RAPPORT ESPAGNE: L'informatique notariale
RAPPORT ESPAGNE: L'informatique notariale
Rapporteur national: Francisco Javier García Más. Notario

Francisco Javier García Más. Notaire. Ancien avocat de la Direction générale des registres et du notariat du ministère de la Justice espagnol. Rapporteur espagnol et rapporteur général du thème « Informatique notariale ».

LES NOUVELLES TECHNOLOGIES DANS LA FONCTION NOTARIALE. GROS PLAN SUR LE NOTARIAT ESPAGNOL.

 I.- Introduction.

Le notariat de droit civil, ou de type latino-germanique, et en l'espèce, le notariat espagnol font partie de l'Administration. Ses membres sont qualifiés de fonctionnaires publics (ou officiers publics dans d'autres appellations), une notion clairement définie dans la législation espagnole, en plus de professionnels du droit. C'est ce qui conditionne l'exercice de la fonction publique notariale, et par conséquent, l'ensemble des collaborations entre le notaire et l'État, entre le notaire et les administrations publiques.

 Comme cela a déjà été indiqué à plusieurs reprises, la sécurité juridique que confère le notariat est essentiellement une sécurité juridique préventive.

Dans cette brève introduction, j'ai souhaité souligner l'importance de l'utilisation des nouvelles technologies dans la fonction notariale, intervention et application que je défends depuis plusieurs années, mais toujours en partant du principe que cela ne doit pas dénaturer l'essence même de la fonction notariale, et que les nouvelles technologies doivent se mettre au service du notariat. Prenons par exemple l'expérience du notariat espagnol en matière d'utilisation des nouvelles technologies : le notaire a en effet continué à appliquer les principes de sa fonction notariale essentielle, comme la présence des parties devant le notaire afin que ce dernier puisse procéder au contrôle de la légalité, à sa mission de conseil et au contrôle notarial de la légalité matérielle et formelle.

 Ces principes ont été conservés à tous points de vue. Les nouvelles technologies sont en effet utilisées dans les cas où, par exemple, un notaire se trouve avec un client à un certain endroit du territoire espagnol, et un autre client, avec un autre notaire, à un autre endroit de ce territoire, et où ils échangent des documents. Elles permettent par exemple de passer des contrats à distance, ou d'alimenter l'index unique informatisé de toutes les études notariales, qui, pour chaque période, sont tenues de transmettre par voie télématique l'ensemble des données introduites dans l'office notarial conformément à la législation en vigueur, afin que les données saisies et envoyées par l'intermédiaire du Conseil général du notariat soient ensuite transmises aux administrations publiques compétentes.

 Bref, j'adhère totalement aux nouvelles technologies, à condition toutefois qu'elles soient au service des systèmes juridiques, au service de la fonction notariale et au service du citoyen qui bénéficie de cette fonction publique.

 Il a été démontré dans d'autres systèmes juridiques qu'il n'existe pas de véritables contrôleurs, et ces systèmes recherchent depuis quelques temps déjà des tiers de confiance.

Je ne nie pas le fait que d'autres systèmes juridiques, comme le système anglo-saxon, présentent des aspects positifs, mais il faut bien admettre qu'en matière de sécurité juridique préventive du contrôle de la légalité, ces systèmes souffrent de graves déficiences qui se soldent par de longues et onéreuses actions en justice.

 En fin de compte, on assiste à une judiciarisation de la société qui n'apporte absolument rien, et qui nous oblige à devoir prouver ce que nous avons fait, ce que nous faisons et ce que nous serons capables de faire, dans la mesure où l'État nous le demande. De plus, si l'on considère que les fonctions se justifient par leur adaptation à chaque période historique, et par leur utilité pour la société, j'estime que le notariat, en particulier, le notariat espagnol, a démontré qu'il savait être à la hauteur de la situation et ce, sans s'endormir sur ses lauriers.

II.- L'utilisation des nouvelles technologies dans la fonction notariale. Principes de base.

  En fait, l'une des questions qui s'est posée dès le début au sujet de l'utilisation des nouvelles technologies dans la fonction notariale, c'est dans quelle mesure ces techniques affectent ou pas les principes de conseil, d'immédiateté, de conservation et de reproduction de l'acte ou de la signature, tout en garantissant la sécurité juridique, la pleine valeur probante et la force exécutive du document.

 Nous tenterons de répondre à ces interrogations, nous exposerons le point de vue que nous avons façonné et défendu depuis de nombreuses années, et présenterons ce qui a été réalisé en Espagne dans ce domaine.

 Les conclusions du groupe de travail sur le thème II "Le notaire et la conclusion du contrat électronique" du XXIVème CONGRÈS INTERNATIONAL DU NOTARIAT LATIN célébré à Mexico disposent que :

 

« On informe tous les représentants des pays membres de l'Union Internationale du Notariat Latin, réunis les 18, 19 et 20 octobre 2004, au XXIV Congrès international du Notariat latin tenu à Cuidad de México, de la constitution d'un Comité, conformément à l'article 23.8 des Statuts de l'U.I.N.L., chargé de rédiger le document suivant qui contient le déroulement du débat sur les dix-sept rapports présentés par écrit ou oralement :

Conclusions :

1. Considérant que la signature électronique est un instrument technique au service du notariat,

 émet le vœu

que les notariats membres mettent en œuvre les outils nécessaires pour encourager l'introduction de nouvelles technologies, la formation continue des notaires en matière de signature électronique.

2. Considérant que le document électronique notarial est destiné à la circulation rapide et efficace,

 émet le vœu

que l'Union Internationale du Notariat Latin assure la promotion, selon les principes et les concepts élaborés, de la ligne directrice de la politique de certification de la signature électronique notariale dans les pays membres.

3. Considérant que la circulation internationale du document électronique ne peut pas faire moins que la vérification généralisée de la signature et de la qualité du notaire en exercice,

 émet le vœu

que la certification de la signature électronique des notaires s'affirme sous le contrôle des notariats membres, tout en respectant les principes et les outils élaborés par l'UINL pour qu'une telle vérification se fasse au niveau global.

4. Considérant que le notariat doit garantir l'adéquation de la fonction notariale aux nouveaux outils et qu'il est fondamental que les fonctions essentielles du notariat latin restent intactes dans le commerce électronique et considérant par ailleurs que le rôle du notariat dans le commerce électronique, tout en prévenant les conflits dans les relations juridiques, apporte une valeur ajoutée en réponse aux exigences de confiance et de sécurité requises par la société moderne,

 émet le vœu

que les notariats membres veillent au maintien des conditions propres à l'acte authentique et que, en outre, soient sauvegardées la présence physique des parties devant le notaire, leurs signatures ainsi que celle du notaire, la date et la conservation de l'acte authentique, afin que, bien qu'électronique, cet acte authentique conserve intactes ses forces probante et exécutoire au service de la collectivité.

5. Considérant que les nouvelles technologies constituent un outil essentiel de communication entre le citoyen et l'Administration Publique, et représentent un outil irremplaçable de la modernisation de l'Administration Publique,

 émet le vœu

que soit privilégiée la fonction du notaire officier public dans la communication avec les Registres Publics et l'Administration en général, et que soient par conséquence adoptés tous ces outils normatifs et technologiques pour assurer cette transmission aisément et en toute sécurité, en particulier en garantissant aux notaires l'accès direct aux Registres Publics pour l'accomplissement de la fonction publique.

6. Considérant que le notariat latin contribue à la création d'un espace juridique de sécurité globale au moyen de la circulation des actes notariés dotés de la force probante et exécutoire, rédigés tant sur support papier qu'électronique,

 émet le vœu

que soient adoptés tous les outils techniques et législatifs pour la libre circulation et la pleine reconnaissance d'un tel document au niveau mondial.

7. Constatant enfin les différents niveaux de développement des nouvelles technologies parmi les divers notariats,

 émet le vœu

que soient privilégiés les principes de solidarité et d'aide qui constituent la base des principes fondateurs de l'Union Internationale du Notariat Latin.

En outre, DU POINT DE VUE DE LA LÉGISLATION et du notariat espagnols, la loi sur le notariat du 28 mai 1862 a été modifiée pour introduire un nouvel article 17 bis et définir la notion d'acte authentique électronique. Il précise que l'acte authentique doit réunir les caractéristiques essentielles de l'authentification notariale, quel que soit son support, c'est-à-dire tant sur support papier qu'électronique, et que ce n'est par parce qu'il est établi sur support électronique qu'il perd sa valeur de document authentique. Par conséquent, indépendamment du support sur lequel l'acte authentique est établi, le notaire certifie l'identité de ses clients, l'appréciation de leur capacité et légitimation, que leur consentement a été librement donné et que l'autorisation est conforme à la légalité et à la volonté dûment informée de ses clients ou des comparants. Ces documents constituent des attestations notariales et leur contenu est présumé authentique et intègre.

L'article 17 bis dispose que : .-1. Les actes authentiques auxquels fait référence l'article 17 de cette loi ne perdront pas ledit caractère par le seul fait qu'ils sont rédigés au format électronique avec la signature électronique avancée du notaire et, le cas échéant, des comparants ou intervenants, obtenue conformément à la loi réglementant l'utilisation de la signature électronique par les notaires et autres normes complémentaires. 2. Réglementairement, les conditions indispensables à l'authentification ou à l'intervention et à la conservation de l'acte authentique électronique seront réglementées dans les cas non prévus dans le présent article.

Dans tous les cas, l'intervention notariale ou authentification de l'acte authentique électronique doit être soumise aux mêmes garanties et conditions que celles de tout acte authentique notarié et produira les mêmes effets. En conséquence : Indépendamment du support électronique, informatique ou numérique de l'acte authentique, le notaire devra certifier l'identité des comparants, leur capacité juridique, que le consentement a été prêté librement et que la passation respecte la loi et la volonté dûment éclairée des comparants ou intervenants.

 b) Les actes électroniques authentifiés par notaire, comme ceux authentifiés sur papier, jouissent de la force probante attachée aux actes authentiques et leur contenu est réputé exact et intègre conformément aux dispositions de cette loi ou d'autres lois. »

L'acte électronique, qu'il s'agisse d'un acte public ou d'un acte privé, ne constitue pas une nouvelle catégorie de documents et n'altère en rien la nature du système documentaire espagnol, qui n'est autre que le système de droit romain.

Pourtant, il ne fait aucun doute que le support électronique exige une réglementation spécifique sur certains aspects comme par exemple, en cas de contestation d'un acte électronique lorsque la loi sur la signature électronique et la loi sur la procédure civile établissent des mécanismes adaptés et spéciaux en fonction du type de support, et de la signature utilisée, à savoir, la signature électronique. 

La catégorie qui nous intéresse est celle de l'acte authentique électronique, et plus particulièrement, celle de l'acte notarié électronique.

Les principes généraux demeurent inchangés en termes de conceptualisation, puisque ce qui détermine si un acte est authentique ou pas, c'est le fait qu'il ait été authentifié par un notaire ou un employé public compétent conformément aux exigences fixées par la loi.

Le principe d'immédiation ou d'immédiateté entre le notaire et la ou les parties établit comme nécessité absolue la présence physique du notaire dans la procédure de l'acte notarié électronique, écartant les comparutions dites virtuelles, ou le dénommé « cybernotariat », qui mettraient de côté les effets, la signification, la force probante et l'authenticité de l'acte authentique électronique, à savoir, en l'espèce de l'acte notarié.

Il ne faut pas exclure des objectifs l'application pratique de l'acte électronique notarié en minute, déjà réglementé dans l'article 17 bis de la loi sur le notariat, ni l'importance de ce dernier, de la contribution qu'apporte l'intervention du notaire. En effet, le notaire va, entre autres, certifier l'identité du signataire, en évitant de faire l'impasse sur la signature, sur la capacité et la liberté d'agir du signataire au moment de passer l'acte, sur la connaissance de l'ensemble du document et, par conséquent, sur la mission de conseil incombant au notaire et sur le contrôle de la légalité de cet acte, puisque ce dernier aura lui-même rédigé et vérifié le document.

 Néanmoins, force est de constater que la rédaction de l'acte notarié électronique, ou pour être plus précis, de l'acte authentique électronique ou informatisé, en sa qualité de minute, pose toute une série de problèmes opérationnels et techniques, non seulement en termes de scindabilité de la signature, mais aussi en termes de conservation, de rupture de clés, de précarité de la signature et de cessation d'activité de l'entité privée ayant certifié le document. Cela ne signifie pas que dans un futur plus ou moins proche, avec le perfectionnement des nouvelles technologies, nous pourrons vraiment parler sans aucun risque de l'acte notarié informatisé ou électronique, d'un point de vue pratique.

La possibilité de l'existence de l'acte notarié en minute est déjà certainement régie et envisagée dans différents États en tant que concept, à savoir, en tant qu'acte notarié sous forme dématérialisée. En ce sens, la France, la Belgique, le Québec et l'Espagne disposent entre autres, d'une réglementation à cet égard, mais reste à savoir si elle sera appliquée dans la pratique.

Les copies autorisées des minutes, qui seront délivrées sur support électronique, doivent être paraphées de la signature électronique du notaire et ne peuvent être établies, aux fins de leur transmission, qu'à un autre notaire, à un fonctionnaire chargé de la tenue des registres ou à quelque organe de l'Administration Publique ou juridictionnel que ce soit, dans le cadre de leurs compétences respectives et de leur profession. La remise ou l'envoi de celles-ci seront réalisées par le notaire qui les délivre.

 Ce point est essentiel puisque, pour des raisons de sécurité et en raison du mécanisme de la signature électronique, la transmission de copies électroniques légalisées ne doit pas être autorisée pour les particuliers car cela mettrait en danger le mécanisme de sécurité, du fait de la rupture de clés, ainsi que la reproduction de ces copies sans aucun type de contrôle étant donné leur circulation sur un support électronique.

 En conséquence de ce qui précède, si ces copies électroniques légalisées étaient reproduites sur support papier afin de conserver leur authenticité et garantie notariales, seuls les notaires qui ont reçu ces copies électroniques légalisées pourraient les reproduire sur papier. Il s'agit d'un principe de base propre à la fonction notariale. Lorsque ces copies électroniques légalisées sont transmises par un notaire à un fonctionnaire chargé de la tenue des registres ou à un organe de l'Administration Publique, ces récepteurs pourront les reproduire sur support papier aux seules fins de les intégrer aux dossiers ou archives correspondants, en raison de leur profession et dans le cadre de leurs compétences respectives, mais en aucun cas les faire circuler comme des copies légalisées sur support papier. C'est la raison pour laquelle, en cas d'expédition desdites copies légalisées sur support électronique et pour des motifs de sécurité, il convient d'indiquer cette circonstance en vue de délivrer lesdites copies.

En revanche, il sera possible de transmettre des copies électroniques simples aux particuliers pour autant que le notaire connaisse leur identité et leur intérêt légitime, ainsi que nous le signalions ci-dessus en nous référant à l'utilisation de la signature électronique par les notaires. Ces indications figurent dans ledit article 17 bis.

Selon nous, un point à prendre en considération dans l'acte électronique et l'autonomie de la volonté, c'est l'application concrète que nous pouvons faire de l'acte notarié électronique dans le cadre de la passation d'actes à distance, réglementée, entre autres, par l'article 111 de la Loi 24/2.001 du 27 décembre. En effet, deux notaires (ou plus) pourront s'envoyer par voie électronique, sous leur signature électronique reconnue respective, le contenu des actes authentifiés par chacun d'eux qui comportent les déclarations de volonté destinées à passer un acte unique. Il est laissé au développement réglementaire le soin de définir les conditions et la procédure d'intégration des différentes déclarations de volonté dans un acte individuel, ainsi que la formation de celui-ci dans un acte authentique unique.

L'application immédiate de cet article peut parfaitement se faire, avec la possibilité de passer un acte à distance, laquelle est évidente en droit espagnol (il suffit de citer les articles 1262 du Code civil et 51 et 54 du Code du commerce et les actes d'adhésion des articles 176 et 178). Pour le moment, ces documents doivent être délivrés sur support papier, en attendant l'entrée en vigueur de l'acte authentique électronique , et comme l'indique Rodríguez Adrados : « Passé le délai d'entrée en vigueur fixé par la onzième disposition transitoire, les actes authentiques comportant les différentes déclarations de volonté pourront soit continuer à être dressés sur support papier, soit être établis sur un support électronique. Toutefois, même dans ce dernier cas, les différentes déclarations de volonté et les documents électroniques ayant servi à la vérification conserveront leur individualité ; l'acte unique ne pourra pas non plus être formé, comme le veut le précepte, dans un acte authentique unique puisque à ce moment-là, les actes étaient au nombre de deux ou plus et qu'ils ne peuvent pas cesser de l'être. Lors de la passation de contrats à distance, où l'on note le plus grand nombre d'avantages, un acte authentique électronique n'est donc pas possible, car le document nécessaire devra se composer de deux actes électroniques ou plus. L'acte authentique électronique ne pourra exister que lorsqu'il sera autorisé en tant qu'unité d'acte ou sinon, par-devant un même notaire, mais je ne vois pas l'intérêt d'avoir un acte sur papier en plus d'une copie sur support électronique. »

En guise de question accessoire et secondaire à ce qui est indiqué au sujet dudit acte notarié électronique, il faut bien avouer que certains problèmes se posent concernant la minute électronique, sa conservation, les copies, et surtout, la distinction dans le monde électronique entre un original et une copie, une question qui fait débat. Tout cela est intimement lié, puisque ces documents informatisés contiennent les déclarations de volonté et façonnent le principe d'autonomie des parties, concrétisé par lesdites déclarations de volonté.

Des questions se posent sur la durée de conservation des signatures électroniques initiales, sur la destination des supports initialement utilisés et surtout, sur le problème du stockage des documents électroniques.

 Comme l'indique Talpis , on se demande comment stocker les minutes des actes notariés électroniques, et, à cet égard, il affirme que "En France, la réponse a été trouvée dans la centralisation des actes notariés électroniques…. Celle-ci se caractérise par l'existence d'un grand minutier central, mis en œuvre et contrôlé par le Conseil supérieur du notariat. La Belgique a elle aussi créé un système de centralisation des actes proche du modèle français. »

Cette situation pose les questions du contrôle des minutes par le notaire instrumentaire ou son successeur, et surtout, du danger que représente l'envoi des copies, qui peut être confié à des personnes autres que les notaires, ce qui représente un changement majeur dans le système.

Pour conclure, je ne voudrais pas omettre de mentionner le maître, M. Antonio Rodríguez Adrados, qui a rédigé un second ouvrage sur la question de l'acte authentique électronique, plus précisément, sur la signature électronique, et qui aborde de façon magistrale tous les sujets que nous avons traités dans cette présentation. Ce travail a été rédigé avant l'entrée en vigueur de l'article 17 bis de la loi sur le notariat, qui régit et instaure l'acte authentique électronique, en son rang de minute. Néanmoins, je pense qu'il est utile de signaler ce qu'affirmait à l'avance le maître Rodriguez Adrados.

 En ce sens , Rodríguez Adrados déclare que "...La loi française du 29 février 2000 a introduit dans le droit positif de son pays voisin, tant en guise de forme qu'en tant que preuve, l'acte authentique électronique, également dénommé acte notarié informatisé, qui a ainsi cessé d'être une simple élucubration doctrinale...Rappelons que le Règlement italien n'admet pas non plus cette sorte d'actes, puisqu'il se limite ...à l'authentification notariale de la signature électronique, délivrée par le notaire sur un document papier...La plus grande prudence est de rigueur lorsqu'il s'agit d'introduire dans le droit positif un acte authentique informatisé ; mieux vaut laisser le temps faire murir les sensibilités et montrer les résultats favorables ou défavorables obtenus dans d'autres domaines, d'autant plus que comme l'a écrit Liserre, les notaires sont fortement exposés, comme catégorie, aux risques et aux incertitudes d'une innovation qui influe la nature même de leur fonction, pour ainsi dire, de producteurs d'authenticité. Il est donc préférable de commencer par des actes notariés de moindre importance, tels que les actes de notification ou de mise en demeure, ou les copies authentifiées. Mais toujours si l'on tient compte du fait qu'il s'agit de véritables actes authentiques, qui doivent faire foi à eux seuls, on ne peut pas exiger qu'ils soient accompagnés d'un certificat délivré par un prestataire de services de certification ; cela ne semble donc pas remédier à la résolution-circulaire de la Direction générale des registres et du notariat du 26 avril 2000. Il faudrait que ce soit la Chambre notariale respective ou le Conseil général du notariat qui certifie la clé publique des notaires, qui devront la faire enregistrer, comme le fait la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre‑Real Casa de la Moneda pour les documents administratifs. Ainsi aurions-nous redécouvert la légalisation...Il manque donc une loi qui régisse les exigences formelles de l'acte authentique électronique, avec toutes les modalités qu'il doit respecter comparées à l'acte authentique sur papier ; ce sujet ne peut pas s'en remettre à un décret, comme le fait la loi française, car nous ne sommes pas dans le cadre administratif, mais civil. Pourtant, en plus des solennités documentaires, il faut toujours bien garder à l'esprit les exigences de la fonction notariale … La mission de conseil des notaires présente des difficultés bien spécifiques. La normalité de l'acte électronique n'est autre que la passation à distance ; chacun des comparants se trouve dans un lieu géographique distinct, avec son notaire respectif ; la recherche de la volonté commune des parties, le conseil impartial, pour l'une et l'autre des parties, en même temps, ne semblent pas possibles...Mais il me semble que sur cette forme d'autorisation, plane le risque qu'un seul conseil notarial soit remplacé par deux conseils unilatéraux, qui n'ont pas grand-chose à voir avec ceux d'un notaire. Il n'est par ailleurs pas possible d'apprécier les avantages de ce système sur l'octroi séparé de chaque consentement dans un document papier et une communication télématique entre les deux notaires qui, agissant en temps réel, évitent bien des incertitudes juridiques pour les octrois successifs. Après ce long exposé, nous pouvons en conclure que : Il n'existe pas d'équivalence juridique entre la signature manuscrite sur papier et la signature électronique telle que proclamée dans les textes officiels ; il s'avère donc tout à fait raisonnable de contester l'applicabilité de la signature électronique à la catégorie des actes publics et privés contenant des déclarations de volonté. Sans préjudice, évidemment, de l'application générale de la signature numérique dans le commerce électronique...Vous me direz que le titulaire de la clé privée est responsable de ne pas avoir fait preuve de la diligence requise en matière de conservation...Mais l'indemnisation de certains dommages et préjudices, bien qu'il s'agisse d'une responsabilité objective, est une chose totalement distincte de la relation contractuelle ; les obligations contractuelles ne peuvent pas naître d'une conservation négligente, sauf ex contractu, d'une déclaration de volonté...Prétendre fonder la passation de contrats électronique directement sur la loi, les usages ou la bonne foi, et non sur la volonté des parties et leur déclaration, nous oblige à revoir entièrement toute la théorie du contrat et de l'acte, et à remplacer notre système de transaction par un autre système d'imputation d'une conduite, qui s'inspire fortement du modèle nord-américain. Comme le répétait M. Claudio Sánchez Albornoz..., les peuples ont moins de difficultés à changer de langue, et même de religion, qu'à abandonner leurs normes et leurs traditions juridiques ; j'espère que les peuples européens continueront à agir de la sorte... ».

 Il a été procédé à certaines réformes postérieures à la Loi 24/2001 du 27 décembre.

La façon d'opérer du notaire espagnol a subi de nombreux progrès et changements dans bien des domaines, et aujourd'hui, l'utilisation des nouvelles technologies est devenue une réalité.

 J'expose ci-après de manière synthétique le processus normatif qui a été réalisé en la matière :

1.- La loi n° 24/2001 du 27 décembre 2001 relative à des mesures fiscales, administratives et d'ordre social constitue le point de départ que nous avons déjà évoqué. Certains articles de cette loi ont été modifiés par la loi n° 24/2005 du 18 novembre 2005 relative à des réformes en vue de favoriser la productivité.

2.- La loi n° 36/2006 du 29 novembre 2006 fixant des mesures de prévention de la fraude fiscale modifie l'article 17 de la loi sur le notariat, et aux fins qui nous intéressent, confère, au deuxième paragraphe, une légitimité aux index informatisés et à l'index unique informatisé.

3.- Quant au développement réglementaire des nouvelles technologies dans le Règlement notarial, fondé de toute évidence sur les prescriptions des lois précitées, il convient de souligner les articles suivants dans la rédaction donnée par le décret royal n° 45/2007 du 19 janvier 2007 portant modification du Règlement notarial :

 a).- En ce qui concerne les actes notariés :

 1.- Article 198, alinéa 2, concernant l'annotation de tout fait lié aux archives informatiques.

 2.- Article 199, paragraphe 4, relatif aux archives télématiques relevant du Conseil général du notariat, dans lesquelles figurent l'intervention du notaire ainsi que les bases des marchés sur appel d'offres pour lesquels l'intervention du notaire est requise.

 3.- Article 200, alinéa 4, relatif à la constatation dans les actes, à la demande des intéressés, des communications électroniques reçues par les intéressés ainsi que celles qui, à la demande des intéressés, sont transmises par les notaires à des tiers.

 4.- Article 201 relatif à l'envoi de courriers ou d'autres documents, entre autres par voie télématique.

 5.- Article 216, paragraphe 3, relatif au dépôt notarial de documents établis sur support informatique.

 b).- En matière de copies électroniques, l'article 224, alinéa 4, régit tout le mécanisme et le fonctionnement des copies électroniques légalisées ou simples.

 c) Article 249, relatif à la transmission de copies électroniques légalisées aux registres fonciers et du commerce aux fins de leur dépôt par voie télématique.

 d) Article 261, relatif à la légalisation notariale des signatures électroniques.

 e).- Articule 264, relatif au registre notarial et notamment le paragraphe 4 qui traite de l'inscription dans le registre notarial des interventions liées aux nouvelles technologies (alinéas a), b) et c)).

 f).- Articles 284, 285 et 286 relatifs aux index sur support informatique ainsi qu'à la création de l'index unique informatisé notarial, dont le titulaire et responsable est le Conseil général du notariat.

 g).- Article 175, relatif à l'accès des notaires par voie télématique aux livres fonciers.

  h).- Article 164 concernant, parmi d'autres détails, les archives de révocation de pouvoirs. 

 4°.- Loi n° 59/2003 du 19 décembre 2003 relative à la signature électronique. En ce qui nous concerne, il convient de souligner l'importance des articles 3, 7, 13, 15 et 22, alinéa 5 et de la première disposition additionnelle (relative aux attestations notariales et à l'utilisation de la signature électronique).

 Il s'agit de la transposition de la directive 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil, du 13 décembre 1999, sur un cadre communautaire pour les signatures électroniques.

 5°.- Loi n° 34/2002 du 11 juillet 2002 relative aux services de la société de l'information et de commerce électronique. En ce qui nous concerne, il y a lieu de tenir compte principalement de l'article 5 portant sur les services qui ne relèvent pas du champ d'application de la loi. Les articles 23 à 28 traitent de la passation de contrats électronique. Plus particulièrement, l'article 23.4 (contrats exclus), l'article 24 relatif à la preuve des contrats électroniques et l'article 25 qui se réfère aux tiers de confiance (très important puisque cet article précise clairement la différence entre l'intervention des tiers de confiance et l'intervention des notaires).

 Il s'agit de la transposition de la directive 2000/31/CE du Parlement européen et du Conseil du 8 juin 2000 relative à certains aspects juridiques des services de la société de l'information, et notamment du commerce électronique, dans le marché intérieur (directive sur le commerce électronique).

 6°.- Loi sur la société à responsabilité limitée nouvelle entreprise. Loi n° 7/2003 du 1er avril 2003 et décret royal n° 682/2003 du 7 juin 2003 réglementant le système de procédure télématique visée à l'article 134 et huitième disposition additionnelle de la loi n° 2/1995 du 23 mars 1995 relative aux sociétés à responsabilité limitée.

 7°.- Décret royal n° 1332/2006 du 21 novembre 2006 réglementant les spécifications et les conditions pour l'utilisation du Document Unique Électronique (DUE) en vue de la constitution et de la mise en œuvre de sociétés à responsabilité limitée grâce au système de procédure télématique. Ce décret royal étend la constitution par des procédures télématiques à toutes les sociétés à responsabilité limitée et non plus uniquement à la société à responsabilité limitée nouvelle entreprise comme auparavant. Il est entré en vigueur le 1er mars 2007.

 8°.- Décret royal n° 1553/2005 du 23 décembre 2005 réglementant la délivrance du document national d'identité et ses certificats de signature électronique.

 9°.- Loi n° 1/2000 du 7 janvier 2000 relative au Code de procédure civile. L'article 299.2 sur les moyens de preuve, l'article 382 relatif aux appareils de filmage, d'enregistrement et similaires ainsi que l'article 384 concernant les instruments qui permettent d'archiver, de connaître ou de reproduire des données significatives pour les procès.

 10º.- Loi n°11/2007 du 22 juin 2007 relative à l'accès électronique des citoyens aux administrations publiques,

 12°.- Création du registre des assurances décès, grâce auquel seront délivrés les certificats qui indiquent si une personne décédée, l'assuré, avait souscrit une assurance décès. Ce registre dépend de la Direction générale des registres et du notariat. Les notaires peuvent demander et obtenir les certificats par voie télématique. La loi qui a institué ce registre est la loi n° 20/2005 du 14 novembre 2005. Elle est entrée en vigueur le 19 juin 2007.

 13º.- Mesures visant à assouplir et à simplifier la constitution de sociétés commerciales à capital, en vertu du décret-loi royal n° 13/2010 du 3 décembre 2010 sur les actions dans le domaine fiscal, du travail et libératrices pour développer l'investissement et la création d'emplois.

III.- L'utilisation des nouvelles technologies dans la fonction notariale : Applications pratiques, dans le notariat espagnol.

Depuis quelques années, le notariat espagnol utilise les nouvelles technologies pour fournir un meilleur service aux citoyens et ce, sans renoncer aux principes essentiels de la fonction du notaire de droit latin germanique et en garantissant le plus haut niveau de sécurité technique afin que la sécurité juridique soit l'un des éléments fondamentaux.

La loi n° 24/2001 du 27 décembre 2001 régit l'intégration des techniques électroniques, télématiques et informatiques dans la sécurité juridique préventive. Comme nous l'avons déjà indiqué plus haut, cette loi fixe les bases pour l'application des nouvelles technologies à la fonction du notaire. La signature électronique reconnue des notaires est l'outil technique essentiel à l'acte authentique électronique, qu'il soit l'original ou la minute ou encore la copie légalisée qui circule.

En ce sens, les plus de 3 000 notaires espagnols possèdent une signature électronique reconnue ainsi qu'une plateforme dénommée « e-notario » pour certaines notifications et communications.

Les statistiques indiquent que plus de 13 millions de signatures certifiées par notaire sont générées chaque année. Un million de demandes par semaine sont traitées par le service de validation des certificats (OCSP). Plus de 18 000 certificats (3000 de notaires et 15.000 de clercs de notaire/ Chambre notariale) et 30.000 horodatages certifiés sont délivrés par jour.

Les exigences et conditions pour l'obtention de ladite signature électronique notariale sont très sévères afin de fournir à tout moment le niveau de sécurité le plus élevé.

Par ailleurs, la loi n° 24/2001 précitée met en œuvre des applications pratiques pour la fonction notariale telles que l'envoi de notifications, d'actes, de communications à d'autres notaires, aux officiers publics chargés du livre foncier et du registre du commerce, à l'Administration Publique et aux organes judiciaires.

 Quant aux applications spécifiquement visées dans ladite Loi n° 24/200, elles concernent :

1º.- l'envoi de copies légalisées électroniques d'actes authentiques aux officiers publics chargés du livre foncier et du registre du commerce, qui offre un avantage considérable pour les citoyens dont les démarches sont simplifiées et dont les déplacements sont évités.

2º.- les archives télématiques qui contiennent les actes authentiques.

3º.- le vaste domaine des contrats négociés à distance qui, avec l'essor des nouvelles technologies, se développent de manière considérable. Toutefois, il convient de tenir compte du fait que, dans ces contrats à distance, il existera toujours un comparant dans un lieu déterminé accompagné d'un notaire disposant d'un ordinateur et, dans un autre lieu, il y aura également un autre comparant et un autre notaire doté d'un ordinateur.

Il existe actuellement de nombreuses applications qui, en conséquence de ladite loi, sont déjà une réalité en ce sens qu'elles sont réalisées dans la pratique quotidienne. Entre autres, outre celles susmentionnées, nous pouvons citer, de manière succincte :

A.- La « société à responsabilité limitée nouvelle entreprise », créée par la loi n° 7/2003. Ce projet est une réalité depuis quelques années et permet la constitution et le traitement télématique de la société à responsabilité limitée nouvelle entreprise. Grâce à un mécanisme technologique complexe, il est possible de constituer complètement une entreprise en 2 jours, ce qui permet de réduire de manière drastique les démarches et les visites aux organes de l'Administration Publique. Il s'agit d'un projet mis en œuvre avec différents organes de l'Administration Publique, dans lequel le notaire joue un rôle très important dans tout le processus.

En ce sens, c'est au sein de l'étude notariale même et par des procédures télématiques qu'il est possible d'obtenir le certificat de constitution de la société. L'associé unique (ou les associés) est appelé à comparaître à travers un réseau et sa société est constituée dans la même journée. Le paiement de l'impôt sur la constitution de la société est également effectué dans l'étude notariale. Une copie légalisée électronique est remise au registre du commerce aux fins de l'inscription de la société à ce registre. Après le paiement de l'impôt indiqué ci-dessus, une copie électronique est remise aux autorités fiscales compétentes aux fins de l'obtention du numéro d'identification fiscale de la société.

Dès lors que la société est inscrite au registre du commerce, celui-ci transmet au notaire par voie télématique les données relatives à l'inscription, qu'il intègre dans l'acte authentique. Une copie électronique est également remise à l'autorité administrative compétente pour toutes les démarches de la société constituée auprès des autorités de la sécurité sociale.

En définitive, les études notariales effectuent de nombreuses démarches administratives que le citoyen devait effectuer auparavant en plusieurs jours.

Il existe un système de traitement télématique intégré grâce auquel les études notariales communiquent avec les différents organes de l'Administration Publique.

Avant la création de ce système télématique, le délai moyen pour effectuer toutes ces démarches était de 60 jours. Aujourd'hui, il n'est plus que de 2 jours. Auparavant, les points de contact étaient au nombre de 8 et aujourd'hui il n'y en a plus que 2. Pour finir, le nombre de formulaires à compléter sur support papier était de 15, il a été ramené à 1 seul.

Aujourd'hui, le traitement télématique à distance est également possible pour toutes les sociétés à responsabilité limitée.

B.- La constitution télématique de certains types de sociétés dans le cadre des mesures visant à assouplir et à simplifier la constitution de sociétés commerciales à capital, en vertu du décret-loi royal n° 13/2010 du 3 décembre 2010 sur les actions dans le domaine fiscal, du travail et libératrices pour développer l'investissement et la création d'emplois. Plusieurs cas de traitement télématique sont prévus, tant pour certaines sociétés à responsabilité limitée dont le capital social n'excède pas 3100 euros, que pour un autre groupe de sociétés à responsabilité limitée d'un capital social inférieur ou égal à 30 000 euros ainsi que pour un troisième groupe, celui des autres sociétés à responsabilité limitée, des sociétés anonymes et des autres sociétés commerciales.

Dans ces cas, toutes les démarches se font depuis l'étude notariale, de la demande de dénomination sociale jusqu'à l'obtention du numéro d'identification fiscale de la société, en passant par les aspects fiscaux et l'envoi de la copie électronique au registre du commerce.

C.- La demande par voie télématique au registre du commerce central d'envoi du certificat de dénomination lors de la constitution d'une société commerciale.

D.- La demande et l'obtention de la part du notaire auprès du service fiscal du numéro d'identification fiscale des sociétés.

E. La Lutte contre le blanchiment de capitaux.

L'arrêté EHA/2963/2005 du 20 septembre 2005 confère le rôle d'organe de prévention en matière de blanchiment de capitaux au Conseil général du notariat (OCP).

En effet, pour des raisons d'efficacité, la création d'un organe centralisé dans le domaine du blanchiment de capitaux s'avère très utile.

 Il existe plus de 3.000 notaires disséminés sur le territoire espagnol, ce qui nécessite de coordonner les agissements de tous ces fonctionnaires dans ce domaine. La gestion centralisée de la prévention du blanchiment de capitaux, prévue à titre général dans l'article 11.1 du Règlement, a permis de surmonter la situation d'atomisation qui existait auparavant, en accroissant l'efficacité du système, au bénéfice à la fois de la profession de notaire et la lutte contre les formes graves de criminalité.

Ainsi, pour permettre cette action coordonnée, il a été créé au sein du Conseil général du notariat un organe centralisé de prévention en matière de blanchiment de capitaux (OCP). Cet organe est chargé de renforcer, d'intensifier et de canaliser la collaboration des notaires avec les autorités judiciaires, policières et administratives responsables de la lutte contre le blanchiment de capitaux.

A cet effet, l'Unité d'analyse et de communication de l'OCP examinera avec la plus grande attention toute opération figurant dans l'index informatisé que tous les notaires sont tenus d'envoyer chaque mois au Conseil général du notariat, dans laquelle le notaire intervient ou participe concernant l'achat-vente de biens immeubles ou d'entités commerciales, ou les autres opérations citées dans l'article 2.2.d) du décret royal n° 925/1995 du 9 juin 1995, particulièrement susceptibles d'être rattachées au blanchiment de capitaux. La nouvelle loi n° 10/2010 ne semble pas poser de limites à un type spécifique d'opérations.

De même, elle pourra examiner les opérations qui, dans les cas suscités et préalablement à l'autorisation ou à l'intervention des notaires, lui sont présentées par les notaires en vue de leur analyse.

Finalement, on assiste à une quête permanente d'instruments toujours plus efficaces permettant de contrôler, avec le plus de souplesse et de sécurité possibles, le blanchiment d'argent.

Ce phénomène a engendré la participation essentielle du notaire dans la lutte contre le blanchiment de capitaux en ce sens qu'effectivement, suite à la transposition de la seconde directive de l'Union européenne, les notaires ne sont plus de simples collaborateurs dans la prévention du blanchiment, mais sont devenus de véritables sujets soumis à cette obligation.

Avec le précédent système, le notaire avait le devoir général de communiquer au Service exécutif de la Commission de prévention du blanchiment (SEPBLAC), toute situation ou tout fait susceptible, dans le cadre de l'exercice de son activité, de constituer un indice ou une preuve de blanchiment de capitaux. Dans le cadre de cette activité, les notaires ont en effet transmis à cet organisme plus de 2500 actes, qui comportaient un facteur de suspicion.

Pourtant, ce système n'était pas assez efficace car il ne permettait pas de croiser les données ou les éléments des autres actes effectués dans différentes études notariales, mis à part, tout au plus, ceux passés dans la même étude par les mêmes sujets à des moments bien précis. C'est de là qu'est venue la nécessité d'établir des mécanismes d'action plus souples dans lesquels la participation du notaire permettrait de détecter de façon plus efficace le blanchiment et donc, de pouvoir agir dans la lutte contre ce dernier.

Il va sans dire que la création dudit index unique informatisé a été un élément essentiel pour avancer dans cette voie. Cet index unique informatisé constitue la base de données leur permettant de travailler. Il regroupe tous les actes et documents légalisés par tous les notaires espagnols depuis le début de l'année 2004 au format électronique, en indiquant chaque type d'acte, les intervenants, la qualité en laquelle ils interviennent, leur domicile, leur résidence, le montant de l'opération, etc.

Cet ensemble de données que fournit l'index constitue un élément essentiel pour le traitement des informations dans la prévention du blanchiment d'argent par le biais du mécanisme de l'offre, auquel nous avons déjà fait référence.

Cet organe centralisé de prévention du blanchiment d'argent, créé par l'arrêté suscité du ministère de l'Economie et des Finances, part du principe que le notaire est un fonctionnaire public dans l'exercice de sa fonction, et qu'il doit veiller à la légalité des actes qu'il authentifie et qu'il délivre.

F.-Loi sur les mesures de prévention de la fraude fiscale.

 Un autre point essentiel de la collaboration du notaire avec les administrations publiques est sans aucun doute la prévention de la fraude fiscale, dont les mécanismes appropriés sont établis par le législateur, comme nous l'avons vu plus haut au sujet du blanchiment. Pour permettre une collaboration efficace, les outils technologiques ont joué un rôle essentiel, notamment grâce à l'index unique informatisé auquel nous avons déjà fait plusieurs fois référence.

En ce sens, la loi n° 36/2006 du 29 novembre 2006 fixant des mesures de prévention de la fraude fiscale représente une grande avancée dans la lutte contre les agissements qui portent préjudice à la communauté, tels que la fraude fiscale.

L'article 23 de la loi sur le notariat de 1862 est modifié, au sens qui nous intéresse ici, au dernier paragraphe, qui prévoit que « —s'agissant d'actes authentiques relatifs à des actes ou des contrats prévoyant l'acquisition, la déclaration, la constitution, la transmission, l'imposition, la modification ou l'extinction de la propriété ou des autres droits réels sur des biens immeubles, ou à tout autre acte ayant des conséquences fiscales, les comparants sont tenus de certifier par-devant le notaire instrumentaire leur numéro d'identification fiscale ainsi que celui des personnes ou entités qu'ils représentent, dont il sera fait mention dans l'acte ».

Il est ainsi possible de contrôler ce numéro d'identification fiscale, étant donné qu'en plus, conformément aux dispositions du dernier paragraphe de l'article 24 de la loi sur le notariat, lui aussi modifié par ladite loi sur les mesures de prévention de la fraude fiscale, dans ces cas, dans les actes authentiques cités dans cet article ainsi qu'à l'article 23, le Conseil général du notariat fournit à l'administration fiscale, conformément à l'article 17 de cette loi, les informations relatives aux opérations dans lesquelles il n'aurait pas respecté l'obligation de communiquer au notaire le numéro d'identification fiscale en vue de son annotation dans l'acte, ainsi que les moyens de paiement employés et, le cas échéant, le refus d'identifier les moyens de paiement. Ces données devront figurer dans les index informatisés ».

Un autre aspect essentiel est la modification apportée à l'article 24 de la loi sur le notariat, qui prévoit la nécessité d'accréditer les moyens de paiement utilisés.

A cet égard, l'article 24 de la loi sur le notariat dispose que"... dans les écritures relatives à des actes ou des contrats prévoyant la déclaration, la transmission, l'imposition, la modification ou l'extinction à titre onéreux de la propriété et des autres droits réels sur des biens immeubles, il convient d'indiquer, lorsque la contrepartie consiste en tout ou en partie en de l'argent ou en un symbole qui le représente, les moyens de paiement utilisés par les parties. A cette fin, et sans préjudice de son développement réglementaire ultérieur, il convient de définir si le prix a été communiqué à l'avance ou au moment de la délivrance de l'acte, son montant, ainsi que s'il a été effectué en espèces, par chèque, bancaire ou non, et selon le cas, nominatif ou au porteur, par un autre type de mandat ou par virement bancaire. De même, ces actes authentiques doivent intégrer la déclaration préalable du mouvement des moyens de paiement fournie par les comparants, lorsque cette déclaration doit être présentée en vertu de la législation sur la prévention du blanchiment de capitaux. Si le comparant ne respecte pas son obligation de fournir cette déclaration, le notaire est tenu d'en faire mention dans l'acte et de le communiquer à l'organe compétent du Conseil général du notariat.

Le développement réglementaire de ces articles a été réalisé par la modification du Règlement notarial, opérée par le décret royal n° 45/2007 du 19 janvier 2007, plus précisément à l'article 177 portant sur le devoir de consigner et d'accréditer ces moyens de paiement. Une autre modification a été apportée ultérieurement, par le décret royal n° 1804/2008 du 3 novembre 2008.

Ces mesures législatives ont incontestablement contribué à contrôler et à localiser de nombreux points qui n'étaient pas contrôlés. Elles ont aussi servi d'instrument pour renforcer le contrôle de ces transactions immobilières du point de vue des moyens de paiement et ce, grâce également à l'index informatisé dont nous avons déjà parlé à plusieurs reprises, qui a servi d'outil technologique pour permettre la compilation de toutes les données centralisées ainsi que leur analyse.

Grâce à cette réforme, le cercle se referme encore plus pour contrôler au maximum la provenance des capitaux fournis dans certains cas précis, ainsi que la réponse et l'action immédiate du notaire en application de la loi sur le blanchiment de capitaux.

En rapport avec ce qui précède, on retrouve les articles 34 à 37 de la fameuse et récente loi n°10/2010 du 28 avril 2010, relatifs aux moyens de paiement ainsi qu'à l'obligation de déclaration préalable des montants pour certains moyens de paiement.

Comme on peut le constater, il existe toute une série d'actions et de mécanismes de prévention du blanchiment et de la fraude fiscale. 

G.- Les prêts « on-line »

Dès lors qu'une personne demande un crédit personnel auprès d'un établissement bancaire, les ordinateurs centraux du notariat reçoivent par voie télématique, dont la connexion est blindée et sécurisée, toutes les informations sur le crédit octroyé par l'établissement bancaire du demandeur. Lorsque la personne qui a présenté la demande de prêt se rend à l'étude notariale pour signer le prêt, le notaire peut vérifier et comparer la documentation. Lorsque le contrat est signé, de façon immédiate et « on-line », l'étude notariale le communique par voie électronique à l'établissement bancaire qui procède au virement automatique du montant du prêt ou du crédit.

En outre, depuis novembre 2002 le notariat travaille avec certains établissements bancaires sur un système similaire de gestion électronique des hypothèques qui impliquent une plus grande complexité technique et juridique.

H.- Les archives électroniques de révocation de pouvoirs. (actuellement en suspens)

Depuis 2001, cette initiative permet de centraliser auprès du Conseil général du notariat les révocations des pouvoirs effectuées à partir de l'une quelconque des études notariales du pays et ce, dans les archives informatiques uniques. En avril 2004, les archives recensaient déjà 164 732 pouvoirs révoqués. Le notaire est tenu de notifier la révocation de tout pouvoir. Ce système est pionnier en Europe et dans le monde entier. Malheureusement, ces archives ne sont pas encore opérationnelles, la Cour suprême ayant déclaré leur nullité au motif que la norme sur laquelle reposait leur création n'était pas d'un rang suffisamment élevé. Nous espérons que ce problème de forme sera solutionné le plus rapidement possible.

H.- L'Agence notariale de certification (ANCERT), créée par le Conseil général du notariat aux fins de l'émission de certificats électroniques munis d'une signature électronique tant pour les personnes physiques que pour les personnes morales, privées et publiques.

I.- Les archives « Ábaco », en service depuis 2003. Ce système permet à tout internaute de consulter librement et gratuitement le contenu de la base des jeux concours et des tirages au sort déposés auprès des études notariales. Un service est ainsi fourni aux consommateurs qui peuvent vérifier qu'un notaire est effectivement intervenu dans un tirage au sort ou jeu concours.

J.- Les archives « Vigía », dans lesquelles figurent électroniquement tous les documents exécutés par les étrangers résidants en Espagne et par les Espagnols eux-mêmes, pour inviter d'autres étrangers à venir en Espagne. Pour le moment, cette application n'existe pas encore du fait du changement de la législation espagnole en la matière. Cet instrument était pourtant bien utile pour éviter les fraudes aux frontières.

K.- Les services de gestion télématique intégrale.

L.- Paiement des impôts par l'intermédiaire d'un notaire, tant de l'impôt sur les transmissions patrimoniales et actes juridiques documentés que de l'impôt sur les successions et les donations. Autre exemple, l'impôt sur la plus-value des terrains urbains, aux fins de la déclaration et du paiement des impôts par voie télématique.

M. Consultations de la part du notaire du cadastre virtuel, avec obtention par voie télématique des certificats cadastraux.

N.- Connexions, entre autres, aux registres civils et au registre d'état civil.

Ñ.- Les modifications cadastrales réalisées, grâce aux informations communiquées par les notaires au cadastre par le biais de l'index unique informatisé.

O.- Consultation télématique par le notaire des créances existantes associées à l'impôt sur les biens immeubles.

P.- Création du registre des assurances décès, grâce auquel sont délivrés les certificats qui indiquent si une personne décédée, l'assuré, avait souscrit une assurance décès. Ce registre dépend de la Direction générale des registres et du notariat. Les notaires peuvent demander et obtenir les certificats par voie télématique. La loi qui a institué ce registre est la loi n° 20/2005 du 14 novembre 2005. Elle est entrée en vigueur le 19 juin 2007.

Q.- La demande par voie de notaire au registre central des testaments, pour savoir si une personne a laissé ou non un testament.

R.- L'index unique informatisé élaboré par tous les notaires, coordonné et géré par le Conseil général du notariat.

En effet, cet index unique informatisé représente une base de données de nature exceptionnelle, composée par l'ensemble des documents et des actes authentifiés par tous les notaires espagnols au format électronique. Il regroupe les principales informations de chaque document ou acte légalisé, en indiquant le type d'acte, les intervenants, la qualité en laquelle ils interviennent, leur domicile, résidence, le montant de l'opération, les données permettant d'identifier l'objet ainsi que toute une série d'informations.

La collaboration avec les administrations publiques est une condition essentielle et plutôt que de parler de collaboration, il serait plus juste de parler d'obligations légales imposées au notaire, en sa qualité, comme nous l'avons déjà indiqué, de fonctionnaire public. Il ne fait aucun doute que les nouvelles technologies ont fortement contribué à rendre cette collaboration avec les administrations publiques rapide, pratique et surtout, efficace.

Comme l'indique le rapport de gestion du Conseil général du notariat d'avril 2007, concernant le nouvel index unique informatisé, il est établi que « la tournure des évènements, l'expérience acquise au cours des premiers mois de fonctionnement de l'OCP et la procédure parlementaire des lois comme celle sur la prévention de la fraude fiscale, ont imposé une révision totale de l'index unique, pour deux raisons : la première est qu'il a été démontré que cet index était incomplet et insuffisant pour la finalité recherchée… et la deuxième est que cet index unique est un outil indispensable pour permettre au notaire de dûment respecter les obligations qu'il assumait et qui lui incombaient au motif que les principaux destinataires étaient, entre autres, le service national de l'administration fiscale et le cadastre. Cela a donc nécessité son application immédiate après publication de la loi n° 36/2006, de même que la réforme du Règlement notarial… en tout état de cause, le processus de révision de l'index unique a sensibilisé les notaires sur l'importance et la responsabilité inhérentes à la révision de l'index, en attirant leur attention sur le processus d'introduction des données et de confection de celui-ci. L'interface unique directement réglementée par le Conseil général du notariat s'avère efficace pour l'unification et la stabilité des concepts. Ce résultat provient de la fourniture de données plus complètes et fiables, qui renforcent le caractère irremplaçable de l'intervention du notaire dans les domaines qui y sont intégrés, ce qui n'empêche pas que la création de l'index unique est un processus très délicat, auquel les notaires ne peuvent pas se soustraire sans déléguer leur responsabilité professionnelle et collective---» 

Les index notariés informatisés d'Espagne sont créés en vertu de l'article 7 du décret royal n° 1643/2000 du 22 septembre 2000. La dernière évolution de ces index s'est produite à l'occasion de la nouvelle rédaction des articles 17 de la loi sur le notariat et 284 à 288 du Règlement notarial.

C'est grâce à eux que les notaires ont pu honorer les obligations légales qui leur incombent, par exemple, vis-à-vis de l'administration fiscale et plus particulièrement, en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux. Il s'agit donc d'un instrument technique, sans lequel le respect de ces obligations ne serait même pas pensable.

 Le rôle du Conseil général du notariat en ce qui concerne ces dernières est clairement défini.

 A cette fin, le deuxième paragraphe de l'article 17 de la loi sur le notariat prévoit que « le Conseil général du notariat crée un index unique informatisé en regroupant les index informatisés que les notaires sont tenus de remettre aux Chambres notariales ». Cette mesure est développée à l'article 286 du Règlement notarial, et le troisième paragraphe de l'article 17 de la loi sur le notariat ainsi que le troisième paragraphe de l'article 286 du RN ajoutent que le Conseil général du notariat devra traiter l'index unique informatisé « aux fins de la remise des informations concernées aux autorités judiciaires et aux administrations publiques auxquelles la loi confère ce droit, en conséquence du devoir de collaboration du notaire en sa qualité de fonctionnaire ».

 Pour résumer la longue liste des données que comporte l'index unique informatisé, disons qu'il existe d'une part, l'envoi des données relatives au notaire et des données relatives au document, et d'autre part, les données relatives au sujet, à l'opération, à la légitimation des signatures et certifications ainsi que toute une procédure de codification des interventions des sujets et la codification des actes juridiques.

 Toutes ces données permettent d'obtenir une base de données précieuse, vaste et complète, essentielle au respect des obligations du notaire vis-à-vis des administrations publiques dans tous les domaines, tels que dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent, dans le domaine statistique, fiscal, cadastral, etc.

Au risque de nous répéter, cet usage des nouvelles technologies n'a pas affecté l'essence même de la fonction notariale, qu'est la présence du comparant aux côtés du notaire, le contrôle de la légalité, la mission de conseil.

 Les nouvelles technologies sont au service des systèmes juridiques, et notamment, de la fonction notariale, et non l'inverse, et ce, au profit des citoyens, qui sont les véritables bénéficiaires de la fonction publique notariale.


Francisco Javier García Más. Notario. Ex Letrado de la Dirección General de los Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia de  España. Ponente Español, y Ponente General del Tema, " Informática Notarial".

LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LA FUNCIÓN NOTARIAL. ESPECIAL CONSIDERACIÓN EN EL NOTARIADO ESPAÑOL.

 I.- Introducción.

El Notariado de Derecho Civil, o de tipo Latino- Germánico, y en este caso el Notariado Español forman parte de la Administración y con el carácter de funcionarios públicos (oficial público en otras denominaciones), claramente determinado en la Legislación Española, además del de profesionales del derecho. Ello, es presupuesto esencial del ejercicio de la función pública notarial, y como consecuencia de ello, todo el conjunto de colaboraciones entre el notario y el Estado, entre el notario y las Administraciones Públicas.

 Como ya se ha indicado en muchas ocasiones la seguridad jurídica que aporta el notariado es fundamentalmente una seguridad jurídica preventiva.

En esta pequeña introducción quisiera resaltar la importancia de la utilización de las nuevas tecnologías en la función notarial, intervención y aplicación que he defendido desde hace varios años, pero siempre partiendo de que la función notarial no se desvirtúe en sus aspectos esenciales, sino que las nuevas tecnologías estén al servicio de esta función notarial, y buena prueba de ello es la experiencia del notariado español con la utilización de las nuevas tecnologías, donde el notario ha seguido aplicando los principios de su función notarial esencial, como la presencia de las partes ante el notario para que éste realice el control de legalidad y el asesoramiento, el control notarial de legalidad material y formal.

 Ello se ha mantenido bajo todos los puntos de vista. Estas nuevas tecnologías han servido para que por ejemplo un notario este con un cliente en un punto del territorio español, y otro cliente con otro notario en otro punto del territorio, y haya un intercambio de documentos entre ellos, y puedan por ejemplo realizarse negocios a distancia, o la importante aportación del índice único informatizado de toda las notarías, que cada período de tiempo deben aportar telemáticamente, todos los datos que se introducen en la notaría dentro de lo previsto en la legislación vigente, para que los datos introducidos y enviados a través del Consejo General del Notariado, sean remitidos a su vez a las Administraciones públicas correspondientes.

 En definitiva un sí rotundo a las nuevas tecnologías, siempre que éstas estén al servicio de los sistemas jurídicos siempre que estén al servicio de la función notarial, siempre que estén al servicio del ciudadano receptor de esa función pública.

 Se ha demostrado en otros sistemas jurídicos que no tienen auténticos controladores, y en estos sistemas en los últimos tiempos se están buscando ahora terceros de confianza.

No discuto que otros sistemas jurídicos como el anglosajón, tienen aspectos positivos, pero que justamente en la seguridad jurídica preventiva en el control de legalidad estos sistemas tienen graves deficiencias que se saldan con grandes y cuantiosos procesos judiciales.

 En definitiva una judicialización de la sociedad que en nada beneficia, y por ello nosotros tenemos que procurar mostrar lo que hemos hecho, mostrar lo que se hace, lo que seremos capaces de hacer siempre que el Estado así nos lo demande, y además porque las funciones se justifican por su adaptación a cada momento histórico, y por su utilidad a la sociedad, y en mi opinión el Notariado, y en concreto el Notariado Español, ha demostrado saber estar a la altura de las circunstancias, y todo ello sin dormirse en los laureles.

II.- La utilización de las Nuevas Tecnologías en la Función Notarial. Principios básicos. 

 En definitiva una de las cuestiones que se han planteado desde un principio en cuanto al uso de las nuevas tecnologías en la función notarial es en qué medida estas técnicas afectan o no a los principios de asesoramiento, inmediatez, conservación y reproducción del documento o de la firma, manteniendo la seguridad jurídica, el pleno valor probatorio y la fuerza ejecutiva del documento.

 Vamos a intentar responder a estas interesantes reflexiones, y a exponer nuestra opinión por la que hemos trabajado y luchado desde hace muchos años, así como lo que se ha ido realizando en España en esta materia.

 Las Conclusiones de la mesa de trabajo del tema II "El notario y la contratación electrónica" del XXIV CONGRESO INTERNACIONAL DEL NOTARIADO LATINO celebrado en México indicaban:

 

"Representantes de todos los países miembros de la Unión Internacional del Notariado Latino, reunidos los días 18, 19 y 20 de octubre de 2004, con motivo del XXIV Congreso Internacional del Notariado Latino, celebrado en la Ciudad de México, se les informa que con fundamento en el artículo 23.8 de los Estatutos de la Unión Internacional del Notariado Latino, se procedió a nombrar un Comité encargado de redactar el presente informe que contiene el desarrollo de los debates de diecisiete ponencias presentadas por escrito y ponencias expuestas oralmente.

Conclusiones:

1. Considerando que la firma electrónica es un instrumento técnico al servicio de la función notarial,

Hace votos

Para que los notariados miembros dispongan de los medios necesarios a fin de fomentar la introducción de las nuevas tecnologías, la formación de los notarios y la firma electrónica notarial.

2. Considerando que el documento público notarial electrónico está destinado a su rápida y eficaz circulación,

Hace votos

Para que la Unión Internacional del Notariado Latino promueva, en relación a los principios y conceptos elaborados por ella, las líneas directrices de la política de certificación de la firma electrónica notarial en los países miembros.

3. Considerando que en la circulación internacional del documento público notarial electrónico no puede prescindirse de la verificación generalizada de la firma y de la cualidad del notario en ejercicio,

Hace votos

Para que la certificación de la firma electrónica del notario esté bajo el control de los notariados miembros, respetando los principios y las medidas elaborados para tal verificación a nivel global.

4. Considerando que el notariado debe garantizar la aplicación de las nuevas tecnologías en la función notarial, que es fundamental que los principios esenciales del notariado latino permanezcan inalterados en el comercio electrónico, teniendo en cuenta además el papel del notariado en el mismo, y en la prevención de los conflictos en las relaciones jurídicas, el notario aporta un valor añadido en respuesta a las exigencias de confianza y seguridad requeridas por la sociedad moderna,

Hace votos

Para que los notariados miembros vigilen la permanencia de los requisitos propios del documento público notarial y que son entre otros, la presencia física de las partes ante el notario, la firma del documento por aquellos y el notario, la fecha y la conservación del documento público notarial por el notario, tanto en soporte electrónico como en papel, manteniéndose intacta su fuerza probatoria y ejecutiva, al servicio de la sociedad.

5. Considerando que las nuevas tecnologías constituyen un instrumento esencial de comunicación entre el ciudadano y la Administración Pública, siendo una herramienta insustituible para la modernización de aquella,

Hace votos

para que se destaque el papel del notario como oficial público en las comunicaciones con los Registros Públicos y con la Administración en general, debiéndose adoptar las medidas normativas y de carácter tecnológico necesarias, para hacerlas posibles y seguras, en particular garantizando a los notarios el acceso directo a los Registros Públicos, para el cumplimiento de su función pública.

6. Considerando que el notariado latino contribuye a la creación de un espacio jurídico de seguridad global a través de la libre circulación de los documentos públicos notariales, con toda su fuerza probatoria y ejecutiva, tanto en soporte electrónico como en papel,

Hace votos

Para que sean adoptadas las medidas técnicas y legislativas para el pleno reconocimiento de tales documentos a nivel mundial.

7. Considerando los distintos grados de desarrollo de las nuevas tecnologías en los notariados miembros,

Hace votos

Para que prime el principio de solidaridad y ayuda entre los mismos, que se encuentra en los fundamentos de la Unión Internacional del Notariado Latino.

Además de lo indicado anteriormente, DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA LEGISLACIÓN Española, y del Notariado Español, fue modificada la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862, introduciendo un nuevo art 17bis, estableciendo el concepto de documento público notarial electrónico, para dejar bien aclarado que el documento público notarial debe reunir las características esenciales de la autorización por el notario, cualquiera que sea su soporte, es decir tanto en el soporte papel como en el electrónico, y que por estar en este soporte electrónico, no perderán su carácter de instrumentos públicos. Por ello, con independencia del soporte en que se realice, el notario dará fe de la identidad de los otorgantes, del juicio de capacidad y legitimación, de que el consentimiento ha sido libremente prestado y de que el otorgamiento se adecua a la legalidad y a la voluntad debidamente informada de los otorgantes o intervinientes, gozando estos documentos de fe publica, y presumiendose su contenido veraz e integro.

El Art. 17 bis establece: .-1. Los Instrumentos Públicos a que se refiere el articulo 17 de esta Ley, no perderán dicho carácter por el solo hecho de estar redactados en soporte electrónico con la firma electrónica reconocida del Notario y, en su caso, de los otorgantes o intervinientes, obtenida la de aquel de conformidad con la Ley reguladora del uso de firma electrónica por parte de Notarios y demás normas complementarias. 2. Reglamentariamente se regularan los requisitos indispensables para la autorización o intervención y conservación del Instrumento Público Electrónico en lo no previsto en este artículo.

En todo caso, la autorización o intervención Notarial, del documento público electrónico ha de estar sujeta a las mismas garantías y requisitos que la de todo documento público notarial y producirá los mismos efectos. En consecuencia: a) Con independencia del soporte electrónico, informático o digital, en que se contenga el documento público notarial, el Notario deberá dar fe de la identidad de los otorgantes, de que a su juicio tienen capacidad y legitimación, de que el consentimiento a sido libremente prestado y de que el otorgamiento se adecua a la legalidad y a la voluntad debidamente informada de los otorgantes o intervinientes.

 b) Los documentos públicos autorizados por Notario en soporte electrónico, al igual que los autorizados sobre papel, gozan de fe pública y su contenido se presume veraz e integro de acuerdo con lo dispuesto en esta u otras leyes".

El documento electrónico tanto en su modalidad de documento público como privado no supone en absoluto una nueva clase documental, ni altera la esencia del sistema documental español, que no es otro que el sistema de Derecho Romano.

Por ello aunque no cabe la menor duda que el soporte electrónico exige una regulación especifica en algunos aspectos como por ejemplo cuando se impugna un documento electrónico donde la Ley de firma electrónica, y la Ley de enjuiciamiento Civil, establecen unos mecanismos adaptados y especiales por el tipo de soporte, y por la firma utilizada que es la firma electrónica. 

La categoría que nos importa es la del documento público electrónico, y dentro de ella por su especial consideración la del documento público Notarial electrónico.

Los principios generales permanecen inalterables en cuanto a la conceptuación, ya que lo que determinara que un documento sea público o no será que este se haya autorizado por un Notario o empleado público competente con las solemnidades requeridas por la Ley.

El principio de inmediación o inmediatez entre el Notario y la parte o las partes determina la necesidad fundamental de la presencia física del Notario en el proceso del documento público Notarial electrónico desechando las denominadas comparecencias virtuales, o el llamado cibernotario ello dejaría de lado los efectos, el significado, la fehaciencia y autenticidad del documento público electrónico, en este caso el Notarial.

Como objetivo no hay que excluir la aplicación práctica, del documento Público electrónico notarial matriz, pues su regualación ya existe en l artículo 17 bis de la Ley del Notariado, y de la importancia en el mismo ,de la aportación que deriva de la actuación del notario, que entre otras cosas, va a der fe de la identidad del sujeto signatario, evitando la escisión de la firma, de su capacidad, de la libertad de actuación del signatario a la hora de asumir el documento, del conocimiento de todo el documento y, por supuesto, del asesoramiento al mismo por parte del notario y del control de legalidad de ese documento al haber sido redactado y controlado por el notario.

 No obstante, debemos tener en cuenta que la confección del documento público notarial electrónico, o si queremos especificar en alguna especie de él, la escritura pública electrónica o informatizada, en su concepto de matriz, plantea una serie de problemas operativos y tecnológicos, no solamente en relación a la escindibilidad de la firma, sino también otros como los referentes a la conservación, ruptura de claves, temporalidad de la firma y cesación en la actividad de la entidad privada certificante. Ello no significa que en un futuro, no sabemos si más o menos inmediato, con la perfección de las nuevas tecnologías, podamos ciertamente hablar sin ningún riesgo de la escritura pública notarial informatizada o electrónica, desde el punto de vista práctico.

La posibilidad de la existencia del documento notarial electrónico matriz, ya esta ciertamente regulada y contemplada en varios Estados, como concepto es decir el documento Notarial bajo forma desmaterializada. En este sentido Francia, Bélgica, Québec y España, entre otras se ha regulado, cuestión distinta es que se haya aplicado en la practica.

Las copias autorizadas de las matrices, que se expidan en soprte electrónico, lo deberán ser bajo la firma electrónica reconocida del notario, y sólo podrán expedirse para su remisión a otro notario, a un registrador, o a cualquier órgano de las Administraciones Públicas, o Jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razon de su oficio. La remisión o envío de las mismas se realizará por el notario que las expida.

 Este punto es esencial, ya que por razones de seguridad, por el mecanismo de la firma electrónica, no debe permitirse la remisión de copias autorizadas electrónicas a los particulares, ya que ello pondría en peligro el mecanismo de seguridad, por el problema de la ruptura de claves, y la reproducción de esas copias autorizadas sin ningun tipo de control, al estar circulando en soprte electrónico.

 Como consecuencia de lo anterior, esas copias autorizadas electrónicas, si se trasladan a soporte papel, para que conserven su autenticidad y su garantía notarial, sólo podrán hacer ese traslado al papel, por un notario, en concreto al que se le hubiesen remitido. Este principio es básico, en la esencia de la función notarial. Otra cuestión será el que si esas copias autorizadas electrónicas se hubiesen remitido por un notario, a un registrador, o a un órgano de la Administración Pública, estos receptores podrán pasarla a soporte papel, a los únicos efectos de incorporarlas a los expedientes o archivos que correspondan por razón se su oficio en el ámbito de su respectiva competencia, pero en ningún caso para su circulación como copias autorizadas en soporte papel. Por ello en el caso de la expedición en soporte electrónico, de las copias autorizadas, y también por razones de seguridad, deberá expresarse, para que finalidad se expide dicha copia.

En cambio, si se podrán remitir copias simples electrónicas a los particulares siempre que le consten al notario su identidad e interés legitimo, como ya expresamos líneas arriba, cuando hicimos referencia al uso de la firma electrónica por parte de los notarios.Estas indicaciones se contemplan en el citado art 17 bis.

En nuestra opinión un punto a tener en cuenta en el documento público electrónico y la autonomía de la voluntad, es la aplicación concreta que podemos establecer en el instrumento público Notarial electrónico a través de la formalización de negocios jurídicos a distancia, entre otros regulado en el articulo 111 de la Ley 24/2.001 de 27 de Diciembre, en el sentido de que por conducto electrónico podrán dos o mas Notarios remitirse bajo su respectiva firma electrónica reconocida, el contenido de los documentos públicos autorizados por cada uno de ellos que incorporen las declaraciones de voluntad dirigidas a conformar un único negocio jurídico, dejándose al desarrollo reglamentario las condiciones y el procedimiento para la integración de las distintas declaraciones de voluntad en un negocio jurídico unitario, así como la plasmación del mismo en un único documento público.

La aplicación inmediata de este articulo, puede perfectamente realizarse, con la posibilidad del negocio a distancia, que es evidente en nuestro derecho baste citar los artículos 1262 del Código Civil y 51 y 54 del Código de Comercio y las denominadas escrituras de adhesión de los artículos 176 y 178. Hasta el momento estos documentos tienen que ir extendidos en soporte papel, mientras no entre en vigor el instrumento público negocial electrónico, y como indica Rodríguez Adrados : "Cuando finalice el aplazamiento de entrada en vigor establecido en la citada disposición transitorio undécima, los instrumentos públicos que recojan las diversas declaraciones de voluntad podrán seguir realizándose sobre soporte papel, o bien llevarse ya a cabo mediante soporte electrónico. Pero también en este último supuesto las diversas declaraciones de voluntad y los documentos electrónicos mediante los que se hayan verificado conservaran su individualidad; tampoco el único negocio jurídico podrá quedar plasmado como dice el precepto, en un único documento público porque también entonces los documentos públicos han sido dos o mas y no pueden dejar de serlo. En la contratación a distancia, que es donde mayores beneficios puede reportar, no es pues posible una escritura pública electrónica, porque el negocio publico necesaria habrá de constar en dos o mas escrituras públicas electrónicas. La escritura pública electrónica solo podrá existir cuando sea otorgada como unidad de acto o sin ella ante un mismo Notario; pero no veo las ventajas que vaya a tener sobre la escritura en papel con copia sobre soporte electrónico".

Como cuestión incidental y colateral a lo indicado en este documento Notarial electrónico, indicar que se plantean problemas en cuanto a la matriz electrónica, su conservación, las copias, y sobre todo la diferenciación en el mundo electrónico entre original y copia, cuestión muy debatida. Ello está en intima conexión, ya que en dichas escrituras informatizadas están recogidas las declaraciones de voluntad, y como consecuencia, la plasmación del principio de autonomía de las partes concretado a través de las citadas declaraciones de voluntad.

Se plantean cuestiones relativas al tiempo en que se puedan conservar las firmas electrónicas iniciales, que pasara con los sistemas de soporte utilizados inicialmente, y sobre todo el problema del almacenamiento de los documentos electrónicos.

 Como indica Talpis , él como almacenar las matrices de los documentos Notariales electrónicos, y en este sentido indica que "En Francia la respuesta se ha buscado en la centralización de los documentos Notariales electrónicos…. Se caracteriza por la existencia de un gran protocolo central, puesto en funcionamiento y controlado por el consejo superior del Notariado…. Bélgica ha creado también un sistema de centralización de documentos acercándose al modelo Francés".

Esta circunstancia plantea las cuestiones del control de protocolo por el Notario autorizante o su sucesor, y sobre todo por el peligro en la expedición de copias que pueda ser dejado a personas distintas a los Notarios, produciéndose ciertamente un cambio esencial en el sistema.

Para concluir, no quisiera dejar de hacer mención al maestro D. Antonio Rodríguez Adrados que escribió un segundo trabajo sobre la cuestión del documento negocial informático, en concreto sobre la firma electrónica , pero que es un conjunto de magistrales apreciaciones sobre todo lo que hemos ido indicando en esta exposición. Este trabajo se escribe antes de que existiera el artículo 17 bis de la Ley del Notariado, que regula y prevé el instrumento público electrónico, en su modalidad de matriz. Pero creo que es bueno señalar lo que decía por anticipado el maestro Rodriguez Adrados.

 En este sentido , Rodríguez Adrados dice que "...La Ley Francesa de 29 de febrero de 2.000 ha introducido en el Derecho positivo del país vecino, como forma y como prueba, el instrumento público negocial informático, en la terminología española escritura pública informática, que ha dejado de ser, por tanto, una mera elucubración doctrinal...Recordemos que el Reglamento Italiano tampoco acepta esa variedad instrumental, pues se detiene...en la autenticación notarial de la firma digital, extendida por el notario en documento papel...Toda prudencia es poca a la hora de introducir en el Derecho positivo un instrumento público negocial informático; es preferible dejar que el tiempo madure las sensibilidades y muestre los resultados favorables o desfavorables que se produzcan en otros ámbitos, puesto que como escribió Liserre, los notarios están mayormente expuestos, como categoría, a los riesgos y a las incertidumbres de una innovación que incide centralmente en su función de productores, por así decir de autenticidad. Es conveniente, por tanto, comenzar por documentos notariales de menor entidad, como puedan ser las cédulas de notificación o requerimiento, o las copias autorizadas. Pero teniendo siempre en cuenta que se trata de verdaderos instrumentos públicos, que tienen que hacer fe por sí solos, por lo que no se puede exigir que vayan acompañado de un certificado reconocido expedido por un prestador de servicios de certificación; en ello parece no haber reparado la Resolución‑Circular de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 26 de abril de 2.000. Tendría que ser el Colegio Notarial respectivo, o el Consejo General del Notariado, el que certificara la clave pública de los notarios, que deberán tener registrada, a la manera de lo encomendado a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre‑Real Casa de la Moneda para los documentos administrativos. Y así habríamos redescubierto la legalización...Hace falta, pues, una Ley que regule los requisitos formales de la escritura pública informática, que tantas modalidades tienen que presentar respecto a las actuales formalidades de la escritura pública en papel; la materia no puede encomendarse a un decreto, como hace la Ley Francesa, porque no estamos en el ámbito administrativo, sino en el civil. Pero, junto a las solemnidades documentales, hay que tener siempre bien presentes las exigencias de la función notarial...Especiales dificultades presenta el asesoramiento notarial. La normalidad del documento informático no es otra que la contratación a distancia; cada uno de los otorgantes está en un lugar geográfico distinto, con su respectivo notario; la indagación de la voluntad común de las partes, el consejo imparcial, a una y otra, al mismo tiempo, no parece posible...Pero me parece que sobre esa forma de autorización se cierne el riesgo de que un solo Consejo Notarial sea sustituido por dos Consejos unilaterales, que poco tendrían de notariales. No se aprecian, por otra parte, las ventajas de este sistema sobre el de otorgamiento separado de cada consentimiento en una escritura papel y comunicación telemática entre ambos notarios, que operando en tiempo real, eliminan muchas de las inseguridades jurídicas de los otorgamientos sucesivos. Después de este largo recorrido estamos en condiciones de concluir: no existe esa equivalencia jurídica entre firma manuscrita en papel y firma electrónica proclamada en los textos legales; resulta por tanto, plenamente razonable negar la aplicabilidad de la firma electrónica en toda clase de documentos públicos y privados que contengan declaraciones de voluntad. Sin perjuicio, claro es, de la general aplicación de la firma digital en el comercio electrónico...Se me dirá que el titular de la clave privada resultará responsable, por no haber guardado la debida diligencia en su custodia...Pero la indemnización de unos daños y perjuicios, aunque se tratara de una responsabilidad objetiva, es algo totalmente distinto del vínculo contractual; las obligaciones contractuales no pueden nacer de una negligente custodia, sino ex contractu, de una declaración de voluntad...Pretender basar la contratación electrónica directamente en la Ley, en los usos o en la buena fe, y no en la voluntad de los contratantes y en su declaración, supone olvidarnos de toda la teoría del contrato y del negocio jurídico y sustituir nuestro sistema de la contratación por otro sistema de imputación de una conducta, de clara inspiración norteamericana. Repetía D. Claudio Sánchez Albornoz..., que los pueblos cambian de habla, y hasta de religión, con menos dificultad que abandonan sus normas, sus tradiciones jurídicas; espero que los pueblos europeos sigan obrando de la misma manera...".

 Se han realizado unas reformas posteriores a la Ley 24/2001 de 27 de diciembre.

Han existido muchos avances y cambios en toda la operatividad del notario español en muchos campos, siendo hoy en día una realidad la utilización de las nuevas tecnologías.

 A continuación expongo sintéticamente el proceso normativo llevado a cabo en esta materia:

1º.- La Ley 24/ 2001 de 27 de diciembre de Medidas, es el punto de partida, y de la que ya hemos hecho un comentario. Algunos artículos de la misma fueron reformados por la Ley 24/ 2005, de 18 de noviembre, de reformas para el impulso a la productividad.

2º.- La Ley 36/2006, de 29 de noviembre, de medidas para la prevención del fraude fiscal modifica el Art. 17 de la Ley del Notariado, y para los efectos que nos interesan, en su apartado 2, da carta de naturaleza , a los índices informatizados, y al índice único informatizado.

3º.- En cuanto al desarrollo reglamentario de las nuevas tecnologías, basado por supuesto en las prescripciones de las Leyes citadas en los apartados anteriores en el Reglamento Notarial, hay que reseñar los siguientes artículos en la redacción dada por el Real Decreto 45/2007, de 19 de Enero, por el que se modifica el Reglamento Notarial:

 a).- En cuanto a las Actas Notariales, lo siguiente:

 1º.- Artículo 198, apartado 2, relativo a la constancia de cualquier hecho relacionado con un archivo informático.

 2º.- Art. 199, párrafo cuarto, relativo al archivo telemático dependiente del Consejo General del Notariado, en el que conste la intervención del notario y las bases de los concursos para los que se requiera aquella.

 3º.- Artículo 200, apartado 4º, relativo a la constatación en las actas a solicitud de los interesados, tanto de las comunicaciones electrónicas recibidas de éstos como de las que, a requerimiento de los mismos, envíen los notarios a terceros.

 4º.- Artículo 201, relativo al envío de cartas, u otros documentos entre otros por procedimientos telemáticos.

 5º.- Artículo 216 párrafo tercero relativo al depósito notarial de documentos extendidos en soporte informático.

 b)- En materia de copias electrónicas ,el artículo 224, apartado 4 , que regula todo el mecanismo y funcionamiento de las copias electrónicas, tanto las autorizadas como las simples.

 c) Artículo 249, en materia de la remisión de las copias autorizadas electrónicas a los Registros de la Propiedad y Mercantiles, para su presentación telemática.

 d).- Artículo 261 relativo a la legitimación notarial de las firmas electrónicas.

 e).- Artículo 264, relativo al libro indicador, y en concreto el párrafo cuarto que trata de la constancia en el libro indicador de actuaciones relativas a las nuevas tecnologías (apartados a), b) y c).

 f). Artículos 284, 285 y 286, que hacen referencia a los índices en soporte informático, y la creación del índice único informatizado notarial, cuyo titular y responsable es el Consejo General del Notariado.

 g) Artículo 175, relativo al acceso del notario por vía telemática a los libros del Registro de la Propiedad.

  h). Artículo 164, que hace referencia entre otros extremos al Archivo de Revocación de Poderes. 

 4º.- La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. A nuestros efectos tienen especial importancia los artículos 3, 7, 13, 15, y 22apartado5 y Disposición Adicional Primera (relativa a la Fe pública y uso de firma electrónica).

 Es la transposición de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999 por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica.

 5º.- Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico. A nuestros efectos hay que tener en cuenta principalmente el artículo 5, relativo a los servicios excluidos del ámbito de aplicación de la Ley. Los artículos 23 a 28 sobre contratación electrónica. En especial el artículo 23.4 (contratos excluidos), el 24 relativo a la prueba de los contratos electrónicos, y el artículo 25 que hace referencia a los terceros de confianza (muy importante, ya que se aclara muy bien su diferencia con la intervención de los notarios).

 Es la transposición de la Directiva 2000/31/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo de 8 de junio, relativa a determinados aspectos de los servicios de la sociedad de la información, en particular el comercio electrónico en el mercado interior.

 6º.- La Ley de la Sociedad Limitada Nueva Empresa. La Ley 7/2003,de 1 de abril, y el Real Decreto 682/2003, de 7 de junio, por el que se regula el sistema de tramitación telemática a que se refiere el artículo 134 y la Disposición adicional octava de la Ley 2/1995, de 23 de marzo, de sociedades de responsabilidad limitada.

 7º.- El Real Decreto 1332/2006, de 21 de noviembre, por el que se regulan las especificaciones y condiciones para el empleo del Documento Único Electrónico(DUE), para la constitución y puesta en marcha de sociedades de responsabilidad limitada mediante el sistema de tramitación telemática. Este Real Decreto amplia la constitución por procedimientos telemáticos a todas las sociedades limitadas, y no sólo como antes a la sociedad limitada nueva empresa. Su entrada en vigor lo fue el 1 de marzo de 2007.

 8º.- Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición del documento nacional de identidad y sus certificados de firma electrónica.

 9º.- Ley 1/2000, de 7 de Enero, de Enjuiciamiento Civil. Los artículos 299.2 de los medios de prueba, el artículo 382, sobre instrumentos de filmación, grabación y semejantes, y el artículo 384, relativo a los instrumentos que permiten archivar, conocer o reproducir datos relevantes para el proceso.

 10º.- La ley 11/2007, de 22 de junio, para el acceso electrónico de los ciudadanos a las Administraciones Públicas,

 12º.- La creación del Registro de Seguros de Cobertura de fallecimiento en el que se expiden los certificados que indican si una persona fallecida el asegurado, tiene contratado seguros de cobertura de fallecimiento. Depende de la Dirección General de los Registros y del Notariado. Los notarios pueden realizar la solicitud y obtención de los certificados por vía telemática. La ley que lo creó es la ley 20/2005 de 14 de noviembre. Entró en funcionamiento el 19 de junio de 2007.

 13º.- Medidas para agilizar y simplificar la constitución de sociedades mercantiles de capital, en virtud del Real Decreto-ley 13/2010, de 3 de diciembre, de actuaciones en el ámbito fiscal, laboral y liberalizadoras para fomentar la inversión y la creación de empleo.

III.- La utilización de las Nuevas Tecnologías en la Función Notarial.: Aplicaciones Prácticas, en el Notariado Español.

Desde hace unos años, el Notariado Español utiliza las nuevas tecnologías, para el mejor servicio de los ciudadanos, y todo ello sin renunciar a ninguno de los principios esenciales de la función del Notario latino-germánico, así como garantizando los más altos niveles de seguridad técnica a los efectos de que la seguridad jurídica sea uno de los elementos esenciales.

La Ley 24/2001 de 27 de diciembre regula la incorporación de las técnicas electrónicas, telemáticas e informáticas a la seguridad jurídica preventiva. En esta Ley como ya hemos comentado líneas arriba se fijan las bases, para la aplicación de las nuevas tecnologías a la función notarial. La firma electrónica reconocida de los Notarios como instrumento técnico esencial para el documento público notarial electrónico, tanto en su condición de original o matriz, como en el de copia autorizada que circula.

En este sentido los más de 3000 Notarios tienen firma electrónica reconocida, y la existencia de una plataforma denominada "e-notario", para determinadas notificaciones y comunicaciones.

En cuanto a las estadísticas hay que decir que se generan al año más de 13 millones de firmas con certificado de notario. Un millón de peticiones semanales realizadas por el servicio de validación de certificados (OCSP). Más de 18.000 certificados, (3000 de notarios y 15.000 de empleados de notario/ Colegio Notarial. 30.000 sellos de tiempo diarios.

Los requisitos y condiciones para la obtención de esta firma electrónica notarial son muy exigentes, procurando en todo momento establecer las cotas más altas de seguridad.

De otro lado la Ley 24/2001, ya citada, desarrolla aplicaciones prácticas en la función notarial, tales como el envío de notificaciones, documentos, comunicaciones a otros notarios, a los Registradores de la Propiedad y Mercantil, a la Administración Pública y a los Órganos Judiciales.

 En cuanto a las aplicaciones que están específicamente determinadas en la citada Ley 24/2001se encuentran:

1º.- El envío de las copias autorizadas electrónicas de las escrituras públicas, al Registro de la Propiedad y Mercantil, por vía telemática con un gran beneficio para el ciudadano, que ve agilizada su tramitación, y evita varios desplazamientos.

2º.- Asimismo, los archivos telemáticos de constatación de hechos fehacientes.

3º.- El amplio campo de los denominados contratos a distancia, que con las nuevas tecnologías pueden desarrollarse de manera muy importante, pero siempre teniendo en cuenta que en esta contratación a distancia, existirá un compareciente en un lugar, con un Notario, y un ordenador, y en otro lugar distante en el espacio, existirá también otro Notario con el compareciente y con un ordenador

Son muchas las aplicaciones que como consecuencia de la ley citada se hacen, y que son una realidad, puesto que se están realizando en la práctica diaria. Entre otras además de las indicadas anteriormente., y a modo de resumen, podemos indicar:

A.- La denominada Sociedad Limitada Nueva Empresa, creada por la Ley 7/2003. Este proyecto es una realidad desde hace unos años y supone la posibilidad de la constitución y tramitación telemática de la denominada Sociedad Limitada Nueva Empresa. Por medio de un complejo mecanismo tecnológico, es posible la total constitución de una empresa en dos días, reduciendo radicalmente los trámites y las visitas a oficinas públicas. Se trata de un proyecto integrado con diferentes órganos de la Administración Pública, donde el Notario juega un papel importante en todo el proceso.

En este sentido desde la propia Notaría, y todo por procedimientos telemáticos, se obtiene el certificado de denominación de la Sociedad. Se cita al socio o a los socios a través de una red, y en ese día se constituye la Sociedad. También desde la Notaría se realizan el pago del impuesto correspondiente por la operación societaria. Se remite una copia autorizada electrónica al Registro Mercantil, para la inscripción de la Sociedad en el mismo. Previamente se ha realizado el oportuno pago del impuesto como antes se indicaba, remitiéndose copia electrónica a las autoridades administrativas competentes, a los efectos de obtener el Número de Identificación Fiscal de la Sociedad.

Una vez que se inscribe la Sociedad, el Registro Mercantil telemáticamente comunica al Notario los datos de inscripción, que incorpora a la escritura. También se remite copia electrónica a la autoridad administrativa competente, para todos los trámites de la Sociedad ante las autoridades de la Seguridad Social.

En definitiva, desde la Notaría se están realizando muchos trámites administrativos, que antes el ciudadano tenía que realizar en varios días.

Existe un sistema de tramitación telemática integrado, estando por este sistema la Notaría comunicada con las distintas Administraciones Públicas.

Con el sistema no telemático, el plazo medio para realizar todos estos trámites era de sesenta días, y ahora es de dos días. Antes el número de puntos de contacto eran ocho, y ahora son dos. Por último, el número de formularios, en soporte papel eran quince, y ahora es uno.

Ahora también es posible la tramitación telemática antes vista para todas las Sociedades de Responsabilidad Limitada.

B.- La constitución telemática de determinados tipos de sociedades dentro de las medidas para agilizar y simplificar la constitución de sociedades mercantiles de capital, en virtud del Real Decreto-ley 13/2010, de 3 de diciembre, de actuaciones en el ámbito fiscal, laboral y liberalizadoras para fomentar la inversión y la creación de empleo. Se regulan diversos supuestos de tramitación telemática, tanto para determinadas sociedades de responsabilidad limitada, de capital social no superior a 3100 euros, así como también otro grupo de las limitadas de capital social hasta 30000 euros y un tercer grupo, para las restantes limitadas, anónimas y resto de sociedades mercantiles.

En estos supuestos desde la notaria se realizan todos los trámites, desde la petición de la denominación social, la obtención del Número de identificación fiscal de la sociedad, los aspectos impositivos, el envío de la copia electrónica al Registro Mercantil.

C.- La petición por vía telemática al Registro Mercantil Central de la expedición del certificado de denominación a la hora de constituir una Sociedad Mercantil.

D.- La petición y obtención por el Notario a la Agencia Tributaria del Número de Identificación Fiscal de las sociedades.

E. La Lucha contra el blanqueo de capitales.

La Orden EHA/2963/2005, de 20 de septiembre, regula el órgano centralizado de Prevención en materia de blanqueo de capitales en el Consejo General del Notariado (OCP).

En efecto razones de eficiencia hacen extremadamente conveniente el establecimiento de un órgano centralizado en esta materia del blanqueo de capitales.

 Al existir más de tres mil notarios distribuidos territorialmente en toda España es conveniente coordinar la actuación de todos estos funcionarios en este ámbito. La gestión centralizada de la prevención del blanqueo de capitales, prevista con carácter general en el Art. 11.1 del Reglamento, ha permitido una superación de la anterior situación de atomización, incrementando la eficacia del sistema, en beneficio tanto de la profesión notarial como de la lucha contra las formas graves de criminalidad.

Por ello para conseguir esa actuación coordinada se crea en el seno del Consejo General del Notariado un órgano Centralizado de Prevención en materia de blanqueo de capitales (OCP). Este órgano se configura para el reforzamiento, intensificación y canalización en la colaboración del notariado con las Autoridades judiciales, policiales y administrativas responsables de la lucha contra el blanqueo de capitales.

A tal efecto la Unidad de Análisis y Comunicación del OCP examinará con especial atención cualquier operación contenida en el índice informatizado que todos los notarios deben enviar mensualmente al Consejo General del Notariado, en la que intervenga o participe el notario relativa a la compraventa de bienes inmuebles o entidades comerciales o al resto de operaciones recogidas en el artículo 2.2.d) del Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, que puedan estar particularmente vinculadas al blanqueo de capitales. La nueva Ley 10/2010, no parece poner límite a un tipo específico de operaciones.

Asimismo, se pueden examinar aquellas operaciones que, encontrándose en los supuestos antes citados y con carácter previo a su autorización o intervención, le sean remitidas para su análisis por los notarios.

En definitiva cada vez se van buscando instrumentos más eficaces para que con la mayor agilidad y seguridad pueda controlarse el blanqueo de capitales.

Todo ello ha determinado una participación fundamental del notario en la lucha contra el blanqueo de capitales ya que en efecto como consecuencia de la transposición de la segunda Directiva de la Unión Europea, los notarios dejan de ser meros colaboradores en la prevención del blanqueo para ser auténticos sujetos obligados-

Con el sistema anterior el notario tenía el deber genérico de comunicar al Servicio Ejecutivo de la Comisión de prevención de blanqueo (SEPBLAC), toda situación o hecho, que en el desarrollo de su actividad pudiese constituir indicio o prueba de blanqueo de capitales. En relación con esta actividad en efecto los notarios comunicaron a este organismo más de 2500 escrituras, que tenían algún factor sospechoso.

No obstante este sistema no era lo suficientemente efectivo ya que no se podían cruzar datos o elementos de otras actuaciones realizadas en distintas notarías, sino a lo sumo en la misma notaría por los mismos sujetos en determinados momentos de tiempo. De ahí que era necesario, el establecer mecanismos más ágiles de actuación donde la participación del notario fuera más eficaz a la hora de detectar el blanqueo y por lo tanto poder operar en la lucha contra el mismo.

No cabe la menor duda que el establecimiento del denominado índice único informatizado ha sido un elemento esencial para poder avanzar en este camino. Éste índice único informatizado es la base de datos desde la que se puede trabajar, y está compuesta por la totalidad de los actos y negocios jurídicos a autorizados por todos los notarios de España desde principios de año 2004 en formato electrónico, donde se refleja a tipo de acto, los intervinientes, la calidad en la que intervienen, a sus domicilios, residencia, la cuantía de la operación etc.

Este conjunto de datos que aporta el índice supone un elemento esencial para el tratamiento de la información en esta prevención del blanqueo de capitales a través del mecanismo de la oferta y aquella hemos hecho referencia.

Este órgano centralizado de prevención del blanqueo de capitales, creado por la Orden Ministerial de Economía y de Hacienda antes indicada, parte de la condición del notario como funcionario público en el ejercicio de su función, y que ha de velar por la legalidad del acto un negocio jurídico que autoriza y documenta.

F.-Ley de Medidas para la prevención del Fraude Fiscal.

 Otro de los puntos esenciales de la colaboración del notario con las Administraciones Públicas es sin duda la prevención del fraude fiscal, estableciendo el legislador los mecanismos adecuados, como ya veíamos antes en relación al blanqueo. Para llevar a cabo esta colaboración de manera eficaz los instrumentos tecnológicos han sido esenciales para la eficacia de la colaboración, sobre todo a través del denominado Índice Único Informatizado al que hemos hecho referencia en otras ocasiones.

En este sentido, la Ley36/2006, de 29 de noviembre, de medidas para la prevención del fraude fiscal supone un paso adelante en la lucha contra actuaciones que supongan perjuicios para la comunidad como es el propio fraude fiscal.

El artículo 23 de la Ley del Notariado 1862, es modificado en el sentido que aquí nos interesa en su último párrafo cuando establece que"—si se trata de escrituras públicas relativas a actos o contratos por los que se adquieran, declara, constituya, transmitan, graven, modifiquen o extingan el dominio y los demás derechos reales sobre bienes inmuebles, o a cualesquiera otros con trascendencia tributaria, los comparecientes acreditarán ante el notario autorizante sus números de identificación fiscal y los de las personas o entidades en cuya representación actúen, de los que quedará constancia en la escritura".

De esta manera existe un control con ese número de identificación fiscal, teniendo en cuenta además que conforme indica el último párrafo del artículo 24 de la Ley del Notariado también modificado por la Ley ya citada de Medidas para la prevención del fraude fiscal, en estos casos en las escrituras públicas a las que se refiere este artículo y el artículo 23, el Consejo General del Notariado suministra a la Administración tributaria, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 17 de esta Ley la información relativa a las operaciones en las que se hubiera incumplido la obligación de comunicar al notario el número de identificación fiscal para su constancia en la escritura, así como los medios de pago de empleados y, en su caso, la negativa al identificar los medios de pago. Estos datos deberán constar en los índices informatizados"-

Otro aspecto esencial de esta modificación es la operada en el artículo 24 de la ley del notariado, en el sentido de que sea necesario acreditar los medios de pago utilizados.

En este sentido, el artículo 24 de la Ley del Notariado establece que"... en las escrituras relativas a actos o contratos por los que se declaren, transmitan, graven, modifiquen o extingan a título oneroso el dominio y los demás derechos reales sobre bienes inmuebles se identificarán, cuando la contraprestación consistiere en todo en parte en dinero o signo que lo represente, los medios de pago empleados por las partes. A tal fin, y sin perjuicio de su ulterior desarrollo reglamentario, deberá identificarse si el precio se recibió con anterioridad o en el momento del otorgamiento de la escritura, su cuantía, así como si se efectuó en metálico, cheque, bancario o no, y, en su caso, nominativo o al portador, otro instrumento de giro o bien mediante transferencia bancaria. Igualmente, en las escrituras públicas citadas el notario deberá incorporar la declaración previa del movimiento de los medios de pago aportadas por los comparecientes cuando proceda presentar esta en los términos previstos en la legislación de prevención del blanqueo de capitales, si no se aportase dicha declaración por el obligado a ello, el notario hará constar esta circunstancia en la escritura y lo comunicara al órgano correspondiente del Consejo General del Notariado.

El desarrollo reglamentario de estos artículos citados tuvo lugar en la modificación del Reglamento Notarial, operada por el Real Decreto 45/2007, de 19 de enero, en concreto el artículo 177 donde desarrolla este deber de consignar y acreditar estos medios de pago, posteriormente ha existido otra modificación operada por el Real Decreto 1804/2008, del tres de noviembre.

Estas medidas legislativas han contribuido ciertamente a controlar, y localizar muchos focos que antes no estaban controlados, y han servido como instrumento para el mayor control de estas transacciones inmobiliarias desde el punto de vista de los medios de pago, y ello gracias también al índice informatizado al que hemos hecho referencia en más de una ocasión que ha servido como instrumento tecnológico para poder recopilar todos los datos centralizarlos y poder analizarlos

Con esta reforma se cierra aún más el círculo para controlar al máximo la procedencia de los capitales aportados en determinados supuestos y la inmediata respuesta y actuación del notario en cumplimiento de la legislación del blanqueo de capitales. 

Relacionado con lo anterior se encuentra los artículos 34 a 37 de la ya tan citada y reciente Ley 10/2010, de 28 de abril, relativos a los medios de pago, así como a la obligación de declaración previa de cantidades en determinados medios de pago.

Como podemos apreciar existen un conjunto de actuaciones y mecanismos de prevención del blanqueo y del fraude tributario 

G.- Los denominados préstamos "on line".

Desde el momento en que una persona solicita un crédito personal, en una oficina bancaria, los ordenadores centrales del notariado reciben telemáticamente, por conexión blindada y segura, toda la información sobre el préstamo concedido por la Entidad Financiera del solicitante. Cuando la persona que lo ha solicitado acude a la Notaría para firmar el préstamo, el Notario puede ver y contrastar la documentación. Una vez firmado el contrato, de modo inmediato y "on line", desde la Notaría se comunica electrónicamente este hecho a la Entidad Financiera, que automáticamente abona en cuenta el importe del préstamo o crédito.

Asimismo, el Notariado, desde Noviembre de 2002 trabaja con algunas entidades financieras en un sistema similar de gestión electrónica para las hipotecas, que implican una mayor complejidad técnica y jurídica.

H.- El denominado archivo electrónico de revocación de poderes. (En la actualidad en suspenso)

Desde el año 2001, con esta iniciativa se permitió centralizar en el Consejo General del Notariado las revocaciones de los poderes realizadas desde cualquier Notaría del país en un archivo informático único. En abril de 2004 el archivo contaba ya con 164.732 poderes revocados. Existe la obligación del Notario de notificar la revocación de cualquier poder. Este sistema es pionero en Europa y en el resto del mundo. Desgraciadamente, este archivo está inoperante en estos momentos, al haberse declarado su nulidad, ya que el Tribunal Supremo, indicó que la norma que lo creaba no tenía suficiente rango. Esperemos que este aspecto formal sea solucionado lo antes posible.

H.- La Agencia Notarial de Certificación (ANCERT), creada por el Consejo General del Notariado para la emisión de certificados electrónicos de firma electrónica, tanto a personas físicas como jurídicas, privadas y públicas.

I.- El denominado archivo "Ábaco", en funcionamiento desde el año 2003. Este sistema permite a cualquier internauta la consulta libre y gratuita del contenido de las bases de concursos y sorteos depositadas notarialmente. De este modo se ofrece un servicio al consumidor, quien comprueba que efectivamente ha intervenido un Notario en un determinado sorteo o concurso.

J.- El Archivo "Vigía", donde electrónicamente constan todos los documentos que realicen tanto los extranjeros residentes en España, como los propios españoles, para invitar a otros ciudadanos extranjeros a venir a España. En la actualidad esta aplicación ya no existe al cambiar la legislación española sobre la materia. Era no obstante un instrumento de ayuda para evitar fraudes en las fronteras.

K.- Los servicios de la gestión telemática integral.

L.- Pago de impuestos a través del Notariado tanto el de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, como el de Sucesiones y Donaciones. El Impuesto sobre el Incremento del Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana, a los efectos de la presentación e ingreso de las autoliquidaciones por vía telemática.

M.- Consultas por parte del Notario a la Oficina Virtual del Catastro, con la obtención telemática de los certificados catastrales.

N.- Conexiones con los Registros Civiles y el Padrón Municipal de habitantes, entre otras.

Ñ.- Las alteraciones catastrales realizadas, a través de los datos comunicados por los notarios al Catastro a través del Índice Único Informatizado.

O.- Consulta telemática por el Notario de las deudas existentes en relación al Impuesto sobre bienes inmuebles.

P.- Con la creación del Registro de Seguros de Cobertura de fallecimiento en el que se expiden los certificados que indican si una persona fallecida el asegurado, tiene contratado seguros de cobertura de fallecimiento. Depende de la Dirección General de los Registros y del Notariado. Los notarios pueden realizar la solicitud y obtención de los certificados por vía telemática. La ley que lo creó es la ley 20/2005 de 14 de noviembre. Entró en funcionamiento el 19 de junio de 2007.

Q.- La petición por vía realizada por los notarios, al Registro de Actos de Última Voluntad, a los efectos de saber si una persona otorgó o no algún testamento.

R.- El denominado Índice Único Informatizado elaborado por todos los notarios y coordinado y gestionado por el Consejo General del Notariado.

En efecto este índice único informatizado supone una base de datos de carácter excepcional compuesta por la totalidad de los actos y negocios jurídicos autorizados por todos los notarios de España en formato electrónico, donde se recoge la información esencial de cada acto o negocio autorizado, reflejándose el tipo de acto, los intervinientes, la calidad en que intervienen, sus domicilios, residencias, la cuantía de la operación, los datos identificativos del objeto y un largo sinfín de datos.

La colaboración con las Administraciones Públicas es el presupuesto esencial, y más que hablar de colaboración debemos hablar de obligaciones legales impuestas al notario, como hemos indicado al propio carácter de funcionarios públicos que son, y no cabe la menor duda que las nuevas tecnologías han colaborado de manera eficiente para qué esa colaboración con las Administraciones Públicas sea rápida ágil y sobre todo eficaz.

Como indica el informe de gestión del Consejo General del Notariado de abril del 2007, y en relación al nuevo índice único informatizado establecía que" la evolución de los acontecimientos, la experiencia adquirida en los primeros meses del funcionamiento del OCP y la tramitación parlamentaria de leyes como la de prevención del fraude fiscal obligaron a realizar una revisión total del índice único basada en dos razones: La primera por haberse demostrado ser incompleto e insuficiente para la finalidad perseguida.. y la segunda, por ser el índice único la herramienta fundamental para que el notario pueda cumplir correctamente las obligaciones asumidas y las que tenía que asumir en siendo destinatarios fundamentales entre otros la agencia estatal de la administración tributaria y el catastro, ello exigía su aplicación inmediata una vez publicada la ley 36/2006, al igual que la reforma del reglamento notarial… en todo caso el proceso de renovación del índice único a conciencia los notarios sobre la importancia y responsabilidad inherentes a la revisión del índice, llamando su atención sobre el proceso de introducción de datos y de confección del mismo. El interfaz único directamente regulado por el Consejo General del notariado está resultando eficaz para la unificación y a la estabilidad de los conceptos. El resultado base del suministro de unos datos más completos y fiables, que refuercen la insustituibilidad de la intervención notarial en los campos integrados en su, lo que no excluye que la elaboración del índice único sea un proceso muy delicado, que no puede ser descuidado por los notarios sin que la delegación de su responsabilidad profesional y colectiva---"

Los índices informatizados notariales en España surgen en virtud del artículo 7 del Real Decreto 1643/2000, de 22 de septiembre.La última evolución de los índices se ha producido con la nueva redacción de los artículos 17 de la Ley del Notariado y 284 a 288 del Reglamento Notarial.

Gracias a los mismos ha sido posible el cumplir por parte de los notarios las obligaciones legales que estos tienen, en relación por ejemplo con las Administraciones Tributarias, y muy especialmente en la lucha contra el blanqueo de capitales. Se trata pues de un instrumento técnico, sin el cual el cumplimiento de dichas obligaciones sería impensable.

 El papel del Consejo General del Notariado en cuanto a los mismos es claro y rotundo.

 A tal fin, el párrafo segundo del artículo 17 de la Ley del Notariado afirma que "el Consejo General del Notariado formará un índice único informatizado con la agregación de los índices informatizados que los notarios deben remitir a los Colegios notariales", desarrollando esta previsión el artículo 286 del Reglamento notarial, añadiéndole apartado tercero del artículo 17 de la Ley del Notariado y el párrafo tercero del artículo 286 del RN que el Consejo General del Notariado deberá tratar el índice único informatizado "a los efectos de la remisión de la información de que se trate a las autoridades judiciales y Administraciones Públicas que conforme a la Ley tengan derecho a ello, como consecuencia del deber de colaboración del notario en su condición de funcionario".

 Para no hacer muy extensa la relación de los datos que comprende el Índice Único Informatizado, diremos que existen por una parte, el envío de los datos relativos al notario, y los datos relativos al documento.

 Por otro lado los datos relativos al sujeto, relativos al objeto, los relativos a la operación, los relativos a la legitimación de firmas y certificaciones así como todo un procedimiento de codificación de las intervenciones de los sujetos y la codificación de los actos jurídicos.

 Todo ello permite tener una importante, extensa y completa base de datos esencial para el cumplimiento de las obligaciones del notario con las Administraciones Públicas en todos los campos, como el tributario en el blanqueo de capitales, estadístico, de impuestos catastral etc.….

Y volvemos a repetir este uso de las nuevas tecnologías lo ha sido sin cambiar la esencia de la función notarial, como es la presencia del compareciente con el notario, el control de legalidad, el asesoramiento.

 Las nuevas tecnologías están al servicio de los sitemas jurídicos, y en este caso de la función notarial, y no al revés, y todo ello en beneficio de los ciudadnos, auténticos destinatarios de la función pública notarial.


(1) Rodríguez Adrados, Antonio, "Firma electrónica y documento electrónico". Escritura pública. Ensayos de actualidad. Colegios Notariales de España.2004. page 130.

(2) Talpis Jeffrey A., "El documento notarial electrónico en los Estados miembros de la Unión Internacional del Notariado (UINL). Estado de la cuestión (1).Revista Jurídica del Notariado, juillet-septembre 2010, nº 75, page 610.

(3) Rodriguez Adrados, Antonio,"La firma electrónica", Notariado y Contratación electrónica. Consejo General del Notariado 2000, p. 401 et suiv.


- Présentation: Me Francisco Javier García Más - Conseil Général du Notariat

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