvement, although it also added in grounds to challenge enforcement of the mediation agreement, in that the party subject to enforcement could claim that the contents thereof were unlawful. It is not known whether this principle will be maintained in the new Bill which the Government will shortly be required to process.
 What was provided for in the Bill was that any of the parties could record the mediation agreement in a notarial protocol instrument at their own expense, and that such protocolisation was a necessary requirement in order for the agreement to have the status of an enforcement order so as to be enacted in another State, along with any requirements which might apply under the terms of those International Conventions to which Spain is a party, and the regulations of the European Union. (Article 24 of the Bill.)
As mentioned above, the Royal Decree makes modifications to the Bill, with Article 25 regarding formalisation of the executory title demanding that in order to enjoy such status the mediation agreement must be recorded in a public deed before a Notary (refer to the terms of the section on "enforceability of agreements arising from mediation").

-The figure of the Notary-Mediator and, as applicable, the corresponding regulations and disciplinary system.

No legal text has as yet made provision for the figure of a Notary-Mediator, although this does not mean that Notaries could not act as mediators provided they fulfilled the corresponding requirements.
The Mediation Bill, which ultimately was not passed, established regulations for the figure of mediator, setting out the corresponding requirements, duties and responsibilities, as mentioned earlier.
Notarial legislation makes no reference to the figure of Notary-Mediator since mediation, as has been stated, does not yet have any nationwide regulatory system in Spain.
However, we explained above that the Notarial Colleges are preparing for such future regulation of mediation by setting up courses for their members with regard to this role, providing Notaries who wish to be mediators with appropriate training and allowing them to comply with the corresponding legal requirements.
In such cases Notaries acting as mediators will be subject to the legal and disciplinary regulations applicable to the role of mediator when acting as such, since in such cases they would be acting as mediators rather than as Notaries. This is the same as the position at present if Notaries are appointed as arbiters, in which case they must comply with all the legislation governing the role in question when acting as arbiters, irrespective of whether they are also Notaries. There is, though, at present no specific provision for the figure of Notary-Mediator, either in legal or regulatory terms.
The Royal Decree does not modify the above.

-Are there any other possible roles for Notaries in Spain in this field?

Within the sphere of mediation I feel that the potential role of Notaries in Spain has been set out, both as advisers who could make the parties aware that they may wish to include a prior mediation clause in the contract, or recommend recourse to such proceedings in the event of consultation as to a specific conflict which has already risen, or otherwise as individuals who could act as mediators provided that they fulfil the corresponding requirements for this.
Within the field of notarial collaboration with the Justice Administration, particular mention should be made of a number of studies performed with regard to the future Voluntary Jurisdiction Act (which according to the statistics accounts for some 30% of all court cases). These studies prompted the Bill which ultimately was not voted on by Parliament. This Bill established the possibility that private individuals could opt to turn either to a court body or to a Notary for various voluntary jurisdiction proceedings, in particular and by way of example: proceedings involving demarcation, deposits, declaration of heirs, presentation, protocolisation and certification of closed or holographic wills, generation of inventories, auctions, etc., as described above.
As likewise mentioned earlier, particular media attention was aroused by the Minister of Justice's announcement that Notary's would, in the new Voluntary Jurisdiction Bill, potentially be given competency to conduct civil marriage ceremonies and to formalise mutual consent separations or divorces if no legal minors were involved.
In short, future regulation both of mediation in civil and commercial matters and voluntary jurisdiction will define this expansion of notarial collaboration with the Justice Administration and the potential role for Notaries in this field.
The aforementioned Royal Decree is now in force, governing mediation in civil and commercial matters, while the Voluntary Jurisdiction Act remains pending.


- Ley 5 2012 Mediación

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