RAPPORT FRANCE: L'informatique notariale
RAPPORT FRANCE: L'informatique notariale
Rapporteur national: Me Alain Géraldy

Le notariat, en France, est incontestablement la profession juridique la plus en avance en matière d'informatique. Cela est dû en grande partie à la dualité de la profession, le notaire étant à la fois un "officier public" et un professionnel libéral.

L'organisation du notariat français moderne remonte à la loi du 16 mars 1803 loi qui a été modernisée par une ordonnance du 2 novembre 1945.

Depuis cette date le notaire français est un officier public, c'est-à-dire qu'il est nommé par le Garde des Sceaux, Ministre de la Justice, dont il est délégataire d'une parcelle de l'autorité publique, et que pour son activité, il reste sous son contrôle. De ce fait on a pu comparer le notaire à un magistrat car tous deux sont détenteurs du sceau de l'état, et le notaire donne aux contrats la même valeur que le juge donne aux jugements: c'est l'authenticité.

Mais dans l'organisation de son activité, ce n'est pas un fonctionnaire, bien au contraire,  c'est un professionnel libéral qui organise librement la gestion et le mode de fonctionnement de son office, chaque client

ayant par ailleurs le libre choix de son notaire sur l'ensemble du territoire français.

Cette dualité explique que ce soit le notariat lui-même, par le Conseil Supérieur du Notariat, qui ait pris l'initiative de l'informatisation  de la profession  et même si aujourd'hui le développement de l'informatique juridique se fait en collaboration avec les pouvoirs publics, bien souvent  le notariat  grâce au Conseil Supérieur du Notariat, a un rôle moteur.  

Nous examinerons dans un premier temps les règles et structures qui ont été mises en place pour que fonctionne l'informatique notariale en France en évoquant les applications actuelles ou à venir, avant d'examiner plus en détail les principales actions qui ont été développées ou sont en cours de développement.

A – REGLES ET STRUCTURES

Les rédacteurs du code civil français ne connaissaient pas bien évidemment l'informatique, ni même leurs successeurs jusqu'à une période récente. Le législateur doit donc adapter les textes existant aux nouvelles technologies. C'est ce que nous verrons pour ensuite lister très sommairement les différentes applications de ces nouvelles technologies  dans le notariat, pour ensuite la structure générale dans laquelle ont été développées et fonctionnent ces applications.

1 – L'adaptation des lois et règlements

A ce jour à l'exception des textes régissant l'acte authentique électronique et son archivage,  qui feront l'objet de développements ultérieurs, il n'existe pas de législation spécifique régissant l'utilisation des nouvelles technologies dans le domaine touchant le notariat.

A l'occasion de la mise en œuvre de nouveaux services dédiés à la dématérialisation des échanges il est nécessaire d'adapter progressivement les textes législatifs ou règlementaires pour que soit reconnue leur valeur juridique.

Dès lors des pans entiers des codes (code civil, code de l'urbanisme) donnent aux échanges dématérialisés une valeur juridique équivalente aux échanges traditionnels « papier » à la condition de respecter des conditions de mise en œuvre précisés dans des arrêtés d'application et vérifiés par des audits de conformité.

Cette nécessaire adaptation des textes à l'informatique juridique n'a pas pour autant constitué un obstacle au développement des nouvelles technologies dans le notariat français.

2 – Quelques applications  actuelles ou à  venir

Les applications s'appuyant sur les nouvelles technologies et actuellement mises en œuvre  sont nombreuses et d'autres chantiers sont déjà engagés avec des échéances plus ou moins proches.

Sans vouloir prétendre à l'exhaustivité, certains éléments énoncés ici étant développés par la suite,  il est possible de citer pour les nouvelles technologies déjà mises en œuvre :

- l'action, essentielle pour le notariat français, portant sur la publicité foncière et dénommée Télé@ctes, permettant à tous les notaires français de transmettre de manière entièrement dématérialisée et sécurisée aux Conservations des hypothèques les copies authentiques des actes soumis à publicité foncière ou  autres documents nécessaires à cette publicité. Etant précisé qu'en France ce sont les conservations des hypothèques qui, à partir des actes qui sont publiés, transmettent directement aux services du cadastre les éléments qui permettent à ce service de mettre à jour ses fichiers.

-  pour les échanges bancaires, la systématisation des virements sécurisés, et la transmission dématérialisée des pièces comptables

- pour les testaments le  Fichier Central des Dispositions de Dernières Volontés

- pour les publications d'annonces immobilières en vue de la vente d'immeubles  le  Portail immobilier des notaires, le développement de l'expertise immobilière et la mise en vente d'immeuble interactive par le biais d'un notaire dénommée Immo-Interactif

- l'Acte Authentique Electronique (AAE) et  la mise  en place du Minutier Central des Notaires de France (MICEN)

- la consultation de données juridiques et professionnelles sur le Portail REAL des Notaires auquel seuls les notaires et leurs collaborateurs ont accès.

Dans  un  proche avenir un certain nombre d'autres actions  seront développées  parmi lesquelles:

- les échanges dématérialisés et sécurisés avec les Collectivités locales : vérification de l'état civil (actes de naissances, de décès, de mariage avec leurs mentions marginales) purge du droit de préemption,  demandes et délivrances  de certificats d'urbanisme, …

-  les  échanges avec les organismes bancaires  devraient également être dématérialisés pour la transmission des dossiers de prêts et le traitement des dossiers de successions, …

3 – La gestion de l'environnement informatique 

L'ensemble de ces actions en cours est organisé autour d'un environnement de confiance, système de communication sécurisé entre tous les notaires de France et leurs collaborateurs, ainsi qu'une infrastructure de signature électronique qualifiée.

Tous les offices  de notaires français sont reliés entre eux par un réseau privé de type VPN MPLS, baptisé réseau "Real", garantissant la sécurité des échanges aussi bien entre études qu'entre les études et leurs partenaires extérieurs.

De plus, tout échange entre une étude et un partenaire extérieur (banque, conservation des hypothèques, Collectivités locales) passe impérativement par une plateforme sécurisée (dénommée Pl@nète) en charge du routage du flux, de sa sécurité, de la vérification de la conformité de l'échange, de la qualité de la signature ainsi que de son archivage.

Enfin, et chaque fois que nécessaire, les flux dématérialisés sont signés électroniquement par le notaire et/ou ses collaborateurs.

Pour cela le notariat français a mis en œuvre une infrastructure à gestion de clés conforme aux exigences de la directive européenne 1999/93/CE précisant le cadre juridique relatif à la signature électronique sécurisée transposée en droit français par la loi du 13 mars 2000 et son décret d'application du 30 mars 2001.

Cette conformité a été confirmée par la délivrance des attestations de qualification délivrées au Conseil Supérieur du Notariat en Août 2007 par un organisme de certification agréé par les pouvoirs publics.

De même toujours dans un objectif d'unification et de garantie de la sécurité des offices, leur comptabilité doit respecter un plan comptable et des règles fixés par le Ministère de la Justice et des Libertés. Avant toute commercialisation de leurs logiciels de comptabilité, les sociétés  d'informatique doivent les soumettre à une procédure  d'homologation par le Conseil Supérieur du Notariat, ce qui garantit leur conformité à ces règles tout en maintenant une libre concurrence.

B – Les principales actions  en cours

Parmi les actions déjà citées et mises en place, et pour lesquelles le notariat français a été l'initiateur et le développeur, certaines ont eu, ont et auront pour l'avenir du notariat français une importance déterminante.  Nous examinerons tour à tour les quatre principales avant d'évoquer brièvement les quelques domaines qui ,  à l'avenir devront être développés.

1 –Le Fichier Central des Dispositions  de Dernières Volontés

La première et l'une des plus anciennes porte sur les recherches des dispositions de dernières volontés, ou de testaments.

Précédant la convention de Bâle du 16 mai 1972, depuis plus quarante ans existe en France le FCDDV, (Fichier Central des Dispositions de Dernières Volontés), créé à l'initiative de notaires de la Cour d'Appel d'AIXE EN PROVENCE. Très rapidement ce fichier a vu ses règles fixées et son champ d'intervention élargi à l'initiative du Conseil Supérieur du Notariat

La dématérialisation des échanges entre les notaires  et le FCDDV commencée il y a plus de dix ans s'est généralisée depuis, pour exclure quasiment tout échange "papier" depuis 2009.

L'alimentation de ce fichier, assurée par les notaires chez qui sont déposés les testaments ou qui ont reçu les dernières volontés de leurs clients s'effectue par voie dématérialisée dans près de 99 % des cas.

Le notaire en charge du traitement d'une succession a l'obligation d'interroger ce fichier pour vérifier si le défunt avait ou non déposé un testament chez un notaire ou pris des dispositions de dernières volontés. A ce jour, près de 99 % des consultations s'appuient sur une procédure dématérialisée

De plus, le RERT, Réseau Européen des Registres Testamentaires permet désormais d'étendre aux pays adhérant à ce réseau la capacité de vérifier l'existence d'un testament dans les registres de ces différents pays toujours de manière dématérialisée.

Le FCDDV ne portant inscription que des testaments  ou autres formes de dispositions de dernières volontés, en raison du secret imposé aux Compagnies d'Assurances par le Code Des Assurances Français, il n'existe aucune disposition similaire en matière de contrat d'assurances sur la vie. Le notariat français n'a donc pas, sauf exception, la possibilité de vérifier en cas de décès l'existence de tels contrats souscrits par le défunt.

2 – Télé@ctes

La deuxième action dont le développement déjà très avancé se poursuit, concerne la publication des actes à la conservation foncière dénommée en France "conservation des hypothèques", ainsi que les formalités  de vérifications préalables de manière dématérialisée: c'est Télé@ctes.

L'idée a été lancée à l'initiative du notariat lors d'un congrès des Notaires de France il y a plus de 15 ans. La mise au point entre le Conseil Supérieur du Notariat et les services fiscaux français, des cahiers des charges et procédures ainsi que leur mise en application par les sociétés informatique après homologation par le Conseil Supérieur du Notariat s'est étalée sur plus de 7 ans.

Ce délai a été nécessaire pour la mise au point par le notariat français et par l'administration fiscale française des plateformes d'échange sécurisées, les sociétés informatiques  ayant dû pendant le même temps adapter ou refondre leurs logiciels.

Télé@actes est la transmission dématérialisée des copies authentiques électroniques de l'acte signé sous forme papier par les clients, duquel on extrait des données structurées qui sont transmises à l'administration fiscale pour mettre à jour ses fichiers. Etant précisé la copie authentique est elle-même signée de manière dématérialisée  par le notaire.

Cette transmission est totalement sécurisée par son passage par le réseau Réal et par les plateformes d'échange mises en place par le notariat et l'administration fiscale.

Les procédures de vérifications  effectuées par les plateformes d'échanges sont nombreuses et concernent notamment la qualité de la signature et du signataire.

La signature est contrôlée d'une part par le serveur de validation intégré à la plateforme d'échange (respect du format de signature, liste de révocation, etc..) et d'autre part par la communication au partenaire de la clé publique du notaire signataire de la copie de l'acte.

L'objet de Télé@ctes est également de procéder à la dématérialisation de l'ensemble des échanges entre les Notaires et les conservations des hypothèques.

Toute mutation immobilière est précédée d'une vérification de la situation du bien auprès de la conservation des hypothèques. Dans le cadre de Télé@ctes, cette demande (réquisition hypothécaire) s'effectue par voie dématérialisée après paiement par virement  dématérialisé et sécurisé de la taxe due à l'Etat. Le retour s'effectue de même par procédure dématérialisée depuis les conservations des hypothèques vers l'étude ayant sollicité cette réquisition.

En 2011, près de 3 240 000 transactions ont ainsi été réalisées sous cette forme.

Il est à noter qu'il n'y a pas en France de possibilité de vérifier directement et de manière dématérialisée l'état des dettes fiscales d'un vendeur d'immeuble, mais cela tient au fait que les services fiscaux ont le devoir et la possibilité d'inscrire  des hypothèques légales sur les immeubles, dès qu'un propriétaire ne paie pas les impôts auxquels ces immeubles sont assujettis.

D'autre part bien que le notaire français n'ait plus à transmettre d'éléments directement au service du cadastre, cette transmission étant effectuée de service à service par le bureau des hypothèques, chaque notaire dispose d'un accès en ligne  aux bases de données du cadastre certaines données lui étant réservées. Cet accès est contrôlé par l'attribution d'un code d'accès et d'un mot de passe fourni par l'administration.

Cet accès génère un document descriptif de l'immeuble (désignation cadastrale), retourné sous forme dématérialisée à l'étude, document qui peut ensuite être intégré à l'acte.

La quasi-totalité des transactions de cette nature s'effectue par voie dématérialisée.

3 – L' Acte Authentique  Electronique

La troisième action est aujourd'hui la forme la plus aboutie de la dématérialisation: il s'agit de l'Acte Authentique  Electronique (par abréviation AAE).

La loi du 13 mars 2000  a introduit dans le code civil un certain nombre de dispositions qui ont permis la dématérialisation des actes: ce sont les articles 1316 et suivants du Code Civil :

Art 1316-1 L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier ….

Art 1316-3 L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur papier.

L'Acte Authentique Electronique (AAE) existe légalement par le décret du 10 Août 2005 précisant les conditions d'établissement des actes notariés soit sous forme papier soit sous forme électronique.

Ce décret spécifie de plus les conditions d'archivage de ces actes dans le Minutier Central des Notaires de France (par abréviation MICEN), système d'archivage mutualisé garantissant la conservation de l'ensemble des actes authentiques électroniques pour leur durée légale de conservation avant versement aux archives départementales.

Le 12 septembre 2007, la signature de l'acte électronique  sécurisé est certifiée par l'Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d'Information (ANSSI), et le 28 octobre  2008, l'acte inaugural reçu par le Président du Conseil Supérieur du Notariat, Maître Bernard Reynis est signé par la Ministre  de la Justice, Garde des Sceaux, ainsi que par le Secrétaire d'Etat à l'Economie Numérique. Puis aussitôt le premier acte de vente a été signé électroniquement archivé au MICEN et immédiatement publié à la conservation des hypothèques compétente.

Cette opération a été précédée, comme pour Télé@actes,  par un long processus aboutissant à une modification des logiciels des sociétés d'informatique et une labellisation de ces logiciels par le Conseil Supérieur du Notariat.

Comment se déroule l'élaboration et la signature d'un AAE?

En premier il est nécessaire que soit élaboré le projet d'acte  au moyen de logiciels de rédaction adaptés et agréés, ce projet comprenant l'acte lui-même ainsi que ses annexes associées numérisées, le tout devenant indissociable.

Un contrôle  automatique pour vérifier la conformité et la compatibilité avec les exigences du  MICEN est fait ensuite.

Puis le projet est converti dans son format final en vue de sa signature puis de son archivage au MICEN.

Lors de la séance de signature le notaire présente sur écran et donne lecture aux parties de l'acte et de ses annexes, dématérialisés.

En présence du Notaire les parties apposent ensuite sur une palette graphique, leur signature sur l'acte et ses annexes.

Enfin, le notaire appose sa signature électronique sur l'AAE et procède au versement de l'AAE au MICEN, dont il reçoit un accusé de réception, tout cela automatiquement et de manière dématérialisée.

Si nécessaire, grâce à Télé@ctes, l'acte est également publié au bureau des hypothèques compétent.

Avec l'AAE, l'acte papier n'existe plus. Cet acte authentique n'existe que sous forme dématérialisée depuis sa rédaction jusqu'à son archivage au Minutier Central (MICEN). Sa circulation est effectivement assurée sous cette forme électronique sous le contrôle et via le réseau REAL des notaires de France.

Les copies authentiques dématérialisées de cet acte sont utilisées aujourd'hui dans le cadre de la gestion de la publicité foncière depuis l'étude notariale jusqu'à la conservation des hypothèques en charge du fichier immobilier. Comme pour Télé@ctes, au retour dématérialisé du bureau des hypothèques est alors, pour l'instant, éditée une copie authentique "papier" qui est remise aux parties.

4 – Le  Minutier Central des Notaires de France

Tout Acte Authentique Electronique qui a été signé est archivé au Minutier Central des Notaires de France (MICEN).

Le Conseil Supérieur du Notariat a la charge de la mise en œuvre et de l'exploitation du MICEN. Dès signature par le notaire de son acte, celui-ci est automatiquement versé pour archivage dans le MICEN, charge à celui-ci de le conserver dans les conditions décrites par le décret d'Août 2005 relatif à l'Acte authentique électronique, pour sa durée légale (75 ans) puis versement aux archives départementales.

L'accès à cette archive est strictement réservée à l'étude détentrice de la minute, c'est-à-dire au notaire qui a signé l'acte, à ses associés à leurs collaborateurs autorisés, ainsi qu'en cas de suppression de l'étude en question à l'office qui sera attributaire de ses minutes.

Il ne s'agit en aucun cas d'une base contenant le contenu de tous les actes, mais uniquement ceux générés et signés sous leur forme électronique en application du décret du 10 Août 2005.

Les autorités administratives n'ont pas la possibilité de se fournir directement dans ce Minutier Central. Seules les données fournies par le notaire ayant accès à ces archives au moyen de copies de ces actes ou d'extraits de ceux-ci permettent de satisfaire aux obligations en matière de publicité foncière, ou d'alimenter les bases statistiques immobilières par exemple.

Comme cela vient d'être indiqué,  la quasi-totalité de certaines procédures s'exécutent désormais presque exclusivement par voie dématérialisée (cadastre, fichier des dernières volontés).

D'autres sont toujours en cours de montée en charge (Télé@ctes par exemple), mais une forte majorité des transactions autorisées se font aussi par ce canal sécurisé. Il est à noter que dans ce cas particulier le choix a été fait à l'origine d'une montée en charge s'appuyant sur l'élargissement progressif du type d'acte acceptant la dématérialisation.

Pour cela la totalité des notaires est équipé d'un dispositif de signature électronique qualifié ainsi qu'une majorité de collaborateurs, plus particulièrement ceux en charge des formalités tant préalables (cadastre, situation hypothécaire) que postérieures (publication des actes aux conservations des hypothèques) ainsi que les procédures comptables et financières.

L'acte authentique sur support électronique est en cours de déploiement élargi. L'objectif 2012 est d'atteindre 1000 études utilisatrices régulières de ce type d'actes.

5 – Quelques pistes de développement futur

Même si les applications de l'informatique juridique sont multiples il existe encore des domaines  où les développements sont balbutiants. C'est le cas par exemple avec les Registres du Commerce  dont le seul lien dématérialisé concerne l'accès au Registre du Commerce  en vue de la demande d'informations relatives à l'identité et à la santé économique de l'entreprise inscrite à ce registre ainsi que les inscriptions de privilèges qui auraient pu être prises sur les fonds de commerce dont  elle est propriétaire.

Des études sont en cours en vue de favoriser des échanges multiples, plus particulièrement liés aux procédures d'inscription dans ce registre.

De même dans le cadre de la lutte contre le blanchiment des capitaux qui en France est assurée par une cellule des services fiscaux dénommée TRACFIN, le seul élément de dématérialisation est la possibilité de transmettre de manière dématérialisée la déclaration de soupçon lorsque le notaire a le sentiment que l'opération qui est projetée peut être constitutive d'un blanchiment de capitaux.

Enfin, en raison du fait que les statuts de sociétés ou les cessions de parts, peuvent être réalisées soit par acte authentique soit par acte sous seing privé, il n'existe pas, à ma connaissance, de dispositions dans le droit français permettant de mettre en application les obligations imposées par le  Groupe d'Imposition Financière en vue de permettre d'identifier les détenteurs réels des sociétés, à l'exception peut-être de l'obligation que le législateur vient d'imposer pour les cessions de parts de société à prépondérance immobilière, faites hors de France, et qui désormais devront être réitérées en France par acte authentique. 

En conclusion on peut dire que l'ensemble des secteurs de la fonction notariale est impacté par les nouvelles technologies. Il en va des aspects strictement liés à l'établissement des actes, formalités préalables et postérieures, rédaction des actes, signature et conservation de ces actes.

Il en est de même dans la relation entre le notaire et ses partenaires par exemple dans le cadre  de la mise en œuvre d'espaces partagés permettant l'ouverture de data room électroniques, de zone d'échanges entre le notaire et ses clients permettant à ceux-ci de connaître l'état d'avancement de leurs dossiers et de communiquer simplement avec le notaire voire de mettre à sa disposition certains documents nécessaires au traitement de son dossier.

De plus, des pans entiers liés à la communication de l'étude, site Web, équipement de salles d'attente, etc… s'appuient sur ces technologies.

Il devient donc indispensable d'avoir une vue globale de l'Informatique Notariale et d'avoir toujours présent à l'esprit que c'est un moyen et non une fin en soi. L'informatique notariale doit à tout moment garantir la sécurité, et ne doit jamais permettre de porter atteinte à l'authenticité. Tel est bien le cas de l'Acte Authentique Electronique qui garantit l'authenticité, le notaire devant être présent à la signature, et devant signer lui-même l'acte, de manière dématérialisée.

En outre la marche vers la dématérialisation ne doit pas lui être imposée, sous peine de voir à terme sa fonction ou même son utilité remise en cause. Afin d'éviter toute dérive ou toute tentative de ce type, le notariat doit s'approprier l'informatique. Pour cela il n'est rien de mieux que d'être à l'initiative de l'évolution ce qui permet de la contrôler. C'est ce à quoi tend le Notariat français.

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