Atto notarile elettronico e dematerializzazione delle procedure: sfide tecniche e giuridiche - CONCLUSIONES
CONCLUSIONES
Caterina Valia
Chiara Ferretto

Del análisis de los datos que ha llevado a cabo en Italia el Instituto de Estadística se desprende que el uso de los medios de comunicación informática va en aumento. El Gobierno está invirtiendo en una serie de proyectos orientados a fomentar el uso de las herramientas informáticas.

Concretamente, se está poniendo a punto el sistema público de identidad digital (SPID), que les permitirá a los ciudadanos y a las empresas acceder con una identidad digital única a los servicios online de la Administración Pública y de los particulares que se adhieran al mismo.

En el terreno judicial se está trabajando en la digitalización, por parte de las Administraciones que trabajan a nivel central, regional y local, del ciclo de prescripciones, mediante la realización de una solución federada del Fascículo Sanitario Electrónico (FSE) del ciudadano.

En el terreno judicialse ha introducido el "Proceso Civil Telemático" (PCT), que permite gestionar de manera informática las notificaciones y avisos de cancillería, mandamientos judiciales, procedimientos civiles individuales y concursales, los documentos del juez (como por ej. actas de vistas, medidas adoptadas durante el procedimiento y sentencias) y de las partes (como por ejemplo memorias y recursos).

La administración pública está trabajando en la digitalización de los procedimientos administrativos mediante automatización de los procesos de gestión de documentos.

La primera medida normativa que reconoció expresamente el valor jurídico de los documentos informáticos en Italia fue el art. 15, 2º inciso de la ley de 15 de marzo de 1997, nº 59; la materia está regulada ahora por el D. 1eg. de 7 de marzo de 2005, nº 82, Código de la Administración Digital, que constituye actualmente la referencia fundamental en la materia.

El Código de la Administración Digital regula cuatro tipologías de firmas (firma electrónica, cualificada, avanzada y digital), que se diferencian esencialmente por tecnología, efectos, valor jurídico, fuerza probatoria y seguridad.

La fuerza probatoria del documento informático está regulada por el art. 21 del Cód. de la Administración Digital, que afirma que "el documento informático que lleva una firma electrónica, a nivel probatorio, puede valorarse libremente en juicio, habida cuenta de sus características objetivas de calidad, seguridad, integridad e inmodificabilidad".

En cambio, si se utiliza una firma electrónica avanzada, cualificada o digital, la fuerza probatoria del documento equivale a la de una escritura privada firmada de puño y letra.

La firma digital tiene las mismas funciones que caracterizan a la firma original, ya que permite identificar al autor del documento y demostrar la autenticidad del mismo, y las declaraciones contenidas en el documento informático se le atribuyen al titular del dispositivo.

Para redactar el documento público informático, el notario debe utilizar la firma digital, mientras que las partes pueden utilizar incluso una firma electrónica simple. Los notarios, en el ejercicio de sus funciones, utilizan las firmas digitales que expide el Consejo Nacional del Notariado, que garantizan no solo la validez de la firma digital estampada, sino también que el titular de la firma es un notario en el ejercicio de sus funciones.

En cuanto a las modalidades de estipulación de los contratos, para el documento público informático, el art. 47 bis de la ley notarial introducido por el d. leg. 110/2010 prescribe que el notario lea el documento en presencia de las partes. Del mismo modo, el documento sobre papel puede estipularse solamente en presencia de todas las partes al mismo tiempo.

El notario deberá leer el documento (incluso directamente en el ordenador), aportar los cambios necesarios durante la estipulación y luego guardarlo en el formato PDF-A. El fichero así creado deberán firmarlo todas la partes ante el notario y este en último lugar, tras verificar la validez de las firmas estampadas en su presencia.

Últimamente se ha discutido acerca de la posibilidad de permitir que se estipulen documentos públicos a distancia. Esta posibilidad debería restringirse a determinados tipos de documentos, y debería permitir mantener los niveles actuales de seguridad y certidumbre de los documentos notariales.

La firma en momentos distintos por parte de los comparecientes que no puedan encontrarse presentes al mismo tiempo hoy en día solo es posible si el documento se redacta en forma de escritura privada legalizada. Se firma el contrato y el notario legaliza las firmas a medida que se estampan, comprobando la legitimidad y validez del documento con arreglo a lo previsto para los documentos públicos.

El notario puede legalizar tanto la firma original como la electrónica; la normativa correspondiente es la contenida en el art. 25 del Código de la Administración Digital.

Si analizamos las estadísticas relacionadas con la estipulación de documentos notariales, es fácil observar que en la redacción y firma de contratos sigue utilizándose preferentemente la forma tradicional del contrato sobre papel. En el pasado esto dependía de la falta de normativa en materia de conservación de los documentos notariales, laguna que no se colmó hasta 2010 con la normativa en materia de documento público informático notarial. En cambio, a día de hoy, en base a la normativa vigente, el ciudadano es libre de elegir si estipular el documento público en modo informático o en papel, siempre que lleve el dispositivo de firma correspondiente. En realidad, solamente un porcentaje bajísimo de documentos notariales se redactan de forma informática, dada la mayor complejidad que conllevan para el notario los trámites de otorgación y conservación de los documentos y la casi completa ausencia de firmas electrónicas o digitales por parte de los ciudadanos particulares.

De hecho, sigue limitando el uso del modo informático la escasa difusión de la firma electrónica entre los ciudadanos y la dificultad de disponer de instrumentos que permitan una firma rápida y segura. El Consejo Nacional del Notariado está trabajando sobre esta cuestión para intentar encontrar nuevas herramientas tecnológicas que permitan crear y firmar rápidamente los documentos públicos informáticos. En particular, el Notariado italiano está presentando estos meses iStrumentum, un software especial que, en cuanto esté a disposición de todas las notarías, cosa que sucederá de manera progresiva, les permitirá a los ciudadanos firmar su documento digital con total seguridad y sencillez. Este nuevo software no se limitará a introducir en el documento la imagen de la firma "captando" el signo gráfico insertado, sino que, gracias a unos muestreos específicos, permitirá adquirir una serie de datos biométricos propios de la firma de cada cual, con características peculiares de absoluta seguridad. La firma de cada signatario de un documento se asociará por tanto al momento de la misma, a la presión ejercida sobre la tableta, a la posición de la mano, a la velocidad, aceleración y ritmo en el momento de la firma, incluso a la inclinación de la pluma, criterios estos que garantizan la máxima seguridad, creando unos lazos indisolubles entre los rasgos biométricos del signatario y el documento firmado.

El cliente, en base a sus necesidades, podrá por tanto decidir si prefiere que el documento se estipule en papel o sobre soporte informático.

Hasta la fecha, el uso del instrumento del contrato público informático solamente es obligatorio en lo referente a los contratos de adjudicación estipulados con organismos públicos, un sector que constituye la casi totalidad de los documentos informáticos que redactan los notarios italianos. En cambio, los demás documentos que se estipulan en modo informático son en su mayoría poderes, que de esta forma pueden remitírseles más fácilmente a los notarios repartidos por todo el territorio nacional.

En lo que se refiere a las copias de documentos informáticos, el notario puede expedirlas tanto en papel como en formato digital.

Además, también puede hacerse copia digital notarial de documentos originalmente redactados en papel. Esta posibilidad les permite a los notarios repartidos por todo el territorio nacional transmitirse en tiempo real copias de sus respectivos documentos, con enormes ventajas en términos de tiempo y seguridad.

De hecho, desde todos los puntos de vista, la copia informática firmada por el notario con firma digital es una copia auténtica una vez que el otro notario la recibe y comprueba la validez de la firma de su colega, y puede imprimirse sin problemas y adjuntarse a un documento en papel.

En general, el poder de legalizar y certificar la conformidad de las copias es una prerrogativa de los funcionarios públicos. Sin embargo, hay que recordar un acto normativo recientemente promulgado en el ámbito de la digitalización de los alegatos al que aludimos rápidamente.

El inciso 9 bis del art. 16 bis del d.l. de 18 de octubre de 2012, nº 179, introducido por el d.l. de 24 de junio de 2014, nº 90 les atribuía a los abogados un poder ilimitado de autenticación de los alegatos.

Los documentos notariales informáticos los conservan los notarios, que mantienen su disponibilidad en exclusiva para expedir copias mientras permanecen en activo. El notario con el que se estipula el contrato lo protocoliza y lo guarda en su archivo, situado en una estructura informática central ubicada en el Consejo Nacional del Notariado.

Los gastos de conservación de los archivos informáticos corren por entero a cargo de los notarios. Sin embargo, la decisión de centralizar la estructura de conservación en una figura única ha permitido reducir los costes para el profesional individual, que de todos modos tiene que pagar una cuota anual para el mantenimiento del servicio.

En lo tocante a la comunicación de los documentos notariales a las administraciones públicas, el Notariado italiano, en los últimos años, ha llevado a cabo un esfuerzo significativo de innovación de los procesos de manejo de documentos para aumentar la eficiencia y eficacia de la interacción con la Administración Pública, aprovechando plenamente las funcionalidades que brindan la normativa sobre nuevas tecnologías y la normativa en materia de documento electrónico y firma digital (D.P.R. 445/2000 Directiva UE CE/93/99).

El Notariado italiano ha gestionado directamente la modernización informática de la categoría notarial a través de la constitución de Notartel S.p.A., una sociedad anónima cuyos socios son el Consejo Nacional del Notariado, con el 90%, y la Caja Nacional del Notariado, con el 10%. Fue fundada el 30 de julio de 1997 con la finalidad de realizar las líneas estratégicas del Notariado en materia informática y telemática. Dichas líneas están definidas a través de la actividad de estudio y proyecto por parte de la Comisión Informática del CNN, en la que colaboran de forma estable, además de representantes de la categoría, especialistas externos del mundo universitario.

La sociedad ha realizado y gestiona la red informática privada dedicada a los notarios, la Red Unitaria del Notariado, que, siguiendo la constante evolución de la informatización de la Administración Pública, ha podido realizar plenamente la interconexión con validez jurídica con las bases de datos de la Administración Pública. La red garantiza el diálogo con las oficinas de la administración financiera, con los Registros de la Propiedad Inmobiliaria y con el Catastro, así como con la Cámara de Comercio y el Registro Mercantil.

Por tanto, podría decirse que la informatización de la actividad notarial ya está casi completada en lo tocante a los documentos inmobiliarios y societarios, con la posibilidad de efectuar certificados, controles, inscripciones y transcripciones de forma telemática.

Además, se están realizando la primeras conexiones con las bases de datos de la Oficina del Registro y del Estado Civil de los ayuntamientos y con el Registro Civil Nacional del Ministerio del Interior, con el fin de limitar al máximo la solicitud de certificados por parte de los ciudadanos que tengan intención de estipular un contrato, salvaguardando al mismo tiempo la necesidad de exactitud y veracidad de los datos contenidos en documentos dotados de fe pública como son los documentos notariales.

En particular, últimamente se está difundiendo la posibilidad de enviar de forma telemática a los ayuntamientos (por correo electrónico certificado) los acuerdos matrimoniales, que deben anotarse en los Registros Civiles.

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