RAPPORT ITALIE: L'informatique notariale
RAPPORT ITALIE: L'informatique notariale
Rapporteur national: Roberto BRACCIO, Notaire Conseiller National chargé des Nouvelles technologies (Italie)

Le Notariat de droit civil, ou de type latino-germanique, et dans le cas d'espèce, le Notariat espagnol, relève de l'Administration ; les notaires ont la qualité de fonctionnaires publics (dits également officiers publics), fonction expressément désignée dans la Législation espagnole, outre la qualité de professionnels du droit. Le Notariat représente le pilier essentiel de l'exercice de la fonction publique notariale et il assure, à ce titre, toutes les modalités de collaboration entre le notaire et l'État et entre le notaire et les Administrations publiques.

Comme il a déjà été mentionné à plusieurs occasions, la sécurité juridique que confère le Notariat est fondamentalement une sécurité juridique préventive.

Le Notariat s'est adapté au fur et à mesure aux nouvelles nécessités qu'impose la société dans laquelle il s'inscrit et à laquelle il garantit les qualités de sa fonction publique. Tout au long de ce parcours, l'importance de l'utilisation des nouvelles technologies dans la fonction notariale n'a cessé de s'affirmer. Intervention et application que j'ai défendues depuis plusieurs années, mais toujours à partir du concept selon lequel la fonction notariale non seulement ne s'en trouve pas dénaturée dans ses aspects essentiels, mais qu'au contraire les nouvelles technologies sont au service de cette fonction notariale ; preuve éclatante en est l'expérience du Notariat espagnol dans l'utilisation des nouvelles technologies, au cours de laquelle le notaire a continué à appliquer les principes essentiels de sa fonction notariale, entre autres la présence des parties par devers lui pour lui permettre d'exercer le contrôle de la légalité et de pratiquer ses activités de conseil, en d'autres termes d'exercer le contrôle notarial de la légalité matérielle et formelle.

En définitive, la réponse est que l'acceptation des nouvelles technologies s'impose, à condition que celles-ci soient au service des systèmes juridique, de la fonction notariale et du citoyen destinataire des services garantis par cette fonction publique.

Certaines des conclusions de la table ronde sur le thème II « Le notaire et la négociation électronique » du XXIVème Congrès International du Notariat Latin tenu à Mexico indiquaient :

Conclusions :

Souhaitent ….

Que la certification de la signature électronique du notaire soit placée sous le contrôle des notariats membres, dans le respect des principes et des mesures élaborées aux fins de cette vérification au niveau mondial.

... Considérant que le notariat doit garantir l'application des nouvelles technologies dans la fonction notariale, qu'il est fondamental que les principes essentiels du notariat latin restent inaltérés dans la pratique du commerce électronique, compte tenu en outre du rôle du notariat dans celui-ci et dans la prévention des conflits dans le cadre des rapports juridiques, il est reconnu que le notaire apporte une valeur ajoutée en réponse aux exigences de confiance et de sécurité requises par la société moderne.

Souhaitent

Que les notariats membres surveillent la stricte application des conditions requises dans l'établissement de l'acte authentique notarié, entre autres la présence physique des parties devant le notaire, la signature de l'acte par celles-ci et par le notaire, la date de la conservation de l'acte authentique notarié par le notaire, aussi bien sur support électronique que sur support papier, autant de conditions qui laissent intacte sa force probante et exécutoire pour le bien de la société.

5. Considérant que les nouvelles technologies constituent un élément essentiel de communication entre le citoyen et l'Administration publique dès lors qu'il s'agit d'un outil incontournable aux fins de la modernisation de cette dernière,

Souhaitent

Que soit mis en lumière le rôle du notaire en sa qualité d'officier public dans les communications avec les registres publics et avec l'administration en général, dès lors qu'il est nécessaire d'adopter des mesures normatives et d'ordre technologique nécessaires pour les rendre effectives et sûres, en particulier en garantissant aux notaires l'accès direct aux registres publics qui leur permettra d'exercer leur fonction publique.

LA LÉGISLATION espagnole a été modifiée en matière de législation notariale. Ainsi la loi du Notariat du 28 mai 1862, a introduit un nouvel article 17bis qui a établi le concept d'acte authentique notarié électronique, pour bien préciser que l'acte authentique notarié doit réunir les caractéristiques essentielles de l'autorisation donnée par le notaire, quelque soit le support, en d'autres termes aussi bien le support papier que le support électronique, et que le support électronique ne lui enlèvera pas son caractère d'instrument public. Raison pour laquelle, quel que soit le support adopté, le notaire garantira l'identité des parties contractantes, le jugement de capacités et de legitimation, le fait que le consentement a été librement consenti et que l'attribution est conforme à la légalité et à la volonté dûment informées des parties ou des intervenants dès lors que ces actes jouissent de l'authenticité et que leur contenu est supposé véridique et fiable dans son intégrité.

L'existence de l''acte authetique électronique en sa qualité d'original pose selon nous, encore pour le moment, une série de problèmes techniques qui peu à peu seront résolus, mais qui exigent de limiter encore le recours aux nouvelles technologies exclusivement aux copies des actes authentiques comme mesure de prudence. Une autre question intimement liée à cet aspect est la conservation des actes authentiques électroniques, à savoir le protocole notarié électronique.

Les copies autorisées des originaux émises sur support électronique devront être assorties de la signature électronique reconnue du notaire et expédiées uniquement pour être remises à un autre notaire, à un conservateur ou à tout organe d'administration publique ou juridictionnelle, toujours dans le domaine de leur compétence respective et au titre de leur qualité. Le notaire qui émet lesdites copies sera chargé de leur remise ou de leur expédition.

Ce point est essentiel dès lors que pour des raisons de sécuritéet et compte tenu du dispositif de la signature électronique, on ne saurait permettre la remise des copies électroniques autorisées aux particuliers, car elle mettrait en péril le mécanisme de sécurité, par exemple en cas de rupture des clés et de la reproduction desdites copies autorisées sans aucun type de contrôle dès lors qu'elles circulent sur support électronique.

En fonction de quoi, si ces copies électroniques autorisées devaient être  transférées sur support papier, seul un notaire sera habilité à exécuter ce transfert sur support papier, et précisément le notaire auquel elles auront été remises, pour leur conserver leur authenticité ou leur garantie notariée. Ce principe est fondamental, inhérent à la foction notariale. Une autre question concerne le fait que si lesdites copies électroniques autorisées étaient remises par un notaire à un conservateur ou à un organe de l'administration publique, ces personnes ou organes qui les reçoivent seront habilitées à les transférer sur support papier pour être jointes aux dossiers ou classées dans les archives dans le cadre de leurs compétences respectives, mais en aucun cas pour les faire circuler comme copies autorisées sur support papier. Voilà pourquoi en cas d'expédition sur support électronique des copies autorisées et aussi au titre de raisons de sécurité, il faudra préciser le but de l'émission de chaque copie.

Par contre, l'on pourra remettre des copies électroniques simples aux particuliers à condition que le notaire soit certain de leur identité et de leurs intérêts légitimes. Ces disposition sont prévues par l'article 17 bis déjà cité.

On présente ci-après un questionnaire qui permettra de savoir l'orientation que devra adopter le Congrès de Naples, et de traiter les thèmes essentiels et les plus utiles dans le cadre de notre fonction relativement à l'utilisation des nouvelles technologies.

QUESTIONNAIRE

1.- Existe-t-il dans votre pays une législation qui régit l'utilisation des nouvelles technologies dans le domaine de la sécurité juridique préventive, et précisément dans la fonction notariale ? Indiquer les principes sur lesquels elle se fonde.

Il n'existe aucun cadre réglementaire général ou spécifique dans ce domaine.

2.- Pouvez-vous nous indiquer quelle utilisation ou quelles applications pratiques des nouvelles technologies sont adoptées dans votre Notariat ?

Les nouvelles technologies adoptées dans la pratique par le Notariat peuvent être regroupées en trois catégories.

A)             Solutions pour le Conseil général du Notariat

B)              Solutions partagées avec l'Administration publique

C)             Solutions pour l'interaction avec les citoyens

Les applications suivantes relèvent du Groupe A

  1. Signature électronique
  2. L'Italie est à l'avant-garde quant à l'utilisation légale de la signature électronique, puisqu'elle a été le premier pays à octroyer pleine validité juridique aux documents électroniques. Avec l'entrée en vigueur du Code de l'administration numérique (janvier 2006), à travers le décret législatif n. 82 du 7 mars 2005, la force probante du document informatique a subi une nouvelle modification : en effet le paragraphe 2 de l'article 21, suite à la modification du Décret législatif n. 159 du 4 avril 2006, a établi que "le document électronique, portant signature électronique ou tout autre type de signature électronique qualifiée, a l'efficacité prévue par l'article 2702 du code civil. Il est présumé que l'utilisation du dispositif de signature électronique puisse être attribuée à son titulaire, à moins que celui-ci n'apporte preuve du contraire".

    Depuis le 12 septembre 2002, le Conseil National du Notariat est inscrit dans la liste publique des certificateurs de la signature électronique tenue par l'Administration publique. L'élément important du système de signature est représenté par le certificat électronique de signature décerné par un Organisme certificateur au titulaire d'un dispositif de signature. Le certificat de signature électronique est un document créé conformément à des indications et normes précises définies par la loi (il renferme les informations concernant l'identité du titulaire, la clef publique qui lui a été attribuée au moment de la remise, la période de validité du certificat et les données de l'Organisme certificateur). Une fois inscrit dans la liste publique des certificats tenue par l'Organisme certificateur, le certificat électronique d'un titulaire garantit la correspondance entre la clef publique et l'identité du titulaire. Quiconque désire vérifier la validité d'un document signé pourra le faire à travers la fonction présente sur le site de l'Organisme certificateur, afin de recevoir les informations concernant le signataire d'un document électronique Les signatures électroniques des notaires italiens peuvent être vérifiées sur ce site (Vérification en ligne). Sur la base de la législation et du manuel d'application de l'autorité de certification, le CNN certifie les signatures électroniques des notaires dans l'exercice de leurs fonctions et garantit donc aux tiers non seulement que la signature électronique appartient à une certaine personne et qu'elle est valable au moment de son apposition, comme le ferait tout certificateur, mais aussi que le titulaire de la signature est un notaire dans l'exercice de ses fonctions. À cet effet, la structure de l'autorité de certification est modelée, conformément à la législation, sur les modalités de l'inscription à la Chambre des notaires, qui marque le début des fonctions notariales et coïncide avec la remise du sceau au notaire. Ainsi donc, le Président du Conseil Notarial de District, tout comme il ordonne l'inscription à la Chambre des notaires du district, en vertu de l'art. 24 de la loi n. 89 du 16/2/1913, procède à la remise de la signature électronique relative à l'exercice des fonctions notariales. De même, les procédures de suspension et de révocation de la signature suivent celles d'interruption ou de cessation de l'exercice des fonctions notariales et ces motifs de suspension ou de révocation s'ajoutent à celles qui sont propres à toute signature électronique.

  3. Conservation en bonne et due forme
  4. Les activités en matière de conservation des documents électroniques sont directement liées à la sauvegarde de la fonction notariale (l'art 1 de la loi du Notariat prévoit la conservation des minutes).

    Un document, pour être tel, ne doit pas seulement être mis en forme et signé correctement : il doit surtout durer dans le temps. Par rapport au document sur papier, le document électronique pose des problèmes technologiques et juridiques nouveaux, qui doivent être résolus de façon efficace. Un document notarial, en particulier, peut conserver son utilité même au bout d'une centaine d'années, tant pour résoudre des controverses juridiques qu'en raison de la valeur historique que revêtent souvent nos document. La conservation du document électronique exige en particulier la conservation de supports stables, de systèmes de traitement, de programmes, mais aussi de signatures électroniques et de ce qui prouve la date à laquelle le document a été produit. Elle demande aussi des règles organisationnelles pour définir les rôles et les responsabilités qui deviennent par conséquent des règles du droit. Le CNN a achevé la phase pilote du système d'archivage des actes notariés électroniques, qui vise la conservation, la gestion et la consultation de tous les documents issus de l'activité notariale, ainsi que la pérennité de leur disponibilité et de leur utilisation.

    Au terme d'un parcours qui a duré plus de dix ans (le décret 513/1997 prévoyait déjà la signature électronique authentifiée), la promulgation du Décret législatif n. 110 du 2 juillet 2010 pour la mise en œuvre des pouvoirs conférés par la loi 69/2009 concernant les "actes sur support électronique" est un véritable jalon dans l'évolution de l'activité notariale pour les décennies à venir. Les nouvelles dispositions introduites dans la loi du Notariat, aussi importantes par leur contenu que par leur nombre, ont comblé une lacune qui rendait impraticable l'acte public notarié électronique.

    Il prévoit, sous réserve du renvoi partiel à des normes d'application ultérieures, les dispositions relatives à la production et à la gestion du document électronique certifié, à la tenue du répertoire et des registres, et aux notes et il réalise, plus en général, le transfert de l'activité notariale dans le domaine informatique. Le système de conservation en bonne et due forme est obligatoire pour la rédaction et la conservation correctes des actes et des répertoires électroniques. L'existence préalable d'un système de conservation au sein du notariat lui a permis d'être à la hauteur de cette nouvelle exigence.

    Le but du système de conservation est donc d'une part de fournir à chaque notaire un service lui permettant de conserver dans le temps des documents électroniques qui maintiennent leur pleine validité juridique, dans le respect des règles générales du Code de l'administration numérique et des règles spécifiques de la loi du Notariat, et d'autre part de constituer des archives générales et centralisées pour les actes notariés, qui puisse être gérées de façon unitaire et restent à la disposition des notaires, des organismes compétents et de la collectivité, puisqu'ils sont destinés à converger dans les archives notariales, à l'instar des documents sur support papier.

  5. Réseau Intranet à travers l'IAM
  6. Le système de Gestion des Identités et des Accès (Identity and Access Management - IAM) introduit une méthode d'authentification et d'autorisation de tous ceux qui accèdent aux services du Réseau Unitaire du Notariat (RUN), à savoir non seulement les notaires tutélaires du cabinet, mais aussi les opérateurs du cabinet et les tiers autorisés.

    Le système permet non seulement des prestations novatrices et de qualité tout en respectant les normes de sécurité exigées par l'Administration publique pour la sauvegarde du système et de ses utilisateurs conventionnés, mais aussi de se connecter au réseau de l'Administration publique (Ministère de la Justice, Aménagement du territoire, Administration des impôts, avec les nouvelles exigences de sécurité requises pour l'exécution des systèmes d'identité fédérée à travers la plateforme SISTer.

    Le système IAM est un service de base qui - comme celui déjà activé à travers la signature électronique - garantit la fonction et l'identité du sujet qui accède à un service non spécifique. C'est donc un élément important de collaboration avec l'Administration publique, dont bon nombre de processus administratifs exigent un accès sécurisé et confidentiel.

  7. Courrier électronique certifié
  8. Le principe de "base" sur la valeur légale de la transmission télématique des documents est contenu dans un texte primaire (à l'art. 45, paragraphe 2, du Décret législatif 82/2005 - Code de l'administration numérique) qui dispose que : "Le document électronique transmis par voie télématique est considéré comme ayant été posté par l'expéditeur s'il a été envoyé à son opérateur, et il est considéré comme ayant été livré au destinataire s'il est rendu disponible à l'adresse électronique déclarée par ce dernier, dans la boîte de réception mise à disposition par l'opérateur". L'art. 48 du même Décret législatif généralise l'utilisation du courrier électronique certifié pour tous les cas qui prévoient un accusé d'envoi et de réception; il accorde même valeur légale au courrier électronique certifié, dans les cas prévus par la loi, et aux notifications par la poste; il rend opposable aux tiers l'horodatage d'un document électronique transmis par courrier électronique certifié.

    Le Conseil National du Notariat (CNN) est inscrit depuis le 22 décembre 2005 dans la liste des opérateurs du Courrier électronique certifié reconnu par le CNIPA (Centre national pour l'informatique dans l'administration publique), devenu ensuite DigitPA et actuellement "Agenzia per l'Italia digitale" (Décret-loi 83/2011 en vigueur depuis le 26 juin 2012).

    Le CNN fournit gratuitement aux notaires une boîte de réception pour le courrier électronique certifié.  

  9. Autres applications.
  10. Bases de données, bulletin d'information, cours de formation en ligne (e-learning), signalement des opérations suspectes, procès civil télématique.

Les applications suivantes relèvent du Groupe B

  1. Exécution unique, certificats de la Chambre de commerce, accès à la consultation de plusieurs bases de données (cadastre et registres des biens immobiliers), biens culturels, bureaux d'état civil, registre public.

Les applications suivantes relèvent du Groupe C

  1. Réseau de vente aux enchères notariales
  2. Le Notariat a mis en service un système informatique pour procéder à des ventes aux enchères en modalité télématique. Cet outil repose sur un système de règles et de procédures qui garantissent une fiabilité optimale à l'utilisateur final, sur la base des principes suivants : compétitivité, transparence, efficacité, sûreté, exactitude et régularité des procédures télématiques. En particulier :

    -                en termes de sécurité, en permettant exclusivement au notaire d'accéder au réseau, par l'authentification IAM et le recours à la signature électronique ;

    -                en termes d'efficacité et de transparence, en multipliant les intervenants (au commissaire-priseur ont été ajoutés tous les notaires périphériques) et en utilisant les mécanismes de transmission des offres par voie électronique, qui assurent le maximum de garanties, par exemple en ce qui concerne la confidentialité sur les offres, les généralités et le nombre des participants jusqu'à l'échéance fixée pour la présentation des offres; en outre la possibilité de participer au déroulement de l'enchère, non seulement auprès du notaire faisant office de commissaire-priseur mais aussi auprès de tout notaire périphérique connecté au système, évite toute sorte de pression ou de manipulation des soumissions ;

    -                en termes de suivi et de régularité, en confiant au notaire la vérification de la légitimation, de l'honorabilité et de la fiabilité des participants, notamment sous l'angle de la législation en matière de lutte contre le blanchiment et le terrorisme ;

    -                en termes d'exactitude et de sûreté pour l'utilisateur final, en imposant le contrôle préalable de la documentation concernant chaque lot avant la publication de l'avis d'enchères et en offrant la garantie typique de l'intervention notariale ;

    -                en termes de compétitivité et de simplification, en assurant une meilleure prise de conscience de tous les acteurs de l'enchère, qui peuvent recevoir, à travers le notaire faisant office de commissaire-priseur ou à travers leur notaire périphérique de confiance, une orientation correcte sur le règlement, l'avis d'enchères et les différentes phases successives de la procédure.

  3. Plate-forme ABI (Association bancaire italienne)
  4. Récemment, dans le cadre des travaux ayant pour but d'optimiser le marché des services financiers et du crédit, l'Association bancaire italienne et le Conseil National du Notariat ont entrepris une série d'initiatives visant la définition de procédures spécifiques de communication électronique entre les banques et les notaires. Tout particulièrement, une plate-forme électronique a été réalisée pour servir d'interface entre les banques adhérant à l'initiative et les services du Conseil National du Notariat (RUN géré par Notartel). Au cours d'une première phase, cette plate-forme aura pour but de rendre plus efficaces - à travers la réduction des coûts et des délais d'exécution - les procédures d'octroi et de transfert de prêts hypothécaires (l'initiative dénommée "Mutui Connect").

    "Mutui connect" est une plateforme dont l'objectif est de permettre le perfectionnement des opérations de transfert des prêts immobiliers en modalité télématique grâce à la connexion entre les banques, les intermédiaires financiers et les notaires.

    En se connectant à leur système de référence (plate-forme ABI ou Consortium CBI pour les banques et plate-forme RUN/GTM pour les notaires), les sujets concernés pourront donc échanger des informations et des documents à travers un processus commun.

3.- La corporation notariale de votre pays dispose-t-elle d'un système d'intercommunication et de relation entre tous ses membres qui garantit la confidentialité aux communications corporatives ?

Oui, le système RUN avec IAM, dont nous avons parlé ci-dessus.

4.- Dans la législation de votre pays, l'existence de l'acte notarié électronique en tant qu'original est-elle prévue ?

Dans l'affirmative : autorise-t-on dans votre pays des actes notariés électroniques sous forme de matrice ou d'original ?

En tout cas : dans votre pays, l'original ou la matrice de l'acte notarié sont-ils sur support papier et est-ce que circulent les copies électroniques autorisées de cette matrice ou de cet original ?

A qui peut-on envoyer ces copies électroniques autorisées ?

Oui, il est prévu par le Décret législatif n. 110/2010. Le système est partiellement en vigueur, par effet du récent Décret-loi n. 179 du 18 octobre 2012 (en voie de conversion), qui permet la formation de l'original sur support électronique. Depuis longtemps déjà, on procède à la formation de l'original sur support papier et à la production de copies sur support électronique, ayant valeur légale et pouvant être envoyées à n'importe quelle Administration publique ou à des particuliers.

5. Les notaires peuvent-ils communiquer les actes authentiques au moyen de copies électroniques ayant valeur d'actes authentiques grâce à la signature électronique ? Dans l'affirmative, quelles sont les conditions requises pour pouvoir authentifier la signature électronique, la communiquer à l'autorité publique habilitée à la certification ou suffit-il que la signature électronique soit reconnue, indépendamment de l'identité du destinataire ?

Oui. La signature électronique des notaires italiens est une signature-fonction, c'est-à-dire que la qualification du notaire est attestée par l'Autorité de certification du Conseil National du Notariat.

6.- Quelle est la procédure adoptée pour recevoir de la documentation administrative en matière de dernières volontés testamentaires en cas de décès ? Existe-t-il, dans la législation de votre pays, un système susceptible de permettre au notaire de vérifier, en cas de décès, si le défunt a rédigé un testament ? Utilise-t-on les nouvelles technologies pour gérer ce système ?

Il existe un Fichier Central des Dispositions de Dernières Volontés qui, actuellement, n'utilise aucune nouvelle technologie.

7.- Le notaire dispose-t-il de quelque système lui permettant de vérifier en cas de décès que le défunt disposait d'assurances sur la vie et de quelle nature ?

Non.

8.- Le notariat dispose-t-il de systèmes de communication en ligne permettant de vérifier que les immeubles objets de vente ou d'hypothèque ne sont pas grevés de charges?

Oui, à travers l'accès par voie télématique aux registres de biens immobiliers, dont nous avons parlé plus haut.

9.- Le notaire dispose-t-il de systèmes qui lui permettent de vérifier en ligne la description physique de l'immeuble sur les bases de données cadastrales ?

Le notaire a la possibilité d'accéder en ligne à la planimétrie du bâtiment déposée au cadastre, et à l'extrait du plan cadastral pour vérifier la situation géographique du terrain.

10.- Le notaire dispose-t-il de systèmes de vérification de l'état des dettes au titre d'impôts municipaux sur les immeubles objets de transmission ?

Les privilèges spéciaux immobiliers ne concernent pas les impôts communaux; l'agent chargé de la collecte doit inscrire une hypothèque légale, et cette dernière peut être constatée par le notaire à travers la consultation des registres des biens immobiliers.

Et dans l'affirmative, de systèmes de paiement des sommes impayées ?

Pas directement, mais seulement sur demande des intéressés, à travers les systèmes traditionnels de paiement sur une base volontaire.

11.- Les procédures de gestion des documents et des documents comptables des Notariats sont-elles uniformes ou dépendent-elles d'agences d'informatique en régime de concurrence ?

Elles ne sont pas uniformes

12.- Le Notariat de votre pays dispose-t-il, en vertu de la législation en vigueur, de systèmes de communication avec les registres publics, en particulier avec le registre cadastral, pour transmettre télématiquement les copies autorisées des actes notariées, aux fins de leur inscription dans ledit registre ?

Oui

13.- Le Notariat dispose-t-il de systèmes de communication avec les registres de commerce ? Cette procédure permet-elle d'abréger les délais de constitution ou de modification sociétaires?

Oui, les dossiers de constitution ou modification sociétaires peuvent être traités et expédiés en un seul jour.

14.- Le Notariat dispose-t-il d'une base de données qui reçoit sous modalité électronique le contenu de tous les actes ? Dans l'affirmative, cette base de données est-elle susceptible d'intégrations de façon à effectuer moyennant ladite modalité les obligations fiscales, statistiques et de toute autre nature ?

Elle a été projetée et testée, mais elle n'est pas encore en fonction.

15.- Quel est le degré d'utilisation des nouvelles technologies dans votre Notariat, en particulier des obligations de collaboration avec les administrations publiques ?

Excellent.

Indiquez quelles sont ces technologies, aussi bien en ce qui concerne la conservation des actes, l'envoi de l'information, la réception et l'obtention de l'information et les communications ?

Voir les indications données plus haut.

16.- Dans le cadre du processus de collaboration du Notariat avec les administrations publiques : utilise-t-on dans votre pays les nouvelles technologies dans la lutte contre le blanchiment des capitaux ?

Dans l'affirmative : pourriez-vous indiquer brièvement en quoi consiste la procédure ?

Le CNN sert d'intermédiaire pour la transmission à l'Unité d'information financière (UIF) des signalements d'opérations suspectes; toute la procédure est exécutée par voie télématique, par le biais de certifications de signature électronique, de certificats de chiffrements et par courrier électronique certifié.

17.- Quant aux obligations imposées pour le Groupe d'imposition financière international, comment le Notariat se conforme-t-il à l'obligation d'identifier les détenteurs réels des sociétés qui figurent dans les études ?

À travers la consultation des registres publics, en obtenant des données ou des informations directement du client ou par tout autre moyen.

18.- Le Notariat dispose-t-il de systèmes centralisés qui garantissent la sauvegarde des actes notariés ? Dans l'affirmative, les notaires sont-ils tenus de conserver et de remettre les archives informatiques en cas de succession dans l'étude notariale ?

Non.

19.- Veuillez indiquer dans quels secteurs de la fonction notariale les nouvelles technologies, aussi bien actuelles que futures, peuvent jouer un rôle important ?

En plus des technologies déjà expérimentées, la gestion centralisée des procédures de cabinet, y compris en mode Cloud, la création de bases de données centralisées, la gestion de systèmes centralisés de sauvegarde des copies, l'hébergement pour les systèmes de cabinet pourront jouer un rôle important.


RAPPORTO ITALIA: L’informatica notarile
Relatore nazionale: Roberto BRACCIO

QUESTIONNARIO /SCHEMA DI LAVORO

1.- Nel vostro paese esiste una normativa che disciplina l'utilizzo delle nuove tecnologie nell'ambito della sicurezza giuridica preventiva, e precisamente nell'ambito della funzione notarile ? Indicare i principi sui quali si basa tale normativa.

Non esiste una normativa generale e specifica.

2.- Indicare l'utilizzo e/o l'attuazione pratica delle nuove tecnologie adottate dal Notariato nel vostro paese.

Le nuove tecnologie adottate in pratica dal Notariato sono raggruppabili in tre categorie.

A)      Realizzazioni per il Consiglio Nazionale del Notariato

B)       Realizzazioni condivise con la Pubblica Amministrazione

C)      Realizzazioni con impatto verso i cittadini.

Nel Gruppo A) rientrano le applicazioni seguenti.

  1. Firma Digitale
  2. L'Italia si è posta all'avanguardia nell'uso legale della firma digitale, essendo il primo paese ad avere attribuito piena validità giuridica ai documenti elettronici. Con l'entrata in vigore del Codice dell'amministrazione digitale (gennaio 2006), attraverso il Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, il valore probatorio del documento informatico ha subito una ulteriore modifica: difatti con il comma 2 dell'articolo 21, come modificato dal D.Lgs. 4 aprile 2006, n. 159, è stabilito che "Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. ".

    Dal 12 settembre 2002 il Consiglio Nazionale del Notariato è iscritto nell'elenco pubblico dei certificatori della firma digitale tenuto dalla Pubblica Amministrazione. L'elemento di rilievo del sistema di firma è rappresentato dal certificato digitale di sottoscrizione rilasciato da un Ente Certificatore al titolare di un dispositivo di firma. Il certificato di sottoscrizione è un file generato seguendo precise indicazioni e standard stabiliti per legge (al suo interno sono conservate informazioni che riguardano l'identità del titolare, la chiave pubblica attribuitagli al momento del rilascio, il periodo di validità del certificato stesso oltre ai dati dell'Ente Certificatore). Il certificato digitale di un titolare, una volta entrato a far parte dell'elenco pubblico dei certificati tenuto dall'Ente Certificatore, garantisce la corrispondenza tra la chiave pubblica e l'identità del titolare. Chiunque desideri verificare la validità di un documento firmato potrà farlo anche con la funzione presente nel sito dell'Ente Certificatore e ricevere così informazioni sul firmatario di un documento informatico. Le firme digitali dei notai italiani possono essere verificate su questo sito (Verificatore on-line). In base alla normativa, ed al manuale operativo dell'autorità di certificazione, il CNN certifica le firme digitali dei notai nell'esercizio delle loro funzioni e garantisce quindi ai terzi non solo che la firma digitale appartiene ad una determinata persona ed è valida al momento dell'apposizione, come fa qualunque certificatore, ma anche che il titolare della firma è un notaio nell'esercizio delle sue funzioni. A tale scopo la struttura dell'autorità di certificazione è modellata, come prescritto dalla normativa, sulle modalità dell'iscrizione al ruolo dei notai, che è il momento iniziale delle funzioni notarili, e che coincide con la consegna al notaio del sigillo. Pertanto il Presidente del Consiglio Notarile Distrettuale così come ordina l'iscrizione nel Ruolo dei notai del Distretto, ai sensi dell'art. 24 L. 16/2/1913 n. 89, procede al rilascio della firma digitale relativa all'esercizio delle funzioni notarili. Analogamente le procedure di sospensione e revoca della firma sono modulate sulle procedure relative alla interruzione o alla cessazione dall'esercizio delle funzioni notarili, e tali cause di sospensione e revoca si aggiungono a quelle proprie di qualunque firma elettronica.

  3. Conservazione a norma.
  4. Le attività in materia di conservazione a norma dei documenti informatici svolgono un ruolo direttamente connesso alla salvaguardia della funzione notarile (art. 1 L.N. prevede la conservazione degli atti).

    Un documento, per essere tale, non deve essere solo formato e firmato correttamente: deve soprattutto durare nel tempo. Il documento informatico pone problematiche tecnologiche e giuridiche diverse dal documento cartaceo, che devono essere risolte in modo efficiente. Un documento notarile, in particolare, è destinato a potere essere utile anche dopo centinaia di anni, sia per risolvere controversie giuridiche, sia per il valore storico che i nostri documenti spesso assumono. La conservazione del documento informatico richiede in particolare la conservazione di supporti stabili, di sistemi di elaborazione, di programmi, ma anche delle firme digitali, e di ciò che dimostra il tempo in cui un documento è stato formato.  Richiede anche delle regole organizzative che definiscono compiti e responsabilità, e sono per questo anche regole di diritto. Il C.N.N. ha ultimato la fase di pre-esercizio del  sistema di conservazione a norma dei documenti informatici notarili, per la conservazione la gestione e consultazione di tutti i documenti di provenienza notarile, e per la salvaguardia nel tempo della loro fruibilità e utilizzabilità.

    L'emanazione del Decreto Legislativo 2 luglio 2010 n. 110, di attuazione della delega contenuta nella legge 69/2009 relativo al cd. "atto informatico", è uno snodo fondamentale per l'evoluzione dell'attività notarile nei prossimi decenni. Attraverso una novella alla legge notarile, incisiva quanto ai contenuti e corposa quanto al numero di modifiche, l'ordinamento del notariato accoglie in pieno il documento informatico e la firma elettronica al fianco della carta e della sottoscrizione manuale, portando a compimento un percorso durato oltre un decennio (risale al D.P.R. 513/1997 la possibilità di autenticare la firma digitale), e colmando una lacuna normativa che rendeva di fatto impraticabile l'atto notarile pubblico informatico.

    Esso prevede, con un parziale rinvio a successive norme di attuazione, le regole per la produzione e la gestione del documento informatico notarile, la tenuta del repertorio e di tutti i registri, le annotazioni e più in generale opera la traslazione dell'attività notarile nel mondo informatico. Il sistema di conservazione a norma è obbligatorio per la corretta redazione e conservazione di atti e repertori informatici. L'esistenza di un sistema di conservazione a norma del notariato ha messo in condizione il notariato stesso di essere pronto a tale nuova esigenza.

    Lo scopo del sistema di conservazione è quindi da una parte la fornitura ai singoli notai di un servizio che consenta la conservazione di documenti informatici che mantengano nel tempo piena validità giuridica, nel rispetto di una normativa generale del codice dell'amministrazione digitale e specifica della legge notarile, e dall'altra la formazione di un archivio generale e centralizzato dei documenti notarili, che sia gestibile unitariamente e sia utilizzabile  dai notai, dagli enti esponenziali della categoria, ma anche dall'intera collettività, essendo destinato a confluire negli Archivi Notarili, così come avviene per gli atti cartacei.

  5. Rete Intranet con IAM
  6. Il sistema di Accesso e Autenticazione del Notariato (Identity and Access Management - IAM) introduce un sistema di autenticazione e di autorizzazione di tutti coloro che accedono ai servizi della Rete Unitaria del Notariato; quindi non solo nominalmente dei notai in esercizio titolari dello studio, ma anche operatori di studio e terzi autorizzati.

    Il sistema consente di realizzare servizi di qualità ed innovativi rispondendo contestualmente alle politiche di sicurezza a salvaguardia del sistema e delle utenze convenzionate, richieste dalla Pubblica Amministrazione,  consentendo altresì di interfacciarsi con la Rete della Pubblica Amministrazione (Ministero della Giustizia, Agenzia del Territorio, Agenzia delle Entrate) con i nuovi requisiti di sicurezza richiesti per la messa in esercizio dei sistemi di identità federata con la piattaforma SISTer.

    Il sistema IAM rappresenta un servizio di base che - al pari di quello già attivato con la firma digitale - garantisce il ruolo e l'identità del soggetto che accede ad un generico servizio, e quindi rappresenta un elemento rilevante di collaborazione con la P.A. che richiede, in molti dei procedimenti amministrativi, sicurezza e riservatezza nell'accesso.

  7. Posta Elettronica Certificata
  8. Il principio  "base" sul valore legale della trasmissione dei documenti  per via telematica è contenuto in una norma di rango primario, ovvero nell'art. 45, comma 2 del D. Lgs 82/2005 (c.d. Codice dell'Amministrazione digitale) il quale testualmente recita: "Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito  dal  mittente  se  inviato  al proprio gestore, e si intende consegnato   al   destinatario   se  reso  disponibile  all'indirizzo elettronico  da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore". L'art. 48 del D. Lgs. 82 cit. generalizza l'utilizzo della PEC in tutti i casi di comunicazioni che necessitano di una  ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna ; equipara la posta elettronica certificata,  nei casi  consentiti  dalla  legge,  alla  notificazione  per mezzo della posta ; rende opponibile ai terzi la  data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico  trasmesso  mediante  posta  elettronica certificata.

    Il Consiglio Nazionale del Notariato (CNN) è iscritto nell'elenco dei gestori di Posta Elettronica Certificata accreditato dal CNIPA, poi DigitPA, ora Agenzia per l'Italia digitale (D.L. 83/2011 in vigore dal 26 giugno 2012) dal 22 dicembre 2005.

    Il CNN fornisce gratuitamente ai notai una casella di Posta elettronica certificata.  

  9. Altre applicazioni.
  10. Banche dati, Notiziario, corsi e-learning, Intermediazione sulle SOS, Processo Civile Telematico.

Nel Gruppo B) rientrano le applicazioni seguenti.

  1. Adempimento Unico, Adempimento Camerale, Accesso in consultazione a varie Banche Dati (Catasto e Conservatoria dei Registri Immobiliari, Beni Culturali, Anagrafi, Pubblico Registro

Nel Gruppo C) rientrano le applicazioni seguenti.

  1. Rete Aste Notarili (RAN)
  2. Il Notariato ha messo un esercizio un sistema informatico per lo svolgimento di aste in modalità telematica. La procedura RAN rappresenta uno strumento, basato su un sistema di regole e di processi che danno la massima affidabilità all'utente finale, improntato ai seguenti principi: competitività, trasparenza, semplificazione, efficacia, sicurezza, esattezza e regolarità delle procedure telematiche. In particolare:

    -        in termini di sicurezza, consentendo l'accesso alla rete  esclusivamente al notaio attraverso l'autenticazione IAM (IBM Identity Access Management), e con l'utilizzo della firma digitale;

    -        in termini di efficacia e trasparenza, moltiplicando i soggetti preposti (al classico notaio banditore sono stati aggiunti tutti i notai periferici) ed utilizzando meccanismi di trasmissione delle offerte digitali, che danno le massime garanzie, ad esempio circa la segretezza delle offerte e della generalità e del numero dei partecipanti sino alla scadenza del termine fissato dal bando; inoltre la possibilità di partecipare anche alla fase dell'incanto, non solo nella sede del notaio banditore, ma da un qualsiasi notaio periferico collegato al sistema, evita il rischio di qualunque forma di pressione o di turbativa d'asta.

    -        in termini di monitoraggio e regolarità, affidando ad un notaio la verifica della legittimazione, dell'onorabilità e dell'affidabilità dei partecipanti, anche sotto il profilo della normativa in materia di lotta al riciclaggio ed al terrorismo;

    -        in termini di esattezza e sicurezza per l'utente finale, imponendo l'anticipazione della fasi di controllo della documentazione a corredo di ciascun lotto a prima della pubblicazione del bando, e offrendone la garanzia tipica dell'intervento notarile;

    -        in termini di competitività e semplificazione, assicurando un miglioramento della consapevolezza di tutti gli attori dell'asta, che possono ricevere, attraverso il notaio banditore o il notaio periferico di propria fiducia, un corretto orientamento sul regolamento, sul bando d'asta e su ogni fase successiva della procedura.

  3. Piattaforma ABI
  4. Recentemente, nell'ambito dei lavori finalizzati alla massimizzazione dell'efficienza del mercato dei servizi finanziari e creditizi, l'Associazione Bancaria Italiana ed il Consiglio Nazionale del Notariato hanno avviato una serie di iniziative finalizzate ad individuare specifiche procedure di colloquio elettronico tra banche e notai. In particolare, è stata realizzata una piattaforma elettronica in grado di interfacciare le banche aderenti all'iniziativa e la rete dei servizi del Consiglio Nazionale del Notariato (RUN gestita dalla Notartel). In una prima fase, tale piattaforma sarà finalizzata a rendere efficienti - attraverso la riduzione degli oneri e dei tempi complessivi - le procedure di formalizzazione delle operazioni di erogazione e di portabilità dei mutui ipotecari . L'iniziativa è denominata "Mutui Connect".

    "Mutui Connect" è una piattaforma che ha lo scopo di consentire il perfezionamento delle operazioni di portabilità dei mutui in modalità telematica con il collegamento tra banche, intermediari finanziari e notai

    I soggetti coinvolti potranno pertanto collegarsi al proprio sistema di riferimento (piattaforma ABI/ConsorzioCBI per le banche e piattaforma RUN/GTM  per i Notai) scambiandosi flussi informativi e documenti secondo un processo condiviso.

3.- Nel vostro paese, esiste un sistema di interconnessione tra tutti i notai che garantisca la riservatezza delle comunicazioni che sono trasmesse all'interno della categoria notarile ?

Si, il sistema RUN con IAM, di cui si è detto.

4.- La vostra legge prevede l'esistenza di un atto notarile il cui originale sia su supporto informatico (atto notarile informatico) ? In caso di risposta affermativa, questo sistema è già in vigore ? In ogni caso, nel vostro sistema l'originale è su supporto cartaceo e le copie su supporto elettronico ? A chi possono essere inoltrate le copie elettroniche ?

Si, è previsto dal Decreto Legislativo n. 110/2010, in attesa di regolamenti di attuazione. Il sistema è parzialmente in vigore, per effetto del recente Decreto Legge 18 ottobre 2012 n. 179 (in fase di conversione),  che consente la formazione dell'originale su supporto elettronico. Già da tempo, invece, è praticata la formazione dell'originale su supporto cartaceo e la produzione di copie su supporto elettronico, che possono essere inviate, con piena validità legale, a qualunque Pubblica Amministrazione oltre che ai privati.

5.- Possono i notai trasmettere copie elettroniche degli atti autentici avente valore di atti autentici mediante firma digitale ? In caso affermativo, quali sono le condizioni richieste per poter autenticare la firma digitale, comunicarla all'autorità pubblica abilitata alla certificazione oppure basta che la firma elettronica sia riconosciuta, indipendentemente dall'identità del destinatario

Si. La firma digitale dei Notai italiani è una firma – funzione, nel senso che la qualifica di Notaio viene attestata dal Consiglio Nazionale del Notariato Certification Authority.

6.-Indicare la procedura adottata per ricevere documentazione amministrativa in materia di ultime volontà testamentarie in caso di decesso ? Esiste nella legislazione del vostro paese un sistema in grado di permettere al notaio di verificare, in caso di decesso, se il defunto aveva fatto testamento? Le nuove tecnologie sono utilizzate per gestire tale sistema ?

Esiste il Registro Generale dei Testamenti, che allo stato non utilizza nuove tecnologie.

7.-Esiste un sistema che permette al notaio in caso di decesso di verificare se il defunto disponeva di un'assicurazione sulla vita e di verificare la natura di tale assicurazione ?

No

8.- Dispone il notariato di sistemi di comunicazione on-line che consentono ai notai di verificare l'inesistenza di gravami sugli immobili oggetto di compravendita o ipoteca?

Sì, tramite l'accesso telematico ai Registri Immobiliari, di cui si è detto.

9.- Dispone il notariato di sistemi che consentono ai notai di verificare on-line la descrizione fisica di un immobile su banche dati statali  ?

E' possibile per il Notaio accedere on line alla planimetria del fabbricato depositata in Catasto, ed all'estratto di mappa catastale per verificare la conformazione dei terreni.

10.- Dispone il notariato di sistemi :

a) che consentono ai notai di verificare lo stato dei debiti a titoli d'imposte comunali sugli immobili oggetti del trasferimento?

I privilegi speciali immobiliari non assistono le imposte comunali; il soggetto titolare della riscossione deve iscrivere ipoteca legale, e questa è verificabile dal notaio mediante la consultazione dei Registri Immobiliari.

b) In caso affermativo, dispone di sistemi di pagamento delle somme non versate?

Non direttamente, ma solo su incarico delle parti, mediante sistemi tradizionali di pagamento su base volontaria.

11.- Le procedure di gestione dei documenti e dei documenti contabili degli studi notarili sono uniformi oppure dipendono da società informatiche via via scelte in regime di concorrenza?

Non sono uniformi.

12.-Dispone il notariato del vostro paese, ai termini della legislazione in vigore, di sistemi di collegamento con i registri pubblici, in particolare quello della proprietà, per trasmettere per via telematica copie autentiche degli atti notarili ai fini della loro trascrizione nel medesimo registro?

Si.

13.- Il Notariato dispone di sistemi di comunicazione con i registri di commercio ? Tale procedura consente di ridurre i termini di costituzione o di modifiche societarie?

Sì; le pratiche societarie possono essere gestite ed evase in un solo giorno.

14.-Il Notariato dispone di una banca dati che riceve su modalità informatiche il contenuto di tutti gli atti ? In caso affermativo, questa banca dati può essere integrata onde consentire di effettuare tramite tali modalità gli obblighi tributari, statistici ed altri ?

E' stata progettata e testata, ma non è ancora in esercizio.

15.- Quale è il grado di utilizzo delle nuove tecnologie nel vostro Notariato, particolarmente riguardo agli obblighi di collaborazione con le amministrazioni pubbliche ?

Ottimo.

Indicare tali tecnologie relativamente alla conservazione degli atti, alla trasmissione di informazioni, ricezione e acquisizione di informazioni e comunicazioni.

Si rinvia a quanto sopra detto.

16.- Nell'ambito della collaborazione del notariato con le amministrazioni pubbliche : le nuove tecnologie sono utilizzate nella lotta al riciclaggio di denaro ?

In caso affermativo, illustrare in breve la procedura.

Il CNN è organismo di interposizione per la trasmissione all'UIF Unità di Informazione Finanziaria) delle segnalazione di operazioni sospette; tutta la procedura di svolge con modalità telematiche, con utilizzo di certificati di firma digitali, certificati di cifratura e PEC.

17.-Relativamente agli obblighi imposti dal GAFI, come assolve il notariato all'obbligo di identificare i reali titolari delle società che compaiono negli studi notarili ?

Mediante consultazione di pubblici registri, ovvero acquisendo dati o informazioni dal cliente ovvero in altro modo.

18.- Dispone il notariato di sistemi centralizzati che garantiscano il back up degli atti notarili ? In caso affermativo, i notai hanno l'obbligo di conservare e di consegnare gli archivi informatici in caso di successione dello studio notarile?

No.

19.- Indicare quali sono gli ambiti della funzione notarile per i quali le nuove tecnologie, attuali e future, possono svolgere un ruolo di rilievo.

Oltre a quelle già sperimentate, potranno svolgere un ruolo di rilievo la gestione centralizzata di procedure di studio anche con modalità cloud, la creazione di banche dati centralizzate, la gestione di sistemi di backup centralizzati, l'hosting per sistemi di studio.


Considerazioni del coordinatore generale - Not. Francisco Javier García Mas (Spagna):

El Notariado  de Derecho Civil, o de tipo Latino- Germánico, y en este caso el Notariado Español forman parte de la Administración y con el carácter de funcionarios públicos( oficial público en otros denominaciones), claramente determinado en la Legislación Española, además del de profesionales del derecho. Ello, es presupuesto esencial del ejercicio de la función pública notarial, y como consecuencia de ello, todo el conjunto de colaboraciones entre el notario y el Estado, entre el notario y  las Administraciones Públicas.

 Como ya se ha indicado en muchas ocasiones la seguridad jurídica que aporta el notariado es fundamentalmente una seguridad jurídica preventiva.

 El notariado ha ido adaptándose a las nuevas necesidades que demanda la Sociedad en la que vive y para la que presta su función pública. En este camino hay que resaltar la importancia de la utilización de las nuevas tecnologías en la función notarial. Intervención y aplicación que he defendido desde hace varios años, pero siempre partiendo de que la función notarial no se desvirtúe en sus aspectos esenciales, sino que las nuevas tecnologías estén al servicio de esta función notarial, y buena prueba de ello es la experiencia del notariado español con la utilización de las nuevas tecnologías, donde  el notario ha seguido aplicando los principios de su función notarial esencial, como la presencia de las partes ante el notario para que éste realice el control de legalidad y el asesoramiento, el control notarial de legalidad material y formal.

En definitiva la respuesta debe ser sí a las nuevas tecnologías, siempre que éstas estén al servicio de los sistemas jurídicos siempre que estén al servicio de la función notarial, siempre que estén al servicio del ciudadano  receptor de esa función pública.

  Algunas de Las Conclusiones de la mesa de trabajo del tema II "El notario y la contratación electrónica"  del XXIV CONGRESO INTERNACIONAL DEL NOTARIADO LATINO celebrado en México indicaban:

Conclusiones…….:

Hace votos….

Para que la certificación de la firma electrónica del notario esté bajo el control de los notariados miembros, respetando los principios y las medidas elaborados para tal verificación a nivel global.

... Considerando que el notariado debe garantizar la aplicación de las nuevas tecnologías en la función notarial, que es fundamental que los principios esenciales del notariado latino permanezcan inalterados en el comercio electrónico, teniendo en cuenta además el papel del notariado en el mismo, y en la prevención de los conflictos en las relaciones jurídicas, el notario aporta un valor añadido en respuesta a las exigencias de confianza y seguridad requeridas por la sociedad moderna,

Hace votos

Para que los notariados miembros vigilen la permanencia de los requisitos propios del documento público notarial y que son entre otros, la presencia física de las partes ante el notario, la firma del documento por aquellos y el notario, la fecha y la conservación del documento público notarial por el notario, tanto en soporte electrónico como en papel, manteniéndose intacta su fuerza probatoria y ejecutiva, al servicio de la sociedad.

5. Considerando que las nuevas tecnologías constituyen un instrumento esencial de comunicación entre el ciudadano y la Administración Pública, siendo una herramienta insustituible para la modernización de aquella,

Hace votos

para que se destaque el papel del notario como oficial público en las comunicaciones con los Registros Públicos y con la Administración en general, debiéndose adoptar las medidas normativas y de carácter tecnológico necesarias, para hacerlas posibles y seguras, en particular garantizando a los notarios el acceso directo a los Registros Públicos, para el cumplimiento de su función pública.

LA LEGISLACIÓN Española, en relación a la notarial, fue modificada. Así la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862, introdujo un nuevo art 17bis, estableciendo  el concepto de documento público notarial electrónico, para dejar bien aclarado que el documento público notarial debe reunir las características esenciales de la autorización por el notario, cualquiera que sea su soporte, es decir tanto en el soporte papel como en el electrónico, y que por estar en este soporte electrónico, no perderán su carácter de instrumentos públicos. Por ello, con independencia del soporte en que se realice, el notario dará fe de la identidad de los otorgantes, del juicio de capacidad y legitimación, de que el consentimiento ha sido libremente prestado y de que el otorgamiento se adecua a la legalidad y a la voluntad debidamente informada de los otorgantes o intervinientes, gozando estos documentos de fe publica, y presumiendose su contenido veraz e integro.

La existencia del instrumento público electrónico en su consideración de matriz consideramos, plantea en estos momentos, una serie de problemas técnicos, que poco a poco se iran solucionando, por ello en este momento, se debe aplicar exclusivamente a las copias de los instrumentos públicos, como medida de prudencia. Otra cuestión  intimamente relacionada con esto, es el tema de la conservación de los instrumentos públicos electrónicos, es decir el protocolo notarialelectrónico.

 Las copias autorizadas de las matrices, que se expidan en soprte electrónico, lo deberán ser bajo la firma electrónica reconocida del notario, y sólo podrán expedirse para su remisión a otro notario, a un registrador, o a cualquier órgano de las Administraciones Públicas, o Jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razon de su oficio. La remisión o envío  de las mismas se realizará por el notario que las expida.

 Este punto es esencial, ya que por razones de seguridad, por el mecanismo de la firma electrónica, no debe permitirse la remisión de copias autorizadas electrónicas a los particulares, ya que ello pondría en peligro el mecanismo de seguridad, por el problema de la ruptura de claves, y la reproducción de esas copias autorizadas sin ningun tipo de control, al estar circulando en soprte electrónico.

Como consecuencia de lo anterior, esas copias autorizadas electrónicas, si se trasladan a soporte papel, para que conserven su autenticidad y su garantía notarial, sólo podrán hacer ese traslado al papel, por un notario, en concreto al que se le hubiesen remitido. Este principio es básico, en la esencia de la función notarial. Otra cuestión será el que si esas copias autorizadas electrónicas se hubiesen remitido por un notario, a un registrador, o a un órgano de la Administración Pública, estos receptores podrán pasarla a soporte papel, a los únicos efectos de incorporarlas a los expedientes o archivos que correspondan por razón se su oficio en el ámbito de su respectiva competencia, pero en ningún caso para su circulación como copias autorizadas en soporte papel. Por ello en el caso de la expedición en soporte electrónico, de las copias autorizadas, y también por razones de seguridad, deberá expresarse, para que finalidad se expide dicha copia.

En cambio, si se podrán remitir copias simples electrónicas a los particulares siempre que le consten al notario su identidad e interés legitimo.Estas indicaciones se contemplan en el citado art 17 bis.

A continuación se  plantea un cuestionario a los efectos de poder saber cual debe ser la orientación en el Congreso de Nápoles , así como para tratar los temas más esenciales y útiles en nuestra función con el uso de las nuevas tecnologías.

PUBBLICAZIONE
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