Atto notarile elettronico e dematerializzazione delle procedure: sfide tecniche e giuridiche - CONCLUSIONS
CONCLUSIONS
Caterina Valia
Chiara Ferretto

L'utilisation des moyens de communication informatique apparaît, à partir de l'analyse des données effectuée par l'Institut de Statistique en Italie, en voie de développement. Le Gouvernement est en train d'investir dans une série de projets visant à promouvoir l'utilisation des instruments informatiques.

On est en train de mettre au point, en particulier, le système public d'identité numérique (SPIN) qui permettra aux citoyens et aux entreprises d'accéder avec une unique identité numérique aux services en ligne de l'Administration Publique et des particuliers qui y adhéreront.

Dans le milieu sanitaire, on est en train de travailler sur la numérisation effectuée par les administrations qui opèrent au niveau central, régional et local du cycle prescrit moyennant la mise en place d'une solution fédérée de Dossier Sanitaire Électronique (DES) du citoyen.

Dans le domaine judiciaire, on a introduit le « Procès civil télématique » (PCT) qui permet de gérer sous forme informatique les notifications et les communications de chancellerie, les décrets d'injonction, les exécutions civiles individuelles et collectives, les actes du juge (par ex. les procès-verbaux d'audience, les mesures en cours d'instance et les arrêts) et des parties (par ex. mémoires et recours).

L'administration publique est en train de mettre au point la numérisation des procédures administratives moyennant l'automation des processus de gestion documentaire.

La première mesure normative qui en Italie a expressément reconnu la valeur juridique des actes informatiques est l'art. 15 alinéa 2 de la loi du 15 mars 1997, n° 59 ; la matière est désormais régie par le décret législatif 7 mars 2005, n° 82, Code de l'administration numérique qui constitue actuellement la référence fondamentale en la matière.

Le code de l'administration numérique régit quatre types de signatures (signature électronique, qualifiée, avancée et numérique) qui se différencient notablement par les technologie, les effets, la valeur juridique, l'efficacité probatoire et la sécurité.

L'efficacité probatoire du document informatique est régie par l'art. 21 du Code de l'administration numérique, qui décrète que « le document informatique sur lequel est apposée une signature électronique, au plan probatoire est librement évaluable en jugement, compte tenu de ses caractéristiques objectives de qualité, de sécurité, d'intégrité et d'immodificabilité ».

Si par contre on utilise une signature électronique avancée, qualifiée ou numérique, le document, l'efficacité probatoire du document électronique correspond à celle d'un acte authentique signé sous forme autographique.

La signature numérique revêt les mêmes fonctions qui caractérisent la signature autographe ; elle permet en effet d'identifier l'auteur du document et de prouver l'authenticité de celui-ci, les déclarations contenues dans ledit document informatique sont attribuées au titulaire du dispositif.

Pour la rédaction de l'acte public informatique, le notaire doit utiliser la signature numérique tandis que les parties peuvent utiliser également une signature électronique simple. Les notaires utilisent, dans l'exercice de leurs fonctions, les signatures numériques délivrées par le Conseil National du Notariat qui garantissent non seulement la validité de la signature numérique apposée, mais également que le titulaire de la signature est un notaire qui opère dans l'exercice de ses fonctions.

Quant aux modalités de stipulation des contrats, pour l'acte authentique informatique, l'art. 47 bis de la loi notariale introduite par le décret législatif 110/2010, prescrit la lecture de l'acte effectuée par le notaire en présence des parties ; de même, l'acte sur support papier peut être stipulé uniquement en la présence concomitante de toutes les parties.

Le notaire devra lire l'acte (même directement sur l'ordinateur), apporter les modifications nécessaires durant la phase de la stipulation et ensuite les sauvegarder en format PDF-A. Le fichier ainsi formé devra être signé par toutes les parties devant le notaire et enfin par ce dernier, sous réserve de la vérification préalable de la validité des signatures apposées en sa présence.

Récemment, on discute de la possibilité de prévoir la stipulation d'actes authentiques informatiques à distance ; cette faculté devrait être limitée à des types donnés d'actes et devrait consentir le maintien du niveau actuel de sécurité et de certitude des actes notariés.

La signature à des moments différents par les parties comparantes qui se trouvent dans l'impossibilité d'être présentes en même temps est possible aujourd'hui uniquement grâce à la rédaction de l'acte moyennant un acte sous seing privé authentifié. Le contrat est signé et le notaire authentifie les signatures au fur et à mesure qu'elles sont apposées en vérifiant la légitimité et la validité de l'acte conformément aux prescriptions relatives à l'acte authentique.

Le notaire peut authentifier tant la signature autographe que la signature électronique ; la matière y relative est dictée par l'art. 25 du Code de l'administration numérique.

Si l'on analyse les statistiques relatives à la stipulation des actes notariés, il saute aux yeux que dans la rédaction et la signature des contrats, on continue à privilégier la modalité traditionnelle sur support papier. Et ce suite, au cours des années passés, à l'absence d'une règlementation en matière de conservation des actes notariés, lacune qui n'a été comblée qu'en 2010 avec la règlementation en matière d'actes authentiques informatiques et notariés. Jusqu'à ce jour, par contre, en vertu de la législation en vigueur, le citoyen aurait la faculté de choisir si stipuler l'acte authentique en modalité informatique ou sur support papier, à condition qu'il soit doté du dispositif de signature conçu à cet effet. En réalité, seul un très faible pourcentage des actes notariés se font sous forme informatique, étant donné la plus grande complexité pour le notaire des procédures de rédaction et de conservation des actes et la presque totale absence de signatures électroniques ou numériques à la disposition des citoyens particuliers.

En effet, comme limite à l'utilisation de la modalité informatique demeure la faible diffusion des signatures électronique auprès des citoyens et la difficulté de disposer d'instruments susceptibles de permettre une signature rapide et sure ; le Conseil National du Notariat est en train de travailler sur cet aspect afin d'essayer d'identifier de nouveaux instruments technologiques qui permettent la rapide formation et signature des actes authentiques informatiques. En particulier, le Notariat italien est en train de présenter ces mois-ci iStrumentum, un logiciel particulier qui permettra aux citoyens, une fois mis progressivement à la disposition de toutes les études notariées, de signer leurs propres actes numériques avec la sécurité la plus absolue et la plus grande simplicité. Ce nouveau logiciel ne se limitera pas à intégrer dans le document l'image de la signature, « en capturant » le signe graphique inséré, mais il permettra, grâce à des échantillonnages spécifiques, d'acquérir une série de données biométriques propres à la signature de chacun, présentant des caractéristiques particulières de sécurité absolue. La signature de chaque signataire d'un acte sera donc associée au temps de l'écriture, à la pression exercée sur la tablette, à la position de la main, à la rapidité, à l'accélération et au rythme au moment de la signature, jusqu'à l'inclinaison de la plume : autant de critères qui garantissent la plus extrême sécurité, en créant un lien indissoluble entre les traits biométriques du signataire et le document signé.

Le client, en fonction de ses exigences, pourra donc décider si demander que l'acte soit stipulé sur support papier ou sur support informatique.

L'utilisation de l'instrument du contrat public informatique jusqu'à présent n'est obligatoire que par référence aux contrats d'adjudication stipulés avec des organes publics, secteur qui représente la presque totalité des actes informatiques qui sont reçus par les notaires italiens. Les autres actes qui sont stipulés en modalité informatique par contre, sont essentiellement des procurations qui ainsi peuvent être transmises plus facilement aux divers notaires dispersés sur tout le territoire national.

En ce qui concerne les copies des actes informatiques, celles-ci peuvent être délivrées par le notaire tant sur support papier que sur support numérique.

La copie numérique notariée, en outre, peut concerner également les actes originairement reçus sur support papier. Cette possibilité permet aux notaires installés sur tout le territoire national de se transmettre en temps réel les copies des actes respectifs, ce qui présente d'énormes avantages en termes de temps et de sécurité.

La copie informatique signée par le notaire avec la signature numérique est, à tous les effets, une copie authentique, une fois que le notaire « qui reçoit » a vérifié la validité de la signature de son collègue et elle peut être facilement imprimée et annexée à un acte sur support papier.

En général, l'habilitation à authentifier et certifier la conformité des copies est dévolue aux officiers publics ; il faut cependant signaler une mesure récente qui a été promulguée dans le domaine de la numérisation des actes procéduraux que l'on a rapidement évoquée.

L'alinéa 9 bis de l'art. 16 bis du décret législatif du 18 octobre 2012, n° 179, introduit par le d.l. 24 juin 2014, n° 90, a, en effet, attribué aux avocats un pouvoir limité d'authentification des actes procéduraux.

Les actes notariés informatiques sont conservés par les notaires qui en assurent la disponibilité exclusive pour la délivrance de copies tant qu'ils sont en exercice. Le notaire auprès duquel on conclut le contrat classe l'acte dans le recueil et le conserve dans les archives situées dans une structure informatique centralisée sise auprès du Conseil National du Notariat.

Les frais de conservation des archives informatiques sont entièrement à la charge des notaires, la décision de centraliser la structure de conservation auprès d'un unique sujet, cependant, a permis de diminuer les frais pour le professionnel, auquel en tout cas est requis une redevance annuelle au titre de la gestion de ce service.

En ce qui concerne la communication des actes notariés aux administrations publiques, le Notariat italien a – au cours de ces dernières années – déployé un effort significatif d'innovation de ses processus de gestion de documents afin de rendre efficiente et efficace l'interaction avec l'Administration Publique, en utilisant à plein les fonctionnalités offertes par la législation sur les nouvelles technologies et matière de document électronique et de signature numérique (D.P.R. 445/2000 Directive UE CE/93/99).

La modernisation informatique de la catégorie des Notaires a été gérée par le Notariat italien de façon directe, moyennant la constitution de la Notartel S.p.A., société par actions dont les associés sont le Conseil National du Notariat à 90% et la Caisse Nationale du Notariat à 10%. Elle a été constituée le 30 juillet 1997 dans le but de mettre en œuvre les lignes stratégiques du Notariat en matière informatique et télématique. Ces directives sont définies par le biais de l'activité d'étude et de conception effectuée par la Commission Informatique du CNN, à laquelle collaborent de façon stable, outre les représentants de la catégorie des Notaires, également des spécialistes extérieurs de provenance universitaire.

La société a mis en place et gère le réseau informatique privé dédié aux notaires, le Réseau Unitaire du Notariat qui, en parallèle à l'évolution constante de l'informatisation de l'Administration Publique, a pu réaliser intégralement l'interconnexion dotée d'une validité juridique des banques de données de l'Administration Publique. Le réseau garantit le dialogue avec les bureaux de l'administration financière, les Registres Immobiliers et le Cadastre ainsi qu'avec la Chambre de Commerce et le Registre des Entreprises.

L'informatisation des activités notariales, donc, peut être considérée aujourd'hui comme pratiquement achevée en ce qui concerne les actes immobiliers et sociétaires, avec la possibilités d'effectuer des vérifications, des contrôles, des inscriptions et des transcriptions par voie télématique.

En outre, les premières connexions avec les banques de donnés des registres de l'état civil des Communes et le Registre National des registres de l'état civil tenu auprès du Ministère de l'Intérieur sont en cours de réalisation, afin de limiter au maximum la demande de certificats par les citoyens qui entendent stipuler un contrat, tout en sauvegardant l'exigence de l'exactitude et de la vérité des données contenus dans des documents dotés de l'authentification comme le sont les actes notariés.

En particulier, récemment se diffuse la possibilité d'envoyer télématiquement aux Communes (via courrier électronique certifié) les contrats matrimoniaux, qui doivent être inscrits dans les registres de l'état civil.

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