THEME II - L'informatique notariale
THEME II
L'informatique notariale
Rapporteur général : Maître Francisco Javier García Mas (Espagne)

QUESTIONNAIRE ET BREVES CONSIDÉRATIONS PRÉLIMINAIRES

Le Notariat de droit civil, ou de type latino-germanique, et dans le cas d'espèce, le Notariat espagnol, relève de l'Administration ; les notaires ont la qualité de fonctionnaires publics (dits également officiers publics), fonction expressément désignée dans la Législation espagnole, outre la qualité de professionnels du droit. Le Notariat représente le pilier essentiel de l'exercice de la fonction publique notariale et il assure, à ce titre, toutes les modalités de collaboration entre le notaire et l'État et entre le notaire et les Administrations publiques.

Comme il a déjà été mentionné à plusieurs occasions, la sécurité juridique que confère le Notariat est fondamentalement une sécurité juridique préventive.

Le Notariat s'est adapté au fur et à mesure aux nouvelles nécessités qu'impose la société dans laquelle il s'inscrit et à laquelle il garantit les qualités de sa fonction publique. Tout au long de ce parcours, l'importance de l'utilisation des nouvelles technologies dans la fonction notariale n'a cessé de s'affirmer. Intervention et application que j'ai défendues depuis plusieurs années, mais toujours à partir du concept selon lequel la fonction notariale non seulement ne s'en trouve pas dénaturée  dans ses aspects essentiels, mais qu'au contraire les nouvelles technologies sont au service de cette fonction notariale ; preuve éclatante en est l'expérience du Notariat espagnol dans l'utilisation des nouvelles technologies, au cours de laquelle le notaire a continué à appliquer les principes essentiels de sa fonction notariale, entre autres la présence des parties par devers lui pour lui permettre d'exercer le contrôle de la légalité et de pratiquer ses activités de conseil, en d'autres termes d'exercer le contrôle notarial de la légalité matérielle et formelle.

En définitive, la réponse est que l'acceptation des nouvelles technologies s'impose, à condition que celles-ci soient au service des systèmes juridique, de la fonction notariale et du citoyen destinataire des services garantis par cette fonction publique.

Certaines des conclusions de la table ronde sur le thème II « Le notaire et la négociation électronique » du XXIVème Congrès International du Notariat Latin tenu à Mexico indiquaient :

Conclusions:

Souhaitent ….

Que la certification de la signature électronique du notaire soit placée sous le contrôle des notariats membres, dans le respect des principes et des mesures élaborées aux fins de cette vérification au niveau mondial.

...  Considérant que le notariat doit garantir l'application des nouvelles technologies dans la fonction notariale, qu'il est fondamental que les principes essentiels du notariat latin restent inaltérés dans la pratique du commerce électronique, compte tenu en outre du rôle du notariat dans celui-ci et dans la prévention des conflits dans le cadre des rapports juridiques, il est reconnu que le notaire apporte une valeur ajoutée en réponse aux exigences de confiance et de sécurité requises par la société moderne.

Souhaitent

Que les notariats membres surveillent la stricte application des conditions requises dans l'établissement de l'acte authentique notarié, entre autres la présence physique des parties devant le notaire, la signature de l'acte par celles-ci et par le notaire, la date de la conservation de l'acte authentique notarié par le notaire, aussi bien sur support électronique que sur support papier, autant de conditions qui laissent intacte sa force probante et exécutoire pour le bien de la société.

5. Considérant que les nouvelles technologies constituent un élément essentiel de communication entre le citoyen et l'Administration publique dès lors qu'il s'agit d'un outil incontournable aux fins de la modernisation de cette dernière,

Souhaitent

Que soit mis en lumière le rôle du notaire en sa qualité d'officier public dans les communications avec les registres publics et avec l'administration en général, dès lors qu'il est nécessaire d'adopter des mesures normatives et d'ordre technologique nécessaires pour les rendre effectives et sûres, en particulier en garantissant aux notaires l'accès direct aux registres publics qui leur permettra d'exercer leur fonction publique.

LA LÉGISLATION espagnole a été modifiée en matière de législation notariale. Ainsi la loi du Notariat du 28 mai 1862, a introduit un nouvel article 17bis qui a établi le concept d'acte authentique notarié électronique, pour bien préciser que l'acte authentique notarié doit réunir les caractéristiques essentielles de l'autorisation donnée par le notaire, quelque soit le support, en d'autres termes aussi bien le support papier que le support électronique, et que le support électronique ne lui enlèvera pas son caractère d'instrument public. Raison pour laquelle, quel que soit le support adopté, le notaire garantira l'identité des parties contractantes, le jugement de capacités et de legitimation, le fait que le consentement a été librement consenti et que l'attribution est conforme à la légalité et à la volonté dûment informées des parties ou des intervenants dès lors que ces actes jouissent de l'authenticité et que leur contenu est supposé véridique et fiable dans son intégrité.

L'existence de l''acte authetique électronique en sa qualité d'original pose selon nous, encore pour le moment, une série de problèmes techniques qui peu à peu seront résolus, mais qui exigent de limiter encore le recours aux nouvelles technologies exclusivement aux copies des actes authentiques comme mesure de prudence. Une autre question intimement liée à cet aspect est la conservation des actes authentiques électroniques, à savoir le protocole notarié électronique.

Les copies autorisées des originaux émises sur support électronique devront être assorties de la signature électronique reconnue du notaire et  expédiées uniquement pour être remises à un autre notaire, à un conservateur ou à tout organe d'administration publique ou juridictionnelle, toujours dans le domaine de leur compétence respective et au titre de leur qualité. Le notaire qui émet lesdites copies sera chargé de leur remise ou de leur expédition.

Ce point est essentiel dès lors que pour des raisons de sécuritéet et compte tenu du dispositif de la signature électronique, on ne saurait permettre la remise des copies électroniques autorisées aux particuliers, car elle mettrait en péril le mécanisme de sécurité, par exemple en cas de rupture des clés et de la  reproduction desdites copies autorisées sans aucun type de contrôle dès lors qu'elles circulent sur support électronique.

En fonction de quoi, si ces copies électroniques autorisées devaient être   transférées sur support papier, seul un notaire sera habilité à exécuter ce transfert sur support papier, et précisément le notaire auquel elles auront été remises, pour leur conserver leur authenticité ou leur garantie notariée. Ce principe est fondamental, inhérent à la foction notariale. Une autre question concerne le fait que si lesdites copies électroniques autorisées étaient remises par un notaire à un conservateur ou à un organe de l'administration publique, ces personnes ou organes qui les reçoivent seront habilitées à les transférer sur support papier pour être jointes aux dossiers ou classées dans les archives dans le cadre de leurs compétences respectives, mais en aucun cas pour les faire circuler comme copies autorisées sur support papier. Voilà pourquoi en cas d'expédition sur support électronique des copies autorisées et aussi au titre de raisons de sécurité, il faudra préciser le but de l'émission de chaque copie.  

Par contre, l'on pourra remettre des copies électroniques simples aux particuliers à condition que le notaire soit certain de leur identité et de leurs intérêts légitimes. Ces disposition sont prévues par l'article 17 bis déjà cité.

On présente ci-après un questionnaire qui permettra de savoir l'orientation que devra adopter le Congrès de Naples, et de traiter les thèmes essentiels et les plus utiles dans le cadre de notre fonction relativement à l'utilisation des nouvelles technologies.

QUESTIONNAIRE

1.- Existe-t-il dans votre pays une législation qui régit l'utilisation des nouvelles technologies dans le domaine de la sécurité juridique préventive, et précisément dans la fonction notariale ? Indiquer les principes sur lesquels elle se fonde.

2.- Pouvez-vous nous indiquer quelle utilisation ou quelles applications pratiques des nouvelles technologies sont adoptées dans votre Notariat ?

3.- La corporation notariale de votre pays dispose-t-elle d'un système d'intercommunication et de relation entre tous ses membres qui garantit la confidentialité aux communications corporatives ?

4.- Dans la législation de votre pays, l'existence de l'acte notarié électronique en tant qu'original est-elle prévue ?

Dans l'affirmative : autorise-t-on dans votre pays des actes notariés électroniques sous forme de matrice ou d'original ?

En tout cas : dans votre pays, l'original ou la matrice de l'acte notarié sont-ils sur support papier et est-ce que circulent les copies électroniques autorisées de cette matrice ou de cet original ?

A qui peut-on envoyer ces copies électroniques autorisées ?

5. Les notaires peuvent-ils communiquer les actes authentiques au moyen de copies électroniques ayant valeur d'actes authentiques grâce à la signature électronique ? Dans l'affirmative, quelles sont les conditions requises pour pouvoir authentifier la signature électronique, la communiquer à l'autorité publique habilitée à la certification ou suffit-il que la signature électronique soit reconnue, indépendamment de l'identité du destinataire ?

6.- Quelle est la procédure adoptée pour recevoir de la documentation administrative en matière de dernières volontés testamentaires en cas de décès ? Existe-t-il, dans la législation de votre pays, un système susceptible de permettre au notaire de vérifier, en cas de décès, si le défunt a rédigé un testament ? Utilise-t-on les nouvelles technologies pour gérer ce système ?

7.- Le notaire dispose-t-il de quelque système lui permettant de vérifier en cas de décès que le défunt disposait d'assurances sur la vie et de quelle nature ?

8.- Le notariat dispose-t-il de systèmes de communication en ligne permettant de vérifier que les immeubles objets de vente ou d'hypothèque  ne sont pas grevés de charges?

9.- Le notaire dispose-t-il de systèmes qui lui permettent de vérifier en ligne la description physique de l'immeuble sur les bases de données cadastrales ?

10.- Le notaire dispose-t-il de systèmes de vérification de l'état des dettes au titre d'impôts municipaux sur les immeubles objets de transmission ? Et dans l'affirmative, de systèmes de paiement des sommes impayées ?

11.- Les procédures de gestion des documents et des documents comptables des Notariats sont-elles uniformes ou dépendent-elles d'agences d'informatique en régime de concurrence ?

12.- Le Notariat de votre pays dispose-t-il, en vertu de la législation en vigueur, de systèmes de communication avec les registres publics, en particulier avec le registre cadastral, pour transmettre télématiquement les copies autorisées des actes notariées, aux fins de leur inscription dans ledit registre ? 

13.- Le Notariat dispose-t-il de systèmes de communication avec les registres de commerce ? Cette procédure permet-elle d'abréger les délais de constitution ou de modification sociétaires?

14.- Le Notariat dispose-t-il d'une base de données qui reçoit sous modalité électronique le contenu de tous les actes ? Dans l'affirmative, cette base de données est-elle susceptible d'intégrations de façon à effectuer moyennant ladite modalité les obligations fiscales, statistiques et de toute autre nature ?

15.- Quel est le degré d'utilisation des nouvelles technologies dans votre Notariat, en particulier des obligations de collaboration avec les administrations publiques ?

Indiquez quelles sont ces technologies, aussi bien en ce qui concerne la conservation des actes, l'envoi de l'information, la réception et l'obtention de l'information et les communications ?

16.- Dans le cadre du processus de collaboration du Notariat avec les administrations publiques : utilise-t-on dans votre pays les nouvelles technologies dans la lutte contre le blanchiment des capitaux ?

Dans l'affirmative : pourriez-vous indiquer brièvement en quoi consiste la procédure ?

17.- Quant aux obligations imposées pour le Groupe d'imposition financière international, comment le Notariat se conforme-t-il à l'obligation d'identifier les détenteurs réels des sociétés qui figurent dans les études ?

18.- Le Notariat dispose-t-il de systèmes centralisés qui garantissent la sauvegarde des actes notariés ? Dans l'affirmative, les notaires sont-ils tenus de conserver et de remettre les archives informatiques en cas de succession dans l'étude notariale ?

19.- Veuillez indiquer dans quels secteurs de la fonction notariale les nouvelles technologies, aussi bien actuelles que futures, peuvent jouer un rôle important ?


THEME II
Computerizing the Notary's office
General rapporteur: Francisco Javier García Más (Spain)

QUESTIONNAIRE AND BRIEF INTRODUCTORY REMARKS

         Civil-Law or Latin-Germanic notaries, and in the present case Spanish notaries, are part of the Public Administration or Civil Service and enjoy the status, clearly defined in Spanish Law, of civil servants (or public officers as they are termed in some countries), in addition to their status as legal professionals. This is an essential premise underlying the conduct of the notary's public function and consequently all forms of cooperation between the notary and the State, between the notary and the Public Administrations.

         As has already been frequently pointed out, the legal certainty provided by the notary is fundamentally a preventive legal certainty.

         Notaries have gradually been adapting their practice to the new demands made by the Society in which they live and to which they provide their public services. In this connection, particular emphasis should be placed on the importance of the use of the new technologies in the performance of the notarial function. I have been advocating the introduction and application of these technologies for several years now, provided always that they do not detract from the essential aspects of the notarial function but are used for the benefit of that function. A good example of this is the experience of Spanish notaries in the use of the new technologies, where they have continued to apply the principles of their essential notarial function, such as the physical presence of the parties before the notary in order that he may ensure the legality of the act and the due information of those signing, i.e. the notarial control of both substantive and formal legality.

         In short, the answer must be yes to the new technologies, provided they are used in the service of the legal systems, provided they are used in the service of the notarial function and provided they are used in the service of the citizens for whose benefit this public function is provided.

Some of the Conclusions of the working group on Theme II "The Notary and Electronic Trading", at the XXIVth INTERNATIONAL CONGRESS OF LATIN NOTARIES held in Mexico, were as follows:

Conclusions:

Recommends …

That the certification or verification of the notary's electronic signature be under the control of the member notarial associations, subject to compliance with the international principles and measures established for such verification.

…Considering that the notarial associations should guarantee the application of the new technologies to the notarial function, that it is fundamental that the essential principles of the Latin notary should remain unaltered in electronic trading, bearing in mind moreover the role of the notary in such transactions and in the prevention of conflicts in legal relations, and the fact that the notary contributes added value in response to the requirements of reliability and security demanded by modern society,

Recommends

That the member notarial associations make sure that the essential requirements of the public notarial document are preserved, including inter alia the physical presence of the parties before the notary, the signature of the document by the notary and the parties, the date, and the safekeeping or custody of the public notarial document by the notary, both in electronic format and in hard copy, thereby preserving intact its evidentiary value and enforceability for the benefit of society.

5. Considering that the new technologies constitute an essential instrument of communication between the citizen and the Public Administration and are an indispensable tool for the modernization thereof,

Recommends

That the notary's role as a public officer in communications with Public Registries and the Public Administration generally be emphasized, and that the necessary regulatory and technological measures be adopted  to make such communications both possible and secure, and in particular to ensure that notaries have direct access to the Public Registries for the performance of their public function.

         SPANISH legislation relating to the notarial profession was amended by the addition of a new Art. 17 bis to the Notarial Law of 28 May 1862, to introduce the concept of an electronic public notarial document and to make clear that the public notarial document must satisfy the essential requirements of certification by the notary, regardless of its format, that is to say, whether in hard copy or electronic format, and that the fact of being in electronic format will not deprive it of its character as a public instrument. Therefore, regardless of the format in which it is issued, the notary will certify the identity of the parties, his judgment of their capacity and powers, the fact that their consent has been freely granted and that the document is executed in accordance with the law and the duly-informed will of the parties or appearers. Such documents are accorded public faith and their contents presumed true and complete.

        The existence of an original or master public instrument in electronic format currently raises, we believe, a number of technical problems that will need to be gradually overcome. At the present time, therefore, and as a measure of prudence the electronic format should be used exclusively for the copies of public instruments. Another question intimately linked to this is the custody or storage of electronic public instruments, i.e., the electronic notarial protocol.

        Certified copies of original instruments, when issued in electronic format, must bear the notary's recognized electronic signature, and may only be issued for forwarding to another notary, a registrar, or to any office of the Public or Judicial Administrations, always within their respective areas of competence and by reason of their office or function. Such copies must be forwarded or sent only by the notary issuing them.

        This point is essential, since for reasons of security connected with the mechanism used for the electronic signature, the forwarding of certified electronic copies to private persons should not be allowed, as this could endanger the security mechanism, owing to the possibility of code-breaking or decryption and the uncontrolled reproduction of these certified copies as a result of their circulation in electronic format.

        Consequently, electronic certified copies that are transferred to hard copy format will only retain their authenticity and notarial guarantee if so transferred by a notary, and specifically by the notary to whom they have been forwarded. This is a basic principle that is of the essence of the notarial function. A different question is where these electronic certified copies have been forwarded by a notary to a registrar or to an office of the Public Administration, in which case the recipients may transfer them to hard copy format for the sole purpose of including them in the appropriate dossiers or files kept by reason of their office and within their respective sphere of competence, but in no case for their circulation as certified copies in hard copy format. Therefore, in the case of certified copies issued in electronic format, and for similar reasons of security, the specific purpose for which they are issued must be also be indicated.

        On the other hand, electronic uncertified copies may be sent to private parties provided the notary is satisfied as to their identity and legitimate interest.
The above requirements are contemplated in the said Art. 17 bis.

        The following questionnaire is presented in order to determine the approach to be adopted at the Naples Conference, as well as to enable the discussion of the most essential and useful questions concerning the use of the new technologies in the conduct of our profession.

 

QUESTIONNAIRE

 

1. Is there any legislation in your country regulating the use of the new technologies in the area of preventive legal certainty, specifically and fundamentally in relation to the duties of a notary? Indicate the principles on which it is based.

2. Could you describe the use or practical applications your Notaries are making of the new technologies?

3.  Does the Association of Notaries in your country have a system of intercommunication and relation among all its members that guarantees confidentiality in communications within that Association?

4. Does your country's legislation contemplate the recognition of an electronic notarial document as an original or master instrument?

         If your answer is yes, are master or original instruments actually certified in your country in the form of electronic notarial documents?

         In any case: is the original or master copy of the notarial document executed in hard copy format in your country, while what actually circulate are the electronic certified copies of that original or master instrument?

         To whom can these electronic certified copies be sent?

5. Can notaries notify public deeds by means of electronic copies having the effectiveness of public instruments based on their electronic signature? If so, what is required in order to verify the electronic signature: a notification to the public authority with certifying power, or is it sufficient to comply with the requirement that the electronic signature is recognized, regardless of the recipient?

6. What procedure exists for receiving administrative documentation relating to last wills and testaments in cases of death? Does the legislation of your country provide for a system permitting the notary to verify in cases of death that the decedent had made a will? Are the new technologies used for this system?

7. Do Notaries have a system permitting verification in cases of death that the decedent had life assurance and the nature thereof?

8. Do Notaries have systems of on-line communication to ensure the non-existence of liens and encumbrances on properties being conveyed or mortgaged?

9. Do Notaries have systems permitting the on-line checking of the physical description of a property against public databases?

10.  Do Notaries have systems of verification of the situation of municipal tax debts on the property being transferred? If so, are there also systems for payment of the outstanding amounts?

11. Are the documentary and accounting management procedures of notarial offices uniform, or are they dependent on market-based data-processing firms?

12. Do Notaries in your country, based on the current legislation, have systems of communication with the Public Registry Offices, in particular the Property Registry, for forwarding electronically the certified copies of notarial documents for purposes of registration?

13. Do Notaries have systems of communication with the Commercial (Company) Registries? Is the length of time required for the incorporation or modification of companies thereby reduced?

14. Do notaries have a database for storing in computerized format the contents of all their instruments? If so, does inclusion in this database suffice for the fulfilment of the notification obligations for tax, statistical and any other purposes?

15. To what extent are the new technologies used by your notaries, particularly in relation to their obligations of cooperation with the Public Administrations?

         Indicate the technologies used, both for the storage or custody of documents and for the forwarding of information, the receipt and obtaining of information and notifications.

16.  In their cooperation with the Public Administrations, do the Notaries in your country use the new technologies in the fight against money laundering?

         If so, could you briefly describe the procedure?

17. In connection with the obligations imposed by the International Financial Action Group, how are notaries complying with the obligation of identifying the true owners of the companies appearing in their offices?

18.  Do Notaries have centralized systems guaranteeing the back-up of notarial documents? If so, is there an obligation for notaries to keep and hand over their computer files to the notary or notaries succeeding them in their offices?

19. Indicate in which areas of the notarial function the new technologies may play an important role, both currently and in the future.  

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