Atto notarile elettronico e dematerializzazione delle procedure: sfide tecniche e giuridiche
Atto notarile elettronico e dematerializzazione delle procedure: sfide tecniche e giuridiche
Caterina Valia
Chiara Ferretto

DATI STATISTICI

Sulla base dei dati rilevati dall'Istituto Nazionale di Statistica in Italia il numero delle persone che utilizza i mezzi di comunicazione elettronica aumenta progressivamente ed è destinato a crescere: dalle rilevazioni risulta che il 64% delle famiglie dispone di un accesso a Internet e l' 87,1% possiede un pc. Una certa incidenza sul dato è determinata dalla composizione familiare: l'87,1% delle famiglie con almeno un minorenne possiede un personal computer, l'89% ha accesso ad Internet da casa; soltanto il 17,8% delle famiglie di ultrasessantacinquenni possiede il personal computer ed appena il 16,3% dispone di una connessione per navigare su Internet. I maggiori utilizzatori del personal computer e di Internet sono i giovani tra i 15 e i 24 anni (dall'83% all'89%). In leggero aumento anche la quota di utenti che accedono ai siti della Pubblica Amministrazione per ottenere informazioni (il 29,8%) e l'e-commerce (il 34,1% degli individui hanno usato Internet per ordinare comprare merci e/o servizi per uso privato).

DIFFUSIONE STRUMENTI INFORMATICI

Il Governo sta investendo in una serie di progetti volti a promuovere l'uso degli strumenti informatici al fine di accelerare e semplificare i rapporti tra i cittadini e gli enti pubblici.

In questa prospettiva si sta mettendo a punto il sistema pubblico di identità digitale (SPID) che permetterà a cittadini e imprese di accedere con un'unica identità digitale ai servizi online della PA e dei privati che aderiranno. L'identità SPID sarà erogata da aziende dotate di determinati requisiti e liberamente scelte da cittadini e imprese a seconda del livello di sicurezza dei servizi on line ai quali accedere.

In ambito sanitario si sta lavorando sulla digitalizzazione da parte delle Amministrazioni operanti a livello centrale, regionale e locale del ciclo prescrittivo mediante la realizzazione di una soluzione federata di Fascicolo Sanitario Elettronico (FSE) del cittadino. Il Fascicolo sanitario elettronico si configura quale insieme dei dati e documenti digitali di tipo sanitario e socio-sanitario riguardanti l'assistito, copre l'intera vita del paziente ed è alimentato in maniera continuativa dai soggetti che lo prendono in cura nell'ambito del Servizio Sanitario Nazionale e dei servizi socio-sanitari regionali.

Anche in ambito giudiziario, al fine di razionalizzare e rendere più efficiente il sistema, si è assistito, negli ultimi anni, ad un forte incremento dei servizi telematici a disposizione di cittadini e imprese. Si assiste al sempre più ampio ricorso a fascicoli informatici nei quali sono inseriti i documenti che possono essere consultati on line evitando l'accesso fisico alle cancellerie; gli atti, firmati digitalmente, possono essere trasmessi tramite Posta elettronica certificata.

Al fine di imprimere una significativa accelerazione ai tempi della Giustizia civile, è stato introdotto il "Processo Civile Telematico" (PCT). Le procedure attivabili sono: notifiche e comunicazioni di cancelleria, decreti ingiuntivi, esecuzioni civili individuali e concorsuali, gli atti del giudice (es. verbali di udienza, provvedimenti in corso di causa e sentenze) e delle parti (es. memorie e ricorsi).

La pubblica amministrazione sta lavorando nella digitalizzazione dei procedimenti amministrativi mediante automatizzazione dei processi di classificazione e fascicolazione, automatizzazione della fase di registrazione dei documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità organizzative, archiviazione dei documenti informatici e delle copie.

Tutti questi elementi hanno e stanno contribuendo alla diffusione delle modalità informatiche.

PUNTO DI VISTA GIURIDICO

Bisogna, tuttavia, far presente che per quanto riguarda nello specifico la redazione e la sottoscrizione dei contratti continua ad essere privilegiata la tradizionale modalità cartacea. Soltanto una particolare tipologia di atti, come vedremo, deve essere necessariamente stipulata per atto pubblico informatico; salva tale eccezione le parti firmano generalmente documenti cartacei in modo autografo. Ciò è dipeso in parte dall'assenza di una normativa in materia di conservazione degli atti notarili informatici che riprodusse quanto prescritto per i contratti cartacei dalla legge notarile del 1913.

Tale carenza è stata colmata nel 2010 come meglio sarà illustrato; permane tuttavia quale limite all'uso della modalità informatica la scarsa diffusione delle firme elettroniche tra i cittadini e la difficoltà di avere la disponibilità di strumenti che consentano una rapida e sicura sottoscrizione; su tale punto il Consiglio Nazionale del Notariato sta lavorando cercando di individuare nuovi strumenti tecnologici che consentano la rapida formazione e sottoscrizione degli atti pubblici informatici.

Per quanto riguarda, nello specifico la disciplina si rileva che il primo provvedimento normativo che in Italia ha espressamente riconosciuto il valore giuridico del documento informatico è rappresentato dall'art. 15 comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59; le modalità di applicazione del provvedimento sono state definite con il DPR 10 settembre 1997 n. 513 il quale, in particolare, ha fornito la prima definizione di documento informatico, firma digitale e si è soffermato sull'efficacia probatoria del documento informatico. In attuazione della direttiva 1999/93/CE è stato poi emanato il Decreto legislativo 23 febbraio 2002 n. 10 che, oltre ad introdurre le disposizioni necessarie in relazione al riconoscimento e alle modalità di svolgimento dell'attività di certificatore, ha introdotto la "firma elettronica avanzata" e ha modificato la disciplina in materia di forma ed efficacia del documento informatico. II successivo intervento del legislatore è rappresentato dal D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell'amministrazione digitale che costituisce attualmente il fondamentale riferimento in materia.

Ai fini della presente analisi hanno rilievo le sezioni l e II del Capo IIrispettivamente dedicate al "Documento informatico" e alle "Firme elettroniche e certificatori" che costituiscono l'attuale punto di arrivo del percorso normativo rapidamente delineato.

Il codice dell'Amministrazione digitale, come modificato - al fine di armonizzare la normativa interna a quella comunitaria - dal d.lgs. 179/2016 recependo quanto prescritto dal regolamento UE n. 910/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno (c.d Regolamento eIDAS), si riferisce e regola quattro tipologie di firme che si differenziano sostanzialmente per tecnologia, effetti, valore legale, efficacia probatoria e sicurezza.

La firma elettronica è definita, ai sensi del rinvio di cui all'art.1 comma1-bis del d.lgs. 82/05 all'articolo 3 del Regolamento Eidas, quale "dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare"; trattasi di associazione di dati che non assicura l'imputabilità di determinati contenuti ad un soggetto firmatario.

La firma elettronica avanzata è invece una firma elettronica che soddisfa i seguenti requisiti: è connessa unicamente al firmatario; è idonea a identificare il firmatario; è creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo; è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l'identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.

In tal caso è assicurata, quindi, l'individuazione di un soggetto che risulta firmatario, il collegamento tra documento e firmatario e l'immodificabilità dei dati.

La firma elettronica qualificata è una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche; essa ha sostanzialmente le medesime caratteristiche della firma avanzata dalla quale si differenzia dalla modalità utilizza poiché essa è basata su un certificato qualificato che contiene informazioni che riguardano l'identità del titolare che ha sottoscritto il documento.

Infine, la firma digitale si pone quale particolare tipo di firma elettronica qualificataa cui è sempre associato un certificato qualificato ma è basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.

Vi è quindi una sostanziale differenza tra le diverse firme e soltanto le firme qualificate, avanzate e la firma digitale hanno un elevato grado di sicurezza e sono assimilabili alla sottoscrizione autografa; ciò è espressamente evidenziato dallo stesso codice dell'amministrazione digitale che riconduce alle firme una diversa efficacia probatoria.

L'efficacia probatoria del documento informatico è disciplinata, invece, dall'art. 21 del Codice dell'amministrazione digitale in forza del quale "il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, soddisfa il requisito della forma scritta e sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità".

L'efficacia probatoria del documento informatico è strettamente collegata, quindi, alla possibilità di garantirne la riconducibilità al1'autore e alla sicurezza del mezzo a tal fine utilizzato.

Se invece si utilizza una firma elettronica avanzata, qualificata o digitale il documento avrà l'efficacia probatoria di una scrittura privata sottoscritta in modo autografo.

Dalla lettura delle norme riportate si rileva che la firma digitale ha le medesime funzioni che caratterizzano la sottoscrizione autografa; essa, infatti, consente di individuare l'autore del documento e di provare l'autenticità del documento, le dichiarazioni contenute nel documento informatico sono attribuite al titolare del dispositivo.

E' necessario, nel contempo, tener conto delle particolarità dello strumento tecnologico che abbiamo a disposizione; la firma digitale, e, più precisamente, il certificato di firma ad essa collegato, è infatti soggetto a scadenza, nonché a revoca o sospensione nelle ipotesi espressamente previste dalla legge.

Tali eventi producono delle rilevanti conseguenze, come si evince dalla lettura dell'art. 24 comma 4 bis del Codice dell'amministrazione digitale che dispone:

«L'apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico

revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione».

Tale aspetto, estraneo al tradizionale mondo cartaceo, deve essere tenuto nella debita considerazione, valutando anche gli effetti che gli eventi indicati potrebbero produrre sui documenti informatici redatti prima del loro verificarsi; è opportuno, pertanto, collocare nel tempo il documento validamente confezionato mediante l'apposizione di una marca temporale.

SOTTOSCRIZIONE ATTI NOTARILI

Attualmente in Italia per la sottoscrizione dei contratti notarili si utilizzano le firme digitali; a livello operativo non sono attualmente disponibili e diffuse firme che possano essere qualificata avanzate secondo quanto richiesto dalla normativa.

Stimare l'uso della firma digitale non è possibile; dai dati forniti dai certificatori accreditati, dal maggio 2014 al luglio 2015 risulta un incremento di oltre il 50% di certificati di firma digitale attivi: al mese di maggio 2014 risultavano 5.319.800 certificati, al luglio 2015 8.104.615 certificati in corso di validità.

Per la redazione dell'atto pubblico informatico il notaio deve utilizzare la firma digitale mentre le parti possono utilizzare anche una firma elettronica semplice; la presenza del pubblico ufficiale e l'efficacia probatoria riconosciuta all'atto pubblico consentono di superare le carenze della firma semplice. A tal fine il Consiglio nazionale del Notariato sta mettendo a punto un sistema che consenta l'uso delle firme elettroniche da parte dei clienti in modo semplice e rapido. Si sta lavorando, in particolare, sulla firma grafometrica che è una particolare tipo di firma apposta su una apposita tavoletta elettronica a mezzo di una speciale penna anch'essa elettronica; all'atto della sottoscrizione vengono catturati tutta una serie di parametri biometrici relativi alla sottoscrizione che la rendono unica ed irriproducibile. I più comuni tra tali parametri sono oltre al semplice disegno grafico della sottoscrizione, la pressione, la velocità, l'accelerazione ed il ritmo campionati più volte al secondo, consentendo una rappresentazione assolutamente completa e complessa del tratto dell'utente.

I notai per sottoscrivere gli atti notarili utilizzano la firma digitale rilasciata dal Consiglio nazionale del Notariato, iscritto nell'elenco pubblico dei certificatori della firma digitale dal 12 settembre 2002. Il Consiglio Nazionale del Notariato certifica le firme digitali dei notai nell'esercizio delle loro funzioni, garantendo non soltanto la validità della firma digitale apposta ma anche che il titolare della firma è un notaio nell'esercizio delle sue funzioni; l'attestazione della funzione è elemento importante per garantire la provenienza del documento da soggetto legittimato.

La firma digitale dei notai ha una durata pari a quella delle funzioni; la revoca o la sospensione delle firme sono tempestive; a tal fine al momento dell'iscrizione al ruolo dei notai, che è il momento iniziale delle funzioni notarili, il Presidente del Consiglio Notarile Distrettuale così come ordina l'iscrizione nel Ruolo dei notai del Distretto, ai sensi dell'art. 24 L. 16/2/1913 n. 89, procede al rilascio della firma digitale relativa all'esercizio delle funzioni notarili; allo stesso modo le procedure di sospensione e revoca della firma sono modulate sulle procedure relative alla interruzione o alla cessazione dall'esercizio delle funzioni notarili e tali cause di sospensione e revoca si aggiungono a quelle proprie di qualunque firma elettronica.

Il notaio non può, ovviamente, autenticare solo firme apposte in modo autografo ma anche firme elettroniche; la relativa disciplina è dettata dall'art. 25 del codice dell'Amministrazione digitale in forza del quale:

1. Si ha per riconosciuta, ai sensi dell'articolo 2703 del codice civile, la firma elettronica o qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

Il notaio è tenuto ad attestare che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell'eventuale certificato elettronico utilizzato e a verificare che il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.

In tal caso si potrebbe, così come avviene per il documento cartaceo, procedere a separate autentiche con conseguente perfezionamento dell'atto nel luogo e nel momento in cui l'ultima delle parti appone la sottoscrizione.

Bisogna, tuttavia, precisare che tale modalità di redazione non è attualmente utilizzata poiché non si dispone di uno strumento tecnologico che consenta di collegare in modo inscindibile il contratto sottoscritto in diversi momenti e le autentiche redatte da uno o diversi notai in momenti differenti; possibili soluzioni sono state, invero, individuate ma devono essere condivise con tutti gli attori necessariamente o eventualmente coinvolti nel processo di formazione e conservazione dell'atto (Agenzia delle Entrate, Agenzia del Territorio, Pubblica Amministrazione).

Si discute recentemente sulla possibile di prevedere la stipula di atti pubblici informatici a distanza; la facoltà dovrebbe essere circoscritta a determinate tipologie di atti e dovrebbe consentire il mantenimento dell'attuale livello di sicurezza e certezza degli atti notarili.

Il potere di autentica e di certificazione di conformità delle copie è riservato ai pubblici ufficiali; bisogna tuttavia dare atto di un recente provvedimento che è stato emanato nell'ambito della digitalizzazione degli atti processuali di cui è stato dato un rapido cenno.

Il comma 9 bis dell'art. 16 bis d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, introdotto dal d.l. 24 giugno 2014, n. 90 ha, infatti, attribuito agli avvocati un limitato potere di autenticazione degli atti processuali.

La norma opera con esclusivo riguardo agli atti che sono "prelevabili" dal fascicolo informatico e consente al difensore, al consulente tecnico, al professionista delegato, al curatore ed al commissario giudiziale di estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti contenuti nel fascicolo informatico e di attestarne la conformità.

La facoltà è limitata alle sole copie di documenti contenuti nel fascicolo informatico ma si tratta comunque di norma singolare e isolata che mal si coordina con la disciplina generale in materia di redazione atti e rilascio copie; essa è stata dettata, molto probabilmente, nell'ottica e nell'intento di alleggerire il carico di lavoro delle cancellerie dei tribunali.

SUPPORTO CARTACEO O ELETTRONICO DELL'ATTO NOTARILE

Ai sensi dell'art. 2699 del Codice civile, l'atto pubblico è il documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio o altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel luogo in cui l'atto è formato.

L'articolo 2700 del Codice, invece, stabilisce l'efficacia probatoria dell'atto pubblico, disponendo che faccia piena prova fino a querela di falso.

La normativa del Codice civile, pertanto, nulla dice rispetto alla possibilità di redigere un atto pubblico notarile in forma cartacea o informatica.

Per quanto concerne la normativa di dettaglio, invece, la legge notarile (legge n. 89/1913) - che nel 2013 ha compiuto cento anni, ma che è ancora in vigore e disciplina compiutamente l'attività notarile, assieme al relativo regolamento di attuazione (Regio decreto 10 settembre 1914, n. 1326) - prevede in via generale che l'atto notarile possa essere redatto esclusivamente con la scrittura a mano, con penna e inchiostro indelebile o mezzi equivalenti.

Indagando brevemente la storia della redazione degli atti notarili, si rinviene la legge 14 aprile 1957, n. 251, che ha ammesso la scrittura a macchina degli atti notarili a condizione che siano adoperati nastri dattilografici a inchiostrazione indelebile rispondenti a determinate caratteristiche.

L'apertura alla stampa degli atti, invece, è avvenuta con la prima legge sulla documentazione amministrativa in Italia (la legge 4 gennaio 1968, n. 15), che ha ammesso la possibilità di redigere a stampa gli originali degli atti notarili, oltre che a mano e a macchina.

L'attuale Testo unico sulla documentazione amministrativa (d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445) ammette, invece, che gli atti notarili possano essere redatti, anche promiscuamente, con qualunque mezzo idoneo atto a garantire la conservazione nel tempo.

Per quanto riguarda gli atti informatici, la prima disciplina in Italia è stata introdotta dal Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82). Esso costituisce un corpo organico di disposizioni che presiede all'uso dell'informatica come strumento privilegiato nei rapporti tra la pubblica amministrazione italiana e i cittadini dello Stato. Il Decreto legislativo è stato emanato a seguito della delega al Governo contenuta all'articolo 10 della legge 29 luglio 2003, n. 229 (Legge di semplificazione 2001) ed è entrato in vigore il 1º gennaio 2006. Esso ha lo scopo di assicurare e regolare la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità digitale utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell'informazione e della comunicazione all'interno della pubblica amministrazione, nei rapporti tra amministrazione e privati e in alcuni limitati casi, disciplina anche l'uso del documento informatico nei documenti tra privati.

Con il D.Lgs. 2 luglio 2010 n. 110, in vigore dal 3 agosto 2010, sono state emanate per la prima volta disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, in attuazione della delega contenuta nell'art. 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69 in materia di ordinamento del notariato.

Il decreto legislativo prevede anche disposizioni di dettaglio per consentire ai notai, coerentemente con quanto disciplinato dal Codice dell'amministrazione digitale, di redigere atti pubblici in formato elettronico, nonché di sottoscrivere i medesimi atti e le scritture private utilizzando la firma digitale, salvaguardando nel contempo le garanzie di sicurezza e conservazione del documento negoziale proprie degli atti notarili.

Alcune disposizioni sono divenute immediatamente applicabili dopo la pubblicazione in G.U. del decreto senza necessità di decreti attuativi. In particolare, si è potuto immediatamente procedere al rilascio di copie informatiche degli atti cartacei (art. 68-ter) e all'attestazione di conformità di copie e di documenti formati su qualsiasi supporto (art. 73).

Con l'emanazione delle successive norme di attuazione, invece, è divenuto possibile utilizzare l'atto notarile informatico anche per gli atti destinati a essere conservati in originale dal notaio (come le compravendite immobiliari, i mutui e gli atti societari). É stato creato, infatti, un sistema innovativo di conservazione degli atti notarili informatici.

Per quanto riguarda la scelta tra la forma cartacea e quella informatica dell'atto notarile, il cittadino il linea teorica è libero di scegliere se stipulare l'atto pubblico in modalità informatica o su carta, purché sia dotato di apposita firma digitale.

Il cliente, in base alle proprie esigenze, può decidere, quindi, se chiedere che l'atto sia stipulato su supporto cartaceo o su supporto informatico; l'utilizzo dell'atto pubblico informatico non è obbligatorio, ad eccezione dei contratti di appalto stipulati con enti pubblici, in tutti gli altri casi la scelta tra supporto cartaceo o supporto informatico è rimesso alla volontà delle parti.

L'atto pubblico informatico si stipula sempre alla presenza del notaio, che notaio redige l'atto direttamente sul computer, lo legge, lo converte in formato PDF-A e appone dopo le firme delle parti anche la sua firma digitale sul documento. La firma digitale del notaio comporta la conclusione del contratto.

In sede di verifica del documento si procederà partendo dall'ultima firma apposta (firma del notaio), e si verificheranno, poi, le firme digitali delle parti. Se tutte le verifiche delle firme risultano valide, è garantita l'integrità e l'autenticità del documento.

Dal punto di vista degli effetti giuridici l'atto pubblico su supporto cartaceo e informatico sono equivalenti.

Gli atti notarili informatici saranno conservati dai notai che ne manterranno la disponibilità esclusiva per il rilascio di copie finché sono in esercizio.

Inoltre, gli atti saranno conservati secondo norme di legge e tecniche che consentano la fruibilità dei dati nel tempo.

Il notaio presso il quale si conclude il contratto mette l'atto a raccolta e lo conserva nel proprio archivio situato in una struttura informatica centralizzata posta presso il Consiglio Nazionale del Notariato. Quando il notaio cessa l'esercizio dell'attività, i suoi atti informatici saranno depositati presso gli archivi notarili gestiti dal Ministero della Giustizia come oggi avviene per gli atti cartacei.

Le spese di conservazione degli archivi informatici sono interamente a carico dei notai.

LE COPIE AUTENTICHE INFORMATICHE

Le disposizioni sulle copie contenute nel d.lgs. n. 110/2010 ridisegnano, nell'ottica della semplificazione normativa e dell'utilizzo del documento informatico, il sistema delle copie autentiche rilasciate dal notaio. Si tratta di disposizioni il cui contenuto era già in buona parte desumibile dal Codice dell'Amministrazione digitale, ma che trovano ora un assetto più organico e risolvono alcuni problemi interpretativi.

E' possibile, quindi, allegare un documento redatto su supporto cartaceo ad un documento informatico, ovvero, un documento cartaceo ad un documento redatto su supporto informatico; occorre, a tal fine, predisporre le relative copie conformi (cartacee o informatiche) seguendo le modalità indicate agli artt. 22 e 23 del d.lgs. n. 82/05.

Il notaio può rilasciare copie informatiche degli atti redatti su supporto cartaceo e copie cartacee degli atti informatici che conserveranno, quindi, il medesimo valore dell'originale indipendentemente dal supporto utilizzato.

In virtù della nuova formulazione dell'art. 73 della legge notarile che riconosce al notaio la facoltà di attestare "la conformità all'originale di copie, eseguite su supporto informatico o cartaceo, di documenti formati su qualsiasi supporto ed a lui esibiti in originale o copia conforme", è, quindi, consentito il rilascio (anche al di là di quanto strettamente connesso alla stipula di atti notarili) di copie tratte indifferentemente dagli originali o da copie conformi.

La legge notarile novellata contempla, quindi, oggi tre diverse tipologie di copie autentiche:

1) le copie autentiche su supporto informatico degli atti conservati dal notaio rogante o autenticanti (anche se formati su supporto analogico e viceversa) (art. 68 ter LN).

E' possibile quindi rilasciare sia la copia informatica di originale cartaceo, sia la copia cartacea di originale informatico.

Spetta al richiedente scegliere il tipo di supporto (cartaceo o informatico) sul quale ottenere la copia autentica, e il notaio ha l'obbligo di rilasciare detta copia nel supporto richiestogli.

Il Notaio potrà rilasciare copie autentiche informatiche non solo di documenti originali, ma anche di copie (copie di copie), a cui deve essere quindi riconosciuta – in presenza di detta autorizzazione legislativa – l'efficacia probatoria prevista dall'art. 2714, comma 2, c.c.

2) le copie autentiche di documenti esibiti al notaio (art. 73 LN).

La previsione dell'art. 73 riguarda le copie autentiche (cartacee o informatiche) di documenti (formati su qualsiasi supporto, cartaceo o informatico) esibiti al notaio in originale o copia conforme, che lo stesso notaio può rilasciare attestandone la conformità all'originale.

Anche per questa categoria di copie deve ritenersi valido il principio – sancìto dall'art.68-ter, comma 2, l. not. – che obbliga il notaio a rilasciare la copia autentica nel supporto scelto dal richiedente.

3) le copie autentiche di documenti cartacei o informatici, da allegarsi ad atti notarili rispettivamente informatici o cartacei, (art. 57 bis LN).

La disciplina di queste tre tipologie di copie autentiche è sostanzialmente corrispondente. Identica è, in tutti e tre i casi:

- la possibilità di formare senza limitazioni copie informatiche di documenti cartacei e viceversa;

- la facoltà di scelta del richiedente del supporto da utilizzarsi per la copia;

- la copia informatica deve essere formata mediante l'impiego della firma digitale del notaio.

Non può, invece, essere però rilasciata attualmente copia esecutiva su supporto informatico, dovendo essere emanate le regole tecniche che ne garantiscano la necessaria unicità, in conformità agli artt. 474 ss. c.p.c.

DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE O DI RECEPIMENTO DEGLI ATTI ELETTRONICI DI TERZI

Il Consiglio nazionale del Notariato si è già dotato di un sistema di conservazione a norma di documenti informatici, disponibile per l'intera categoria. Il sistema è centralizzato presso le strutture della Notartel SpA, società d'informatica dei notai italiani, che gestisce già totalmente in house l'autorità di certificazione della firma digitale dei notai italiani, ed è destinato ad integrarsi, con procedure di archiviazione, con i software di gestione interna degli studi notarili.

Ogni notaio ha a disposizione una piattaforma tecnologica dove memorizzare i propri originali. Il notaio invia al sistema di conservazione un insieme di documenti ("plico") costituenti un originale notarile informatico, che potrà in qualunque momento essere visualizzato dal notaio stesso, il quale ne potrà estrarre copia. Il sistema verifica che i documenti presenti nel plico siano conformi ai formati previsti ed appone ai file le evidenze informatiche secondo quanto disposto dalla normativa vigente in materia di conservazione di documenti digitali.

La conservazione dei documenti di cui è autore costituisce poi uno dei compiti principali del notaio, come risulta sin dall'art. 1 della legge notarile (L. 16 febbraio 1913, n. 89) che sancisce che i «I notari sono pubblici ufficiali istituiti per ricevere gli atti tra vivi e di ultima volontà, attribuire pubblica fede, conservarne il deposito …», e si desume dall'intero ordinamento del Notariato, ed in particolare dall'articolo 61 della legge, che stabilisce regole per la conservazione e limitati casi di esonero da tale obbligo, dall'art. 72 del regolamento, e dal rigoroso sistema sanzionatorio.

La normativa sulla conservazione del documento informatico è racchiusa essenzialmente negli articoli da 40 a 44-bis del codice dell'amministrazione digitale e nel citato D.lgs. 110 del 2010, poi integrato da specifiche norme di dettaglio.

L'obbligo di conservare i documenti informatici secondo le norme vigenti in materia, come requisito essenziale per la conservazione del loro valore legale, trae fondamento dalla constatazione che il documento informatico, se non conservato in sicurezza, è non solo facilmente deteriorabile, ma anche alterabile e falsificabile. Il complesso delle norme in materia di conservazione del documento informatico tende, pertanto, alla realizzazione di due obiettivi fondamentali: la fruibilità del documento nel tempo ed il mantenimento del valore legale.

Tutti i documenti, quindi, devono essere conservati con modalità che assicurino la certezza del momento in cui il documento è inserito nell'archivio e la sua intangibilità successiva, e devono essere mantenuti leggibili nel tempo. Deve inoltre essere garantita la possibilità di verificare per un tempo indeterminato l'imputabilità del documento che sia munito di firma digitale o firma elettronica qualificata.

Tra i compiti del responsabile della conservazione assume particolare rilievo quello di assicurare il tempo di effettuazione della procedura di conservazione, e dell'inserzione quindi del documento nell'archivio informatico. Ciò vale in particolar modo per i documenti informatici sottoscritti con firma digitale, in considerazione della revocabilità e della necessariamente limitata durata nel tempo dei certificati di firma.

La scelta di centralizzare la struttura, ma non gli archivi, che restano nella disponibilità esclusiva del notaio fino alla cessazione dall'esercizio nel distretto, è dettata dall'esigenza di garantire la massima sicurezza nella conservazione dei dati, demandando ad un soggetto pubblico la predisposizione e la gestione delle infrastrutture necessarie. E' infatti risultata evidente la difficoltà, per i singoli notai, di dotarsi di una struttura autonoma che dia uguali garanzie in conformità alla normativa vigente.

La centralizzazione dei dati in un'unica struttura è una scelta che è il risultato di una complessa valutazione di fattori:

- in primo luogo, il singolo notaio non può disporre autonomamente, per motivi economici ed organizzativi, di una struttura di conservazione del documento informatico in grado di rispettare la normativa, e sarebbe quindi in ogni caso obbligato a rivolgersi a strutture esterne, la cui affidabilità non è allo stato controllabile, ed in ogni caso non potrà dare garanzie di durata, né tantomeno di conformità alle regole stabilite per la pubblica amministrazione;

- in secondo luogo, appare necessario assicurare l'unicità degli originali informatici dei notai, nonché l'individuazione dell'archivio informatico di deposito, evitando dispersioni degli atti e duplicazioni di archivi. E' evidente che il documento informatico, per sua natura duplicabile all'infinito senza possibilità di distinzione tra originale e copia, rende una patologia di tale tipo molto più semplice rispetto a quanto può accadere con il documento tradizionale cartaceo, con evidenti conseguenze negative sul complesso dell'attività notarile, ed in particolare sulla sua controllabilità e sulla garanzia che la conservazione del documento notarile fornisce al sistema giuridico nel suo complesso, nell'ambito del sistema delle prove e della pubblicità legale;

- infine, è necessario assicurare, oltre che la sicurezza, l'uniformità tecnica di archivi informatici destinati a confluire nell'unico grande archivio pubblico costituito dal complesso degli atti conservati dagli Archivi notarili.

La centralizzazione strutturale non implica in alcun modo, in un moderno sistema informatico, una condivisione di dati con il gestore della struttura o con i diversi soggetti che ne fruiscono. La tecnologia offre tutti gli strumenti per consentire la gestione tecnica del sistema senza aver accesso ai dati in esso contenuti, nel rispetto quindi della titolarità dell'archivio in capo al pubblico depositario e della normativa sulla privacy.

Il decreto legislativo 110/2010 chiarisce inoltre che l'accesso ai documenti informatici è consentito a soggetti diversi dal notaio pubblico depositario nei soli casi previsti dalla legge (art. 62-bis comma 2). Non è quindi pensabile, sulla base della normativa vigente, che, al di fuori di quanto espressamente consentito dall'ordinamento, vi siano soggetti che accedano all'insieme dei documenti notarili con finalità che non siano consentite da un'apposita normativa. Ciò vale anche per gli enti esponenziali di categoria, ancorché dotati di poteri di vigilanza o disciplinari, come i Consigli notarili distrettuali e il Consiglio nazionale del Notariato: quest'ultimo in particolare si pone infatti come elemento di raccordo centrale che garantisce sicurezza, rispetto della normativa, ed uniformità di comportamenti da parte dei notai nella conservazione del documento informatico (valore questo, come già esposto, tutelato dall'ordinamento), ma non ha alcuna prerogativa propria sulla gestione degli archivi.

Gli archivi restano pertanto di pertinenza dei singoli notai, ed il Consiglio nazionale del Notariato non viene reso pubblico depositario degli atti, essendo allo stesso precluso ogni accesso.

COMUNICAZIONE TELEMATICA DELL'ATTO NOTARILE

Sulla base delle disposizioni sopra indicate, risulta possibile la spedizione delle copie autentiche degli atti tra notai, sia in ambito nazionale, che in ambito transfrontaliero.

Tale possibilità si può realizzare adottando le seguenti modalità:

- il primo notaio autentica o redige l'atto in forma cartacea, ne estrae copia informatica e la spedisce telematicamente al secondo notaio, ovvero trasmette direttamente la procura informatica al secondo notaio;

- il secondo notaio estrae copia cartacea della copia informatica pervenutagli, previa verifica di autenticità della firma digitale e relativa attestazione.

In caso di trasmissione di procure tra notai questa procedura diviene particolarmente utile e importante, in quanto consente che la conclusione del contratto avvenga sostanzialmente in modo contestuale al rilascio della procura stessa.

Per quanto riguarda, invece, la comunicazione degli atti notarili alle pubbliche amministrazioni, il Notariato Italiano ha - negli ultimi anni - svolto un significativo sforzo di innovazione dei propri processi di gestione di documenti per rendere efficiente ed efficace l'interazione con la Pubblica Amministrazione, utilizzando a pieno le funzionalità offerte dalla normativa sulla nuove tecnologie e dalla normativa in materia di documento elettronico e firma digitale (D.P.R. 445/2000 Direttiva UE CE/93/99).

L'ammodernamento informatico della categoria notarile è stata gestita dal Notariato italiano in maniera diretta, attraverso la costituzione della Notartel S.p.A., società per azioni i cui soci sono il Consiglio Nazionale del Notariato per il 90% e la Cassa Nazionale del Notariato per il 10%. E' stata costituita il 30 Luglio 1997 allo scopo di realizzare le linee strategiche del Notariato in materia informatica e telematica. Tali linee sono definite attraverso l'attività di studio e di progettazione da parte della Commissione Informatica del CNN, alla quale collaborano stabilmente, oltre a rappresentanti della categoria, anche specialisti esterni di provenienza universitaria.

La società ha realizzato e gestisce la rete informatica privata dedicata ai notai, la Rete Unitaria del Notariato, che, seguendo la costante evoluzione dell'informatizzazione della Pubblica Amministrazione, ha potuto realizzare pienamente l'interconnessione con validità giuridica alle banche dati della Pubblica Amministrazione. La rete garantisce l'interconnessione con i sistemi dell'Agenzia del Territorio per l'accesso alle banche dati degli Uffici Catastali e delle Conservatorie, con i sistemi di Infocamere per l'accesso ai dati delle Camere di Commercio.

La Rete Unitaria del Notariato (RUN), infatti, è una rete sia intranet, cui possono accedere tutti i notai italiani, che consente il collegamento in tempo reale tra i notai, sia internet, che consente il collegamento tra i notai e soggetti esterni, quali la Pubblica Amministrazione

Le attività di informatizzazione dell'attività notarile hanno in particolar modo riguardato la registrazione telematica degli atti immobiliari, con l'avvio delle procedure di totale telematizzazione della pubblicità immobiliare (trascrizioni ai pubblici registri) in collaborazione con il Ministero dell'Economia (pagamento delle imposte) e l'iscrizione nel registro delle Imprese in collaborazione con il Ministero delle Attività Produttive ed il sistema delle Camere di Commercio.

Gli investimenti fatti dal Notariato italiano per poter partecipare da protagonisti al processo di innovazione della Pubblica Amministrazione italiana sono stati considerevoli, sia per i contributi di studio diretti ad assicurare piena validità giuridica ai processi innovativi, sia per gli investimenti tecnologici.

All'interno del Consiglio Nazionale del Notariato è stata istituita una commissione permanente per lo sviluppo dell'informatica della categoria e fin dal 1997 il Consiglio Nazionale del Notariato ha creato una società ad hoc, la Notartel S.p.A., rivolta ai soli notai italiani, per gestire i servizi informatici (posta elettronica, liste di discussione, banche dati, etc.) e per gestire i collegamenti telematici da e verso la P.A..

Alcuni esempi dei vantaggi più significativi delle innovazioni tecnologiche sviluppate a partire dagli anni '90:

- VISURE (controlli sulla proprietà e libertà degli immobili, e sulla situazione delle imprese): vengono effettuate in tempo reale; ciò porta alla sostanziale eliminazione del margine di errore dovuto ai tempi di lavorazione, e quindi ad una maggiore qualità e correttezza degli atti, e a un risparmio in quanto non si ricorre più a figure intermediarie per la loro produzione; il tutto senza alcun aggravio di costo.

- REGISTRAZIONE DELLE SOCIETA': il tempo per l'effettiva esecuzione della pubblicità commerciale si è sostanzialmente azzerato. Ciò significa che una società di capitali, che fino al 2000 necessitava di un tempo stimato tra i 60 ed i 180 giorni dal momento della sua costituzione davanti al notaio al momento della sua effettiva operatività, oggi può essere operativa il giorno stesso dell'atto notarile, se urgente, ed in casi normali entro circa una settimana. Ciò si è verificato a causa dell'abolizione del controllo omologatorio da parte del tribunale, e la conseguente assunzione da parte del notaio anche di tale responsabilità, e dell'introduzione delle modalità telematiche per l'iscrizione della società nel registro imprese. In questo caso occorre valutare, oltre al vantaggio per la singole imprese, il risultato in termini di competitività per il Sistema-Paese.

- ATTI IMMOBILIARI (compravendite, mutui, ipoteche): l'adempimento unico per gli atti immobiliari, con l'eliminazione della necessità di un doppio accesso a ben tre uffici pubblici, permette di accorciare i tempi di esecuzione delle formalità di registrazione fiscale, trascrizione nei Registri Immobiliari e voltura al Catasto da una media di trenta giorni (per il completamento) ad un giorno e con avvenuta esecuzione di tutte le formalità, il tutto senza alcun aggravio di costo, nonostante la responsabilità dell'operazione sia passata dalla Pubblica Amministrazione al notaio. Quando la P.A. provvederà alla piena informatizzazione dei suoi processi di archiviazione sarà possibile operare in tempo reale.

A partire dal 2013, inoltre, il Notariato ha lanciato la Rete Aste Notarili, grazie alla quale gestisce in modo totalmente digitale anche le dismissioni degli immobili degli enti pubblici. La RAN consente ai cittadini di acquistare, semplicemente recandosi presso uno qualunque dei notai abilitati su tutto il territorio nazionale, un immobile anche a distanza, senza doversi recare nel luogo presso cui si tiene l'asta.

Infine, sono in corso di realizzazione i primi collegamenti con le banche dati di anagrafe e stato civile dei Comuni e con il Registro Nazionale delle Anagrafi tenuto presso il Ministero degli Interni, al fine di limitare al massimo la richiesta di certificati da parte dei cittadini che intendono stipulare un contratto, salvaguardando contemporaneamente l'esigenza di esattezza e verità dei dati contenuti in documenti dotati di pubblica fede quali sono gli atti notarili.

PUBBLICAZIONE
» Indice