RAPPORT GRECE: L'informatique notariale
RAPPORT GRECE: L'informatique notariale
Rapporteur national: Ioannis Mavrakis

L' INFORMATIQUE ET LE NOTAIRE EN GRECE

Le Notaire en Grèce est un professionnel du Droit qui a la qualité d' un fonctionnaire public (autrement dit officier public), dont la fonction, les compétences, les obligations ainsi que le statut sont prévus,  tant par la législation nationale (Loi N.2830/2000) que par la Constitution lui-même (art.92, par. 4).

Le Notaire est nomme par l' Etat pour conférer l' authenticité aux actes notariales qu' il rédige, pour assurer les intérêts de l' Etat mais aussi des citoyens en tant que parties contractantes et pour garantir la sécurité juridique et la sécurité des transactions.

Un notaire, authentifie les actes notariales qu'il rédige et certifie comme officier public la date, la signature et le contenu de ces actes, qui expriment la volonté des parties contractantes et en même temps il est responsable à les conserver dans son archive personnel des actes notariales.

Les actes notariales sont revêtus d'une force probante et exécutoire et ne peuvent pas être contestées que par voie judiciaire.

En fait, le notaire constitue un acteur principal d'exercice de la fonction publique et c'est lui qui assure en même temps les intérêts de l'Etat et ceux des citoyens (parties contractantes). Le fait aussi que le notaire a la possibilité d'adapter la volonté des parties aux prescriptions légales, lui donne le rôle d'un acteur fondamental et surtout principal au système de la justice préventive.

Néanmoins, les notaires doivent s'adapter aux exigences de la société qui évolue, qui se modernise et aux défis de l'époque. L'utilisation des nouvelles technologies par le notaire est un de ces defis qui nécessite une adaptation concrète et totale de la fonction notariale. Le notaire est oblige de plus en plus, jour par jour a utiliser les nouvelles technologies pour appliquer les principes de sa fonction , pour exercer ses compétences d' une manière rapide et efficace et pour assurer la protection immédiate et complète des intérêts de l' Etat lui-même mais aussi des citoyens – parties contractantes.

Les nouvelles technologies deviennent un outil indispensable à la vie professionnelle quotidienne d'un notaire, pourvu que leur utilisation se réalise dans un environnement sécurisé qui ne mettrait en aucun cas en péril, ni les intérêts de l'Etat ni ceux des parties contractantes.

Dans ce contexte et dans le cadre de la politique d' élimination de la bureaucratie au secteur public, afin que l' Etat devienne plus « proche »  et plus efficace vis-à-vis le citoyen, l' entrepreneur, l' investisseur et le professionnel, le notaire comme étant le seul professionnel qui a le rôle d' officier public a été invite par l' Etat pour  appliquer de plus en plus les nouvelles technologies pour l' exercice de ses fonctions.

La communication et le contact avec les divers services et autorités du secteur public par voie électronique est devenu indispensable pour le notaire le derniers temps. Le notaire a inseré la communlication électronique dans l'exercice de ses fonctions quotidiens et plus particulièrement en ce qui concerne le contact avec l' Administration Centrale, les organisations publics, comme par exemple la demande des informations fiscales des parties contractantes par le Ministère de l' Economie,  le contact avec les organisations publiques de sécurité sociale, la communication avec les Chambres de Commerce, le Registre National des Sociétés, L' Office des Publications Officielles  (Gazette Nationale) etc.

 Ceux-ci, mais aussi d'autres actions futures, comme la gestion électronique des propriétés (registre électronique), la soumission des déclarations de vente ou de donation des propriétés à l'administration fiscale, et la rédaction et la soumission de l'acte notarié par voie électronique à toutes les authorités compétentes où plutôt impliquées, demanderont l'adaptation rapide des notaires.

-   Toutefois, on doit en tout cas souligner, que le risque de la communication et de transmission des données officielles par voie électronique, pourrait être assez grand, lorsque les données envoyées via l'Internet passent par plusieurs ordinateurs jusqu'à ce qu' elles atteignent le destinataire souhaité. Il est également très difficile d'être sûr de la "vrai identité" de l'expéditeur d'un message, pour la raison qu'un document électronique ne fournit pas les garanties d'authenticité et d'originalité qui fournit un document contractuel. En outre, l'utilisation de fausse identité dans l'envoi d'un document est assez facile, même pour l'utilisateur moyen.   L'insertion de l'Internet dans nos vies  à la fois personnelle et surtout professionnelle, la gestion électronique des données personnelles, rendent impérative la sécurité totale et garantie des communications et des transactions. L'utilisateur qui communique par voie électronique avec un autre utilisateur autorisé, échange des documents, effectue des contrôles et envoie le résultat de ces controles de l'autre utilisateur, exige que les données échangées ne se rendent pas rendu accessible à des personnes non autorisées. L'échange des données sécurisées rend comme préalable la confidentialité des communications. Les données ne doivent pas être modifiées durant la transmission. Le destinataire final qui reçoit les données,  doit les reçevoir exactement comme l'expéditeur les a envoyés et être sûr que les données reçues sont ceux que l'expéditeur a envoyé (intégrité). En outre pout une telle opération, il est nécessaire que le destinataire est assuré de l'identité de l'expéditeur (l'authenticité). Enfin, il ne devrait pas être possible pour les parties de réfuser ultérieurement leur participation à l'opération (non disclaimer).

-   La signature électronique  n'est rien de plus qu'un petit fichier créé par l'utilisateur et comprend des éléments personnels de l'utilisateur, qui sont contenues dans les certificats électroniques et un résumé du texte que quelqu'un souhaite signer de manière électronique. Ces données sont encryptées et attachées au texte ou au fichier envoyé à signer.  Des la réception d'un document signe de manière électronique, le destinataire décrypte le fichier attache a la dite «signature électronique» et identifie l'expéditeur et l'intégrité du document.   Une signature électronique valide, donne au récepteur la certification que le message qui a été crée par l'expéditeur lui appartient puisqu' il l'a signe de manière électronique, en fait signé digitalement changé et que personne ne déformée pendant le transport. Les documents électroniques établis par une institution, où un organisme du secteur public et portent une signature électronique avancée- sécurisée  qui est basée sur un certificat qualifié et créé par un dispositif sécurisé de création de signature ont la même valeur juridique et force probante que les documents portant la signature manuscrite et cachet (valable pour  l' Etat).

-   Dans notre pays, suite à la directive 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil, le Décret Présidentiel No 150/2001 a été adopte concernant les signatures numériques. Selon ce Décret Presidentiel, les signatures électroniques sont reconnues comme équivalentes aux signatures manuscrites. Plus précisément, le législateur sépare signatures électroniques dans deux catégories; les signatures électroniques avancées et les signatures électroniques non avancees. Comme signatures électroniques avancees sont considérées celles qui ont été construites d'  une autorité  indépendante fiable. Les Signatures avancées sont entièrement assimilées avec les signatures manuscrites, tandis que les signatures électroniques

non avancées, qui  également  assurent l'intégrité d'un document et ont une force légale, sont examinées cas par cas. Avec l'élaboration d'un système de communication et de Transfer des données totalement sécurisé le notaire grec qui possédera une signature électronique avancée, sera le seul qui peut transmettre un acte notarial par voie électronique, et personne n'aura la possibilité d'y modifier. Le notaire est le fonctionnaire public qui rédige l'acte, certifie la volonté et la signature des parties contractantes, et conserve l'acte sur papier. Ni l'administration, ni le cadastre, ni le registre national des propriétés, auront la possibilité ou seront autorises a « retoucher », d' une manière ou d' une autre ces actes. En ce qui concerne l'élaboration d'un système central de conservation électronique des actes, cela pourrait être envisage pour le futur proche, mais plutôt au niveau central (c.à.d. par le Notariat Hellénique) avec l'élaboration d'un système de conservation centrale des actes notariales, qui ne donnerait quand même pas la possibilité d'intervention sur un acte que par son notaire rédacteur.

Le Notaire en Grèce est le professionnel, l'officier public qui devient de plus en plus le collaborateur principal de l'Administration Centrale et soutient les changements historiques de la société hellénique.

Déjà, cette année un grand nombre de notaires aura une signature électronique qui va donner la possibilité d'une communication sécurisée avec les différentes autorités et organisations du secteur public et la transmission et gestion des documents par voie électronique. Le notaire a déjà la possibilité de communiquer avec le Ministère de l'  Economie et peut recevoir des données sur la situation fiscale des parties contractantes. Cet outil sera développé et étendu aux autres actions dans le futur proche comme la gestion électronique des propriétés, la soumission électronique des déclarations de vente ou de donation, la soumission électronique d'une acte notariale aux différents autorités (le registre national, le cadastre, les autorités fiscales, les communes etc.)

EN ce qui concerne le secteur des entreprises le notaire depuis le mois d' Avril 2011 est le seul responsable pour la constitution des sociétés anonymes et des societes a responsabilité limitée, l'inscription des sociétés eau Registre Général du Commerce, l' inscription au Chambre du Commerce local, la déclarations aux organisations de sécurité sociale nationales, la déclaration de la société au Ministère des Finances et l' acquisition du numéro d'identification  fiscal (No TVA) et en général il est le seul responsable pour tout le processus pour les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée, et ses compétences ne se limitent pas a la signature seulement de l' acte notariale de la constitution d' une société.

Il s'agit d'un système en ligne absolument sécurisé (web-base), qui peut être étendue en dehors de l'enregistrement des entreprises et aux autres e-gouvernement applications, une fois développe et mis à niveau.

Avec les services à guichet unique (one stop shop)  pour la création d'entreprises qui sont accordes par les notaires, toute renseignement nécessaire pour la nouvelle société et ses fondateurs est enregistrée et affichée a la base des données et peut très facilement être mise a jour. Ces informations sont transmis par voie électronique a la majorité des autorités concernées de l'État et de l'ensemble du secteur public, y compris, mais sans s'y limiter, le Registre général du commerce, les chambres de commerce, les organisations nationales de sécurité sociale, les autorités fiscales - Ministère des Finances, le  Journal Officiel.

Les notaires  certifiés à utiliser ce système de constitution d'une entreprise « au guichet unique », actuellement dépassent les deux mille (2000) et utilisent un système sécurisé qui garantit la interopérabilité  entre les différents secteurs et organisations impliques  et (Interopérabilité via Web Services). Leur rôle ne se limite pas seulement à la rédaction des statuts de contrat mais en faisant tout processus nécessaire et le paiement de toutes les dépenses nécessaires pour que la nouvelle société soit crée et livré prêt à fonctionner a ses fondateurs. Tout ce processus est réalisé grâce à la collaboration en ligne sous un système complet et totalement sécurisée entre toutes les parties impliquées selon la législation nationale.

-   Nous devons insister sur l'historicité de l' époque   que nous vivons. Pour la première fois l'acte notarié n'est pas seulement réproduit et trasmis d' une manière technique mais est combiné avec la signature électronique afin que l' acte notariale fonctionne dans un nouveau environnement, securisée et inattaquable .-

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