RAPPORT MAROC: L'informatique notariale
RAPPORT MAROC: L'informatique notariale
Rapporteur national: Amine ZNIBER

Le Notariat de droit civil, ou de type latino-germanique, et dans le cas d'espèce, le Notariat espagnol, relève de l'Administration ; les notaires ont la qualité de fonctionnaires publics (dits également officiers publics), fonction expressément désignée dans la Législation espagnole, outre la qualité de professionnels du droit. Le Notariat représente le pilier essentiel de l'exercice de la fonction publique notariale et il assure, à ce titre, toutes les modalités de collaboration entre le notaire et l'État et entre le notaire et les Administrations publiques.

Comme il a déjà été mentionné à plusieurs occasions, la sécurité juridique que confère le Notariat est fondamentalement une sécurité juridique préventive.

Le Notariat s'est adapté au fur et à mesure aux nouvelles nécessités qu'impose la société dans laquelle il s'inscrit et à laquelle il garantit les qualités de sa fonction publique. Tout au long de ce parcours, l'importance de l'utilisation des nouvelles technologies dans la fonction notariale n'a cessé de s'affirmer. Intervention et application que j'ai défendues depuis plusieurs années, mais toujours à partir du concept selon lequel la fonction notariale non seulement ne s'en trouve pas dénaturée  dans ses aspects essentiels, mais qu'au contraire les nouvelles technologies sont au service de cette fonction notariale ; preuve éclatante en est l'expérience du Notariat espagnol dans l'utilisation des nouvelles technologies, au cours de laquelle le notaire a continué à appliquer les principes essentiels de sa fonction notariale, entre autres la présence des parties par devers lui pour lui permettre d'exercer le contrôle de la légalité et de pratiquer ses activités de conseil, en d'autres termes d'exercer le contrôle notarial de la légalité matérielle et formelle.

En définitive, la réponse est que l'acceptation des nouvelles technologies s'impose, à condition que celles-ci soient au service des systèmes juridique, de la fonction notariale et du citoyen destinataire des services garantis par cette fonction publique.

Certaines des conclusions de la table ronde sur le thème II « Le notaire et la négociation électronique » du XXIVème Congrès International du Notariat Latin tenu à Mexico indiquaient :

Conclusions:

Souhaitent ….

Que la certification de la signature électronique du notaire soit placée sous le contrôle des notariats membres, dans le respect des principes et des mesures élaborées aux fins de cette vérification au niveau mondial.

...  Considérant que le notariat doit garantir l'application des nouvelles technologies dans la fonction notariale, qu'il est fondamental que les principes essentiels du notariat latin restent inaltérés dans la pratique du commerce électronique, compte tenu en outre du rôle du notariat dans celui-ci et dans la prévention des conflits dans le cadre des rapports juridiques, il est reconnu que le notaire apporte une valeur ajoutée en réponse aux exigences de confiance et de sécurité requises par la société moderne.

Souhaitent

Que les notariats membres surveillent la stricte application des conditions requises dans l'établissement de l'acte authentique notarié, entre autres la présence physique des parties devant le notaire, la signature de l'acte par celles-ci et par le notaire, la date de la conservation de l'acte authentique notarié par le notaire, aussi bien sur support électronique que sur support papier, autant de conditions qui laissent intacte sa force probante et exécutoire pour le bien de la société.

5. Considérant que les nouvelles technologies constituent un élément essentiel de communication entre le citoyen et l'Administration publique dès lors qu'il s'agit d'un outil incontournable aux fins de la modernisation de cette dernière,

Souhaitent

Que soit mis en lumière le rôle du notaire en sa qualité d'officier public dans les communications avec les registres publics et avec l'administration en général, dès lors qu'il est nécessaire d'adopter des mesures normatives et d'ordre technologique nécessaires pour les rendre effectives et sûres, en particulier en garantissant aux notaires l'accès direct aux registres publics qui leur permettra d'exercer leur fonction publique.

LA LÉGISLATION espagnole a été modifiée en matière de législation notariale. Ainsi la loi du Notariat du 28 mai 1862, a introduit un nouvel article 17bis qui a établi le concept d'acte authentique notarié électronique, pour bien préciser que l'acte authentique notarié doit réunir les caractéristiques essentielles de l'autorisation donnée par le notaire, quelque soit le support, en d'autres termes aussi bien le support papier que le support électronique, et que le support électronique ne lui enlèvera pas son caractère d'instrument public. Raison pour laquelle, quel que soit le support adopté, le notaire garantira l'identité des parties contractantes, le jugement de capacités et de legitimation, le fait que le consentement a été librement consenti et que l'attribution est conforme à la légalité et à la volonté dûment informées des parties ou des intervenants dès lors que ces actes jouissent de l'authenticité et que leur contenu est supposé véridique et fiable dans son intégrité.

L'existence de l''acte authetique électronique en sa qualité d'original pose selon nous, encore pour le moment, une série de problèmes techniques qui peu à peu seront résolus, mais qui exigent de limiter encore le recours aux nouvelles technologies exclusivement aux copies des actes authentiques comme mesure de prudence. Une autre question intimement liée à cet aspect est la conservation des actes authentiques électroniques, à savoir le protocole notarié électronique.

Les copies autorisées des originaux émises sur support électronique devront être assorties de la signature électronique reconnue du notaire et  expédiées uniquement pour être remises à un autre notaire, à un conservateur ou à tout organe d'administration publique ou juridictionnelle, toujours dans le domaine de leur compétence respective et au titre de leur qualité. Le notaire qui émet lesdites copies sera chargé de leur remise ou de leur expédition.

Ce point est essentiel dès lors que pour des raisons de sécuritéet et compte tenu du dispositif de la signature électronique, on ne saurait permettre la remise des copies électroniques autorisées aux particuliers, car elle mettrait en péril le mécanisme de sécurité, par exemple en cas de rupture des clés et de la  reproduction desdites copies autorisées sans aucun type de contrôle dès lors qu'elles circulent sur support électronique.

En fonction de quoi, si ces copies électroniques autorisées devaient être   transférées sur support papier, seul un notaire sera habilité à exécuter ce transfert sur support papier, et précisément le notaire auquel elles auront été remises, pour leur conserver leur authenticité ou leur garantie notariée. Ce principe est fondamental, inhérent à la foction notariale. Une autre question concerne le fait que si lesdites copies électroniques autorisées étaient remises par un notaire à un conservateur ou à un organe de l'administration publique, ces personnes ou organes qui les reçoivent seront habilitées à les transférer sur support papier pour être jointes aux dossiers ou classées dans les archives dans le cadre de leurs compétences respectives, mais en aucun cas pour les faire circuler comme copies autorisées sur support papier. Voilà pourquoi en cas d'expédition sur support électronique des copies autorisées et aussi au titre de raisons de sécurité, il faudra préciser le but de l'émission de chaque copie.  

Par contre, l'on pourra remettre des copies électroniques simples aux particuliers à condition que le notaire soit certain de leur identité et de leurs intérêts légitimes. Ces disposition sont prévues par l'article 17 bis déjà cité.

On présente ci-après un questionnaire qui permettra de savoir l'orientation que devra adopter le Congrès de Naples, et de traiter les thèmes essentiels et les plus utiles dans le cadre de notre fonction relativement à l'utilisation des nouvelles technologies.

QUESTIONNAIRE

1.- Existe-t-il dans votre pays une législation qui régit l'utilisation des nouvelles technologies dans le domaine de la sécurité juridique préventive, et précisément dans la fonction notariale ? Indiquer les principes sur lesquels elle se fonde.

Le Maroc a mis en place, depuis le début des années 2000, une stratégie pour accélérer le processus d'intégration des nouvelles technologies. Très vite, les instigateurs de ce projet se sont aperçus que le cadre juridique et réglementaire constitue un préalable important pour la mise en œuvre de cette politique. Le premier texte de Loi, adopté en 2003, était venu pour compléter le code pénal en ce qui concerne les infractions relatives aux systèmes de traitement des données automatisées. Quelques années après, le parlement marocain a adopté une série de Lois, notamment

  • la loi n°35-06 ayant trait à la carte d'identité nationale biométrique,
  • la Loi relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données personnelles et son décret d'application n°2-09-165
  • La Loi n°31-08 sur la protection du consommateur, dont certaines dispositions concernent la vente à distance, la publicité en ligne et le spamming.

Cependant, la Loi n°53-05 relative à l'échange électronique de données juridiques, publiée au Bulletin officiel en 2007,  fût considéré comme une véritable révolution dans le paysage juridique marocain. Cette Loi a fixé le régime applicable aux données juridiques échangées par voie électronique, à l'équivalence des documents établis sur papier et sur support électronique et à la signature électronique.

Ladite Loi est venue, entre autres, pour modifier les articles 417 du Code des obligations et contrats marocain, relatifs au régime de la preuve. Elle ainsi considéré que l'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier sous réserve que puisse être dûment identifié la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.

La loi a rajouté que lorsque la signature est électronique, il convient d'utiliser un procédé viable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache.

En ce qui l'acte notarié, l'alinéa 2 de l'article 417 stipule que lorsque la signature est apposée par devant un officier public habilité à certifier, elle confère l'authenticité à l'acte.

2.- Pouvez-vous nous indiquer quelle utilisation ou quelles applications pratiques des nouvelles technologies sont adoptées dans votre Notariat ?

Durant les années quatre vingt, les notaires marocains furent les premiers à intégrer l'outil informatique dans la gestion des études notariales, ce qui leur a permis de prendre une longueur d'avance par rapport aux autres professionnels. L'acte notarié était conçu et produit dans des délais très courts mais les procédures administratives étaient plus longues et latentes.

Aujourd'hui, les impératifs nés de la mondialisation incitent les Etats à moderniser leurs process et à multiplier les efforts pour être au diapason des standards internationaux en matière de transparence et de bonne gouvernance, ce qui s'est répercuté positivement sur les procédures administratives. En revanche, nous remarquons que le notariat marocain n'a pas profité de ce changement. Rare sont les études notariales qui utilisent aujourd'hui un logiciel de gestion administrative et comptable et peu de notaires possèdent un logiciel de production des actes dont le prix demeure excessivement élevé.

3.- La corporation notariale de votre pays dispose-t-elle d'un système d'intercommunication et de relation entre tous ses membres qui garantit la confidentialité aux communications corporatives ?

La chambre nationale du notariat du Maroc dispose d'un répertoire des adresses électroniques d'à peu près 90% des études notariales ce qui lui permet d'être en contact permanent avec les notaires.

Un système intranet est en cours de construction, il sera achevé au plus tard au mois de novembre de l'année en cours.

4.- Dans la législation de votre pays, l'existence de l'acte notarié électronique en tant qu'original est-elle prévue ?

Affirmative, Comme cela a été indiqué plus haut.

Dans l'affirmative : autorise-t-on dans votre pays des actes notariés électroniques sous forme de matrice ou d'original ?

La mise en application de l'utilisation de l'acte notarié électronique n'a pas encore démarré. La certification de la signature électronique, étant un procédé qui vient d'être attribuée à un prestataire national, l'expérience est en phase de déroulement.

En tout cas : dans votre pays, l'original ou la matrice de l'acte notarié sont-ils sur support papier et est-ce que circulent les copies électroniques autorisées de cette matrice ou de cet original ?

A qui peut-on envoyer ces copies électroniques autorisées ?

5. Les notaires peuvent-ils communiquer les actes authentiques au moyen de copies électroniques ayant valeur d'actes authentiques grâce à la signature électronique ? Dans l'affirmative, quelles sont les conditions requises pour pouvoir authentifier la signature électronique, la communiquer à l'autorité publique habilitée à la certification ou suffit-il que la signature électronique soit reconnue, indépendamment de l'identité du destinataire ?

Réponse 4

6.- Quelle est la procédure adoptée pour recevoir de la documentation administrative en matière de dernières volontés testamentaires en cas de décès ? Existe-t-il, dans la législation de votre pays, un système susceptible de permettre au notaire de vérifier, en cas de décès, si le défunt a rédigé un testament ? Utilise-t-on les nouvelles technologies pour gérer ce système ?

La rédaction des testaments des musulmans est une attribution qui échappe au domaine de compétence des notaires marocains de droit latin.

7.- Le notaire dispose-t-il de quelque système lui permettant de vérifier en cas de décès que le défunt disposait d'assurances sur la vie et de quelle nature ?

Réponse 6

8.- Le notariat dispose-t-il de systèmes de communication en ligne permettant de vérifier que les immeubles objets de vente ou d'hypothèque  ne sont pas grevés de charges?

L'agence nationale de la conservation foncière, de la cartographie et du cadastre a démarré en 2004 une expérience visant à mettre en ligne la consultation des titres fonciers des biens immatriculés ou en cours d'immatriculation. Cette expérience a été ouverte aux notaires et à d'autres professionnels. Néanmoins, les informations obtenues en ligne ne sont opposables aux tiers et non pas valeur juridique d'un document original.

9.- Le notaire dispose-t-il de systèmes qui lui permettent de vérifier en ligne la description physique de l'immeuble sur les bases de données cadastrales ?

Réponse 8

10.- Le notaire dispose-t-il de systèmes de vérification de l'état des dettes au titre d'impôts municipaux sur les immeubles objets de transmission ? Et dans l'affirmative, de systèmes de paiement des sommes impayées ?

Non

11.- Les procédures de gestion des documents et des documents comptables des Notariats sont-elles uniformes ou dépendent-elles d'agences d'informatique en régime de concurrence ?

Depuis quelques années, plusieurs sociétés spécialisées dans le domaine des nouvelles technologies proposent des solutions informatiques adaptées à la gestion des études notariales. Certaines études notariales disposent déjà de cet outil. Il est utilisé notamment pour la gestion comptable et administrative des dossiers des clients. La chambre nationale du notariat a consulté plusieurs sociétés d'entre elles afin de mettre en place un logiciel agréé qui permette à chaque notaire de l'utiliser via le canal web.

12.- Le Notariat de votre pays dispose-t-il, en vertu de la législation en vigueur, de systèmes de communication avec les registres publics, en particulier avec le registre cadastral, pour transmettre télématiquement les copies autorisées des actes notariées, aux fins de leur inscription dans ledit registre ? 

Une nouvelle Loi vient d'être publiée au bulletin officiel le 24 novembre dernier. Cette loi permettra la transcription des actes portant sur des droits réels par voie électronique. Nous attendons l'adoption du décret d'application y afférent.

13.- Le Notariat dispose-t-il de systèmes de communication avec les registres de commerce ? Cette procédure permet-elle d'abréger les délais de constitution ou de modification sociétaires?

Une nouvelle loi vient d'être publiée au bulletin officiel le 30 juin 2011. cette loi permettra la création des société à responsabilité par voie électronique . Nous attendons l'adoption du décret d'application y afférent.

14.- Le Notariat dispose-t-il d'une base de données qui reçoit sous modalité électronique le contenu de tous les actes ? Dans l'affirmative, cette base de données est-elle susceptible d'intégrations de façon à effectuer moyennant ladite modalité les obligations fiscales, statistiques et de toute autre nature ?

la mise en place d'une solution informatique de ce genre est au stade de réflexion. En effet, certains prestataires ont déjà fournis des propositions dans ce sens.

15.- Quel est le degré d'utilisation des nouvelles technologies dans votre Notariat, en particulier des obligations de collaboration avec les administrations publiques ?

         Indiquez quelles sont ces technologies, aussi bien en ce qui concerne la conservation des actes, l'envoi de l'information, la réception et l'obtention de l'information et les communications ?

16.- Dans le cadre du processus de collaboration du Notariat avec les administrations publiques : utilise-t-on dans votre pays les nouvelles technologies dans la lutte contre le blanchiment des capitaux ?

Non

Dans l'affirmative : pourriez-vous indiquer brièvement en quoi consiste la procédure ?

17.- Quant aux obligations imposées pour le Groupe d'imposition financière international, comment le Notariat se conforme-t-il à l'obligation d'identifier les détenteurs réels des sociétés qui figurent dans les études ?

18.- Le Notariat dispose-t-il de systèmes centralisés qui garantissent la sauvegarde des actes notariés ? Dans l'affirmative, les notaires sont-ils tenus de conserver et de remettre les archives informatiques en cas de succession dans l'étude notariale ?

Il n'existe pas un minutier central pour les notaires. Les minutes des actes notariés sont archivés, jusqu'à ce jour, sur support papier. Néanmoins tous les notaires utilisent l'outil informatique pour l'édition des actes et de leurs copies. Lors de la transmission des archives, le notaire a seulement l'obligation de remettre les minutes réalisées sur support papier.

19.- Veuillez indiquer dans quels secteurs de la fonction notariale les nouvelles technologies, aussi bien actuelles que futures, peuvent jouer un rôle important ?

Après plusieurs années d'attente, le notariat marocain a enfin obtenu en novembre dernier la réforme de son statut juridique. Le principal apport de cette nouvelle Loi réside dans la création d'un ordre professionnel des notaires qui disposera dorénavant du pouvoir ordinal.

L'ordre des notaire pourra ainsi intervenir pour harmoniser la pratique notariale et faire évoluer la profession pour qu'elle soit en diapason avec l'évolution de la société. Il est incontestable que les nouvelles technologies auront un impact considérable pour rattraper le temps perdu.

Les chantiers que le prochain ordre des notaires devra investir sont nombreux, ils devront être conduits en parallèle à deux niveaux :

Au niveau interne de la profession :

  1. généraliser l'utilisation des solutions informatiques pour allier la célérité à la fiabilité.
  2. Rapprocher le corps notarial par la diffusion instantanée de l'information utile.
  3. créer un système GED (gestion électronique des données) pour réorganiser les études notariales

au niveau des ses relations avec l'administration

  1. activer le processus d'utilisation de l'acte notarié électronique
  2. participer à la lutte contre le blanchiment de capitaux
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